Gestion des alertes d activité

Gestion des alertes d activité

Sommaire 1. Généralités 2. Paramétrage 3. Paramétrage des alertes proprement dites 4. Consultation du tableau récapitulatif des alertes d'activités

Gestion des alertes d activité 1. Généralités La plateforme de géolocalisation Mapping Control vous permet naturellement de savoir où sont vos véhicules ou vos collaborateurs en consultant l'interface appropriée. Elle vous permet aussi de connaître les trajets réalisés par les véhicules de votre flotte. Ces fonctions, pour indispensables qu'elles soient, nécessitent de consulter la plateforme, que ce soit sur votre ordinateur ou sur votre téléphone mobile. Au-delà de ces fonctions, vous pouvez être averti par différents moyens du comportement d'un véhicule ou d'un collaborateur qui ne serait pas conforme à vos attentes. C'est le but des alertes d activité. Elles sont de quatre types : - alerte sur non départ, - alerte sur arrêt anormal, - alerte sur retour au domicile anticipé, - alerte sur déplacement anormal. Elles peuvent être individualisées pour chaque véhicule ou collectives pour un groupe de véhicules donné. Les alertes peuvent être remontées par trois canaux : - un tableau accessible sur la plateforme en mode superviseur, - par courriel, - par SMS, - par une combinaison de courriel et de SMS. Tous les compte-rendus d'alerte figurent par défaut dans un tableau accessible sur la plateforme en mode superviseur.

2. Paramétrage 2.1 Connexion à l'administration Une fois connecté sur la plateforme en mode superviseur et quelque soit l'endroit où vous vous trouvez, vous disposez tout en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur d'une icône vous permettant d'ouvrir une nouvelle fenêtre pour accéder à l'administration sans avoir besoin d'ouvrir un nouvel onglet ou de lancer un second navigateur. Si vous vous êtes connecté en mode administrateur, vous accédez directement aux fonctions d'administration. La fiche signalétique de votre entreprise est tout de suite accessible. 2.2 Canaux de réception des alertes Cliquez sur l'item Traceurs situé dans la colonne de gauche puis cliquez sur le premier véhicule que vous souhaitez configurer. La fiche signalétique du véhicule est tout de suite accessible. Si vous avez choisi de recevoir les alertes par courriel et/ou par SMS, il va être nécessaire de saisir les informations correspondantes. Remarque : Gardez à l'esprit que tous les compte-rendus d'alerte figurent par défaut dans un tableau accessible sur la plateforme en mode superviseur et qu'ils peuvent donc être consultés quand vous le souhaitez (se référer au 4.). Rendez-vous au paragraphe Mobiles et E-mails de réception d'alertes pour saisir les informations ad hoc. Si vous souhaitez recevoir les alertes par courriel, saisissez une ou plusieurs adresses électroniques dans le champ Listes des adresses en réception des e-mails. Les adresses doivent être saisies en minuscules, sans aucun espace nulle part et séparées par une virgule. Attention! N'oubliez pas de saisir une virgule à la fin de la dernière adresse.

Vous pouvez saisir jusqu'à 10 adresses e-mail au maximum. Si vous souhaitez recevoir les alertes par SMS, saisissez un ou plusieurs numéro(s) de téléphone mobile dans le champ Listes des N de téléphone en réception des SMS. Les numéros de téléphone mobile doivent être saisis sous la forme de 10 chiffres sans aucun espace nulle part et séparés par une virgule. Attention! N'oubliez pas de saisir une virgule à la fin du dernier numéro de téléphone mobile. Attention! Lorsque vous réalisez une modification quelconque, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer tout en bas à droite de la fiche sans quoi les informations saisies ne seront pas sauvegardées. Vous avez la possibilité de recevoir un courriel et un SMS si les champs correspondants sont remplis. Remarque : Nous attirons votre attention sur le fait qu'il n'est pas toujours utile de rajouter des alertes en quantité trop importante et sur trop d'interlocuteurs. Trop d'information tue l'information. Rien ne vous empêche de paramétrer une alerte pendant une période donnée et d'utiliser l'alerte par SMS sur un seul véhicule pour renforcer son monitorage.

