CRN/FC/8 CRN LIBRARIS, GNVA Original: français 27 février 969 CM-P85538 ORGANISATION UROPNN POUR LA RCHRCH NUCLAIR CRN UROPAN ORGANIZATION FOR NUCLAR RSARCH COMIT DS FINANCS Quatre-vingt-seizième réunion Genève - mars 969 POLITIQU DS CONTRATS D'NTRTIN T D PTITS TRAVAUX La nécessité de limiter les accroissements de personnel a conduit la Division SB à augmenter le nombre et l'importance des contrats d'entretien et de petits travaux, transformant ainsi des activités "CRN" ou "Régie" en des activités "ntreprise". Plusieurs délégations au Comité des Finances ont encouragé l'intensification de cette politique. n conséquence, le présent document a pour objet:. De présenter au Comité des Finances un tableau de la situation 968-969 dans ce domaine, ce qui implique la passation de nouveaux contrats en 969 et la reconduction de certains contrats en cours. 2. De proposer au Comité des Finances d'approuver une procedure de passation et de renouvellement de ces contrats visant à fixer leur durée entre trois et cinq ans. Pour que le Comité des Finances soit informé du développement de cette politique et puisse faire ses observations, le CRN propose de lui adresser tous les ans vers la même époque un document semblable à celui-ci. 69/24/5/f
CRN/FC/8 POLITIQU DS CONTRATS D'NTRTIN T D PTITS TRAVAUX. Situation 968-969 des contrats d'entretien et de petits travaux Le document CRN/FC/ll6 (page 28) informait le Comité des Finances que le faible taux d'accroissement des effectifs de la Division SB (5,3% de 968 à 969), comparé à l'accroissement des tâches d'entretien et d'exploitation des Services Techniques (de à 25% selon les spécialités), conduirait à une augmentation du nombre des contrats d'entretien dans les quatre prochaines années. Un juste équilibre sera à rechercher entre les trois méthodes suivantes qui sont toutes applicables pour les activités d'entretien, d'exploitation et de travaux: a) xécution par du personnel CRN. b) xécution par du personnel en régie, encadré par du personnel CRN. c) xécution par des entreprises spécialisées, contrôlées par des surveillants CRN. Les deux premières méthodes laissent la responsabilité complète de 'exécution au CRN; elles entraînent des augmentations d'effectifs et favorisent l'accroissement des régies. Ces méthodes seront néanmoins conservées pour les activités vitales dans le domaine de l'exploitation (par exemple: fonctionnement de la Centrale de Distribution), les opérations et les travaux de technique délicate (entretien des installations techniques des calculatrices) et les travaux comportant certains risques (nettoyage des zones radioactives). La dernière méthode, bien adaptée aux travaux et opérations d'entretien classiques, aura donc tendance à se développer et le nombre et l'importance des contrats correspondants va s'accroître. n fait, (cf. document GRN/FC/ll6, page 25) si cette politique est déjà appliquée depuis deux ou trois an:: dans les domaines du Nettoyage, des Transports, des Travaux de mécanique, de l'ntretien des Installations de Chauffage et Ventilation, elle devra être étendue à d'autres secteurs. 69/24/5/f
CRN/FC/8 page 2 Le tableau en annexe donne la situation des contrats en 968 et prévus pour 969 correspondant à ces activités,que l'on répartira en deux catégories: - Contrats de services et de petits travaux. - Contrats d'entretien. La frontière entre ces deux catégories est parfois imprécise et certains contrats de Génie Civil sont à la fois des contrats d'entretien et de petits travaux (voir tableau). Contrats de services et de petits travaux On regroupera sous cette rubrique des activités telles que les transports, les travaux de mécanique, le blanchissage des vêtements de travail, les travaux qui peuvent être traités en partie par des contrats de services et les travaux de modification dans les spécialités suivantes: tuyauteries, téléphone, vitrerie, étanchéité, serrurerie, menuiserie, etc. qui font l'objet de contrats de petits travaux. Dans le cadre de ces contrats, les entreprises adjudicataires interviennent à la demande du service du CRN responsable d'une façon bien définie et bien délimitée en nature de travail et dans le temps. xemple: transport d'une génératrice électrique, location d'une grue, lavage de 5 blouses, réparation de 'étanchéité d'un bâtiment, réfection de la peinture d'un bureau, installation d'une boîte de prise électrique, etc. L'intervention de l'entreprise est