La Gestion de Projet s u r v o l r a p i d e JC. Dravet Oct 27, 2003 1/30 J e a n -Claude Dravet, PMP Consultant, Formateur en «Management de Projet» (JCD Conseil) Inter et intra entreprises, Université et Grande Ecoles 32 années chez IBM Directeur de Projets Internationaux Responsable du déploiement «Management de Projet» Certifié PMP (Project Manager Professional) (PM Institute) Président PMI «France-Sud» Email: dravet@pmi-fr.org 2/30 Contenu Définitions «Project Management», Pourquoi? L architecture PM Exemples de techniques de base Votre stage -------- PMI: Project Management Institute Association PMI France-Sud (Services / Evènements) -------- Les Formations en PM 3/30 1
Projet? Effort temporaire pour créer un produit ou un service unique Limité dans le temps: Un début et une fin Effort: Activités coordonnées faisant appel à plusieurs fonctions Unique: Pour réaliser un objectif spécifique 4/30 Project Management? From A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 2000 Edition Project Management: L application de connaissances, de compétences, d outils et de techniques pour gérer des activités de façon à satisfaire les besoins et les attentes des parties prenantes. 5/30 Le Project Management: Pourquoi? Besoin d un approche rigoureuse: communications, coordination et contrôle évaluation des progrès dans la réalisation mesure des performances «coûts et délais» Un langage commun: moins de risques de malentendus. Une plus grande probabilité de réussir les projets Les clients demandent de plus en plus des Chefs de Projets Certifiés. 6/30 2
Les Contraintes du Projet Spécifications Budget Dépendances Externes Règles d entreprise Lois Culture (Entreprises, pays, métiers) Compétition Politique, etc 7/30 Incertitudes (Risques & opportunités) Périmètre, Estimations, les Changements Technologies Opinion Publique Environnement Naturel (météo) Compétition Evolution du Marché Parité des monnaies Logistique Disponibilité des ressources Strategies d approvisionnement 8/30 Project Management Architecture Cycles de vie / Phases Processus entrées outils/techniques sorties Domaines de connaissance Groupement logique de compétences avec leurs processus associés 9/30 3
Cycle de vie / Phases Les phases dans le cycle de vie: Conception (Initiation) [sortie: charte projet] Développement (Planification) [sortie: plan projet ] Réalisation (Exécution) [sortie: résultats] Clôture (Fin) [sortie: accord / paiement] Contrôle (en cours d éxécution) [ changements] 10/30 L E S P H A S E S ( G r o u p e s d e p r o c e s s u s ) INITIALISATION PLANIFICATION EXECUTION CONTROLE CLOTURE 11/30 Domaines de connaissances Base: Integration Contenu (périmètre). Délais Coûts Accompagnement: Qualité Ressources Humaines Communications Risques Approvisionnements BASELINES Coûts Délais Triple contrainte Contenu 12/30 4
Techniques essentielles Analyse des Parties Prenantes Pour comprendre les motivations Structure de Découpage du Projet (SDP/WBS) Pour définir le périmètre au bon niveau Diagrammes de Gantt Pour bâtir le plan d exécution Avec les ressources et les compétences 13/30 Parties prenantes Sponsors Fournisseurs PM Clients Equipe Projet Management Approvisionnements Managers Fonctionnels 14/30 Analyse des parties prenantes QUI? (Acteurs directs or indirects) Que peuvent-ils faire pour vous? Que peuvent-ils vous faire? (identification des risques, + & -) Que pouvez-vous faire pour eux? Comment travailler avec eux? Niveau de risques Niveau de communication. 15/30 5
Structure de Découpage de Projet (SDP/WBS) Groupement d éléments du projet (orienté livrable) Base du management des activités (orienté livrable) Projet 1.: Communication Services 2.: Computing Services 3.: Production Operations 1.1.: Voice 2.1.: Network Servers 3.1.: Production Clusters 1.1.1.: PABX 1.1.2.: ACD 1.1.3.: Cellular 1.1.4.: Voice mail 1.2.: Data 1.2.1.: WAN 1.2.2.: LAN 2.1.1.: Exchange servers 2.1.2.: File shares 2.2: Internet access 2.3.: Tools 2.5.: Network services 3.1.1.: Country 3.1.2.: EMEA 3.1.2.1.: RMC 3.1.2.2.: Stockley 3.1.2.3.: UK 3.1.2.4.: NL 3.2.: Operating Systems 1.2.1.1.: Routers 1.2.1.2.: Switches 1.2.2.1.: Repeaters 1.2.2.2.: Bridges 2.5.1.: Naming 2.5.2.: Numbering 2.5.3.: Accounting 3.2.1.: SEPS 3.2.2.: VMS 3.2.3: Unix 16/30 Diagramme de GANTT ID Nom de la tâche Duration Feb '01 Mar '01 Apr '01 May '01 Jun '01 Jul '01 15 22 29 05 12 19 26 05 12 19 26 02 09 16 23 30 07 14 21 28 04 11 18 25 02 09 16 32% PROJET CABANON 1 1 PROJET CABANON70 days 100% 2 1.1 Fondations 7 days Fondations 100% Terrassier 3 1.1.1 Terrassement 5 days 100% Maçon fondations[200%] 4 1.1.2 Fondation 2 days 13/03 5 1.1.3 Revue de fondations 0 days 6 1.2 Gros œuvre 43 days 50% Gros œuvre 80% 7 1.2.1 Montage