Manuel Utilisateur du site «OSAC en ligne» Module agréments des organismes

Manuel Utilisateur du site «OSAC en ligne» Module agréments des organismes Version OAS-FR-1-OCTOBRE 2015

sur 16 SOMMAIRE 1. Introduction... 3 2. Activation du compte utilisateur «Responsable d Organisme»... 3 3. Connexion au site «OSAC en ligne»... 5 4. La page d accueil du site «OSAC en ligne»... 6 5. Traitement des non-conformités... 7 5.1. Processus de traitement des non-conformités... 7 5.2. Répondre aux non-conformités via le site «OSAC en ligne»... 8 5.2.1. Visualiser des rapports d audit... 8 5.2.2. Soumettre un plan d action corrective pour approbation...10 5.2.3. Soumettre une action corrective pour approbation...12 5.3. Réponses de l organisme aux retours OSAC...13 5.3.1. Editer une nouvelle version d une action corrective refusée par OSAC...14 5.3.2. Historique d une action corrective...14

sur 16 1. Introduction Le site «OSAC en ligne» permet aux clients d OSAC de visualiser leurs licences de mécaniciens d aéronef, de déposer des demandes, de répondre aux éventuelles non-conformités notifiées dans le cadre d un audit d un organisme agréé, et de façon plus générale de communiquer avec les inspecteurs d OSAC via Internet. L évolution du site «OSAC en ligne» est planifiée sur plusieurs lots. Ce premier lot mis en œuvre permet aux Responsables d Organismes agréés qui ont créé un compte utilisateur de visualiser les rapports d audits, de proposer un plan d action corrective et/ou une action corrective pour chacune des non-conformités constatées et de suivre le traitement de ceux-ci par OSAC. L interface est en anglais, mais il est d ores et déjà prévu de développer à court terme la même interface en français. Le site proposera prochainement des formulaires en ligne permettant ainsi d adresser des demandes formelles et de suivre leur traitement par les inspecteurs d OSAC. Les prochains lots implémentés concerneront la mise en œuvre du module «Licences» pour les mécaniciens aéronautiques, et du module «Aéronefs» pour les propriétaires d aéronefs. Ce manuel est spécifiquement dédié aux utilisateurs du site «OSAC en ligne» Responsables d organismes agréés. Pour visiter le site «OSAC en ligne», vous devez disposer d un navigateur Internet tel que MS Internet Explorer (minimum version 9) ou Mozilla Firefox (minimum version 22). Vous pouvez utiliser également un autre navigateur de votre choix, mais dans ce cas nous ne pouvons garantir la même qualité d affichage. L accessibilité au site, «OSAC en ligne» est possible, dans un premier temps, via un lien URL que l inspecteur d OSAC vous adressera ; à terme «OSAC en ligne» sera également accessible via le site internet d OSAC : www.osac.aero 2. Activation du compte utilisateur «Responsable d Organisme» Lorsque vous recevez un email d empic@osac.aero: Cliquez sur l URL de connexion ou faites un «copier / coller» de ce lien dans votre navigateur favori :

sur 16 Renseignez le formulaire sur la page Internet ci-après qui vous est proposée : Votre identifiant de connexion. Les règles relatives à votre futur mot de passe qui sont : - L identifiant de connexion (user name) et le mot de passe doivent être différents - Le Mot de Passe doit contenir de 8 à 16 caractères - Le mot de passe doit contenir au moins une lettre alphabétique en majuscule - Le mot de passe doit contenir au moins un des caractères spéciaux suivants : [ @! & # ) ( } { + = ] [ / \ - _ : ; ] - Le mot de de passe ne peut pas contenir un caractère autre que les lettres, les numéros et caractères spéciaux indiqués ci-dessus. Votre nouveau mot de passe Enregistrement de vos nouveaux identifiants de connexion

sur 16 Vous pouvez désormais vous connecter au site «OSAC en ligne» à l aide vos nouveaux identifiants de connexion : Votre identifiant de connexion Le mot de passe que vous venez de déterminer La sélection de la langue utilisée Le bouton pour lancer la connexion 3. Connexion au site «OSAC en ligne» Vous pouvez désormais à tout moment vous connecter au site «OSAC en ligne» en vous rendant à l adresse cidessous : https://www-empic-web.empic-osac.aero/webclient/index.xhtml et en saisissant vos identifiants de connexion dans la fenêtre qui s affiche:

