COMMUNE DE VILLARD-BONNOT 20, Boulevard Jules FERRY 38190 VILLARD-BONNOT Marché pour la location et la maintenance d appareils photocopieurs Passé selon la procédure adaptée (article 28 du Code des Marchés Publics) MARCHE PUBLIC DE SERVICES N 04/06/RH/SE CAHIER DES CHARGES
Article 1er : Objet de la consultation Location et maintenance de photocopieurs multifonctions pour les écoles, la mairie et les services techniques. Le marché n est pas décomposé en lots Détail des besoins matériels (voir l annexe 1 au cahier des charges pour les spécifications techniques minimales) location et maintenance de copieurs N&B pour les trois écoles maternelles : Pasteur, République et Victor Hugo. location et maintenance de copieurs N&B pour les deux écoles élémentaires : Jules Ferry et Libération. Chaque école devra avoir à sa disposition deux solutions d impressions numériques Location et maintenance de trois copieurs couleur en mairie (2 ème étage, RDC bas et RDC haut) avec chargeur scanner, recto verso, module de tri et agrafage, imprimante et scanner réseau Location et maintenance de deux copieurs couleur : 1 er étage mairie (Secrétariat général) et services techniques avec chargeur scanner, recto verso, module de tri et agrafage, imprimante et scanner réseau. Ces copieurs devront en outre avoir la fonction FAX avec adressage des fax sur boîte(s) mail pour impression en différé. Forme : marché passé selon la procédure adaptée, en application du Code des marchés publics en vigueur.. Article 2 : Durée du Marché Le marché est conclu pour une période d un an renouvelable 2 fois par tacite reconduction. Le début d exécution est le 7 novembre 2014. La livraison et l installation (mise en service, essais) du matériel devront donc avoir lieu le 7 novembre en début de matinée. La notification est prévue environ 10 jours avant. Article 3 : Pièces constitutives du marché Les pièces constitutives du marché sont les suivantes par ordre de priorité et à l exclusion de tout autre document (par exemple conditions générales de vente du candidat, ou autre): 3.1 Pièces particulières : L acte d engagement (A.E.) et ses annexes Le présent cahier des charges et son annexe 3.2 Pièces générales (non jointes) Le Code des Marchés Publics Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services. VILLARD-BONNOT : Cahier des charges location et maintenance de photocopieurs Page 2 sur 8
Article 4 : Conditions générales d exécution Installation, mise en marche, assistance, formations Reprise des équipements La livraison et les frais d installation sont à la charge du titulaire du marché. Les câbles électriques, multiprises, prolongateurs, câbles de raccordement au réseau informatique et plus généralement, tous équipements nécessaires à l installation pour un bon fonctionnement sont à la charge du titulaire. De plus le prestataire s engage, sans supplément de coût, à installer les logiciels (fax, scanner, gestion informatisée des consommations..) sur les postes serveurs et clients. Il s engage également à fournir et installer les mises à jour concernant les produits et à intervenir pour assister la commune en cas de raccordement de postes supplémentaires au réseau. Le prestataire fournira toutes les informations nécessaires à la bonne utilisation du matériel. Il fournira les manuels d utilisations en français. Le titulaire assurera, sans frais supplémentaire, une formation à destination des différents utilisateurs des équipements. A la fin du marché ou en cas de résiliation, tous les frais d enlèvement du matériel sont à la charge du titulaire et la date d enlèvement devra être convenue par les parties afin de permettre la continuité du service. Maintenance des équipements : Le prestataire garantit à la Commune, par l intermédiaire de ses techniciens, les prestations de services définies ci-après et assurant le bon fonctionnement du matériel objet du marché. Il garantit en outre que ses matériels sont conformes aux normes CEE notamment sur la consommation d énergie. La maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative. La maintenance préventive ayant pour but de réduire les risques de pannes et de maintenir les performances des matériels, elle consistera en une intervention semestrielle. Le titulaire du marché devra solliciter la commune pour prendre rendez-vous (pendant les