Services de voyage partagés Exposé présenté à l Institut de la gestion financière à l'occasion de la Semaine du perfectionnement professionnel de 2012 David Clapin Directeur principal, Services de voyage partagés Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) Le 27 novembre 2012
Aperçu Pourquoi une gestion centralisée des voyages est-elle importante? Services de voyage partagés (SVP) Aperçu des services de voyage du gouvernement du Canada (GC) Services et soutien des SVP Adoption de la solution par le GC Nouvelles fonctions Nouvelles possibilités d'économies Service de crédits pour voyages ultérieurs transférables Nouvelle génération des services de voyage partagés Aperçu et calendrier Quels avantages les utilisateurs et les gestionnaires financiers en tirerontils? Conclusion 2
Pourquoi une gestion centralisée des voyages est-elle importante? Parce que, chaque année, le GC consacre 1,4 milliard de dollars aux voyages. Parce que 6 500 fonctionnaires sont sur la route quel que soit le jour. Parce que 2 000 billets d'avion et de train sont réservés quel que soit le jour. Parce que 1,5 million de transactions ayant trait aux voyages sont effectuées chaque année. 3
REMBOURSEMENT PASSERELLE Services de voyage partagés Solution de voyage intégrée et automatisée du GC Portail * PLANIFICATION ET AUTORISATION Planification duvoyage Autorisation de voyager Outil de réservation en ligne RÉSERVATION VOYAGE DÉPENSES Centre d'appels pour les voyages Cartes de voyage Outil de gestion des dépenses RAPPORTS Outil d établissement de rapports SMGF Engagement de fonds Dépenses réelles 4
Services de voyage du GC Acquisition et gestion centralisées des services de voyage (TPSGC) Acquisition Rabais sur les billets d avion et de train Rabais sur les billets de train Offres à commandes pour les services d hébergement et la location de véhicules Gestion de la solution Amélioration de la solution Configuration Gestion des services impartis Rapports Formation + Services impartis Fournisseur de services de gestion de voyages Centre d appels pour les voyages Outil de réservation en ligne (OREL) Site Web / portail Cartes de voyage Outil de gestion des dépenses (OGD) Les ministères disposent ainsi d'une solution de gestion des voyages pleinement intégrée. 5
Services et soutien offerts par les Services de voyage partagés Client A Client B Client C Rapports sur les voyages Gestion de project Configuration Centre d assistance Communication Formation 6
65 % Adoption de la solution par le GT OREL Taux d adoption de l OREL - Vols intérieurs et transfrontaliers - 60 % 58,45 % 55 % 50 % 50,66 % 55,46 % 45 % 42,82 % 40 % 39,96 % 35 % 30 % 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 à ce jour (14 novembre 2012) 7
Adoption de la solution par le GC OGD # de demandes de remboursement 250,000 200,000 150,000 100,000 50,000 Demandes de remboursement (Ministères des OGD) Dépenses des comptes publics 1 634 $ 55,669 1 593 $ 61,347 89,505 1 510 $ 1 396 $ 163,021 215,266 1 256 $ 1,800 $ 1,600 $ 1,400 $ 1,200 $ 1,000 $ 800 $ 600 $ 400 $ 200 $ Dépenses du CPC en millions $ 0 AF-2008/09 AF-2009/10 AF-2010/11 AF-2011/12 AF-2012/13 (Projeté) Demande de remboursement des OGD Dépense du CPC 0 $
Nouvelles fonctions de l'orel Commande rapide La fonction simplifie le processus de commande en permettant aux clients d'effectuer plus rapidement leurs transactions (délai réduit de 75 %). Filtres relatifs aux vols La fonction permet aux utilisateurs de filtrer les résultats de leurs recherches en fonction des transporteurs aériens, du nombre d'escales et de l'heure de départ ou d'arrivée. Elle comprend en outre des barres coulissantes qui permettent de restreindre les résultats des recherches. Affichage des billets inutilisés et concordance rapide de l échange Le système affiche maintenant les crédits disponibles par transporteur aérien. Les utilisateurs peuvent ainsi demander l application automatique des crédits au tarif. 9
Nouvelles fonctions de l'ogd Une solution d'établissement de rapports ponctuels et des modèles solides qui permettent : de budgéter et de réduire les dépenses de voyage; d'assurer une divulgation proactive; de répondre aux questions des parlementaires concernant les voyages. Gestion des reçus Les reçus sont numérisés au moyen d'un télécopieur et sont annexés aux notes de frais. Cette fonction permet d'examiner et d'approuver en ligne les notes de frais. Elle accélère le remboursement des dépenses. Elle permet de récupérer efficacement les documents en ligne pour les besoins de la vérification. Elle contribue à l'écologisation des opérations gouvernementales en permettant le traitement des demandes de remboursement sans qu il faille les imprimer. 10
