Storebox User Guide Swisscom (Suisse) SA
Table des matières. Généralités/Configuration 3. Qu'est-ce que Storebox? 4. Structure de dossier 5.3 Connexion au portail de l'équipe 6.4 Déconnexion du portail de l'équipe 8.5 Modifier l'adresse e-mail de l utilisateur 9.6 Modification du mot de passe de l'utilisateur. Store 4. Chargement d'un fichier (upload) 5. Téléchargement d'un fichier (download) 0.3 Sélectionner les sauvegardes de données 3 3. Partager (Share) / projets 5 3. Partager un projet 6 3. Storebox Invitation 9 3.3 Suppression d'une invitation 3 4. Sync 34 4. Installation du client Storebox 35 4. Sync via le client Storebox 44 4.3 Raccordement de smartphones et de tablettes 48 4.4 Mappage de lecteurs, p. ex. Windows 7 49 5. Fonction de sauvegarde (en option) 5 5. Configurer la sauvegarde 53 5. Restaurer la sauvegarde 59 5.3 Problèmes de raccordement du client 6
3 Généralités/ Configuration
Qu'est-ce que Storebox? 4 Qu'est-ce que Storebox? Storebox est un espace de mémoire business dans le cloud, particulièrement adapté pour l'échange de données commerciales. Le service est exploité dans les centres de calcul de Swisscom en Suisse. Les trois principales caractéristiques de Storebox sont: mémoire, synchronisation, sécurité. Mémoire Toutes les données se trouvent dans le cloud de Swisscom. Ceci garantit une disponibilité élevée. L'accès aux données est toujours clairement réglementé. Il peut être défini jusqu'au niveau des utilisateurs individuels et est géré par l'administrateur de votre entreprise. Des dossiers spécifiques permettent la collaboration en équipes au sein de l'entreprise. Les collaborateurs externes peuvent être facilement invités à lire ou à modifier un document. Synchronisation Les données dans le cloud de Swisscom sont disponibles à tout moment et partout, quel que soit le terminal et son système d'exploitation. Il est même possible d'accéder à des données stockées dans Storebox à l'aide d'applications de tiers grâce à une interface adaptée. Sécurité La marque Swisscom symbolise la grande sécurité et le stockage de données en Suisse. Vos données commerciales sont stockées et cryptées dans des centres de calcul de Swisscom en Suisse et sont réparties de manière géo-redondante sur plusieurs sites. Les données dans Storebox sont automatiquement et régulièrement sauvegardées et vous avez la possibilité, en tant que client/cliente de les restaurer vous-même.
Structure des dossiers 5 \myfiles \projects \public \PreviousVersions > Dossier personnel pour l'utilisateur > Invisible pour le groupe > Il est possible de créer un nombre illimité de sousdossiers > Dossier général pour les utilisateurs dédiés de la même archive > Il est possible de créer un nombre illimité de sous-dossiers > Les droits de lecture/d'écriture peuvent être limités au groupe/à l'utilisateur > Dossier général pour tous les utilisateurs d'une même archive > Il est possible de créer un nombre illimité de sousdossiers > Dossier système > Pour des snapshots automatiques, par dossier > Visible uniquement via WebDAV > N'est pas décompté sur le quota de stockage Invitations \backups > Dossier système > Lecture seule > Pour la restauration de données de sauvegarde (Client Software, Devices )
Connexion au portail de l'équipe (/) 6 Une fois que votre administrateur a créé pour vous un Storebox Account, vous recevez un e-mail généré automatiquement. Dans cet e-mail, vous trouverez un hyperlien vers le portail Storebox (), ainsi que les données d'accès () dont vous avez besoin pour la connexion.
Connexion au portail de l'équipe (/) 7 Saisissez le nom d'utilisateur () et le mot de passe (), que vous avez reçus dans l email dans les champs correspondants. Cliquez ensuite sur le bouton «Log In» (3) pour utiliser Storebox pour la première fois. 3
Déconnexion du portail de l'équipe 8 Ceci est l'écran qui s'affiche lorsque vous vous êtes connecté. Sur cette interface, vous pouvez vous déconnecter en bas à gauche en cliquant sur «Déconnexion» () afin de quitter le portail. [test@mail.com]
Modifier l'adresse e-mail de l'utilisateur (/) 9 Après vous être connecté, vous avez la possibilité dans «Mon Compte» () «Mon profil» () de modifier l'adresse e-mail enregistrée. [test@mail.com]
Modifier l'adresse e-mail de l'utilisateur (/) 0 Cliquez sur «Modifier l adresse e-mail» () pour la modifier.
