MARCHE PUBLIC A PROCEDURE ADAPTEE 2015 LOCATION / MAINTENANCE MATERIEL DE REPROGRAPHIE N 01/2015 Article 28 du code des Marchés publics Règlement de consultation ----------------- Dénomination de la personne publique contractante : COLLEGE HENRI POURRAT Adresse : 1 bis rue Brunmurol-63 122 CEYRAT Téléphone : 04.73.61.42.76 Fax : 04.73.61.57.41 Courriel : Ce.0630063B@ac-clermont.fr Offre publiée sur le sîte :htpp://site.aji-france.com/, dans la rubrique «consulter la liste des appels d offres (MAPA et demande de devis)» Objet du/des marchés : Location et maintenance de matériel de reprographie La location et la maintenance du matériel prend effet à compter du 27/08/2015 pour une durée de 48 (quarante huit) mois. Mode de passation du marché: Procédure adaptée lancée en application de l article 28 du Code des marchés publics. Personne responsable du marché : Principale, Madame Françoise LAVAL Personne responsable du suivi de l'exécution du marché: Gestionnaire, Madame Evelyne LAFAYE Comptable assignataire des paiements :Agent comptable Lycée de Chamalières, Monsieur Etienne DELARBRE. La date limite de remise des offres est fixée le : Lundi 15 juin 2015 à 17h00. Tout retard entraînera l élimination du candidat. Durée de validité des offres : 90 jours à compter de la date limite de dépôt des offres. Transmission des dossiers au Collège Henri Pourrat selon les modalités suivantes : - A envoyer par les services postaux ou à déposer au service intendance du Collège (heures d ouverture : 7h45-12h/13h30-17h). Information :Un récépissé sera donné ou transmis rapidement à l entreprise. - Figurera sur le dossier transmis la mention suivante : «Offre relative au MAPA 2015, Location/maintenance matériel de reprographie». A l intérieur du dossier, pour plus de lisibilité les documents relatifs à la candidature et ceux concernant l offre seront séparés. Renseignements : Ils peuvent être obtenus auprès de Madame LAFAYE (Gestionnaire) Fait à Ceyrat, le 19 mai 2015 La personne responsable du marché Le présent dossier comporte 13 pages, numérotées de 1 à 13 Page 1
CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES N 01/2015 ARTICLE 1 : Objet du marché Le présent marché a pour objet la location et la maintenance d un photocopieur au collège Henri POURRAT de Ceyrat. La prestation comprend : *la location d un photocopieur dont la nature et les caractéristiques sont précisées dans le cahier des clauses techniques particulières. *la livraison et la mise en service dans les locaux du collège à compter du 27 août 2015. *la maintenance dans les conditions décrites dans le cahier des clauses techniques particulières l enlèvement du matériel à l issue du contrat. *la formation des personnels *la fourniture de la documentation technique sur papier, en langue française, relative à l appareil et à ses accessoires. ARTICLE 2 : Contenu du marché à procédure adaptée La consultation porte sur 1 lot. ARTICLE 3 : Pièces à fournir L enveloppe relative à la candidature : Le candidat peut utiliser les imprimés DC pour simplifier (ils sont accessibles sur le site internet du Ministère des Finances). * La lettre de présentation de la candidature (page 8 du dossier ou imprimé DC) dûment renseignée et signée pour le lot. *Une déclaration sur l honneur signée et datée par le candidat ou son représentant justifiant : -N avoir pas fait l objet d une interdiction de concourir; -N avoir pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L 324-9 et10, L 341-6 et L 125-3 du code du travail; Rappel : Pour tous les documents, la signature du candidat exigée doit être manuscrite et originale et émaner d'une personne habilitée à engager le candidat ; soit le représentant légal du candidat, soit toute autre personne bénéficiant d'une délégation de pouvoir ou de signature établie par le représentant légal du candidat. *Pour le candidat retenu : Attestations délivrées par les administrations compétentes prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. Et ce dans les huit jours à compter de la réception de la demande des services du collège. L enveloppe relative à l offre : *Acte d engagement (offre détaillée, chiffrée,datée et signée du candidat), l imprimé DC correspondant peut être utilisé. * Les annexes à l'acte d'engagement, complétées, datées et signées concernant les : " Caractéristiques des appareils " " Description des prestations de maintenance ", " Prescriptions du titulaire pour l installation des matériels " *Une documentation technique des matériels proposés *Un relevé d identité bancaire du candidat. Page 2