jours et horaires d ouverture de la mairie ou des écoles) afin d assurer ses visites préventives qui couvriront les opérations de vérification, contrôle, test, réglage, entretien courant et remplacement des pièces d usures courantes. La maintenance corrective ayant pour objet la remise en état de fonctionnement de tous les équipements (fonctions associées) suite à une défaillance, les visites se feront à la demande de la commune. Les interventions ne sont pas limitées en nombre et ni les déplacements, ni la main d œuvre, ni les pièces remplacées ne seront facturés. L intervention pour le dépannage ne devra pas excéder 8 heures ouvrables suite au signalement de l incident (par fax ou mail) par la commune et se fera pendant les jours et horaires d ouverture. En cas d immobilisation de l appareil pendant 48h minimum, une machine équivalente sera mise à disposition sans frais supplémentaires dans les délais les plus brefs. Le soumissionnaire fournira les coordonnées directes (téléphone, fax, adresse-mail) du service de dépannage avec ses horaires d ouverture. Un membre du personnel du titulaire sera désigné en qualité de responsable principal des matériels, il sera chargé d en connaître les règles de bon fonctionnement et de s assurer de leur utilisation convenable. VILLARD-BONNOT : Cahier des charges location et maintenance de photocopieurs Page 3 sur 8
Toutes interventions, préventives ou correctives, feront l objet d un compte-rendu par le technicien, porté sur un carnet de bord mis à disposition par le prestataire pour chaque équipement. Seront portés notamment : les dates, heures et délais d intervention, la nature des pannes constatées et les mesures prises, la description des pièces remplacées, le nom et la signature du technicien ainsi que le nom et la signature de la personne ayant demandé l intervention. Le prestataire s engage jusqu à l expiration du marché à assurer la maintenance du matériel dans les meilleurs délais avec fournitures des pièces détachées et de la main d œuvre. Tous les appareils devront être connectés au réseau à la mise en service. Le soumissionnaire veillera à la compatibilité de son matériel avec le système d exploitation du réseau de la mairie et celui des écoles. Fourniture de consommables : Le présent contrat comprend et prévoit la livraison gratuite sous 48 heures maximum de toner, agrafes et autres consommables (hors papier). Le soumissionnaire s engage à fournir des produits agréés par le constructeur ou l installateur, en quantité suffisante. Relevé des compteurs-machine et étude des consommations : Les relevés de compteurs seront faits trimestriellement. Ils devront être réalisés par le titulaire du marché par un procédé de relevé à distance. Une fois par an au moins à la date d anniversaire, le prestataire s engage à adresser à la Commune un rapport d analyse qui portera notamment sur : - Le nombre de copies réalisées par trimestre et par copieur - Le cas échéant, le dépassement constaté par rapport au volume indicatif figurant au contrat - Le nombre de consommables utilisés - Le nombre d interventions correctives et leur objet Article 5 : cautionnement Le présent marché est dispensé de cautionnement. Article 6 : Avances forfaitaires et facultatives : sans objet Article 7 : Prix du marché - Les prix sont forfaitaires pour la location, unitaires (coût copie) pour la maintenance. Les prix unitaires indiqués dans l annexe à l acte d engagement seront appliqués aux quantités de copies réellement effectués. - Les prix sont fermes pendant toute la durée du marché. - Les prix sont établis hors TVA et toutes taxes comprises et en euros. Ils sont réputés complets et comprendre toutes charges fiscales, parafiscales et autres frappant obligatoirement la prestation au moment de son exécution. - En aucun cas le titulaire ne pourra arguer des imprécisions, des erreurs, des omissions ou des contradictions du cahier des charges pour justifier une demande de supplément. - Les anomalies survenant au cours du marché et n'entrant pas dans les événements considérés comme cas de force majeure seront réputées être comprises dans l'économie du marché. VILLARD-BONNOT : Cahier des charges location et maintenance de photocopieurs Page 4 sur 8
