V1 du 25/06/2015 L AIDE AUX DEFRAIEMENTS DES STAGIAIRES EN FORMATIONS COURTES Mode d emploi à l usage exclusif des organismes de formation délivrant une prestation de formation dans le cadre du dispositif Formations courtes, et des prescripteurs des Formations courtes (Cap emploi, Pôle emploi, Missions locales) Mode d emploi en vigueur pour les entrées en formation courte à compter du 1 er juillet 2015 SOMMAIRE OBJECTIF DE L AIDE AUX DEFRAIEMENTS PERSONNES HANDICAPEES BENEFICIAIRES DATE DE MISE EN ŒUVRE ET DELAI DE DEPOT DU DOSSIER INSTRUCTION DE L AIDE MONTANT DE L AIDE VERSEE A LA PERSONNE HANDICAPEE MODALITES DE VERSEMENT DE L AIDE REGLES DE CUMUL EN CAS D ARRET DE LA FORMATION CONTROLE ET EVALUATION Le formulaire de demande de versement de défraiements (DVD) ne doit plus être utilisé pour les entrées en formation à compter du 1 er juillet 2015. Merci d utiliser le formulaire téléchargeable dans l Espace Professionnels du site de l Agefiph ou sur l Extranet Formation de l Agefiph. 1
Le présent mode d emploi précise à l intention des organismes de formation délivrant une prestation de formation dans le cadre du dispositif Formations courtes, et des prescripteurs de ces formations (Cap emploi, Pôle emploi, Missions locales) les caractéristiques et modalités de mise en place de l Aide aux défraiements. Cette aide antérieurement gérée par l ASP (Agence de Services et de Paiement) pour le compte de l Agefiph - fait l objet d un traitement internalisé par l Agefiph pour les entrées en formation à compter du 1 er juillet 2015. Ce mode d emploi est complété d une notice explicative du formulaire de demande de «Défraiements formation courte». OBJECTIF DE L AIDE AUX DEFRAIEMENTS L aide aux défraiements vise à lever les obstacles financiers pouvant constituer un frein à l entrée en formation et à son suivi. L aide aux défraiements contribue au financement des frais de transport et de restauration d une part, et le cas échéant des frais de garde d enfants d autre part. Le suivi d une formation génère des frais connexes relatifs aux déplacements, à la restauration, voire à la garde d enfants. Si la formation n est pas rémunérée et si ces frais ne sont pas pris en charge, l appétence des DEBOE à suivre une formation peut s en trouver affectée. C est la raison pour laquelle l Agefiph a mis en place un système de défraiements dans le cadre des formations suivies au titre du dispositif «Formations courtes». L Aide aux défraiements doit faciliter le parcours de formation de personnes handicapées qui, sans cette aide, ne pourraient pas entrer en formation ou suivre celle-ci dans de bonnes conditions, compte tenu des frais générés. Elle est réservée aux personnes handicapées dont la situation de précarité financière le nécessite. Elle ne concerne pas les aides à la compensation du handicap financées par ailleurs. Elle enrichit la palette des mesures et des aides disponibles dans le droit commun (aides Pôle emploi, ). Elle ne s y substitue pas. Compte tenu de cet objectif, l attribution de l aide est limitée aux personnes handicapées en formation courte non bénéficiaire de l ARE (Allocation de Retour à l Emploi) 2
PERSONNES HANDICAPEES BENEFICIAIRES Les stagiaires en formations courtes bénéficiaires de l article L. 5212-13 du code du travail : - non indemnisés en ARE par Pôle emploi - ou salariés en Contrat Unique d Insertion (CUI) ou en Emploi d avenir (EA) lorsque la formation se déroule hors temps de travail Les personnes indemnisées par Pôle emploi ne sont pas éligibles aux défraiements, même lorsque le montant de leur indemnisation est faible. DATE DE MISE EN ŒUVRE ET DELAI DE DEPOT DU DOSSIER L aide aux défraiements est mobilisable pour les entrées en formations courtes à compter du 1 er juillet 2015. Attention : Pour être recevable, la demande d aide aux défraiements doit parvenir à l Agefiph au démarrage de la formation (au plus tôt le jour de l entrée en formation). Elle ne peut être sollicitée pour le remboursement de frais de même nature déjà effectués antérieurement à l entrée en formation. INSTRUCTION DE L AIDE La demande se fait au moyen d un dossier-formulaire disponible sous la forme d un PDF saisissable dans l espace professionnel du site de l Agefiph et dans l Extranet formation à compter du 1 er juillet. En cas