ARTICLE 4 : Documents contractuels Les documents contractuels régissant le présent marché sont dans l ordre de priorité croissante : - L acte d engagement du(des) titulaire(s) accompagné de la lettre de candidature et annexes. - les cahiers des clauses administratives et techniques particulières inclus dans le présent dossier, dont l original, qui seul fait foi, est conservé par l Administration. - le cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de service (CCAG / FCS). Les dérogations à ce document sont celles contenues dans les présents CCAP et CCTP. En cas de cession de la partie location à une entreprise de leasing, le candidat doit le signaler lors de la candidature et présenter le document correspondant. ARTICLE 5 : Durée du contrat Le contrat de location/maintenance est conclu pour une durée de 4 ans (48 mois). Il débutera le 27 août 2015 avec possibilité de reconduction d un an par décision expresse du Collège notifiée au titulaire du marché six mois avant la date de fin de contrat. Aucune reconduction tacite n est possible. ARTICLE 6 : Quantité 1 appareil de reprographie au secrétariat de l établissement. ARTICLE 7 : Critères de sélection du titulaire du marché Les offres sont examinées pour déterminer l offre économiquement la plus avantageuse, selon les critères pondérés suivants : 1 - Prix : 40% 2 - Qualité du produit : 30% 3- Qualités des services annexes : 30% L offre la mieux classée est retenue. Si le candidat retenu ne peut pas produire les attestations demandées (voir conditions article 3), son offre est rejetée et la demande est faite au candidat suivant l ordre du classement. ARTICLE 8 : Conditions de réception, livraison, installation et formation, admission des prestations * Livraison et mise en place Le candidat considèrera inclu dans le prix de base proposé : la livraison (transport et emballage compris) jusqu au secrétariat du collège ainsi que le déballage et la reprise des emballages sur le site.il en est de même pour la reprise du matériel à la fin du contrat. *Raccordement électrique L établissement aura à sa charge la mise à disposition d une installation électrique et accès internet. Le titulaire du marché aura à sa charge le raccordement du câble au connecteur fourni par le destinataire. *Mise en service La mise en service sera comprise dans l offre proposée et concernera la réalisation de tous les réglages nécessaires au bon fonctionnement, y compris paramètrage des ordinateurs pour accés au fax et scan et pour les relevés photocopies. Une formation des personnels sera prévue. Le point de départ de la garantie contractuelle et du délai de paiement est fixé au lendemain de la date de réception définitive. *Assurance Voir article 3 du cahier des clauses techniques particulières. *Admission des prestations L admission des prestations de location et de maintenance est prononcée trimestriellement par Page 3
l établissement qui envoie au titulaire du marché un relevé des copies effectuées. Le bailleur effectuera de son coté annuellement, à la date anniversaire, un relevé des copies. ARTICLE 9 : Cautionnement-Avances et acomptes Le marché est dispensé de cautionnement. Il n est versé ni avance ni acompte. ARTICLE 10 : Pénalités Un matériel est déclaré indisponible lorsque son utilisation est rendue impossible par un élément défectueux ou par le jeu des dispositifs de sécurité et de contrôle qui y sont inclus. Lorsque le temps décompté d indisponibilité d une machine dépasse d un jour ouvré le délai contractuel d intervention soit jour + 48 heures, le bailleur se verra appliquer une pénalité de 1/30 ème du coût mensuel de la redevance et ce sans mise en demeure préalable. ARTICLE 11 : Prix Les prix comprennent pour chaque appareil : *une redevance trimestrielle de location payable à terme échu. Cette redevance incluera le système de gestion de l appareil et de tous les accessoires. *une redevance de maintenance égale au coût copie multiplié