LE TABLEUR OPENOFFICE CALC : CONTRÔLES DE FORMULAIRES ACCÈS AUX BASES DE DONNÉES 1. Les bases de données dans OpenOffice CALC Dans OpenOffice Calc une base de données désigne simplement un tableau de valeurs. Par défaut, la première ligne contient les en-têtes, les intitulés des colonnes, et les lignes suivantes les valeurs. Nous désignons par enregistrement une ligne de valeurs d'un tel tableau ; cet enregistrement se compose de plusieurs champs qui sont spécifiés par l'intitulé des colonnes. Remarquons que pour éviter tout problème il est important de toujours à travailler avec des plages de données d'un seul tenant : Évitez les colonnes ou les lignes d'espacement! Par défaut, le logiciel considère comme liées toutes les cellules qui forment un seul bloc. Cette méthode permet à OpenOffice Calc de connaître automatiquement toute la plage de données à partir de la sélection d'une seule de ses cellules. Les fonctions de bases de données du logiciel tiennent compte des correspondances qui existent entre les colonnes d'un même enregistrement et utilisent celles-ci dans le cadre de recherches, de calculs... 2. Les options d'affichage : Trier et filtrer Il existe plusieurs méthodes pour afficher uniquement les enregistrements qui vérifient certains critères ou encore pour les organiser dans un ordre particulier. (a) Trier les données d'un tableau Les tris sont réalisés à partir de l'option «Trier» du menu «Données» Les intitulés des champs (première ligne de la base de données) désignent sur quelle base le tableau peut être trié (vérifiez sous l'onglet «Options» de cette boîte de dialogue que l'option : «La plage de données contient les intitulés des colonnes» est bien validée)! Ce tri pouvant se
réaliser jusqu'à trois niveaux, et ce, de manière ascendante (croissante, alphabétique...) ou descendante. Illustration 2: Boîte de dialogue pour réaliser un tri (b) Filtrer les enregistrements Comme pour le tri, les filtres utilisent les intitulés de colonnes pour n'afficher que certains enregistrements de la base de données. Trois méthodes existent : Les filtres automatiques (Données/Filtres/Filtres automatiques) font apparaître une liste déroulante à chaque intitulé de colonne, permettant ainsi de sélectionner les enregistrements dont les valeurs correspondent à la condition spécifiée. Plusieurs conditions peuvent être spécifiées simultanément pour affiner la recherche. Illustration 3: Filtres automatiques Les filtres standards (Données/Filtres/Filtres Standards) affichent une boîte de dialogue dans laquelle sont définis les critères de recherche. Dans conditions de type «supérieur à»
ou «différent de» peuvent être introduits. Ici aussi, plusieurs critères peuvent être combinés. Illustration 4: Les filtres standards : Pour combiner facilement plusieurs conditions («>», «<», «=»...). Les conditions peuvent être requises simultanément ou séparément («AND» et «OR»). Les filtres avancés (Données/Filtres/Filtres avancés) utilisent des critères définis directement dans la feuille de calcul. Un critère se définit à partir de deux lignes au moins. La première reprend le nom des champs (l'intitulé des colonnes) sur base desquels le filtre est exécuté. Les lignes suivantes définissent les conditions sur valeurs. Si deux ou plusieurs conditions sont introduites sur une même ligne, elles doivent être vérifiées simultanément (condition 1 et condition 2). Par contre, des conditions introduites sur des lignes séparées correspondent à des alternatives (condition 1 ou condition 2) Illustration 5: Critère pour un filtre avancé et boîte de dialogue pour attribuer le critère 3. Les fonctions de base de données (a) BDLIRE() Cette fonction permet de retourner hors d'une plage de données la valeur d'une cellule correspondant à un champ (intitulé de colonne) spécifié et pour un enregistrement vérifiant un critère de sélection. Par exemple, cette fonction permet de retrouver les apports en vitamine A champ pour le beurre (critère : «Aliment = beurre») Illustration 6: La fonction DBLIRE()
La fonction BDLIRE() ne peut retourner qu'une seule valeur ; dans le cas où plusieurs enregistrements valident le critère de sélection, l'erreur Err502 est retournée. Pour introduire cette fonction, utilisez la procédure : Afficher l'assistant fonction Choisir la catégorie : base de données Choisir la fonction : BDLIRE dans la liste Compléter les paramètres de la fonction : Base de données : plage de cellules qui correspond à la base de données Champ de la base de données : intitulé de la colonne pour laquelle on veut afficher la valeur Critère de recherche : plage de cellules dans laquelle le critère de recherche a été défini Attention, le champ (colonne) qui doit être affiché et ceux utilisés dans le critère doivent être orthographiés exactement comme les en-têtes correspondants de la plage de données. Pour éviter tout problème, faites un copier/coller des en-têtes pour l'élaboration du critère. L'erreur Err504 est retournée si un des intitulés ne correspond pas à un des en-têtes de la table. (b) BDSOMME() Fait, pour une colonne de la base de données, la somme des cellules dont l'enregistrement répond à des critères spécifiés. L'élaboration de cette fonction est similaire à la procédure qui permet de faire une recherche avec la fonction BDLIRE(). Contrairement à la fonction BDLIRE() plusieurs enregistrements peuvent correspondre au critère de recherche, les valeurs de ceux-ci constituant les éléments de la somme. Par exemple, cette fonction permet de calculer et d'afficher les apports en vitamine A champ pour tous les aliments faisant partie du groupe Viandes critère. (c) Illustration 7: La boîte de dialogue pour définir la fonction DBSOMME() Illustration 8: La fonction BDSOMME() DBMOYENNE() DBVAR() DBECARTYPE() Pour évaluer respectivement la moyenne, la variance ou l'écart-type des valeurs contenues dans des cellules dont l'enregistrement vérifie certaines conditions spécifiées. Par exemple, quels sont les apports moyens en vitamine A des aliments du groupe VVPO qui constituent le régime du patient? L'élaboration de ces fonctions est en tout point similaire à celle de la fonction BDSOMME().
