Consultation Recherche d un partenariat pour faciliter la mise en place d une Assurance complémentaire santé dénommée «mutuelle de santé solidaire» sur le territoire de la Ville d Arras DOCUMENT UNIQUE VALANT : CAHIER DES CHARGES TECHNIQUES REGLEMENTATION DE CONSULTATION Date limite de réception des Offres : 30 NOVEMBRE 2016 16h00 1
SOMMAIRE ARTICLE 1. PREAMBULE 1.1 contextuelle 1.2 Description du projet 1.3 Clauses particulières ARTICLE 2. CONDITIONS GENERALES DE LA CONSULTATION 2.1 Objet de la consultation 2.2 Durée 2.3 Variantes 2.4 Délai de validité des Offres 2.5 Conditions d envoi ou de remise des plis ARTICLE 3. CONTENU DE L OFFRE ARTICLE 4. ANALYSE DES OFFRES 4.1 Sélection des offres et des documents à produire 4.2 Analyse des offres 4.3 Négociation ARTICLE 5. RENSEIGNEMENTS 2
ARTICLE 1. PREAMBULE 1.1 Contexte Dans un contexte de difficultés sociales, la Municipalité d ARRAS, toujours proche de ses habitants, a constaté que de nombreux ménages ne peuvent bénéficier d une couverture mutuelle en raison des tarifs de contrats individuels de complémentaire santé élevés et que beaucoup renoncent à leur couverture santé pour raisons financières. En effet, les contrats collectifs en entreprises donnent aujourd hui, une réponse destinée uniquement aux salariés. Or les garanties et les tarifs de ce qui est dénommé aujourd hui, à tort «mutuelles communales» répondent aux besoins des populations non éligibles à un contrat groupe (retraités, personnes sans emploi ne relevant pas de la CMU et aux professions non salariées). Elles sont l expression d un nouveau mode d actions groupées fondées sur la responsabilité et la solidarité collective. Les enjeux d'une "mutuelle communale" solidaire négociée sont : - veiller à ce que chacun puisse accéder aux soins - offrir une offre de soins de qualité et de proximité - gagner en pouvoir d achat Elle cible donc prioritairement des populations non éligibles à un contrat groupe (retraités, personnes sans emploi ne relevant pas de la CMU et aux professions non salariées) relayés par le CCAS. Aussi, au regard des sollicitations de ses usagers, le CCAS, par son objet social, a souhaité faire appel à un prestataire afin d analyser, au regard des besoins exprimés par ces habitants, les prestations proposées par les assureurs concernant les «mutuelles de santé solidaire» pour permettre à cette population ciblée, par l accompagnement proposé par ce prestataire et conformément au cadre défini dans ce cahier des charges, de souscrire auprès d un opérateur économique, un contrat individuel de complémentaire santé adapté financièrement et en terme de couverture. Seront concernées, toutes les catégories de la population pouvant justifier qu elles résident à Arras ou les personnes bénéficiaires d un contrat précaire au sein de la collectivité et ne pouvant bénéficier d un contrat groupe propre à la collectivité 1.2 Description du projet A titre liminaire, il est rappelé que les collectivités territoriales et/ou les établissements publics administratifs tels que les CCAS, n ont pas pour compétence de souscrire des contrats de complémentaire santé au profit de leurs habitants. Cette démarche relève d une démarche propre à chaque individu ou ménage concerné. Par ailleurs, elles n ont pas pour ambition de participer financièrement au coût de la mutuelle, et ceci même pour les agents de mairie. 3
Cet appel à projet repose avant tout sur une démarche sociale, solidaire, bienveillante et responsable. La démarche engagée par la Ville d Arras, par le biais de son CCAS, vise donc à faciliter le rapprochement entre une demande d habitants cibles et fragilisés socialement et un opérateur économique dans un cadre sécurisé, afin de permettre d apporter une réponse d accès aux soins au même titre que tout autre habitant. Cet appel à projet concerne le public défini comme suit : - des publics arrageois non éligibles à un contrat groupe (retraités, étudiants, personnes sans emploi ne relevant pas de la CMU et aux professions non salariées) Toutefois, la Ville d Arras, par le biais de son CCAS, souhaite pouvoir élargir le public cible à moyen terme et renégocier avec le candidat retenu, avant l échéance prévue à l article 2.2. (Groupement possible avec d autres communes) 1.3 Clauses particulières Une fois le candidat retenu, le CCAS s engage à faire toute communication utile au regard des moyens qui sont les siens et des partenariats dont elle dispose avec la Ville d Arras. De manière ponctuelle et en contrepartie du versement d une redevance formalisée dans le cadre d une convention, un local pourra être mise à disposition par le