par le nombre de copies annuelles. Pas de forfait copie obligatoire, la redevance est basée sur le nombre de copies effectivement réalisées. Le prix de la maintenance pour le format A3 est à précisé par format s il est différent du comptage habituel (une copie A3 équivaut à deux copies A4). Les prix du coût copie et de location/maintenance hors TVA sont fixes pour la durée du contrat. ARTICLE 12 : Paiement Le point de départ de la garantie contractuelle et du délai de paiement est fixé au lendemain de la date de réception définitive. Les prestations font l objet de paiement sur présentation de facture. Les relevés trimestriels de copies réalisées permettent l établissement d une facture à réception de ces relevés. Les factures sont établies en un original portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - nom et adresse du titulaire du marché - n de compte bancaire - prestation et période concernées - montant hors TVA, la TVA et le montant TTC. - Le paiement par mandat administratif est effectué dans le délai règlementaire en vigueur pendant la période d exécution du contrat. ARTICLE 13 : Notification du marché La notification du marché au titulaire retenu sera matérialisée par la signature de l acte d engagement par la personne responsable du marché. Page 4
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES N 01/2015 L objet du marché est la fourniture par location et maintenance d un appareil de reprographie à usage professionnel dont les caractéristiques principales et les performances doivent permettre de répondre aux besoins suivants : Article 1 : Description du matériel 1- Descriptif minimal : Nombre : 1 Photocopieur, situé à l administration ( utilisateurs : secrétaires et professeurs ponctuellement) Reproduction en noir et blanc (Une variante avec reproduction couleur peut être donnée en plus de celle demandée pour information et comparaison du coût). Volume annuel des copies à réaliser sur le photocopieur estimé à 99 000 copies 1 Magasin papier grande capacité A4 et un magasin A3 1 Chargeur de documents sur la machine (recto verso) 1 meuble support si besoin selon modèle proposé. Carte réseau ( une douzaine de postes à connecter) et mise en réseau de l appareil. Existance d un prise RJ45 au secrétariat. Possiblité de recevoir et d envoyer fax et mail à partir de l appareil proposé. Visibilité des fax à partir des ordinateurs. Comptes utilisateurs faciles à programmer et à relever (technique à préciser dans l offre) avec possibilité de programmer des maximas pour blocage des comptes :90 comptes minimum. Préciser : si des maxima peuvent être entrés ou non. Codes d accès aux comptes, faciles à programmer (technique à préciser dans l offre) : 90 codes minimum nécessaire. Photocopie à l unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits, ponctuellement de documents photographiques Format des originaux : A3,A4 et inférieurs à A4 Format des copies : A4 et A3 Vitesse: environ 50 copies/minute (à préciser dans descriptif de l appareil) Agrandissement et réduction manuels des originaux Réalisation de copies sur supports papier, transparent, enveloppe, papier cartonné (préciser jusqu à quel grammage), papier photo. Sortie de copies en simple ou recto-verso pour A4 et A3 2- Etat du matériel loué Le matériel loué doit être neuf. Le matériel loué doit être conforme aux normes et règles françaises et européennes. 3- Modification du matériel loué Le bailleur ne peut modifier techniquement le matériel qu avec l accord exprès du collège. Le nouveau matériel est techniquement équivalent ou supérieur au matériel initial. Les prix de location et de maintenance ne peuvent être supérieurs à ceux du marché initial. Si le bailleur n est plus en mesure d assurer l exécution du marché dans les conditions initiales, le marché est résilié de plein droit aux torts du titulaire et sans indemnité. Page 5
