QuadraPaie et les déclarations MSA (Révision de la documentation : septembre 2013) 1. Généralités A trimestre échu, l employeur doit communiquer à la Mutualité Sociale Agricole (MSA), les rémunérations perçues par ses salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des cotisations, taxes et contributions. L employeur peut profiter de cet envoi pour faire connaître des évolutions de situations de salariés (à l'exclusion de l'embauche de nouveaux salariés qui doit s effectuer à l aide de la Déclaration Unique d Embauche). La déclaration trimestrielle comporte deux parties : 1. Les éléments de salaires relatifs aux paies versées entre le premier et le dernier jour du trimestre, et se rapportant au trimestre en cours, soit à un trimestre précédent. 2. Les évolutions de situation des salariés intervenues dans le trimestre. La déclaration doit revêtir la signature de l employeur. Elle tient lieu de document officiel de la déclaration de l employeur. L employeur doit produire la déclaration du trimestre écoulé au plus tard le dix du premier mois suivant la fin du trimestre. Le dépassement de cette date entraînerait, conformément à la législation en vigueur, l application de pénalités de retard. 2. La déclaration MSA dans QuadraPaie La déclaration peut être produite sur papier ou fichier informatique. QuadraPaie en version 2.5.6 est actualisé pour produire les déclarations du 3 ème trimestre 2013. A noter qu'à partir de 2013, le module "Déclarations MSA" s'exécute dans une fenêtre indépendante de la fenêtre QuadraPaie. Le module est aussi identifié par son propre numéro de version. De ce fait, les prochaines mises à jour du module MSA pourront s'effectuer via la fonction de mise à jour par téléchargement (disponible au menu Outils de QuadraPaie). Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 1/7
Pré-requis : Utilisation des Services Pour permettre la détermination des salaires perçus, un code service doit être affecté à chacun des employés à déclarer avant que les bulletins de la période aient été calculés. Entrée dans la déclaration Le choix "Déclaration MSA" est proposé au menu "Bulletins" dès lors qu'un organisme de type MSA est rattaché au dossier. Identification de la déclaration Une déclaration est identifiée par la période de référence, un code unité et le code établissement Période : Donner le dernier mois du trimestre à déclarer. Code unité : Il s'agit d'une codification définie par la MSA. Le code unité permet aux employeurs de recevoir des factures séparées pour des groupes homogènes de salariés, par exemple les salariés occasionnels et les salariés permanents. Dans QuadraPaie, les regroupements de salariés sont effectués par "Service" et il convient d'établir une correspondance entre Services et Code unité sachant que plusieurs services peuvent être associés à un même code unité. Code établissement : Il est à renseigner uniquement dans le cas d'un dossier multi-établissements. Les informations relatives au trimestre déclaré, à la date limite de dépôt et à l adresse de l établissement traité s'affichent sur la droite de l écran. Elles ne sont pas modifiables. ONNGGLLEETT 11.. INNFFOORRMM I AATTI IIOONNSS ENNTTRREEPPRRI IISSEE Ces informations permettent à la MSA d'identifier l'entreprise. Toutes les informations saisies par l'utilisateur sont conservées et reproposées pour les déclarations suivantes. Les "Références à rappeler" se composent de 4 éléments : 3. L'identifiant entreprise : C'est le numéro SIREN de l établissement traité. 4. L'identifiant établissement : C'est le numéro SIRET de l établissement traité ou le numéro interne de la MSA (particulier employeur). 5. Le code activité professionnelle défini et attribué par la MSA (ce qui exclut l utilisation du code NAF attribué par l INSEE). 6. Le code unité saisi dans l'en-tête de la déclaration. Dossier suivi par : Coordonnées de la personne suivant le dossier à la MSA. Libellé du code unité : Fourni par la MSA. Coordonnées du contact : Nom, n de téléphone de la personne à contacter Adresse de l organisme : Les coordonnées de la caisse MSA du département de l établissement s'affichent automatiquement. Elles sont modifiables (et conservées d'une déclaration à l'autre). Sélection des employés pour le code unité, Service(s) associé(s) au code unité : Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 2/7