CCAS au candidat retenu afin qu il puisse organiser des rendez-vous avec les clients potentiels. Durant l exécution du contrat, le candidat retenu s engage à tenir des permanences régulières. Il présentera des propositions dans une note technique jointe à sa candidature. Le candidat retenu devra être obligatoirement disponible pour la première réunion de lancement. Un calendrier devra être proposé par le candidat dans son offre de réponse et fera l objet d ajustement en fonction des disponibilités des élus concernés. Une réunion préparatoire devra être programmée afin de préparer cette rencontre. ARTICLE 2. CONDITIONS GENERALES DE LA CONSULTATION 2.1 Objet de la consultation La présente consultation vise à permettre de répondre à un besoin en termes d assurance complémentaire santé négociée pour le public défini ci-dessus. Cet appel à projet a donc pour objet de rechercher un organisme disposant de la capacité: - d analyser les besoins en terme couverture santé, en tenant compte de la capacité financière des publics ciblés et défini à l article 1.2 du présent document unique valant cahier des charges techniques et règlement de consultation, 4
- de proposer une offre assurantielle en adéquation avec les besoins exprimés et la capacité du public reposant sur une compagnie d assurance reconnue et disposant de toutes les garanties financières pour assumer ce risque. - d assurer une prestation d accompagnement et de prise en charge du public concerné (une note technique portant notamment sur les modalités d information et d accompagnement de la population définie ci-dessus, pendant toute la durée du présent contrat, et notamment en ce qui concerne les démarches de résiliation de leur mutuelle devra être jointe à l offre). Les candidats devront proposer une offre tenant compte des réglementations en vigueur et des évolutions en cours (contrat spécifique pour les seniors ). La structure retenue contractualisera directement avec les usagers. Le CCAS sera partenaire de la structure retenue par le biais de cet appel à projet récapitulant les engagements des parties notamment celles inscrites dans l acte d engagement et au présent document unique valant cahier des charges technique et règlement de consultation. Il est bien précisé que le CCAS n aura de rapport financier ni avec la structure retenue ni avec les usagers contractant avec ladite structure et l assureur retenu. 2.2 Durée La présente consultation a pour but de mettre en place un partenariat entre l organisme retenu pour la mise en place d un contrat groupé ouvert à adhésion facultative en matière de complémentaire santé pour une durée de cinq ans. 2.3 Variantes Les candidats répondront obligatoirement aux différents points évoqués à l article 3 du présent cahier des charges. Les variantes devront apporter des avantages économiques et/ou techniques au moins équivalents aux conditions du présent document. Les candidats produiront un dossier complet pour chacune des variantes proposées. Les variantes sont obligatoirement assorties d un descriptif des dispositions proposées. En cas de variante, la comparaison précise des différentes offres doit être possible. Le CCAS se réservent le droit d apporter au plus tard 7 jours avant la date limite fixée de remise des offres, des modifications ou compléments au dossier de consultation. Les candidats doivent alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. 5
2.4 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 3 mois, à compter de la date limite de remise des offres. Durant le délai, le soumissionnaire reste engagé par son offre. 2.5 Conditions d envoi ou de remise des plis Les offres, sous format papier, doivent parvenir avant le 30 novembre 2016, 16h00. Le candidat aura à produire un dossier complet, tel que défini dans l article 4.1 du présent document. L ensemble des documents remis sera contenu dans une enveloppe UNIQUE cachetée comportant la mention : Consultation pour une assurance complémentaire santé dénommée «mutuelle solidaire» sur le territoire de la ville d Arras NE PAS OUVRIR Et qui sera déposée contre récépissé ou envoyée en recommandé avec AR à l adresse suivante : Service CCAS A l attention d Ingrid VERJOT 62, rue des 3 visages 62 000 ARRAS Aux horaires suivants : - Lundi mardi mercredi jeudi 9h 12h/ 13h-17h - Vendredi 9h-12h/ 13 h-16 h Les dossiers qui seraient remis dans le service CCAS de la Ville d Arras ou parviendraient par La poste après la date et l heure limites fixées ci-dessus ou ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ou sans enveloppe, ne seront pas retenus et seront renvoyés à leur expéditeur. ARTICLE 3. CONTENU DE L OFFRE : Conditions générales Le candidat devra : présenter sa structure et ses relations avec prestataire dans le secteur de l assurance (compagnie, courtier, intermédiaire), préciser les modalités mise en œuvre afin de garantir la solvabilité de cet opérateur économique en charge d assurer le risque en matière de santé pour le public ciblé, 6
