DESCRIPTION DE POSTE 1. Information générale Titre du poste : directeur administratif Numéro du poste : 100488 Faculté, service et département : médecine Poste relevant de (titre) : doyen 2. But du poste Fournir un leadership stratégique et opérationnel pour les activités non pédagogiques financières et administratives générales de façon à optimiser l accès à toutes les sources possibles de revenu et à assurer une gestion adéquate et efficace des ressources humaines, financières, physiques et matérielles et des ressources liées aux communications, au développement et à la TI. En tant que membre de l équipe de leadership de la Faculté, assumer la responsabilité de l intégration horizontale des priorités clés de la Faculté au sein de l Université et vice versa. 3. Responsabilités particulières 1. Diriger et gérer des secteurs multifonctionnels en assignant le travail et en coordonnant son déroulement entre les sept gestionnaires des opérations subalternes. S assurer ainsi que les services sont axés sur le client et offerts en collaboration et avec compétence. 2. Fournir une gestion stratégique et holistique des ressources humaines. Assurer la gestion des finances et des risques et, pour renforcer les processus décisionnels, fournir des conseils en matière de priorisation des ressources au doyen, aux vice-doyens, à l équipe de leadership, au Comité des finances, au Comité d optimisation des ressources en recherche, à l équipe interfonctionnelle de la Faculté, au Comité des directeurs de départements cliniques et au Comité des directeurs des départements de sciences fondamentales pour toutes les questions qui ont des répercussions aux niveaux juridique, de la conformité de la vérification, des relations de travail, de la santé et sécurité au travail, de l allocation, de la rénovation et de la construction des espaces physiques et des programmes. 3. Fournir des conseils et du soutien aux gestionnaires des sections qui relèvent du doyen sur la façon de mettre en place divers processus, méthodes ou services dans leurs sections respectives de façon à ce que les plans et activités de chaque section s harmonisent les unes aux autres et avec les buts de la Faculté. 4. Travailler en étroite collaboration avec les établissements partenaires (c.-à-d. hôpitaux d enseignement et instituts de recherche) pour formuler et mettre en œuvre des solutions aux problèmes d ordre juridique ou financier et aux problèmes liés à la gestion des ressources humaines et à l allocation, à la rénovation et à la construction des espaces physiques quand il y a chevauchement entre les limites de juridiction pour trouver les solutions qui appuient le mieux les missions d enseignement et de recherche de la Faculté. 5. Formuler des stratégies de renouvellement du financement qui tiennent compte des plans de pratique clinique, d autres plans de pratique et des partenaires enregistrés pour favoriser les possibilités d investissement dans la recherche clinique. 6. Négocier des ententes avec des organismes comme le ministère de la Défense nationale, l ENMO, L HO et le CHEO pour générer des revenus externes au profit de l Université d Ottawa et de la Faculté. 7. Gérer les secteurs fonctionnels qui participent au recrutement, à l évaluation, au perfectionnement professionnel et à la planification de la relève des subordonnés directs du titulaire du poste.