2 options de sélection sont possibles : Tous les services associés au code unité Sélectionner le service dans la liste ouverte par le bouton <Sélection>. Le choix se fait par la touche <+/-> ou <espace>. 3 options de tri sont possibles : Tri par numéro employé. Tri par identifiant interne. Tri par nom Cliquer sur le bouton <Lancer> pour demander le calcul des informations à fournir. En fin de calcul, le programme bascule automatiquement sur l onglet 2 "Informations employés". ONNGGLLEETT 22.. INNFFOORRMM I AATTI IIOONNSS EMMPPLLOOYYEE On y trouve pour chaque employé, les informations concernant l emploi occupé. Identification de l'employé N.I.R : Le salarié est identifié par son n INSEE ou son n provisoire attribuée par la MSA. Ce numéro provisoire peut être : Un numéro transitoire ou un numéro de la forme PROVISnnnnnnn. Pour les nouveaux salariés, l employeur doit utiliser le numéro d identifiant porté sur l accusé de réception de la Déclaration Unique d Embauche, ou tout autre document plus récent. Informations MSA Les principales informations récupérées sont liées au contrat de travail de l employé. Ces informations peuvent être modifiées directement en utilisant les flèches prévues à cet effet.. Type de contrat : Temps complet ou Temps partiel Contrat : CDD ou CDI Type de personnel (ADMINISTRATIF ou TECHNIQUE) Type de fiscalité Caisse de retraite (AGIRC pour les cadres, NON AGIRC pour les non cadres) Catégorie de l employé Lieu de travail Coefficient d emploi Evolutions. Si un changement de situation est intervenu au cours de la période, il convient de : Saisir la date d évolution du salarié. Cette date doit être comprise dans le trimestre de déclaration. Cocher les changements intervenus. Si les informations inscrites dans la colonne précédente (colonne Informations connues en MSA) ont évolué, cocher la case correspondante. Gestion Prud homale Les informations relatives à la section et au collège proviennent de la page employé, au moment de la déclaration. La modification reste toutefois possible, et ne réaffecte pas la page employé. Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 3/7
Périodes de rémunérations On retrouve les 3 périodes de rémunérations du trimestre de la déclaration. Ces périodes tiennent compte des entrées et sorties de l employé enregistrées sur le trimestre. Nombre d heures de la période : C'est le nombre d heures rémunérées de la période (heures prévues par le contrat de travail qui peut être à temps plein ou partiel, les heures supplémentaires et complémentaires et les temps de travail non effectif,). Il doit être réduit pour les salariés embauchés ou sortis en cours de mois, et pour les salariés au chômage partiel. Pour les salariés au forfait, prise en compte du paramétrage de la fiche employé (salaire (1) : forfait heure, forfait jour, forfaitaire) Salariés avec horaires d équivalence, prise en compte de l'horaire inscrit dans les libellés affectés au n de cumul 517 heure d'équivalence. Pour les salariés rémunérés à la tâche, le nombre d heures n'est pas fourni automatiquement. Nombre de jours de la période : Cette zone est à renseigner seulement pour les salariés ayant le statut de travailleur occasionnel ou de demandeur d emploi. Pour les salariés saisonniers, le paramétrage de la fiche employé (définition de l'emploi (3) : occasionnel, vendangeur) est pris en compte. Indiquer le nombre de jours travaillés sur la période, en y incluant les heures supplémentaires et celles correspondant aux congés payés légaux. Il est possible d'obtenir automatiquement le nombre de jours correspondant à la période travaillée si la rubrique "CDD" est cochée sur l'onglet "Définition de l emploi (1)" de la fiche employé. Dossier à 169 heures : Nombre de jours = Nombre d'heures travaillées divisé par 8, Dossier à 151.67 heures : Nombre de jours = Nombre heures travaillées divisé par 7. Dans les 2 cas, l arrondi est effectué au montant supérieur. Type de la rémunération : Différents types de rémunération doivent être déclarés séparément en raison de l application de règles particulières de calcul de cotisations. Tous les montants doivent être indiqués par période, arrondis à l euro le plus proche. Dans tous les cas, le type du salaire brut reçoit automatiquement le code type 01 selon la norme préconisée par l organisme. <F4> en colonne "Type" affiche la liste des codes gérés par la MSA. Situations Rémunérations Type Rémunération brute : Salaire brut (heures supplémentaires incluses), primes et gratifications (sauf lorsqu elles viennent en compensation de frais professionnels), heures de travail non effectif (temps de pause), Dans tous les cas 01 avantages en nature, congés payés ainsi que toutes les sommes à caractère non indemnitaires versées à l occasion de la rupture du contrat de travail (ne pas inclure