3. Paramétrage des alertes proprement dites 3.1 Alerte sur non départ Cette alerte permet d'être prévenu en cas de non départ d'un véhicule après une heure déterminée. Rendez-vous au paragraphe Alertes activité. Cliquez sur la case à cocher Non départ pour activer l'alerte. Choisissez dans la liste déroulante l'heure et les minutes après lesquelles vous souhaitez être informé du non départ du véhicule. Cliquez sur la ou les case(s) à cocher correspondant aux jours de la semaine où l'alerte sera prise en compte. Exemple : la sélection de 07h30 dans la liste déroulante et le fait de cocher les cases Lu, Ma, Me, Je et Ve provoquera l'envoi d'une alerte si le véhicule n'a pas démarré à l'heure fixée. Attention! Lorsque vous réalisez une modification quelconque, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer tout en bas à droite de la fiche sans quoi les informations saisies ne seront pas sauvegardées.

3.2 Alerte sur arrêt anormal Cette alerte permet d'être prévenu en cas d'arrêt prolongé d'un véhicule. Cliquez sur la case à cocher Arrêt anormal pour activer l'alerte. Choisissez dans la première liste déroulante l'heure et les minutes de début de la période traitée. Choisissez dans la deuxième liste déroulante l'heure et les minutes de la fin de la période traitée. Choisissez dans la troisième liste déroulante la durée de l'arrêt anormal. Cliquez sur la ou les case(s) à cocher correspondant aux jours de la semaine où l'alerte sera prise en compte. Exemple : la sélection de 08h00, 18h00 et 2h dans les listes déroulantes et le fait de cocher les cases Lu, Ma, Me, Je et Ve provoquera l'envoi d'une alerte si le véhicule est resté immobilisé plus de deux heures entre 08:00 et 18:00 un lundi, mardi, mercredi, jeudi ou vendredi. Attention! Lorsque vous réalisez une modification quelconque, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer tout en bas à droite de la fiche sans quoi les informations saisies ne seront pas sauvegardées.

3.3 Alerte sur retour anticipé au domicile Cette alerte permet d'être prévenu en cas de retour d'un conducteur à son domicile (ou de passage en un lieu déterminé). Avant d'utiliser cette fonctionnalité d'alerte, il est nécessaire de saisir les adresses des conducteurs ou des lieux concernés. 3.3.1 Saisie des adresses dans le carnet d'adresses Vous devez pour cela revenir au sein de l'interface de supervision. Celle-ci se trouve derrière la fenêtre de l'interface d'administration si vous avez utilisé l'icône vous permettant d'ouvrir une nouvelle fenêtre pour accéder à l'administration sans avoir besoin d'ouvrir un nouvel onglet ou de lancer un second navigateur. Si vous êtes connecté directement en mode administrateur, ouvrez un nouvel onglet ou lancez un second navigateur pour accéder à l'interface de supervision. Vous disposez tout en haut à droite de petites icônes accessibles partout. Cliquez sur l'icône Bases d'information puis cliquez sur l'item Carnet d'adresses du menu contextuel qui est apparu. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Vous allez pouvoir ici saisir les coordonnées des domiciles de vos conducteurs ou des lieux que vous souhaitez monitorer. Cliquez sur le champ Libellé et saisissez la dénomination que vous souhaitez. Cliquez sur le champ SAISIE DE L'ADRESSE et saisissez l'adresse, le code postal et la ville du domicile du conducteur ou du lieu qui vous intéresse. Cliquez ensuite sur le petit chevron rouge de vérifier que l'adresse est cohérente. à la droite du champ afin Si l'adresse est cohérente, celle-ci apparaît sur la carte (matérialisée par un même petit chevron rouge).