des murs 20 days Maçon murs[400%] Spécialiste 8 1.2.2 Etanchéité 15 days 70% Charpentier 9 1.2.3 Charpente 12 days 0% 0% Charpentier 10 1.2.4 Pose du toit 6 days 16/05 11 1.2.5 Revue de fin gros œuvre0 days 12 1.3 Second œuvre 8 days 0% Second œuvre 0% Electricien 13 1.3.1 Electricité 5 days 0% Plombier 14 1.3.2 Plomberie 8 days 29/05 15 1.3.3 Revue 2nd œuvre 0 days 16 1.4 Peintures 12 days Date du rapport 0% Peintures 0% Peintre 17 1.4.1 Peintures intérieures 8 days Peintre 18 1.4.2 Peintures extérieures 4 days 0% 15/06 19 1.4.3 Fin peinture 0 days Jardin 20 1.5 Jardin 20 days 0% 0% Jardinier[50%] 21 1.5.1 Aménagement jardin 20 days 15/06 22 1.5.2 Fin jardin 0 days 15/06 23 2 Entrée dans la maison 0 days 17/30 LE BUDGET cost baseline Budget Time completion 18/30 6
Analyse de la Valeur Acquise AC Budget Initial cost schedule plan Cost Actual cost PV CV EV SV Now Value completed (earned value) Time 19/30 Avantages de la Gestion de Projet pour l Organisation Augmente la confiance des parties prenantes Amélioration continue des projets: Contrôle, Gestion des Changements, augmente les chances de succès Identification des zones à problèmes Clarification des objectifs et du contenu du projet Identification et quantification des risques Prioritisation des projets Project Management 20/30 Avantages de la Gestion de Projet pour les individus Contribue à dégager les futurs leaders Fournit une grande visibilité sur les résultats du projet Augmente les opportunités de développement professionnel et personnel. Développe des expériences et compétences réutilisables 21/30 7
Points essentiels Méthodes et rigueur Partie Prenantes Planification Contrôles / Changements Communication Amélioration continue Projets mieux réussis 22/30 Comment préparer votre stage Considérez votre stage comme un projet Identifier le contenu (le but, les objectifs) Identifier les parties prenantes Documenter votre compréhension Valider votre compréhension (communiquer) Exemple: La charte de projet 23/30 La charte projet (cahier des charges) 1. INTRODUCTION BUSINESS BENEFITS PROJECT DESCRIPTION PROJECT PRIORITY CONSTRAINTS & ASSUMPTIONS BUSINESS RISKS 2. OBJECTIVES AND SUCCESS CRITERIA PROJECT OBJECTIVES TIME COST QUALITY/PERFORMANCE SUCCESS CRITERIA 3. ROLES AND RESPONSIBILITIES PROJECT SPONSOR PROJECT MANAGER OTHER STAKEHOLDERS 24/30 8
Project Management Institute (PMI ) Association à buts non lucratifs Fondée en 1969 Plus de 110,000 membres dans le monde Présent dans plus de 120 pays Plus de 230 sections (chapitres) 25/30 PMI France-Sud (Région PACA) «PMI Best Chapter of the Year 2001 & 2002» Plus de 60 entreprises (IBM, HP, Galderma, BioMérieux, Equant, Philips, Texas, Siemens, CISCO.) Plus de 180 membres Un réseau de professionnels Un groupe de communication (Yahoogroups) Un WEB (http://pmi-fr.org/france-sud/ Des liens avec les autres régions (France, Europe, Monde) Des évènements (Forums, conférences, petits déjeuners) Une «newsletter française» 26/30 Project Management Standards PMI s A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Approuvé comme un Standard par l American National Standard Institute (ANSI) Version française: «Management de Projet» un référentiel de connaissances (AFNOR éditeur) 27/30 9
Project Management Certification Pré-requis: Education, Expérience, Examen Agréer le code d éthique professionnelle Certification PMP Examen sur PC, possible en 8 langues Exam sur papier ou sur WEB on-line Nouvelles Certifications in 2003 CAPM pour Juniors / Associate Réseaux mondial de certifiés PMP 28/30 PMI France-Sud - Evènements 2003 Forums : 3 manifestations gratuites et ouvertes à tous (8h30 à 12h30) 10 Avril : Life cycle / Configuration Management / Change Management 12 Juin : Leadership / Conflits / Négociation 16 Octobre: Les progiciels ATEMIS pour mieux gérer vos projets 20 Novembre : Métiers de PM / Opportunités / Formation / Certification T&T (Tools & Tips) : sessions réservées aux adhérents PMI (9h - 11h) 13 Mars: PMO 17 Avril : WEBINAR pilot on «Risk Management» - (1 hour) 25 Juin : Visite de la digue de Monaco 26 Juin : Résultats de l enquête sur la maturité des entreprises en MP 11 Septembre: Earned Value Journée des Associations Professionnelles de Sophia (ouverte à tous) 19 Septembre: Les associations de Sophia-Antipolis / leurs services Congrès Européen PMI, La Haye (Hollande): 25, 26 Mai 29/30 Education en gestion de Projet en Université Faite par des Chefs de Projets expérimentés et certifiés PMP DESS ESINSA (en alternance sur 12 mois) 3 jours travail / 2 jours de formation DESS MIAGE Info (sur 12 mois) 5 mois de formation puis stage en entreprise à temps plein Licence Professionnelle (BAC+3) 4,5 mois de stage le reste en formation 30/30 10