SAGE Rance Frémur Baie de Beaussais Comité Syndical du 1er juin 2011 17h30 à la Mairie de Saint Samson sur Rance Rappel de l ordre du jour : Fonctionnement Montant des contributions des adhérents pour 2011 : Régularisation des contributions des producteurs d eau Modification du tableau des effectifs Création d un poste d Ingénieur territorial contractuel Marchés publics pour les nouveaux locaux : - Déménagement - Photocopieuse Renouvellement de la ligne de trésorerie Questions diverses 1
I. Fonctionnement 1. Montant des contributions des adhérents pour 2011 : Régularisation des contributions des producteurs d eau. voir tableau ci-joint Les cotisations sont calculées d après le budget prévisionnel présenté ci-joint et suivant la clé de répartition statutaire. Elles sont basées sur les critères suivants : - pour les collectivités locales : surface communale inscrite dans le périmètre du SAGE et population municipale 2007. - pour les producteurs d eau : habituellement, il est tenu compte des volumes d eau potable produits en année n-2 ce qui correspond, pour l année 2011, aux volumes prélevés en 2009. Les volumes prélevés nous sont communiqués chaque année par l Agence de l Eau qui nous avait informé que son «système d'information des données des redevances a entièrement changé en 2010 occasionnant un certain retard dans le traitement des dossiers et dans la mise en œuvre des outils d'extraction des données». L Agence de l Eau nous avait indiqué qu elle ne serait en capacité de nous fournir les volumes produits en 2009 qu à partir du mois d avril 2011. Ainsi, les montants des contributions 2011 des producteurs d eau, présentés dans le tableau ci-joint et votés lors du Comité Syndical du 20 décembre 2010, sont calculés sur la base des volumes d eau potable produits en 2008, seules données disponibles durant cette période. Lors du Comité Syndical du 20 décembre 2010, un acompte de 75% de ces montants a été adopté dès le début de l année 2011 pour le recouvrement des contributions 2011 des producteurs d eau. Au cours du mois d avril, l Agence de l Eau nous a communiqué les volumes d eau potable produits en 2009. Il faut donc procéder à une régularisation de la situation. Il sera proposé à l assemblée délibérante d adopter la régularisation des contributions des producteurs d eau. 2. Modification du tableau des effectifs * Création d un poste d Ingénieur contractuel Le Comité Syndical a décidé le 27 novembre 2009 (délibération n 19/2009) de créer un poste d ingénieur territorial permanent sur l emploi d animateur géographe environnementaliste chargé du SIG. Ce poste est actuellement vacant. Suite à une première série d entretiens infructueux d agents titulaires, le Comité Syndical a décidé de recruter le 31 mai 2010 (délibération n 10/2010), Laurette LEGRAS sur la base d un CAE passerelle et sur la base de l indice brut 480 et de l indice majoré 416. Ce contrat d accompagnement à l emploi de Laurette LEGRAS prend fin le 18 juillet 2011 sur le poste d animateur géographe environnementaliste chargé du SIG. Il sera proposé à l assemblée délibérante : - d'ouvrir un poste d ingénieur territorial contractuel sur l emploi d animateur géographe environnementaliste chargé du SIG à compter du 1er juin 2011 - d'effectuer la publicité pour cet emploi d animateur géographe environnementaliste chargé du SIG - d autoriser Monsieur le Président à procéder aux démarches administratives nécessaires au recrutement d un animateur géographe chargé du SIG. 2
3. Marchés publics pour les nouveaux locaux Lors du Comité Syndical du 18 mars 2011, il a été validé le changement de locaux dans les conditions présentées cidessous : - Location d environ 150 m² de surface (6 postes de travail, 1 salle de réunion, 1 salle archives) + 4 places de parking - Loyer annuel TTC : 145 /m réévalué annuellement selon les règles en vigueur (soit environ 21 750 / an) - Environ 600 de charges communes / an - Travaux d aménagement concertés et pris en charge par le propriétaire - Occupation des bureaux à partir de juillet Dans l optique de ce changement de locaux, 3 entreprises de déménagement ont été consultées : - Déménagements GUIOMARD - Déménagements ADIC DEMECO - Déménagements LE GUEVEL Chaque entreprise de déménagement est passée dans les bureaux du Syndicat Mixte de portage du SAGE Rance Frémur pour évaluer la quantité en tonnage. Suite à ce rendez vous, chaque entreprise a établi un devis. De plus, il y a la nécessité de posséder une nouvelle photocopieuse. Le lancement de la consultation est prévu à partir du 6 juin jusqu au 27 juin. Un cahier des charges a été établi en fonction des