Modifier le mot de passe de l'utilisateur (/3) Après vous être connecté, vous avez la possibilité dans «Mon Compte» () «Mon profil» () de modifier votre mot de passe. [test@mail.com]
Modifier le mot de passe de l'utilisateur (/3) Cliquez sur «Modifier le mot de passe» () pour modifier le mot de passe utilisateur.
Modifier le mot de passe de l'utilisateur (3/3) 3 Saisissez tout d'abord l'ancien mot de passe avant de définir le nouveau () et de le confirmer afinque la modification soit effectuée. En cliquant sur «Suivant» (), vous terminez la procédure.
4 Store
Chargement d'un fichier (upload) (/5) 5 Pour charger un fichier local, allez à la rubrique «Cloud Drive» (). Si l'onglet «Cloud Drive» n'est pas visible, veuillez contacter l'administrateur Storebox de votre entreprise. [test@mail.com]
Chargement d'un fichier (upload) (/5) 6 Pour charger des fichiers, sélectionnez un dossier () (p. ex. «myfiles» ou «public»). Vous pouvez ensuite cliquer sur «Chargement» () afin de sélectionner les fichiers locaux que vous désirez télécharger.
Chargement d'un fichier (upload) (3/5) 7 Cliquez sur «Ajouter des fichiers» () pour sélectionner les fichiers que vous désirez charger.
Chargement d'un fichier (upload) (4/5) 8 Vous pouvez à présent sélectionner les fichiers () et confirmer la sélection en cliquant sur «Ouvrir» (). Le fichier est chargé sur le compte correspondant. Astuce: maintenez la touche Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs fichiers simultanément.
Chargement d'un fichier (upload) (5/5) 9 Dans «Statut» (), vous pouvez voir si le chargement du/des fichier(s) est terminé. >Terminé: procédure terminée >Uploading: le fichier est en cours de chargement >Prêt: upload en attente
Téléchargement d'un fichier (download) (/3) 0 Pour télécharger localement un fichier de votre «Cloud Drive» sur votre ordinateur, doublecliquez sur le symbole du fichier dans le «Cloud Drive» ().
Téléchargement d'un fichier (download) (/3) Vous pouvez également sélectionner le fichier que vous désirez sauvegarder sur votre ordinateur en cliquant dessus () puis avec «Actions» () ou avec un clic droit, télécharger le fichier:
Téléchargement d'un fichier (download) (3/3) Pour terminer la procédure de téléchargement du fichier via «Aktionen» ou via un clic droit, cliquez sur «Télécharger» ().
Sélectionner les snapshots de données (/) 3 Vos données du Cloud Drive de Storebox sont régulièrement sauvegardées de manière automatique et ces sauvegardes sont conservées 30 jours. Vous pouvez bien entendu restaurer vous-même les données sauvegardées. Pour cela, sélectionnez le répertoire que vous souhaitez restaurer dans un état antérieur (). Cliquez ensuite sur «Dernière version» dans le menu déroulant ().
Datensicherungen auswählen (/) 4 Storebox a réalisé un instantané (également appelé snapshot) de ce répertoire à chaque modification. Sélectionnez l'instantané à partir duquel vous souhaitez restaurer un fichier (). Vous voyez maintenant le répertoire tel qu'il était à ce moment-là. Pour restaurer un fichier, procédez de la manière suivante: sélectionnez le fichier dans l'ancien instantané-> cliquez sur «Actions» -> Copier -> sélectionnez l'option «Dernière version» dans le menu déroulant de l'instantané affiché -> cliquez sur «Actions» -> Coller. Le fichier est restauré.