8. Effectuer périodiquement des examens opérationnels et des analyses de restructuration des activités pour veiller à ce que les ressources et systèmes propres aux programmes soient gérés de façon efficace et efficiente. 9. Déterminer le financement requis pour chaque projet de rénovation et de construction et négocier avec les représentants des utilisateurs et du Service des ressources physiques pour assurer l atteinte d un juste équilibre entre les besoins des utilisateurs et les exigences de financement. 10. Fournir des conseils et de l appui au doyen pour ce qui est du soutien administratif et financier accordé aux missions d enseignement et de recherche de la Faculté; élaborer les version préliminaires des politiques, procédures et programmes de la Faculté (plan d urgence, plan de continuité, équipes d intervention, etc.) et assurer leur mise en œuvre de façon à protéger la santé et la sécurité des employés de la Faculté et à se conformer aux lois provinciales et fédérales en matière de santé et sécurité au travail. 11. Surveiller la mise au point et en œuvre des initiatives stratégiques de TI pour veiller à ce que la Faculté soit dotée de l infrastructure et des laboratoires requis pour mener à bien ses activités 12. Surveiller la mise au point et en œuvre des stratégies de marketing visant l atteinte des objectifs et du plan stratégique de la Faculté, notamment pour augmenter la visibilité de la Faculté, améliorer sa position, favoriser le recrutement des étudiants, améliorer la qualité de l enseignement et de la recherche et augmenter les revenus générés par les activités philanthropiques (collectes de fonds). 4. Liens hiérarchiques directs Subordonnés directs (titres des postes) Gestionnaire, Services financiers Gestionnaire, Ressources humaines Directeur, Développement Gestionnaire de bureau, Communications Gestionnaire, Installations Gestionnaire, Santé, sécurité et gestion des risques Adjoint administratif Principal but ou rôle de chaque subordonné Nombre total d ETP relevant de ce subordonné direct Gérer le Service des finances 17 Gérer le Service des ressources humaines 8 Gérer le Bureau de développement 3 Gérer l équipe des Communications 2 Gérer l équipe des Installations 2 Gérer l Équipe du Bureau de l environnement et la de santé-sécurité au travail 2 1 Gestionnaire, TI Gérer l équipe de TI 21
5. Autres relations de travail Raison d être et résultat de cette relation Personne-ressource de travail Doyen Fournir des conseils stratégiques au sujet des problèmes émergents et examiner les résultats opérationnels pour s assurer qu ils correspondent aux missions d enseignement et de recherche. Fréquence Gestionnaire, Ressources humaines Gestionnaire, Services financiers Équipe de coordination en cas d urgence de l U d O Équipe de leadership doyen, vice-doyens et doyens adjoints Chefs des opérations et chefs des services financiers, Instituts de recherche et hôpitaux Comité d optimisation des ressources en recherche Équipe de gestion de la construction à RGN Comité des directeurs de départements cliniques Comité des directeurs des départements de sciences fondamentales Équipe interfonctionnelle de la Faculté Fournir des services de RH stratégiquement alignés, novateurs et axés sur le client aux universitaires, aux gestionnaires et aux superviseurs. Contrôler les ressources financières en assurant l alignement stratégique et la conformité de la vérification d une manière novatrice et axée sur le client. Gérer, de façon coordonnée, la planification en cas d urgence et les ressources d intervention en assurant un alignement stratégique. Clarifier les objectifs du programme pédagogique et gérer les ressources humaines, financières et physiques qui s y rattachent de façon rentable et efficace. Gérer les ressources humaines, financières et physiques en assurant l alignement stratégique et la collaboration. Gérer les ressources humaines, financières et physiques en assurant l alignement stratégique et la collaboration. Gérer les processus de construction d une façon responsable, coordonnée et axée sur le client. Fournir des conseils en matière de gestion des ressources financières, administratives et humaines pour appuyer les missions Fournir des conseils en matière de gestion des ressources financières, administratives et humaines pour appuyer les missions Fournir des conseils en matière de gestion des ressources financières et administratives pour appuyer les missions d enseignement et de recherche.