sur 16 4. La page d accueil du site «OSAC en ligne» Maintenance Personnel : contient les informations relatives à votre licence de mécanicien. Surveillance : contient les non-conformités qui ont été notifiées dans les rapports d audits de votre organisme agréé et pour lesquelles une réponse est attendue de votre part. Service Requests : vous permet d interagir avec l inspecteur d OSAC responsable de votre dossier (téléchargement de formulaires, envoi de demandes, suivi de l avancement d une demande, etc.).

sur 16 5. Traitement des non-conformités 5.1. Processus de traitement des non-conformités Le processus de traitement des non-conformités est le suivant :

sur 16 5.2. Répondre aux non-conformités via le site «OSAC en ligne» Dès que votre rapport d audit est publié sur le site «OSAC en ligne», vous recevez un email avec un lien de connexion pointant directement vers celui-ci afin de vous permettre de le consulter et de répondre aux nonconformités. Exemple d email adressé à l utilisateur présentant le lien URL pour consulter son compte-rendu de surveillance en ligne. 5.2.1. Visualiser des rapports d audit Pour visualiser les rapports d audits ainsi que leurs non-conformités sur le site «OSAC en ligne» : 1. Connectez-vous au site «OSAC en ligne» comme indiqué au 3, 2. Dans l arborescence de navigation, sélectionnez Surveillance Corrective Actions Vous visualisez tous les rapports d audits de votre organisme exclusivement: - qui sont diffusés via le site «OSAC en ligne», - qui ont des non-conformités en-cours de traitement i.e. non encore clôturées,

sur 16 - qui vous ont été affectés. Un clic sur la loupe vous permet de visualiser les détails de l audit : 3. Un clic sur le bouton «Retour» ( ) vous permet de revenir à l affichage global de tous les rapports d audits. 4. Un clic sur le numéro du rapport d audit vous permet d ouvrir la liste des non-conformités qui lui sont associés :

sur 16 Le tableau présenté recense le N de la non-conformité, son niveau, le texte descriptif, la date d échéance à laquelle le plan d action corrective ou l action corrective doivent être renseignés. 5. Un clic sur le numéro de la non-conformité vous permet d ouvrir la fenêtre de saisie de votre plan d action corrective et votre action corrective. 5.2.2. Soumettre un plan d action corrective pour approbation Dans la fenêtre du plan d action corrective, saisissez les détails de votre plan. - Si aucun plan d action corrective ne doit être soumis à approbation à OSAC, cliquez sur «Omit Plan». Il s agit d un passage obligé. - Si un plan d action corrective est exigé par OSAC, le champ «Request Date of CAP (Corrective Action Plan)» est renseigné et le bouton «Omit Plan» n est pas disponible. Pour soumettre un plan d action corrective : 1. Décrivez le plan d action corrective dans la case «Corrective Active Plan» 2. Vous pouvez télécharger ou «glisser-déposer» des fichiers. La taille limite de ces fichiers est de 10 Mo et seuls sont autorisés les fichiers de type.pdf,.png,.jpg/jpeg. Pour supprimer un fichier téléchargé cliquez sur X en regard du fichier. 3. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder votre saisie. Une saisie sauvegardée mais non encore soumise à OSAC est identifiée par l icône et peut être modifiée à votre convenance à tout moment.

sur 16 4. Un clic sur vous permet d annuler tous les changements effectués depuis votre dernière sauvegarde. 5. Pour soumettre un ou plusieurs plans d actions correctives, cliquez sur puis sélectionnez les cases à cocher des plans d actions que vous voulez soumettre et enfin recliquez sur 6. Dans la fenêtre «Surveillance Activities» un plan d action corrective soumis à OSAC est identifié par CAP = Corrective Action Plan 7. L inspecteur d OSAC en charge de la surveillance de votre organisme peut accepter ou refuser le plan d action corrective que vous avez soumis. Vous en serez averti par le changement du statut de la non-conformité grâce aux icônes suivants: Corrective Action Status Description Plan d action sauvegardé mais non encore soumis à OSAC Plan d action soumis à OSAC Plan d action soumis et refusé par OSAC Plan d action soumis et accepté par OSAC