- Les aléas qui donneraient naissance à une interruption provisoire des prestations sans bouleverser l'économie du marché ne pourront servir de fondement à une demande d'indemnité. Article 8 : Modalités de règlement des comptes 8.1 Présentation des factures La facturation sera trimestrielle et à terme échu. Les factures seront établies en un original et 1 copie portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : le nom, numéro SIRET et adresse du créancier ; l IBAN et le BIC du titulaire la date de la facture la période facturée la référence des copieurs et leur emplacement pour la location : le montant mensuel HT contractuel et le montant trimestriel HT par copieur pour la maintenance : le coût copie couleur et N&B HT contractuel par copieur, le nombre de copies de la période, le total HT par copieur le montant total hors taxe, le taux et le montant de la TVA, le montant TTC La facture est libellée et envoyée à l'adresse suivante : Commune de VILLARD-BONNOT - Direction des finances - BP 142-38191 VILLARD-BONNOT CDIS 8.2 Délai global de paiement Le mode de règlement du marché est le virement par mandat administratif à 30 jours maximum. Le défaut de paiement dans le délai fait courir au bénéfice du titulaire, des intérêts moratoires à compter du jour suivant l'expiration du délai global (cf. Décret n 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique). Article 9 : Pénalités Conformément aux dispositions de l'article 11 du CCAG fournitures courantes et services, le titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité en cas de dépassement des délais contractuels d'exécution, pour la fourniture de consommables ou le dépannage des appareils. Le montant de la pénalité est de 30 HT par jour de retard. Les pénalités seront décomptées sur les sommes à valoir et peuvent, le cas échéant, donner lieu à ordre de reversement. Article 10 : Assurances Le titulaire justifie qu'il est couvert par un contrat d'assurance garantissant les tiers en cas d'accident ou de dommages causés par et pendant la livraison ainsi que des conséquences pécuniaires de la responsabilité civile ou professionnelle qu'il peut encourir en cas de dommage occasionné par l'exécution du marché. Article 11 : résiliation du marché 11.1 Défaillance du titulaire En cas de défaillance du titulaire, la personne publique se réserve le droit de résilier unilatéralement le contrat, sans indemnité, pour la partie qui continue à courir jusqu'à sa date VILLARD-BONNOT : Cahier des charges location et maintenance de photocopieurs Page 5 sur 8
d'expiration, et de faire supporter au frais et aux risques du titulaire, toutes dépenses complémentaires rendues indispensables pour garantir les niveaux de service exigés dans ce marché. 11.2 Renseignements inexacts En outre, conformément à l'article 47 du CMP, le marché sera résilié aux torts du titulaire en cas d'inexactitude des renseignements prévus au 2, aux b et c du 3 de l'article 45 et au I de l'article 46. Article 12 : droit et langue En cas de litige, le droit français est seul applicable. Les tribunaux français sont les seuls compétents. Tous les documents, correspondances, propositions commerciales et factures doivent être rédigés en langue française. Article 13 : Attribution de compétence En cas de litige résultant de l'application des clauses du présent marché, le Tribunal Administratif compétent sera celui de Grenoble. Article 14 : Clauses complémentaires Durant la période de validité du marché, le titulaire est tenu de communiquer à l administration, par écrit, tout changement ayant une incidence sur le statut de la société, y compris les changements d intitulé du compte sur lequel sont effectués les paiements des sommes dues au titre du présent marché. Le titulaire est informé que, s il néglige de se conformer à cette disposition, l administration ne pourra, en aucun cas, être tenue pour responsable de retards dans le paiement de factures présentant une anomalie par comparaison aux indications portées sur l acte d engagement, du fait de modifications intervenues au sein de la société et dont l administration n aurait pas été informée. Article 15 : Dérogations au C.C.A.G. Fournitures Courantes et Services En cas de dispositions contradictoires, les clauses du présent cahier des charges prévalent sur celles du C.C.A.G. fournitures courantes et services. Lu et approuvé sans modification par le candidat À, le Cachet et signature VILLARD-BONNOT : Cahier des charges location et maintenance de photocopieurs Page 6 sur 8