La page couverture de télécopie est imprimée dans l'ogd. Les reçus sont télécopiés à un numéro sans frais. En quelques minutes, l'image du reçu est annexée à la note de frais, aux fins de traitement par le voyageur, l'approbateur et les Finances. 11
Outil de réservation en ligne ou Centre d'appels pour les voyages Possibilités d économies Diminution des frais de transaction Diminution du prix des billets Achat de billets à l'avance Diminution du prix des billets Utilisation de la classe économique ou de la classe affaires Choix du tarif le plus bas Diminution du prix des billets Diminution du prix des billets Plus avantageux Meilleures perspectives Échanges de billets réduits Diminution des frais exigés par les transporteurs aériens Diminution des frais de transaction Gestion des crédits pour voyages ultérieurs Diminution des crédits expirés 12
NOUVEAU! Possibilités d'économies Crédits pour voyages ultérieurs Des crédits pour voyages ultérieurs (CVU), aussi appelés «billets inutilisés», sont accordés aux voyageurs lorsque des voyages non remboursables sont annulés. Outils en place visant à maximiser l'utilisation des CVU Affichage des billets inutilisés dans l'orel Concordance rapide de l'échange Rapports mensuels sur les CVU Service de transfert des CVU admissibles 13
Service de transfert des CVU admissibles Pourquoi ce service est-il nécessaire? Certains transporteurs aériens, comme WestJet et Porter, permettent que les CVU soient transférés à d'autres voyageurs, ce qui réduit le risque d'expiration des CVU. L'actuel processus de transfert de crédits est trop laborieux pour les voyageurs et les organisateurs de voyages. Le NOUVEAU service de transfert des CVU admissibles comporte : le transfert automatique des crédits quand les transporteurs le permettent (des frais de transfert sont facturés lorsque des crédits admissibles sont trouvés et appliqués); des rapports mensuels sur tous les transferts de CVU réalisés; la possibilité de transférer des CVU à l'échelle du ministère ou au sein du même centre de coûts. 14
Prochaine génération des services de voyage partagés Le contrat en vigueur prendra fin en avril 2014. Une vaste consultation a été menée auprès de l'industrie et des clients, aux fins de définition des exigences de la demande de propositions (DP). Ateliers destinés aux petits, aux moyens et aux grands ministères du GC Consultation du Conseil du Trésor et du Bureau du contrôleur général Conférence des soumissionnaires qui visait à consulter l'industrie Démonstrations des fournisseurs qui visaient à évaluer les fonctions offertes Publication d'une demande de renseignements et de deux versions de la DP; on a répondu à plus de 500 questions de l'industrie Les évaluateurs qui se sont penchés sur les propositions reçues provenaient notamment d'organisations clientes. Séances de démonstration qui visaient à évaluer les fonctions offertes par les soumissionnaires Séances d'évaluation pratique de la convivialité des outils proposés 15
Prochaine génération des services de voyage partagés Quels avantages les utilisateurs et les gestionnaires financiers en tireront-t-ils? Convivialité accrue Meilleure intégration de tous les éléments Meilleure intégration avec le Répertoire des établissements d hébergement et des entreprises de location de véhicules Processus en ligne efficace pour l obtention des numéros d autorisation de voyage Accès mobile Amélioration de la capacité de traitement des reçus Système d'établissement de rapports unique et souple qui permet d'accéder à toutes les données sur les voyages Révision périodique des frais de transaction Solutions de rechange aux voyages (la vidéoconférence, entre autres) Évaluation à l'écran des dispositions de voyage «écologiques» Tarifs Web dans l'orel en ce qui concerne les principaux fournisseurs de services de transport Configuration souple qui permet de respecter les exigences des politiques ministérielles 16
Conclusion Les SVP contribuent à l adoption de services partagés que privilégie le GC. Les SVP sont en mesure d'aider les ministères aux prises avec des compressions budgétaires à réduire leurs dépenses de voyage. Demandez un examen de la gestion des voyages à votre gestionnaire de compte des SVP, afin de discuter des économies et des gains d'efficacité possibles en la matière. Dans la prochaine génération des SVP, beaucoup d'importance sera donnée aux solutions de rechange aux voyages et à l'écologisation de ceux-ci, conformément aux objectifs du GC concernant la réduction des voyages d'affaires et de leurs effets sur l'environnement. De plus amples renseignements vous seront communiqués sur la prochaine génération des services de voyage partagés (une annonce sera faite en 2013). 17
Questions et réponses 18