GedExpert Gestion de la validation des documents et leur diffusion Introduction Paramétrage Paramétrage des rubriques Paramétrage des critères de diffusion Utilisation Utilitaires Exemples GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 1 sur 7
Introduction Il existe actuellement 4 méthodes pour diffuser les documents aux clients : - iged (option) : publication instantanée des documents sur le serveur Web. - Publication Web (option) : - GedExpert Nomade (option) : Génération d une version client lui permettant de consulter ses documents au travers d un logiciel qui peut être installé sur n importe quel support. - CD Rom ou Clé USB (gratuit) : Diffusion des documents avec consultation à partir du navigateur Internet Explorer. La problématique était la suivante, surtout pour les clients équipés de iged : Dès lors qu un document était classé dans une rubrique «diffusable», il automatiquement disponible pour le client sur son portail internet. Une notion de validité des documents a donc été introduite afin de sécuriser la diffusion des documents. Ainsi, bien que le document ait été classé dans une rubrique diffusable, il ne sera pas diffusé automatiquement sans que le document soit validé. Evidemment ce paramétrage pourra être ajusté par rubrique de classement. était Paramétrage Paramétrage des rubriques Au niveau du paramétrage des rubriques de classement une nouvelle case à cocher «Rubrique à valider» a été ajouté. Elle permet d indiquer si les documents classés dans la rubrique peuvent être validés ou pas. GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 2 sur 7
Paramétrage des critères de diffusion Menu Administration / GedExpert / Critères de diffusion des documents Un nouveau document ne sera diffusable que s il est classé dans une rubrique diffusable et qu il respecte les critères de diffusion : extension de fichier diffusable, rubrique de classement diffusable, critère de validation Liste des extensions diffusables : Cela permet de restreindre les types de fichiers qui seront diffusable. Par exemple il est intéressant dans un premier temps d ajouter «.pdf» pour faire en sorte que seuls ces fichiers soient diffusables. Par défaut toutes les extensions sont diffusables. Critères de validation : En cochant cette case cela permet donc de dire que tant qu un document n est pas validé il ne pourra être diffusable. Il est donc intéressant de cocher cette option. Maintenance : Permet de mettre à jour l ensemble des documents existants de la base de données. Attention cette opération peut durer longtemps. Il est préférable de faire une sauvegarde de la base en cas de problème. Remarque : L attribut "diffusable" d un document reste toujours forçable, tant que le collaborateur en a les droits. GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 3 sur 7
Utilisation Sur la fenêtre d acquisition ou de création d un document Un nouveau champ liste "Validation" est disponible. Suivant le paramétrage de la rubrique, il sera positionné soit sur "document à valider" soit sur "document ne devant pas être validé". Il est possible de forcer le choix. Dans le module GedExpert Un clic droit sur le document permet de modifier les attributs Zone de validation GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 4 sur 7
Filtre et recherche Filtre dans le module GedExpert : 1 3 2 Possibilité dans la Ged du client de ne faire apparaître que les documents non validés par exemple. Recherche de documents [F11] Nouveau champ permettant de rechercher les documents validés ou pas dans la base de données. GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 5 sur 7
Exemples "Je veux que ne soit diffusé que les documents ayant l extension «.pdf»" Menu Administration / GedExpert / Critères de diffusion des documents "Je veux que tous les documents classés dans la rubrique «Dossier annuel social» soit diffusables sans les valider" Cocher «rubrique diffusable» Ne pas cocher «rubrique à valider» "Je veux que tous les courriers émis dans la rubrique «Courrier sortant» passent par la procédure de validation avant d être diffusés." Cocher «rubrique diffusable» Cocher «rubrique à valider» GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 6 sur 7
"Je veux que tous les documents classés dans la rubrique «Litige» passe par la procédure de validation mais ne soit pas diffusables» Ne pas cocher «rubrique diffusable» Cocher «rubrique à valider» "Je veux que les collaborateurs ne puissent pas forcer la diffusion des documents sauf à passer par la validation des documents " Menu Administration / GedExpert / Critères de diffusion des documents Cocher la case suivante : Puis interdire dans les sécurités fonctionnelles la possibilité de forcer l attribut diffusable sur les documents. Menu Administration / Paramétrage / Sécurité / Sécurités fonctionnelles GedExpert Gestion de la validation des documents et de leur diffusion Page 7 sur 7