5 Partager(Share) / Projets
Partager/créer un projet (/3) 6 Pour partager des fichiers au sein de Storebox, allez au dossier «projects» (). Cliquez sur «Nouveau projet» () pour lancer la procédure de création d'un nouveau projet.
Partager/créer un projet (/3) 7 Saisissez le nom du projet dans l'écran de saisie qui s'affiche (). Si vous désirez que le symbole pour ce projet apparaisse au même niveau dans la navigation (voir point à l'étape précédente), comme les répertoires «myfiles», «public» et «projects», cochez la case à côté de «Accés rapide» (). Dans «Membres du projet» (3), vous pouvez définir les utilisateurs individuels qui doivent pouvoir accéder à votre projet. Cliquez sur «Enregistrer» (4) pour terminer la procédure. 3 4
Partager/créer un projet (3/3) 8 Vous voyez à présent le dossier de projet que vous avez créé dans le répertoire «projects» (). En double-cliquant sur le dossier de projet correspondant (), vous pouvez à présent échanger des fichiers avec les membres du projet que vous avez définis à la deuxième étape.
Invitation Storebox (/3) 9 Pour inviter des personnes sans Storebox personnelle, p. ex. des personnes externes à votre entreprise, accorder un accès aux dossiers ou à des fichiers individuels dans votre Storebox, vous pouvez créer une invitation. Une «invitation» vous permet de donner accès à des dossiers ou à des fichiers individuels. Pour ce faire, sélectionnez les contenus à partager en cliquant dessus (). En cliquant sur «Inviter un hôte» (3), vous pouvez envoyer l'invitation à des personnes. 3
Invitation Storebox (/3) 30 Définissez tout d'abord un invité en saisissant son adresse e-mail (). Vous pouvez lui envoyer un message (). Dans le champ «Type», définissez si l'invité ne dispose que d'un droit de lecture ou s'il peut également modifier le contenu (Lecture, Ecriture) (3). Dans «Niveau de protection», vous pouvez définir si un participant peut directement consulter le document (Lien public) ou s'il doit confirmer sa visite au moyen d'un mot de passe (Vérifier avec e-mail) (4). Vous pouvez limiter la durée de validité de l'invitation (5). Cliquez sur «Inviter» afin de confirmer l'opération (6). 4 3 5 6
Invitation Storebox (3/3) 3 Vous pouvez également partager manuellement des fichiers. Vous obtenez le lien vers un fichier en cliquant sur «Obtenir le lien public» ().
Suppression d'une invitation Storebox (/) 3 Si vous n'avez plus besoin d'une «Invitation», vous pouvez la supprimer. Pour supprimer une «Invitation», allez à la rubrique «Mes invitations» () dans laquelle s'affichent toutes les invitations que vous avez envoyées à l'aide de ce compte.
Suppression d'une invitation Storebox (/) 33 Dans cette liste (), vous voyez quand le lien expire ainsi que le chemin vers fichier dans votre «Cloud Drive». Pour supprimer un lien et donc l'invitation, cochez la ligne correspondante puis cliquez sur «Supprimer» (). Cliquez sur «Fermer» (3) pour terminer la procédure. 3
34 Sync
Installation du client Storebox (/9) 35 Vous pouvez télécharger le client Storebox après vous être enregistré à l'écran «Mein Konto» en cliquant sur «Installer client Storebox» (). Dans la fenêtre de dialogue, sélectionnez votre système d'exploitation plus cliquez sur «Installer» (). Dans le navigateur (ici: Internet Explorer), cliquez sur «Run» (3) dès la fin du téléchargement. [test@mail.com] portal. 3
Installation du client Storebox (/4) 36 Vous pouvez installer le logiciel client de manière «Standard» (). Dans ce cas, seul l'administrateur (vousmême) dispose des droits d'utilisation du logiciel client. Vous pouvez également l'installer de manière «Multi- User» (). Dans ce cas, plusieurs utilisateurs peuvent l'utilisersur la même machine. Pour poursuivre l'installation, acceptez ce message en cliquant sur «Next» (3). 3
Installation du client Storebox (3/9) 37 Lisez les conditions d'utilisation à l'étape suivante. Si vous êtes d'accord, acceptez-les en cliquant sur l'option «I Agree» () puis sur «Next» () afin de continuer l'installation.