présenter la méthode de recherche d une proposition commerciale en matière de complémentaire santé, proposer un contrat unique et spécifique répondant aux besoins des publics ciblés et : - déclinant les tarifs en fonction de l âge avec plusieurs niveaux de garantie (base/options) avec les révisions éventuelles ; - précisant les critères ou restrictions relatifs aux différentes offres (sans questionnaire médical, période de stage, limite d âge ), - proposant des garanties concernant le dentaire, l optique, l auditif, la psychologie, la psychiatrie, et toute autre garantie relevant de la gamme «forfait bien-être ou confort» - précisant les modalités de prise en charge des dépassements d honoraires, - proposer un rapport avantageux entre la qualité des garanties et le tarif proposé. - préciser le montant des remboursements en valeur absolue et en pourcentage (par rapport au montant remboursé par la sécurité sociale pour une meilleure compréhension lors de l analyse). - précisant les délais de remboursement. - précisant les modalités d évolution possibles des garanties pour les adhérents. - indiquant les modalités de prestations d assistance éventuelle. - précisant les modalités de prise en charge des foyers bénéficiant de l ACS et de la CMU-C. - définissant les modalités concernant les actions de prévention et détailler les actions possibles et préciser le public concerné. Préciser les modalités mise en place par le candidat afin de sécuriser les variations tarifaires des garanties souscrites par le public ciblé, (par exemple : application d un critère de variation liée à l augmentation du coût de la vie ou tout autre critère) Dans une note technique présenter: - les modalités d accompagnement des adhérents/clients notamment pour la résiliation de leur ancienne mutuelle santé, - les modalités d accompagnement pour la souscription au contrat complémentaires santé proposé et l accompagnement dans la gestion de leur contrat, notamment les modalités de résiliation (préavis notamment), - et toute autre modalité liée à l accompagnement des publics ciblés - définir les moyens matériels et humains, les outils et les modalités d accompagnement et d information au public (permanence ). ARTICLE 4. ANALYSE DES OFFRES 4.1 Sélection des offres et des documents à produire Lors de l ouverture de l enveloppe, seront éliminées les candidatures dont les garanties professionnelles et financières ne pourront être justifiées par les pièces demandées au dossier. Le dossier sera composé : D un dossier administratif de «candidature» comportant les pièces suivantes : Lettre de candidature ou équivalent Déclaration du candidat individuel 7
Pouvoir de la personne habilitée à engager le candidatdéclaration reflétant la santé financière de la structure au cours des trois dernières années Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire. D un dossier «d offre» comportant les pièces suivantes : Acte d engagement signé par le candidat Document unique valant cahier des charges techniques et règlement de consultation auquel est jointe la note technique pièces annexes nécessaires à l analyse des offres Tableau de synthèse de l offre à monter par le candidat. Attestation ACPR 4.2 Analyse des offres : L analyse des offres s effectuera en fonction des critères de pondération suivants : Note 1 Critères Proposition de contrat complémentaire santé (niveau de garanties présentés/type de garantie proposées/nature de prestations/tarifs proposés) Pondération 50 % Note 2 Actions d accompagnement du public cible 35 % Note 4 Mise en œuvre d un partenariat et dynamique de ce partenariat avec le CCAS (réunion, etc ) Modalité d information / communication / commercialisation en dehors de celle relevant des obligations contractuelles du CCAS 10 % 5 % 4.3 Négociation Une négociation pourra être engagée à l issue de la première analyse avec les candidats. 8
ARTICLE 5. RENSEIGNEMENTS Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de la préparation de leur proposition, les candidats devront faire parvenir leurs questions écrites à l adresse suivante : Renseignements administratifs et techniques : Service CCAS A l attention d Ingrid VERJOT 62, rue des 3 visages 62 000 ARRAS Adresse mail : i-verjot@ville-arras.fr 9