déclenchée par Ordre de Service et le paiement de l'intervention est déterminé par un bordereau de prix (unitaire ou horaire) faisant partie du contrat. Contrats d'entretien Ce type d'activité est différent du précédent car il s'agit d'assurer par une action continue le maintien en parfait état des installations techniques et des bâtiments, par exemple: nettoyage journalier de 5 m de locaux et Halls, maintien en parfait état de fonctionnement de 3 points lumineux, 6 équipements électriques divers, 832 installations de chauffage - ventilation, etc. La nature de ces contrats est totalement différente de celle des marchés classiques de travaux. n effet, les deux facteurs importants sont: la compétence de l'entreprise et la continuité dans le temps de son intervention, qui sont les garanties essentielles de la qualité de l'entretien. 69/24/5/f
CRN/FC/8 page 3 De plus, le mode de règlement ne peut se faire sur la base de bordereaux de prix unitaires. Il est basé, soit sur des règlements horaires de prix de la main-d'oeuvre mise à disposition, auxquels s'ajoutent éventuellement certaines locations de matériel, soit, lorsque cela est possible, sur la base de forfaits d'entretien pour des installations bien circonscrites. n ce qui concerne les critères de choix des entreprises auxquelles ces travaux sont confiés, ils sont aussi différents et plus sévères que pour les entreprises adjudicataires des contrats de services et de travaux. n effet, les contrats d'entretien ne peuvent être confiés qu'à des entreprises ayant de solides références techniques et l'expérience d'entretien d'installations techniques de grands laboratoires ou de grands complexes industriels. La mise en place d'une activité d'entretien confiée à l'entreprise demande un long travail préparatoire de la part du CRN (prospection et choix des entreprises, choix du personnel de surveillance, inventaire et rassemblement de données statistiques, mise en place d'un planning systématique). Le tableau en annexe montre que cette politique se développe puisque le montant des dépenses correspondantes va passer du total de 4,4 millions francs suisses en 968 à 6,4 millions francs suisses en 969, ce qui entraîne l'emploi permanent d'environ 2 personnes réparties en 34 entreprises. Il faut noter toutefois que, en nombre de personnes, ceci ne représente que/5ème environ de l'activité totale des entreprises sur le Site. n montant des travaux, la proportion est encore plus faible. Le-montant relativement faible de ces contrats, passés après appels d'offres,fait que les entreprises intéressées sont généralement des entreprises locales ou régionales, à l'exception de quelques entreprises spécialisées ayant accepté de réaliser une implantation locale pour l'exécution de ces contrats (SOCALTRA à Lyon, ONT à Marseille, SCANDINAVIAN SANITARY SYSTM à Copenhague, DULLMANN à Dortmund, TRINDL à Paris). Il faut remarquer que si ces travaux étaient réalisée avec du personnel en régie (méthode b) ci-dessus), ce personnel serait fourni uniquement par des entreprises françaises et suisses qui sont les seules à répondre pour les contrats de fourniture de personnel en régie au CRN. La nouvelle formule peut, au contraire, offrir la possibilité à des entreprises d'autres pays membres de s'intéresser à cette forme d'activité et d'enlever quelques marchés de ce type. Pour cela, il y aurait lieu d'encourager les entreprises des pays membres autres que la et la, intéressées dans le domaine de l'entretien à se faire connaître et à venir offrir leurs services, comme l'a fait par exemple, in 968, la Scandinavian Sanitary System dans le domaine du nettoyage. 69/24/5/f
CRN/FC/8 page 4 Nous proposons d e t o u s es ans au Comité des Finances un tableau analogue à celui annexé au présent document afin de le tenir au courant du développement de cette politique et de la liste des contrats passés ou prévus par le CRN. 2. Procédure de passation et de renouvellement de ces contrats Les contrats sont passés sur appels d'offres pour lesquels les références et l'expérience de l'entreprise entrent en ligne de compte, au même titre que les prix proposés (et parfois davantage). La mise en route de ces contrats comporte une longue période d'adaptation et de prise de connaissance du site par l'entreprise. Cette période "probatoire", qui permet au CRN de juger si les prestations de l'entreprise sont satisfaisantes, peut être évaluée à une année