Article 2 : Maintenance du matériel La maintenance s effectue pendant les heures d ouverture de l établissement, du lundi au vendredi entre 7h45 et 17 h (le mercredi : de 7h45 à 12h00). Les frais de déplacement, de main d œuvre, de port ou de facturation sont inclus dans le coût maintenance proposé. 1- Maintenance préventive Elle concerne toutes les opérations de vérification, de contrôle, de test, de réglage, d entretien courant et de remplacement des pièces d usure courante permettant au matériel loué d être utilisé par le client (sans coût supplémentaire pour ce dernier). Elle comprend également la fourniture du toner nécessaire à la réalisation des copies, seul ce toner doit être utilisé par l établissement. 2 - Maintenance curative La maintenance curative couvre toute intervention du titulaire du marché rendue nécessaire pour remettre en fonctionnement le matériel. En cas d impossibilité de réparer le matériel sur le site, le bailleur fournit gratuitement un matériel de remplacement dans un délai de 2 jours ouvrés à compter du lendemain de l intervention. Le bailleur intervient sur place dans les 5 heures ouvrées suivant la date de réception de la demande de dépannage. Cette demande est effectuée par téléphone, fax ou mail selon accord entre les parties. 3- Carnet de maintenance Chaque photocopieur a un carnet de maintenance (à proximité de l appareil) signé à chaque dépannage ou intervention de vérification et où sont consignés : les dates, heures et délais d intervention, la nature des pannes, la période d indisponibilité, les pièces ou matériels remplacés. 4- Exclusion de la prestation de maintenance La maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances causées par : *une négligence ou un usage des matériels non conforme à la documentation technique du matériel *les réparations effectuées par l établissement preneur ou à son initiative par un tiers nonhabilité par le bailleur *l utilisation de consommable non approprié, contraire aux spécifications du constructeur. Article 3 : Assurances Le bailleur atteste la souscription d une police d assurance garantissant sa responsabilité civile pour les dommages matériels et corporels. Il fournira au collège sur simple demande une attestation de souscription de police d assurance en cours de validité. A défaut de production dans un délai de quinze jours à compter de la date de la demande, le contrat pourra être résilié par le collège. Le bailleur communiquera la valeur du matériel et devra tous les ans, à la date anniversaire du contrat informer le collège de la valeur résiduelle du matériel. Article 4 : Stipulations relatives à l'application des conditions générales de vente du bailleur Les conditions générales de vente et/ou de location figurant habituellement sur les factures du bailleur ne sont pas applicables au présent marché. Seul fait foi l acte d engagement. Page 6
Article 5 : Obligations du collège Les obligations sont portées par le bailleur à la connaissance des utilisateurs du matériel loué, au moment de la formation. Elles sont rappelées à chaque nouvel utilisateur par l établissement. 1- Usage du matériel Le collège respecte l usage du matériel. Il respecte les recommandations et conseils d utilisation donnés lors de la formation et inscrits dans la documentation de l appareil. Il ne peut pas modifier le matériel. 2- Disponibilité du matériel Le collège ne peut pas : *déplacer le matériel sans l autorisation écrite du bailleur *céder ou sous louer le matériel, ni consentir ou laisser acquérir des droits sur le matériel. 3- Entretien du matériel Le collège effectue le changement du toner des copieurs et les relevés des copies et comptes. Le bailleur forme 12 personnes du collège lors de la mise en place du matériel et deux personnes spécifiques (intendance) pour les relevés de copies et entrée des comptes et codes. Toutes les autres opérations d entretien sont à la charge du bailleur. 4- Restitution du matériel A l issue de la période de location, le matériel est restitué au bailleur. Les frais d enlèvement sont à la charge du bailleur. Le collège (via son assurance) rembourse à sa valeur résiduelle tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la durée du contrat. Page 7