Personne-ressource Équipe de la haute direction Vice-doyen, direction Comité de santé et sécurité Comité des directeurs administratifs Vice-président, Ressources, U d O Conseil d administration de la Faculté Comité des finances Comité de gestion des installations Administrateurs de programmes, MSSLD et MFCU et directeurs des opérations de départements cliniques Comité de gestion du Service animalier Directeur, American Association of Medical Colleges Directeur, Association des facultés de médecine du Canada Raison d être et résultat de cette relation de travail Favoriser l initiative, l innovation et un inébranlable respect pour le service à la clientèle en vue d appuyer les missions Clarifier les stratégies universitaires et gérer les ressources humaines, financières et physiques qui s y rattachent de façon rentable et efficace. Fournir des conseils stratégiques relativement aux problèmes émergents. Gérer les ressources liées aux finances et à l espace physique en assurant l alignement stratégique et la collaboration. Gérer les ressources liées aux finances et à l espace physique en assurant l alignement stratégique et la collaboration. Fournir des conseils stratégiques relativement aux problèmes émergents. Présider le comité, fournir des conseils financiers stratégiquement alignés pour répondre aux tendances financières émergentes et formuler des recommandations fondées sur le consensus du comité. Gérer les ressources liées à l espace physique en assurant la collaboration et l orientation vers le client. Gérer les ressources liées aux finances et à l espace physique en assurant l alignement stratégique et la collaboration. Fournir des conseils stratégiques au sujet des enjeux financiers émergents. Fournir le rapport financier annuel Fournir le rapport financier annuel Fréquence Trimestriellement Trimestriellement Trimestriellement Trimestriellement ou au besoin Semestriellement Annuellement et au besoin Annuellement et au besoin
6. Principaux enjeux et defies Un des principaux défis de ce poste consiste à quantifier les ressources nécessaires pour soutenir la croissance de la Faculté au fil du temps. Le titulaire du poste doit cerner et analyser les données et les tendances telles que les prévisions sur la croissance du nombre d étudiants dans un domaine particulier, l émergence de nouveaux programmes, les possibilités de financement du gouvernement, les plans de rénovation et le développement des installations, le financement de la recherche, etc., tout en tenant compte de la vision globale, des objectifs opérationnels et stratégiques et des plans de l Université et de la Faculté et ce, dans le cadre des limites budgétaires fixées. Le titulaire doit transposer ces renseignements en une série de plans stratégiques et opérationnels à moyen et à long terme et recommander à la Faculté les stratégies d interventions privilégiées et assurer leur mise en œuvre et leur continuation lorsqu elles sont acceptées. Le titulaire travaille en étroite collaboration avec les établissements partenaires (c.-à-d. hôpitaux d enseignement et instituts de recherche) pour formuler, à partir d une perspective juridique, financière et de prestation des programmes universitaires, des solutions stratégiquement alignées aux problèmes communs à divers domaines de compétence (c.-à-d. Centre de simulation de L HO et de l U d O, Équipe de médecine familiale au Campus Riverside, Pembroke Family Medicine Clinic, Centre de médecine familiale Bruyère). 7. Dimensions Ressources humaines : Financières : Personnel de soutien U d O 122 Budget d exploitation 56,5 M$ Personnel de soutien Subventions 442 Budget, Recherche et fiducie 127,5 M$ Professeurs en poste 2 577 Dotation 4,2 M$ Autre 455 Réserve de capital 11,5 M$ Dimensions organisationnelles : Départements de sciences fondamentales 4 Départements de sciences cliniques 11 Divisions 37 Services complémentaires 3 Principaux hôpitaux d enseignement affiliés 5 Instituts de recherche 7 Centres de recherche 5 PAIRO 61 M$ Budget de paye 50 M$
8. Milieu et conditions de travail i. Effort physique Il faut maintenir en tout temps un niveau de concentration élevé afin d être précis et uniforme dans l application des directives, règlements et politiques. Il faut faire preuve en tout temps de souplesse dans l exercice de ses fonctions, puisque divers domaines d expertise sont concernés. Il faut répondre dans un délai raisonnable aux exigences des divers domaines dans le but de faire avancer les projets. Un grand nombre d intervenants dépendent des décisions prises pour faire avancer leurs dossiers. Finalement, pour faire avancer les projets, il faut faire preuve de souplesse au niveau de l horaire de travail et être assez régulièrement disponible pour travailler de longues heures. ii. Environnement physique Le travail est effectué dans un bureau fermé; il faut assister fréquemment à des réunions dans des salles de conférences à différents endroits chaque mois. iii. Attention sensorielle Le travail exige une forte concentration visuelle pour analyser des rapports de données et de tendances (une à deux heures par jour). Le titulaire du poste consacre une bonne partie de la journée à participer à des réunions où les sens de la vue et de l ouïe sont utilisés pour écouter et observer les réactions aux enjeux discutés. iv. Stress mental Le titulaire doit assurer le bon fonctionnement des opérations administratives, mettre en œuvre et gérer les changements nécessaires et assurer l atteinte des buts opérationnels. Le titulaire est fréquemment interrompu. Le titulaire du poste doit transiger avec des personnes difficiles et des personnes de plus en plus exigeantes. Le titulaire du poste a l obligation d appliquer, sur une base régulière, les règlements et les politiques. Le titulaire du poste doit régler fréquemment des situations conflictuelles et faire face à un niveau de stress élevé.