de demande couplée déplacement/restauration + garde d enfant, deux formulaires doivent être complétés et transmis. Le formulaire est signé conjointement par la personne et l organisme de formation qui vérifie que les conditions requises sont réunies (y compris l envoi du P2S à l ASP pour la prise en charge de la protection sociale). Seul ce formulaire dûment complété et signé est transmis à la Délégation régionale de l Agefiph, accompagné uniquement du relevé d identité bancaire de la personne et de la copie du justificatif de bénéficiaire de la loi. Le formulaire complété et signé ainsi que les justificatifs peuvent également être scannés par l organisme de formation et transmis par mail à la DR Agefiph. Les pièces justificatives des dépenses liées à la garde d enfant sont conservées par la personne handicapée. Si des informations ou l un des documents sont manquants, une demande de pièces sera adressée à l organisme de formation. 3
MONTANT DE L AIDE VERSEE A LA PERSONNE HANDICAPEE L aide aux défraiements est plafonnée à 600 pour les frais de déplacements/restauration et 600 pour les frais de garde d enfant, soit un montant maximum de 1200. L aide est calculée sur la base d un montant forfaitaire journalier de 20 par type d aide sur 30 jours maximum (30 jours x 7 h/formation/jour = 210 heures, soit la durée maximum d une formation courte). Le forfait journalier s applique quelle que soit la durée journalière de la formation. Les stagiaires suivant des formations à temps partiel sont donc indemnisés sur la même base forfaitaire journalière, mais dans la limite de 30 jours Aucun prorata de doit être appliqué même si la formation s effectue à temps partiel. S il est certain que la personne ne suivra pas la totalité de la formation, le nombre de jours de formation sera calculé en fonction de la date d interruption prévisible. MODALITES DE VERSEMENT DE L AIDE L aide est versée à la personne en une seule fois au démarrage de la formation. Le montant de la subvention correspond obligatoirement au nombre de jours de formation x 20 par jour, indiqué par l organisme de formation sur le formulaire, dans la limite du plafond de 600 par nature de défraiement. Le bénéficiaire recevra une lettre d attribution de l aide aux défraiements accompagné d un échéancier mentionnant le versement à venir. Le règlement de l aide aux défraiements s effectue par virement bancaire sur le compte correspondant au RIB transmis lors de l instruction (celui du bénéficiaire ou d un tiers). Aucun justificatif des frais engagés n est demandé pour le versement, les organismes de formation s étant engagé à prévenir la délégation régionale de l Agefiph en cas d interruption de la formation courte et les bénéficiaires s étant engagés à rembourser tout ou partie du montant versé dès lors que la formation courte n aurait pas été suivie dans sa totalité. REGLES DE CUMUL L aide est renouvelable à chaque entrée en formation courte si les conditions d éligibilité sont réunies. 4
EN CAS D ARRET DE LA FORMATION Les organismes de formation se sont engagés à prévenir la délégation régionale de l Agefiph en cas d interruption de la formation courte. Par ailleurs, les bénéficiaires se sont engagés à rembourser tout ou partie du montant versé dès lors que la formation courte n aurait pas été suivie dans sa totalité. CONTROLE ET EVALUATION Les bénéficiaires peuvent faire l objet d une demande d information dans le cadre du contrôle de la réalité de la dépense s agissant des frais de garde d enfant. Les organismes de formation pourront faire l objet d une demande d informations dans le cadre d un contrôle de la réalité du besoin et de la conformité des pièces justificatives. La mobilisation de l aide aux défraiements, ainsi que le respect des procédures liées à la prise en charge de la protection sociale par l ASP, feront l objet d échanges réguliers entre la délégation régionale de l Agefiph et l organisme de formation, sur son utilisation, les effets produits, les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en œuvre. Les organismes de formation ainsi que les personnes bénéficiaires des défraiements pourront être sollicités pour des informations, des données statistiques et des entretiens dans le cadre d une étude ou d une évaluation diligentée par l Agefiph. 5