Installation du client Storebox(4/9) 38 Vous pouvez sélectionner le dossier d'installation du logiciel client Storebox ici (). Cliquez ensuite sur «Next» () afin de poursuivre l'installation.
Installation du client Storebox(5/9) 39 A la fin de l'installation, le client s'affiche dans la barre des tâches () qui se trouve généralement en bas à droite de votre écran.
Installation du client Storebox(6/9) 40 Un écran récapitulatif sur votre logiciel client Storebox s'affiche. Cliquez ensuite sur «Continue» afin de poursuivre l'installation ().
Installation du client Storebox(7/9) 4 Vous pouvez maintenant sélectionner les premiers dossiers et fichiers à sauvegarder (). Vous pouvez également planifier vos sauvegardes (). Vous pouvez définir ces deux paramètres par la suite dans l'affichage Web. Vous pouvez également définir un mot de passe pour vos données sauvegardées en cliquant sur «Change» (3). 3
Installation du client Storebox(8/9) 4 A cet écran de saisie, vous êtes invité à définir un mot de passe. Swisscom recommande l'utilisation d'une clé de cryptage générée automatiquement (). Vous disposez également de la possibilité de définir votre mot de passe () (non recommandé) pour être certain d'être la seule personne pouvant accéder aux données de sauvegarde. Cliquez sur «Initialize» afin de terminer cette étape (3) Attention: dans le cas où vous perdez ou oubliez le mot de passe, il n'est alors plus possible d'accéder aux données de sauvegarde. Vous êtes seul responsable de votre mot de passe. 3
Installation du client Storebox(9/9) 43 Cliquez sur «All Done!» afin de terminer la procédure ().
Sync via le client Storebox (/4) 44 Pour que puissiez accéder aux données dans Storebox lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet, vous pouvez configurer la synchronisation. Pour ce faire, ouvrez la fenêtre de connexion en effectuant un clic droit sur le symbole Storebox dans votre barre des tâches puis sélectionnez l'option «Paramètres» (). Pour configurer la synchronisation avec Storebox, vous avez besoin de l'url de votre portail d'équipe (elle se trouve dans l'e-mail initial). Saisissez-la ainsi que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe (). Cliquez ensuite sur «Sign In» (3). 3
Sync via le client Storebox (/4) 45 A la page Web suivante, sélectionnez «Cloud Drive» (). Cliquez ensuite sur «Paramètres» ().
Sync via le client Storebox (3/4) 46 Dans «Paramètres» (), sélectionnez le dossier local qui doit être synchronisé avec Storebox. Cochez la case () puis sélectionnez le dossier désiré dans l'explorer (3). Terminez la procédure en cliquant sur «OK» (4). 3 4
Sync via le client Storebox (4/4) 47 L'écran ci-dessous s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône du logiciel client dans la barre des tâches. Vous voyez ici le statut de la synchronisation et l'espace mémoire () nécessaire pour les données de synchronisation. Si votre compte Storebox dispose de l'option de sauvegarde, vous voyez alors quand la dernière sauvegarde a été effectuée () et si elle a réussi (3). 3
Raccordement de smartphones et de tablettes 48 Outre l'application Storebox officielle de Swisscom disponible sur itunes et dans le Google Play Store, il existe de nombreuses applications supplémentaires de fournisseurs tiers qui peuvent être connectées à Storebox à l'aide de WebDAV. Une sélection des applications compatibles est décrite dans le Quick Guide Storebox: Quick Guide
Mappage de lecteurs, p. ex. Windows 7 (/3) 49 Afin de connecter un lecteur local ou un dossier local à votre Storebox Cloud Drive, vous pouvez procéder comme suit: cliquez consécutivement sur Start Computer «Connecter un lecteur réseau» ().