ANNEXE au cahier des charges : Spécifications techniques minimales requises Ecoles maternelles : 3 copieurs-imprimante-scanner numériques N&B - 25 pages par minute - Formats des originaux : inférieur au A4, A4 et A3 - Formats des copies : A4 et A3 - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux - Recto verso, chargeur à retournement automatique - 2 cassettes d alimentation papier - Mode économie d énergie - Tri et assemblage des copies, agrafage - Usage en libre-service avec comptabilisation des tirages, et possibilité d usage par codes ou cartes - Fonction scanner - Connexion au réseau de l école Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : 80.000 Ecoles élémentaires : 2 copieurs-imprimante-scanner numériques N&B - 30 pages par minute - Formats des originaux : inférieur au A4, A4 et A3 - Formats des copies : A4 et A3 - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 50 à 200% (par pas de 1%) - Recto verso, chargeur à retournement automatique - 2 cassettes d alimentation papier - Mode économie d énergie - Tri et assemblage des copies, agrafage - Usage en libre-service avec comptabilisation des tirages, et possibilité d usage par codes ou cartes - Fonction scanner - connexion au réseau de l école Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : 230.000 Ecoles élémentaires : 2 copieurs-fax-imprimante-scanner numériques N&B pour les Directeurs, format A4, à poser sur un bureau - 20 pages par minute - Usage en libre-service avec comptabilisation des tirages, et possibilité d usage par codes ou cartes - Fonctions scanner et FAX - Connexion au réseau de l école - Matériel à poser sur un bureau Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : 45.000
Mairie 2 ème étage, RDC haut et RDC bas : 3 copieurs-imprimante-scanner numériques couleur - 30 pages par minute - Formats des originaux : inférieur au A4, A4 et A3 - Formats des copies : A4 et A3 - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 25 à 400% (par pas de 1%) - Recto verso ; chargeur à retournement automatique - Alimentation papier par au moins un bac A4 et un bac A3 - Mode économie d énergie - Temps de préchauffage inférieur à 30 secondes - Réalisation de documents sur supports de différents grammages (de très fin à épais) et sur papiers spéciaux (étiquettes, papier photo..) - Tri et assemblage des copies, agrafage - Usage en libre-service avec comptabilisation des tirages, et possibilité d usage par codes d accès ou cartes avec comptabilisation des tirages par utilisateur - Fonction SCANNER : résolution élevée, format original A5 à A3, formats divers de sortie (dont PDF, JPEG, TIFF, scan to e-mail). Routage des scans possible vers un dossier partagé ou vers un dossier par service ou par personne - impression sécurisée (rétention) Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : 140.000 copies N&B ; 65.000 copies couleur Mairie 1 er étage et services techniques : 2 copieurs-imprimante-scanner-fax numériques couleur - 30 pages par minute - Formats des originaux : inférieur au A4, A4 et A3 - Formats des copies : A4 et A3 - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 25 à 400% (par pas de 1%) - Recto verso ; chargeur à retournement automatique - Alimentation papier par au moins un bac A4 et un bac A3 - Mode économie d énergie - Temps de préchauffage inférieur à 20 secondes - Réalisation de documents sur supports de différents grammages (de très fin à épais) et sur papiers spéciaux (étiquettes, papier photo..) - Tri et assemblage des copies, agrafage - Usage en libre-service avec comptabilisation des tirages, et possibilité d usage par codes d accès ou cartes avec comptabilisation des tirages par utilisateur - Fonction SCANNER : résolution élevée, format original A5 à A3, formats divers de sortie (dont PDF, JPEG, TIFF, scan to e-mail). Routage des scans possible vers un dossier partagé ou vers un dossier par service ou par personne - impression sécurisée (rétention) - Fonction FAX : émission en direct ou depuis un poste informatique ; réception avec routage direct sur boîte(s) mail et dossiers personnels ou partagés pour impression en différé. Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : 60.000 copies N&B ; 30.000 copies couleur (hors fonction fax)