les autres éléments de la rémunération ci-dessous) Indemnités de préavis non effectué : Somme correspondant à cette En cas de départ du 02 indemnité versée au salarié au moment de son départ. salarié Indemnité Compensatrice de Congés Payés 09 Dans le cadre d une Montant de l indemnité de préavis versée à l ASSEDIC pour le salarié au 04 convention de conversion titre de la contribution au financement de la convention de conversion Handicapés Complément de l'état pour handicapés admis au sein d'un E.S.A.T 08 Déduction des frais professionnels : Montant des frais professionnels ou Journalistes abattement forfaitaire de 30 % (selon option) déduit de la rémunération 12 brute déclarée. Il s agit des éléments suivants : Indemnités de départ volontaire à la retraite Indemnités de non concurrence Sommes Isolées 14 Indemnités de précarité / fin de CDD (salarié cadre et non cadre) Reliquats de commission Des soldes de préavis en cas de convention de conversion Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 4/7
Sommes excédents les seuils pour les parts patronales prévoyance et retraite supplémentaire Montant de la rémunération retenue pour le calcul de la Réduction Fillon et des exonérations dégressives pour l emploi des travailleurs occasionnels MONETISATION de droits CET (non issus d un abondement de l employeur) ou de jours de repos non pris exonération de cotisations salariales et patronales Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires Indiquer le montant des contributions patronales de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire pour la partie excédant les seuils réglementaires. Ne pas inclure dans le montant des contributions patronales de prévoyance, la prime versée à un organisme assureur servant à financer la maintien de salaire ou d accident dont l employeur a la charge en application de la loi sur la mensualisation ou d un accord collectif. Montant du salaire mensuel brut diminué, le cas échéant, des rémunérations suivantes : rémunérations des temps de pause, temps d habillage/déshabillage, temps de douche ou temps de coupure/d amplitude versées en application d une convention ou d un accord collectif étendu en vigueur au 11 octobre 2007 dès lors qu ils n ont pas la nature de temps de travail effectif. majorations salariales liées à un régime d heures d équivalences et prévues par une convention ou un accord collectif étendu en vigueur au 1 er janvier 2010, dans la limite d un taux de majoration de 25 % (libellé avec cumul 517) S agissant des salariés TO : le montant des rémunérations d heures supplémentaires ou complémentaires, dans la limite des taux légaux de majoration, ne doit pas être intégré dans le salaire mensuel brut visé cidessus. La monétisation de droits Compte Epargne Temps non issus d un abondement en temps/en argent de l employeur ou, en l absence de CET dans l entreprise, de jours de repos non pris, peut être exonérée de cotisations salariales et patronales d AS et d AF, si elle est utilisée, à l initiative du salarié, en vue d alimenter un plan d épargne pour la retraite collectif (PERCO) ou de financer des prestations de retraite à caractère collectif et obligatoire. Indiquer ces éléments de rémunération, dans la limite d un plafond, par salarié, de dix jours par an (monétisation de droits CET) ou à hauteur de 5 jours par an (monétisation de jours de repos en l absence de CET) Seul le type de rémunération 30 est à utiliser pour la déclaration des heures supplémentaires. 16 19 20 30 Montant Smic («Mt SMIC») : montant du smic mensuel servant au calcul de la réduction Fillon ou de l exonération dégressive de cotisations patronales TO. Pour la réduction Fillon, il est augmenté du produit du nombre d heures complémentaires ou supplémentaires par la valeur horaire du Smic. Informations Complémentaires: Le bouton <Infos Compl> permet de saisir toutes les informations complémentaires que vous jugez utiles de communiquer à la MSA. Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 5/7