Mappage de lecteurs p. ex. Windows 7 (/3) 50 Saisissez à présent l'url () de votre portail d'équipe (elle se trouve dans l'e-mail initial), puis cochez la case «Se connecter à l aide d informations d itentifications différentes» (), pour afficher la fenêtre avec les données de connexion. Cliquez enfin sur «Terminer» (3). 3
Mappage de lecteurs p. ex. Windows 7 (3/3) 5 Saisissez à présent les informations de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe) () pour vous connecter. Cochez la case «Anmeldedaten speichern» () pour que la connexion s'effectue automatiquement. Cliquez sur «OK» (3) pour continuer. 3
5 Fonction de sauvegarde (en option)
Configurer la fonction de sauvegarde (/6) 53 Cliquez sur le symbole du client Storebox dans votre barre des tâches () qui se trouve généralement en bas à droite de votre bureau. Sur l'écran de connexion sur lequel vous saisissez l'url vers votre portail d'équipe (elle est mentionnée dans l'e-mail initial), le nom d'utilisateur et votre mot de passe () s'affichent. Cliquez ensuite sur «Sign In» (3). La fonction de sauvegarde n'est qu'une option dans Storebox et n'est activée qu'avec la licence correspondante. 3
Configurer la fonction de sauvegarde (/6) 54 Pour configurer la fonction de sauvegarde, cliquez sur «Paramètres» () (clic droit sur l'icône de barre des tâches). Un affichage Web apparaît, où vous pouvez choisir quelles données doivent être sauvegardées dans le cloud.
Configurer la fonction de sauvegarde (3/6) 55 Pour sélectionner les données dans le détail, vous devez aller dans «Paramètres de sauvegarde» puis «Sauvegarde de fichiers» () et cocher les dossiers qui doivent être sauvegardés.
Configurer la fonction de sauvegarde (4/6) 56 Dans «Règles de sauvegarde» (), vous trouverez des modèles de sauvegarde qui sauvegardent certains types/groupes de fichiers dans Storebox, p. ex. tous les documents Office sur votre ordinateur. Dans la colonne «Commentaire» () se trouve une brève description des types sauvegardés.
Configurer la fonction de sauvegarde (5/6) 57 Au point «Planification» (), vous pouvez définir à quelle date et avec quelle fréquence la sauvegarde doit être effectuée: périodiquement selon un certain intervalle de temps, p. ex. toutes les 4 heures (),ou à une heure précise ou à un jour défini. (3) 3
Configurer la fonction de sauvegarde (6/6) 58 Après avoir configuré la sauvegarde, vous pouvez à présent lancer la sauvegarde en cliquant sur «Sauvegarder» () dans le client. La durée () peut varier en fonction du volume de données. Vos voyez ici (3) quand la dernière sauvegarde a été effectuée et si elle a réussi. Tous les dossiers qui ont été sauvegardés par le client sont marqués d'un petit signe plus (4). 3 4
Restauration des sauvegardes (/3) 59 Afin de restaurer les données de sauvegarde (Restore), ouvrez le client et cliquez sur Restaurer ().
Restauration des sauvegardes (/3) 60 Le «Dateiwiederherstellungs-Assistent» s'affiche. Sélectionnez dans «Copie instantanée» () la date de la sauvegarde dont vous désirez restaurer les données. Indiquez ensuite le chemin () vers le fichier ou le dossier que vous désirez restaurer. Cochez la case à côté du fichier ou du dossier correspondant (3). Sélectionnez le dossier cible dans lequel les données doivent être restaurées dans «Restaurer dans le dossier»(4). Cliquez ensuite sur «Suivant» (5). 4 3 5
Restauration des sauvegardes (3/3) 6 Sélectionnez ensuite l'action à effectuer pour un fichier à restaurer au cas où un fichier différent ayant le même nom se trouve dans le répertoire cible (). Cliquez ensuite sur «Suivant» puis sur «Terminer» pour lancer le processus de restauration (). Le succès de la restauration est confirmé par un message (3). 3
Problèmes de connexion du client 6 Dans le cas où le client affiche le message d'erreur suivant lors de la connexion () et/ou le symbole dans la barre des tâches signale un problème de connexion (), veuillez alors vous assurer que les ports pare-feu suivant sont ouverts: 53, 80, 443, 995. Il est possible que votre programme antivirus bloque le client. Dans ce cas, veuillez vérifier la compatibilité avec le client Storebox.