besoins du Syndicat Mixte de portage du SAGE Rance Frémur : Modalités et critères de choix L offre devra mentionner les moyens mis en œuvre pour subvenir à l installation, pour les formations, pour les interventions, maintenance, remis en service. Les offres seront examinés au regard des critères suivants : - Offre technique (40%) - Prix (30%) - Entretien (service après vente) (30%) Type de contrat Contrat de location de longue durée 60 mois Caractéristiques souhaitées a) Caractéristiques principales requises pour un appareil assurant les fonctions d imprimante et copieur : Noir et banc, couleur Nombre de pages par minute identique en noir et blanc et en couleur, y compris en recto verso : au minimum 50 Format accepté A4 et A3 Capacité du chargeur : 150 2 bacs de sortie Agrafage en coin et double Copie mini 50 pages par minutes en couleurs b) Caractéristiques spécifiques Capacité de stockage du disque dur : 80 go c) Connexion imprimantes réseau d) Entretien Le Syndicat Mixte de portage du SAGE Rance Frémur opte pour une maintenance des matériels et des connexions avec une remise en service le plus rapidement possible à compter de la réception de la demande d intervention du prestataire. 3
Seront indiqués les différents coûts : Prix unitaire par copie noir (A3 et A4 confondus) Prix unitaire par copie couleur (A3 et A4 confondus) Pas d engagement minimum de facturation du nombre de copies Le temps de garantie de rétablissement en cas de panne devra être mentionné. La fréquence du passage du technicien de maintenance (préventive et corrective) sera également indiquée. La maintenance globale du photocopieur inclut : Le dépannage, la réparation, la remise en service et la vérification du matériel ainsi que la fourniture des pièces de rechanges nécessaires y compris l alimentation (pièces détachées). Les encres (noires et couleurs), Les agrafes Les déplacements Les entretiens préventifs La main d œuvre Il sera proposé à l assemblée délibérante : - d autoriser Monsieur le Président à faire les démarches administratives nécessaires et à choisir l entreprise de déménagement la mieux positionnée. - de valider le dossier de consultation pour l acquisition, la mise en place et l entretien d un photocopieur couleur sur la base des éléments présentés et d autoriser Monsieur le Président à choisir l entreprise qui sera le mieux positionnée. 4. Renouvellement de la ligne de trésorerie En 2010, le Comité Syndical avait décidé d avoir recours à une ligne de trésorerie afin de palier au décalage du versement des financements (acomptes versés l année N et soldes versés l année N+1 et afin d assurer le fonctionnement général du Syndicat Mixte). Le comité syndical, à l unanimité, avait décidé l ouverture d une ligne de trésorerie d un montant de 100 000 auprès de la banque Crédit Agricole des Côtes d Armor, le contrat prend fin le 10 septembre 2011. Pour 2011, une nouvelle demande a été réalisée auprès de différentes banques pour l ouverture d une ligne de trésorerie à hauteur de 100 000 afin de couvrir les besoins de financements qui vont être occasionnés par les études à mener pour la révision. Une consultation a été effectuée auprès des établissements bancaires suivants : Crédit Agricole Banque Populaire de l Ouest Caisse d Epargne Crédit Lyonnais BNP Paribas Société Générale Crédit Mutuel de Bretagne Le Crédit Agricole des Côtes d Armor a été le seul établissement bancaire à répondre à notre demande. Il sera proposé à l assemblée délibérante d autoriser Monsieur le Président à renouveler la ligne de trésorerie et à choisir l établissement bancaire le mieux positionné. 4
Les conditions applicables pour ce renouvellement (à compter du 23.05.2011) sont les suivantes à savoir : CARACTERISTIQUES Crédit Agricole Montant 100 000 Durée Taux d intérêt Taux Moyen Mensuel du Marché Monétaire 1 an EURIBOR 3 mois moyenné + Marge 0.60% Procédure de traitement Demande tirage Tirage des fonds au gré de la Collectivité Aucun montant minimum Paiement des intérêts Au trimestre à réception du décompte Frais de gestion Commission d engagement Néant 0.10% du montant de la ligne à la signature du contrat Renouvellement Validité de l offre Chaque année 11.09.2011 (renouvellement de la ligne) Euribor 3 mois moyenné avril 2011 1.322% 5
II. Questions diverses 1. Nouveau représentant Depuis le 14 avril 2011, les représentants du Conseil Général des Côtes d Armor au Comité Syndical sont : - Monsieur André CALISTRI et Monsieur Michel DAUGAN Monsieur DAUGAN remplace Madame Annick AMICE au sein du Comité Syndical. Il sera proposé à l assemblée délibérante de prendre acte de cette décision. 6