Autres éléments de rémunérations. Le 2 ème couple de colonnes "Type" et "Montant" permet de saisir toutes les informations complémentaires que vous jugez utiles de communiquer à la MSA. Situations Autres éléments de rémunérations Type Rémunération théorique mensuelle avec maintien de la rémunération Salarié qui bénéficie de Elle concerne les salariés entrés ou sortis en cours de mois et les salariés la loi Fillon à temps partiels. Elle correspond à la rémunération que le salarié aurait 13 (*) perçue s il avait travaillé à temps complet. Montant des cotisations de retraire complémentaires à la charge du salarié Plafond déclaratif à appliquer sont concernées les entreprises remplissant les deux conditions cumulatives ci-dessous : - la période de décompte du temps de travail, qui est supérieure à la semaine, est en cours au 1er septembre 2012 et s achève au plus tard le 31 décembre 2012, - l'entreprise verset tout ou partie des cotisations de retraite complémentaire directement auprès d un organisme assureur, si le salarié a effectué des heures supplémentaires au cours d un mois donné. A utiliser si l'entreprise juge que le plafond de sécurité sociale applicable à la période est différent de celui que la MSA est à même de calculer. Exemple : un salarié effectue 3 vacations d une journée dans le mois. Chiffrer le montant de plafond correspondant à ces trois journées. Sinon la MSA va calculer le plafond d un mois. Salarié à temps partiel Rémunération que le salarié aurait perçu s il travaillait à temps plein. 81 (*) Salarié à temps partiel en cas de période incomplète Rémunération théorique temps partiel : Rémunération que le salarié aurait habituellement perçu pour l exercice de sa fonction à temps partiel (ex : salarié malade, absence non rémunérée ) 82 Salarié relevant de plusieurs employeurs Apprenti Rémunérations totales: Salaire global perçu par le salarié, tous employeurs confondus. 83 Maladie (rémunération calculée automatiquement à la préparation avec le montant des heures d'absences de l'apprenti) 91 Congé sans solde 92 Stage non obligatoire d'un élève d'établissement technique agricole privé 93 Stage obligatoire d'un élève d'établissement technique agricole privé 94 Période de congés CCPB 95 Période de maladie supérieure à 1 mois d'un élève d'établissement technique agricole privé (*) Pour les types 13, 18 et 81, un calcul automatique de la rémunération théorique temps plein est effectué. 25 80 96 ONNGGLLEETT 33.. ASSSSI IIEETTTTEE ENNTTRREEPPRRI IISSEE Seules les rubriques "Assiette CSG / RDS, Salaires (cas standard) et "Contribution forfait social" sont calculées par QuadraPaie. Les autres informations sont à saisir. Assiette CSG / RDS, Salaires (cas standard) - Rubrique MSA 53 Elle est calculée automatiquement à partir des bulletins de la période Assiette CSG et RDS revenus remplacement : à 3,80% imposables et non imposés - Rubrique MSA 54 à 6,6 % imposés - Rubrique MSA 63 à 6,2 % imposés - Rubrique MSA 56 à 7,5 % (preretraite partis avant le 11/10/2007) - Rubrique MSA 67 Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 6/7
Contribution patronale sur les indemnités de mise en retraite - Rubrique MSA 66 Contribution Pré-Retraites sur les avantages : Antérieurs au 11/10/2007 - Rubrique MSA 59 A compter du 11/10/07 - Rubrique MSA 68 Contribution retraite supplémentaire à prestations définies : Rentes servies aux anciens salariés - Rubrique MSA 61 Primes- Rubrique MSA 62 Dotations aux provisions - Rubrique MSA 73 Contribution additionnelle retraite supplémentaire à prestations définies - Rentes servies aux anciens salariés - Rubrique MSA 72 Contribution forfait social - Taux de 8% Rubrique MSA 69 - Taux de 20% Rubrique MSA 79 Elles sont alimentées automatiquement à partir des libellés EWF2 et EWF3 des bulletins (cumul de la part des cotisations patronales de chaque bulletin du trimestre de déclaration). Contribution Epargne Salariale - Rubrique MSA 58 Contribution salariales retraite supplémentaire à prestations définies : - Taux normal 14% - Rentes Rubrique MSA 75 - Taux réduit 7% - Rentes Rubrique MSA 74 Convention collective : La convention collective de l établissement est proposée automatiquement. Contribution patronale d attributions d actions (au taux de 30%) - Rubrique MSA 70 Pénalités abs. accord emploi seniors - Rubrique MSA 71 CSG non déductible fiscalement au taux de 7,5 % + CRDS - Rubrique MSA 77 3. Envoi de la déclaration EDDI IITTI IIOONN PAAPPI IIEERR Le fond de page de d édition du bordereau trimestriel MSA est adapté au cahier des charges 2013. GEENNEERRAATTI IIOONN DDUU FFI IICCHHI IIEERR La génération d'un fichier du support magnétique permet de transmettre les données dématérialisées aux services de la MSA. Le bouton <Génération Fichier> ouvre une fenêtre de sélection : Dossiers courant Tous les dossiers Sélection des dossiers dans une liste Le chemin du fichier à générer est proposé par défaut à [lecteur réseau]\\quadra\database\paie\ et peut cependant être localisé librement sur le disque. A la fin du traitement une fenêtre d information permet de vérifier les dossiers traités. Les déclarations MSA dans QuadraPaie Mise à jour septembre 2013 7/7