ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 21 February 2017 VALIDATED BY : J. Soldat ORGANIZATION : AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Supply, Services and FMS Support Section POSITION No. : LW-110 TITLE : Junior Technician GRADE : B-4 JOB CODE : A314 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Section for providing logistics services to the Programme Office in support of the NATO Alliance Ground Surveillance (AGS) and Airborne Warning and Control System (AWACS). More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Assisting in managing all acquisition, supply and repair-and-return projects assigned to the Section. Processing the AGS and AWACS requirements into the AGS Logistics Information System (ALIS), the AWACS Program Integrated Logistics System (PILS) and the Agency's enterprise software (SAP), ensuring they are processed in a timely manner and following-up until completion. Maintaining a consistent communication with NSPA personnel located at the Main Operating Bases (MOBs) to ensure customer requirements are handled in timely manner and information is properly received. Reviewing customer requirements, both for services and items of supply. Identifying and correcting data for items with overdue delivery dates as required, processing changes in status, researching problem cases as necessary and processing requests for cancellation issued from the MOBs. Tracking commercial procurement requisition status, initiating follow-up actions and informing MOBs as required. Assisting in managing and monitoring the status of all calibration items. Ensuring necessary funds are available within the budget item allocated for material, service and equipment requirements. Creating Material Master data files for supply requirements and assisting in the configuration of existing data files as required. Reviewing and updating transactions and ensuring correct services and supply status information is processed into the available databases. Assisting in maintaining inventory data, including reviewing current and obsolete master data records in SAP. LW-110 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017
Monitoring the status of requisitions and assisting Procurement staff in controlling all requisitions not processed within the prescribed time standards. Assisting in executing the Mission Impaired Capability Awaiting Parts (MICAP) programme, including drafting and monitoring the MICAP standby roster and ensuring the applicable Operating Procedures (OPs) remain current. Providing instructions to duty personnel during increased alert periods or exercises and ensuring the Chief of Section is informed of MICAPs status. Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required. Supporting the deployability of NATO resources as required. Executing Travel on Duty (TDY) as required. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of their national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Liaising with the relevant entities for supply activities and executing reconciliation of supply actions on a regular basis. Contributing to the management of the commercial service contracts, in support of the MOBs, managed by the section. Assisting the Senior Technician for all ALIS and SAP issues. Contributing to further development, adjustment and/or modification of existing version of ALIS as required with the aim of facilitating and automating execution of projects as required. Processing MICAP requirements during working hours and when required outside regular working hours, on an "on-call" basis and rotation schedule. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education. Experience in supply and service operations normally acquired as a Senior Clerk after three to five years in the Agency or in a similar organization. Good knowledge of supply techniques and procedures. Willingness to receive necessary training to assume all responsibilities of the post. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Understanding of the Programme Office MMC role in the NATO AWACS and AGS environment. Good knowledge of NSPA supply techniques and procedures. Working knowledge of PILS and SAP would be an asset. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. LW-110 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017
DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LW-110 NATO UNCLASSIFIED FILE 2017
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 21 février 2017 VALIDÉ PAR : J. Soldat ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Centre de gestion de matériels, Section "approvisionnement, services et soutien FMS" POSTE N o : LW-110 TITRE : Technicien(ne) adjoint(e) GRADE : B-4 CODE POSTE : A314 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire est chargé(e) de fournir au bureau de programme des services logistiques en appui de la Capacité alliée de surveillance terrestre (AGS) de l'otan et du système aéroporté de détection et de contrôle (AWACS). Il (Elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales aider à gérer tous les projets d'acquisition, d'approvisionnement ainsi que de réparation et renvoi confiés à la section ; traiter les demandes concernant l'ags et l'awacs dans le système d'information logistique de l'ags, dans le système logistique intégré du programme AWACS et dans le progiciel de gestion intégrée de l'agence (SAP), en veillant à ce qu'elles soient exécutées dans les délais voulus et en en assurant le suivi jusqu'à ce qu'elles aient été entièrement traitées ; assurer une communication régulière avec les agents de la NSPA en poste sur les bases d'opérations principales (MOB) pour veiller à ce que les besoins des clients soient traités en temps voulu et que les informations soient bien reçues ; étudier les besoins des clients, tant en matière de services que d'articles de ravitaillement ; identifier et corriger, en fonction des besoins, les données relatives aux articles dont les dates de livraison sont dépassées, traiter les changements de situation et rechercher les cas problématiques si nécessaire, et traiter les demandes d'annulation soumises par les MOB ; suivre l'avancement des demandes d'achat dans le commerce, lancer les mesures de suivi et informer les MOB en fonction des besoins ; aider à assurer la gestion et le suivi de la situation de tous les articles sujets à étalonnage ; veiller à ce que les fonds nécessaires soient disponibles au titre de l'article budgétaire affecté aux besoins en matière de matériels, de services et d'équipements ; établir les fichiers de données de base articles pour les demandes d'approvisionnement et aider, selon les besoins, à la configuration des fichiers de données existants ; vérifier et mettre à jour les opérations, et veiller à ce que des informations correctes sur la situation des services et des opérations d'approvisionnement soient saisies dans les bases de données disponibles ; aider à tenir à jour les données relatives aux stocks et notamment revoir les enregistrements de données de base en cours de validité et obsolètes dans le système SAP ; LW-110 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017 252_17#1xx.docx
suivre l'état d'avancement des demandes et aider le personnel chargé des achats à contrôler toutes les demandes qui ne sont pas traitées dans les délais impartis ; aider à exécuter le programme MICAP (portant sur des matériels dont l'absence entraîne l'incapacité de remplir une mission), et notamment assurer l'établissement et le suivi du tableau de permanence MICAP, et veiller à ce que les procédures d'exploitation (OP) applicables restent d'actualité ; donner des instructions au personnel de service pendant les périodes d'alerte renforcée ou les exercices et veiller à ce que le chef de section soit informé de la situation des demandes MICAP ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des requêtes d'interrogation de base de données et des statistiques ; fournir un soutien pour permettre la déployabilité des ressources de l'otan en fonction des besoins ; effectuer des déplacements de service selon les besoins ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières assurer la liaison avec les entités concernées en ce qui concerne les activités d approvisionnement et effectuer régulièrement des rapprochements des activités d'approvisionnement ; contribuer à la gestion des divers contrats de services commerciaux en appui des MOB gérées par la section ; aider le technicien principal pour toutes les questions relatives au système d'information logistique de l'ags et au progiciel SAP ; contribuer au développement futur, à l'ajustement et/ou à la modification de la version existante du système d'information logistique de l'ags si nécessaire, en vue de faciliter et d'automatiser l'exécution des projets selon les besoins ; assurer le traitement des demandes MICAP pendant les heures de travail et, si nécessaire, en dehors des heures de travail normales, sur appel et par roulement. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente. Expérience des opérations d'approvisionnement et des services normalement acquise en qualité d'employé(e) principal(e) après trois à cinq années de service au sein de l'agence ou d'un organisme similaire. Bonne connaissance des techniques et procédures d'approvisionnement. Volonté de suivre la formation nécessaire afin d'exercer toutes les responsabilités du poste. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Compréhension du rôle que joue le centre de gestion de matériels (MMC) du bureau de programme dans l'environnement de l'awacs et de l'ags de l'otan. Bonne connaissance des techniques et procédures de la NSPA en matière d'approvisionnement. Une connaissance pratique du système logistique intégré du programme et du progiciel SAP constituerait un atout. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. LW-110 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LW-110 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2017