LETTRE DE CANDIDATURE Marché à procédure adaptée 2015 : A1. Identification du candidat Le candidat déclare faire acte de candidature à la procédure de marché public à procédure adaptée (article 28 du Code des Marchés Publics) engagé par le collège Henri POURRAT de Ceyrat. NOM OU DENOMINATION : Adresse du siège social du candidat :.. Forme juridique :.... Personne ayant pouvoir d engager la société : A2. Identification de la personne morale de droit public qui passe le marché : EPLE : Collège Henri POURRAT, 1 bis rue Brunmurol,63122 Ceyrat. Objet du marché : Location et maintenance de matériel de reprographie B. Objet du lot pour lequel le fournisseur fait acte de candidature : - Matériel de reprographie (location et maintenance) Date, prénom, nom et signature de la personne habilitée à engager la société : Page 8
ACTE D'ENGAGEMENT Marché à procédure adaptée 2015 : LOCATION ET MAINTENANCE DE MATERIEL DE REPROGRAPHIE A Identification de la personne morale de droit public qui passe le marché Collège Henri POURRAT 1 bis rue Brunmurol 63 122 CEYRAT N Siret :19630063600012 Personne responsable du marché : Françoise LAVAL, Principale du Collège Henri Pourrat Objet du marché : Location de matériel de reprographie Et maintenance de matériel de reprographie Comptable assignataire Etienne DELARBRE, Agent comptable du lycée de Chamalières. B Engagement du candidat Nom, prénom et qualité du signataire agissant pour : mon propre compte pour le compte de la société : Après avoir pris connaissance des cahiers des clauses administratives et techniques particulières n 01/2015, 1. Je m'engage, conformément aux clauses et conditions des documents visés ci-dessus à exécuter les prestations demandées aux prix ci-dessous : (le candidat porte ici la somme du coût de location des copieurs et accessoires sur 4 ans et de la maintenance sur la même durée et sur la base précisée à l article 10 du CCAP) Redevance location trimestrielle Montant hors T.V.A. : taux de la T.V.A. : montant T.T.C. Montant hors TVA arrêté en lettres : Page 9
Redevance maintenance = coût copie montant hors T.V.A. : taux de la T.V.A. : Montant T.T.C. Montant hors TVA du coût copie arrêté en lettres : Variante retenue : OUI (Annexe 1 à l acte d engagement) NON Si oui, Variante retenue par le Collège: A B C 2. Compte à créditer. Titulaire du compte : N IBAN : Domiciliation bancaire : 3. Mode de règlement Virement. Délai maximum de paiement et taux des intérêts moratoires. Le délai maximum de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la facture ou du service fait (délai en vigueur au moment de la passation du marché). En cas de dépassement du délai contractuel, le taux des intérêts moratoires est le taux de l'intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé de courir. 4. Délai d'exécution Le matériel doit être installé à compter du 27 août 2015 pour une utilisation immédiate. 5. Durée de validité de l'offre L'engagement figurant au paragraphe 1 (ci-dessus) me lie pour la durée du contrat indiquée page 3 du dossier (article 5 du CCAP). A, le Le fournisseur, Cachet de l entreprise C.- Réponse de l'administration La présente offre est acceptée : A Ceyrat, le La Principale, F.LAVAL Page 10
MARCHE PUBLIC A PROCEDURE ADAPTEE N 01/2015 LOCATION / MAINTENANCE MATERIEL DE REPROGRAPHIE ANNEXE N 1 A L ACTE D ENGAGEMENT : PRIX HT ET CARACTERISTIQUES DE L APPAREIL VARIANTES PROPOSEES CARACTERISTIQUES Marques/Modèles REDEVANCE TRIMESTRIELLE DE LOCATION COÛT COPIE Tous les formats ou par format (si A3 différent de 2 A4) CARACTERISTIQUES PROPOSEES Documentation descriptive jointe VARIANTE A Photocopieur Couleur (coût copies tous compris) VARIANTE B : avec accessoires supplémentaires à ceux énoncés dans CCTP AUTRE VARIANTE : C Date, cachet et signature de l entreprise Page 11
MARCHE PUBLIC A PROCEDURE ADAPTEE N 01/2015 LOCATION / MAINTENANCE MATERIEL DE REPROGRAPHIE ANNEXE N 2 A L ACTE D ENGAGEMENT : «DESCRIPTION DES PRESTATIONS DE MAINTENANCE» Marques/Modèles : Constructeur :. Description des prestations comprises dans l offre et conformes au CCTP : Délai d intervention garanti pour la maintenance curative : Périodicité de la maintenance préventive : Date, cachet et signature de l entreprise Page 12
MARCHE PUBLIC A PROCEDURE ADAPTEE N 01/2015 LOCATION / MAINTENANCE MATERIEL DE REPROGRAPHIE ANNEXE N 3 A L ACTE D ENGAGEMENT : «Prescription du titulaire pour l installation du matériel» Marques/Modèles : Constructeur :. Description des prestations comprises dans l offre et conformes au CCTP : 1) LOCAL: Surface et dimension nécessaire : Accès : 2) ALIMENTATION ELECTRIQUE 3) VENTILATION 4) AUTRES Date, cachet et signature Page 13