4. Les contrôles de formulaires Les contrôles de formulaire sont des outils de type : liste déroulante, bouton de choix, case à cocher... qui agrémentent l'interface d'un classeur et rendent son utilisation plus aisée. L'accès aux contrôles de formulaire se fait via la barre d'outils du même nom (Affichage/Barres d'outils/contrôles de formulaire) Illustration 9: La barre d'outils des contrôles de formulaire Cette barre d'outils s'utilise selon les deux modes : Le mode exploitation dans lequel on utilise le contrôle pour sélectionner une valeur, valider une option... Le mode de conception dans lequel on élabore le contrôle de formulaire en définissant ces propriétés, les cellules auxquelles il est lié... L'icône permet de basculer entre ces deux modes. (a) Les listes déroulantes Ces contrôles permettent d'afficher et de sélectionner dans une liste qui peut se déployer et qui reprend l'ensemble des valeurs d'une colonne. La valeur choisie sera attribuée à une cellule spécifiée du classeur. Par exemple, ce contrôle permet de sélectionner rapidement un aliment parmi ceux d'un groupe afin de constituer un régime Procédure pour créer une liste déroulante : Activer le mode de conception via la barre d'outils Sélectionner le contrôle associé à une liste déroulante : Dessiner le contrôle sur la feuille de calcul (son emplacement et sa forme peuvent encore être modifiés par la suite) Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le formulaire et choisir l'option : contrôle. Une boîte de dialogue permettant de définir les propriétés du contrôle apparaît à l'écran : Général : pour définir le paramètre d'affichage (couleur, police, ) Données : Dans cet onglet, on peut entre autres spécifier la cellule qui va recevoir la valeur sélectionnée dans la liste (cellule liée), définir la plage de cellules qui va correspondre aux divers choix de la liste (plage de données sources) Évènements : pour définir les actions qui vont se réaliser lorsque l'on accède à ce contrôle
Illustration 10: Boîte de dialogue pour définir les propriétés de la liste déroulante. Ici, la liste reprend l'ensemble des cellules de la plage «A3:A426» dans la feuille de calcul «sheet1» et affiche son résultat dans la cellule «C9» de la feuille active Illustration 11: La liste déroulante. La valeur sélectionnée est affichée dans la cellule «C9» (b) Les barres de défilements Elles permettent de sélectionner une valeur numérique entre deux valeurs spécifiées. Une cellule liée spécifie où va être affichée sa valeur. Les valeurs minimale et maximale sont définies dans l'onglet général du contrôle : «valeur minimale de défilement» et «valeur maximale de défilement» Par exemple pour définir le grammage d'un aliment composant un repas. Illustration 12: Barre de défilement variant entre 0 et 100 dont la valeur est affichée dans la cellule E3. (c) Les cases à cocher et les boutons radio Les cases à cocher définissent un contrôle permettant de valider ou non une option, les valeurs qui sont affichées dans la cellule liée, selon que la coche est validée ou non, sont introduites dans la boîte de dialogue du contrôle sous l'onglet «Données». Un exemple d'utilisation de ce type de contrôle serait de permettre de valider si une femme est enceinte dans son formulaire de signalétique. Les boutons radio fonctionnent sur le même principe à la différence près qu'une seule des alternatives proposées par l'ensemble des boutons d'un groupe ne peut être activée à la fois. Ils fournissent un moyen pour réaliser un choix unique parmi une liste de propositions. Par exemple, ce type de contrôle peut être utilisé pour choisir le degré d'activité : «Léger Modéré Intense» d'une personne afin de calculer ses besoins énergétiques journaliers. Comme pour les cases à cocher, les valeurs retournées et affichées dans la cellule liée sont définies directement dans les propriétés du contrôle au travers des deux zones «Valeur de référence (on)» et «Valeur de référence (off)» (onglet «Données»). La première de ces valeurs est celle qui sera affichée si le bouton est activé, la seconde, qui est facultative, celle qui le sera si le bouton est désactivé. S'il y a plus de deux alternatives, seules les valeurs de référence (on) sont définies et la valeur retournée
est celle du bouton activé. L'association entre plusieurs boutons (création d'un groupe), de manière que l'activation de l'un provoque la désactivation des autres, se fait simplement en liant tous ces contrôles à la même cellule du classeur. Finalement, tant pour les cases à cocher que pour les boutons radio, l'introduction d'un intitulé pour chacune des options associés aux contrôles se fait à partir de la zone «Étiquette» dans l'onglet «Général» des propriétés du contrôle.