sur 16 5.2.3. Soumettre une action corrective pour approbation Une action corrective en réponse à une non-conformité peut être saisie sur le site «OSAC en ligne» dans les 2 cas suivants : - Après que le plan d action corrective ait été approuvé par OSAC, - Si vous ne souhaitez pas renseigner le plan d action corrective lorsque celui-ci n est pas exigé par OSAC (clic sur «Omit». Pour éditer une action corrective : 1. Sélectionnez le rapport d audit, puis la non-conformité que vous voulez éditer (action identique à celle relative au plan d action corrective cf. 5.2.1), 2. Saisissez la description de l action et joignez les fichiers comportant les pièces justificatives de mise en œuvre de l action (photo, document pdf, etc.).

sur 16 3. Cliquez sur pour sauvegarder votre saisie et ajouter cette action à la liste des actions restant à soumettre, 4. Cliquez sur pour ouvrir la liste des actions à soumettre, 5. Dans la liste des actions à soumettre, cochez les cases des actions que vous souhaitez soumettre à l approbation d OSAC puis cliquez sur 8. L inspecteur d OSAC en charge de la surveillance de votre organisme peut accepter ou refuser l action corrective que vous avez soumise. Vous en serez averti par le changement du statut de la non-conformité : Corrective Action Status Description Action corrective sauvegardée mais non encore soumise à OSAC Action corrective soumise à OSAC Action corrective soumise et refusée par OSAC Action corrective soumise et acceptée par OSAC 5.3. Réponses de l organisme aux retours OSAC Lorsque les plans d actions correctives ou les actions correctives soumis à approbation ont été traités par OSAC, leurs statuts sont mis à jour sur le site «OSAC en ligne». Dans l exemple ci-dessous les non-conformités ont les statuts suivants : Numéro 001 : un plan d action corrective a été soumis et accepté par OSAC. L étape suivante consiste à soumettre à OSAC une action corrective comme indiqué au 5.2.3. Numéro 002 : le plan d action corrective a été décliné par l organisme et une action corrective a été directement soumise à l approbation d OSAC. Cette action corrective a été refusée par OSAC. L étape suivante consiste à soumettre à OSAC une nouvelle version d action corrective. Numéro 003 : le plan d action corrective et l action corrective qui ont été soumis à OSAC ont été acceptés. La non-conformité est clôturée, et aucune action n est attendue désormais de la part de l organisme. Numéro 004 : aucune action n a été encore effectuée pour cette non-conformité.

sur 16 5.3.1. Editer une nouvelle version d une action corrective refusée par OSAC Si une action corrective ou un plan d action corrective a été refusé par OSAC, une nouvelle version doit être soumise. Le refus est matérialisé par le statut indiqué sur la non-conformité. 1. Cliquez sur la non-conformité qui a le statut de refus. Si l action corrective est indiquée comme refusée, alors le justificatif du refus est indiqué dans la case «Authority Comments» : 2. Pour saisir une nouvelle version, cliquez sur «New Version» 3. Saisissez le descriptif de la nouvelle action proposée et joignez si vous le souhaitez des documents.pdf,.png,.jpg/jpeg dans la limite de 10 Mo. 4. Cliquez sur «Save» 5. Cliquez sur «Submit» pour afficher la page de soumission des actions à OSAC 6. Sur cette page cliquez à nouveau sur «submit» pour soumettre à OSAC cette nouvelle proposition. 5.3.2. Historique d une action corrective Pour chaque plan ou action corrective, il est possible de retracer l historique des actions en cliquant sur History

sur 16 Dans l exemple ci-dessus, l action corrective a été refusée dans un premier temps par OSAC. Une version nouvelle a été acceptée et la non-conformité est désormais close. Un clic sur la flèche noire (à gauche de chaque ligne) permet d ouvrir les fichiers éventuellement joints.

OSAC SAS 14, Boulevard des Frères Voisin - Immeuble Zénéo 92130 Issy-les-Moulineaux Tél. : 33 (0) 1 41 46 10 50 / Fax : 33 (0) 1 46 42 65 39 contact-administration.empicweb@osac.aero