Cliquez enfin sur l'icône Enregistrer. L'adresse est maintenant intégrée dans le carnet d'adresses. Vous pouvez consulter la liste complète des adresses en cliquant tout en haut de la colonne de gauche sur * (à la fin de a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z). L'adresse apparaît dans la liste des adresses classée par ordre alphabêtique. Recommencez l'opération pour toutes les adresses des domiciles des conducteurs ou des lieux que vous souhaitez monitorer. Vous pouvez refermer la fenêtre du carnet d'adresses une fois que celui-ci est rempli. 3.3.2 Activation de l'alerte Revenez maintenant au sein de l'interface d'administration. La liste déroulante Sélectionnez un membre du carnet vous propose la liste des dénominations correspondantes aux adresses des domiciles des conducteurs ou des lieux que vous souhaitez monitorer. Sélectionnez dans la liste déroulante un item du carnet d'adresses. Choisissez dans la liste déroulante l'heure et les minutes avant lesquelles l'alerte doit être déclenchée. Cliquez sur la ou les case(s) à cocher correspondant aux jours de la semaine où l'alerte sera prise en compte. Ceci fait, cliquez sur la case à cocher Retour domicile pour activer l'alerte. Exemple : la sélection de 17h00 dans la liste déroulante et le fait de cocher les cases Lu, Ma, Me, Je et Ve provoquera l'envoi d'une alerte si le véhicule a stationné ou est passé par l'adresse concernée dans le carnet d'adresses (qui peut être celle du domicile du conducteur ou celle de tout autre lieu) avant 17:00 un lundi, mardi, mercredi, jeudi ou vendredi. Attention! Lorsque vous réalisez une modification quelconque, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer tout en bas à droite de la fiche sans quoi les informations saisies ne seront pas sauvegardées.

3.4 Alerte sur déplacement anormal Cette alerte permet d'être prévenu en cas de déplacement anormal d'un véhicule. Elle comporte deux variantes afin de pouvoir paramétrer un comportement du véhicule pendant la semaine et un autre comportement du véhicule pendant le week-end. Cliquez sur la case à cocher Déplacement anormal pour activer l'alerte. Choisissez dans la liste déroulante l'heure et les minutes après lesquelles vous souhaitez être informé du déplacement anormal du véhicule. Cliquez sur la ou les case(s) à cocher correspondant aux jours de la semaine où l'alerte sera prise en compte. Refaites l'opération si vous souhaitez déterminez un comportement différent du véhicule pendant une autre période de temps. Exemple / 1 : la sélection de 19h00 dans la liste déroulante et le fait de cocher les cases Lu, Ma, Me, Je et Ve provoquera l'envoi d'une alerte si le véhicule se déplace après 19:00 en semaine. Exemple / 2 : la sélection de 00h00 dans la liste déroulante et le fait de cocher les cases Sa et Di provoquera l'envoi d'une alerte si le véhicule se déplace le samedi ou le dimanche. Attention! Lorsque vous réalisez une modification quelconque, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer tout en bas à droite de la fiche sans quoi les informations saisies ne seront pas sauvegardées.

3.5 Paramétrage des alertes pour un groupe de véhicules Afin d'éviter une saisie fastidieuse, il est possible de paramétrer les alertes en une seule fois pour un groupe de véhicules. Si vous avez créé plusieurs groupes de véhicules et si le véhicule est attribué à un groupe (vous pouvez le vérifier en consultant le paragraphe Informations / Liste déroulante Groupe de traceurs plus haut sur la fiche signalétique du véhicule), le fait de cliquer sur la case à cocher de l'item (en jaune) appliquer à tous les membres du groupe (hors retour domicile) applique la configuration du véhicule à tous ceux de son groupe. Attention! Cette fonction ne s'applique pas à l'alerte sur retour anticipé au domicile. Attention! Lorsque vous réalisez une modification quelconque, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer tout en bas à droite de la fiche sans quoi les informations saisies ne seront pas sauvegardées.

4. Consultation du tableau récapitulatif des alertes d'activités Le tableau récapitulatif des alertes d'activités est consultable au sein de l'interface de supervision. Cliquez sur le menu Alertes et états puis sur le sous-menu activité. Vous visualisez à cet endroit la liste des alertes d'activité de toute la flotte pour le mois en cours. Vous pouvez naturellement revenir en arrière mais aussi classer les alertes par date (par défaut), par véhicule ou par type d'alerte. Comme indiqué plus haut, si vous avez paramétré une ou plusieurs adresse(s) électronique(s) et/ou un ou plusieurs numéro(s) de téléphone mobile, vous recevrez aussi ces alertes par courriel et/ou par SMS.

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