environ. A l'expiration de celle-ci le CRN doit pouvoir décider, soit de relancer l'appel d'offres si la prestation de l'entreprise n'a pas été pleinement satisfaisante, soit de prolonger l'activité de cette entreprise pour une durée qui doit être alors assez longue. n effet, le CRN a intérêt, lorsque l'entreprise donne satisfaction, à se l'attacher pour une longue durée afin de bénéficier de l'expérience acquise par l'entreprise pendant l'année probatoire. Nous proposons donc au Comité des Finance d'accepter, pour tous les contrats de cette nature, la procédure suivante: Le premier contrat sera passé pour une période "probatoire" d'un an, puis prolongé d'année en année pour un minimum de deux ans et un maximum de quatre ans. Ainsi, une entreprise donnant satisfaction, aura l'assurance d'une activité régulière pendant trois à cinq ans. A l'expiration de ce terme, une nouvelle prospection des firmes et un nouvel appel d'offres auront généralement lieu. Ce n'est que dans quelques cas particuliers, notamment pour les contrats de service, qu'une reconduction au-delà de cinq ans sera faite (par exemple, l'entretien des ascenseurs doit être confié aux firmes qui ont fourni ces appareils). Lorsque l'engagement financier annuel prévu dépassera 75 francs suisses, le Comité des Finances serait saisi d'une demande d'approbation d'adjudication du contrat. Par contre, le montant de tous les autres contrats d'importance moindre seraient simplement portés à la connaissance du Comité des Finances par le document annuel proposé au paragraphe précédent. 69/24/5/f
GRN/FC/8 page 5 Une clause réciproque de résiliation avec un préavis, dont la durée serait à fixer dans chaque cas d'espèce, permettrait de mettre fin à ces contrats si l'entreprise ne donnait plus satisfaction ou bien si elle souhaitait se retirer ou pour toute autre raison. 3. Conclusions Le Comité des Finances est invité à: a) Prendre note du développement de la politique des contrats d'entretien, de services et de petits travaux, résumé dans le tableau annexé au présent rapport. b) Donner son accord à une information annuelle présentée sous la même forme que le document ci-dessus. c) Accepter la procédure de passation et de renouvellement des contrats exposée au paragraphe 2. ci-dessus. d) Inviter les entreprises des pays membres qui pourraient être intéressées par ce genre d'activité à se faire connaître au CRN en envoyant leurs références. 69/24/5/f
ntreprises Nationalité Travaux confiés Dépenses 968 (francs suisses) Nombre personnes/année Prévisions 969 (francs suisses). N.. T. O. N.. T. NT & CLAIR LA RAYONNANT SCANDINAVIAN SANITARY SYSTM ** AMOUDRUZ GBAUR) SCHINDLR) RITTMYR Danemark Nettoyage Bureaux-Labos Nettoyage sols Nettoyage Bureaux-Labos Nettoyage Bureaux-Labos Nettoyage vitres ntretien Chauffage-Ventilation Tuyaùteries ntretien éclairage et installations électriques Nettoyage fosses et ntretien ascenseurs de la marque ntretien Sécurité incendie ntretien appareil enregistrement 27 662 22 383 33 456 2 65 37 699 749 2 6 96 3 562 6 8 9 5 24 5 3 27 5 (-) (-) 22 2 4 22 5 9 35 7 5 3 Serv. Serv. Serv. Serv. LS PINTTS AUDRST DUBOIS SAUVIN-SCHMIDT DANZAS Blanchisserie Transport personnes (conférences) Transports spéciaux Transports réguliers 54 4 33 3 5 2 6 4 6 P TX. WISCHMYR TRINDL DULLMANN COSTA S.G.T.. ** MARGUÉLISCH S.A.I.. Allemagne Italie Petits travaux tuyauteries Petits travaux menuiserie Petits travaux maçonnerie Serrurerie 243 597 (5 mois) 45 829 44 883 9 832 (6 mois) 33 488 8 5 3 4 45 45 45 3 35 3 272 38 85 5 99 CRN/FC/ page 7
ntreprises Nationalité Travaux confiés Dépenses 968 (francs suisses) Nombre personnes/année Prévisions 969 (francs suisses) +P.Tx. +P.TX. +P.Tx. +P.Tx. +P.Tx. +P.Tx. +P.Tx. *INDUNI *MARTINLI *PASQUIR STOCKLI *PZIS *RADI STFANO A.M.S. LCTRO ntretien routes et parkings Revêtements de sols tanchéité-zinguerie-couverture Peinture (Petits travaux et entretien) Téléphones-horloges (Travaux et entretien) Vitrerie (Travaux et entretien) Report 3 272 38 38 95 52 65 34 5 99 4 (5 mois) 62 85 2 3 2 5 99 5 2 3 CRN/FC/8 Tx.î.Mec. Tx.Mec. GABUS Ateliers petite mécanique Ateliers mécanique moyenne 65 25 4 5 2 3 Totaux 4 383 673 24 6 449 = ntretien Serv. = Service = Petits travaux +P.Tx. = ntretien + Petits travaux Tx.Mec. = Travaux mécaniques ** = n cours d'appel d'offres. * = Les contrats ainsi désignés font partie d'un contrat plus général incluant aussi les travaux neufs.