Retour d expérience : Pérenniser la création des DMP en établissement Ladislas Karsenty, Directeur des Systèmes d Information du CHU d Amiens Stéphane Routier, Directeur de Projet du GCS e-santé Picardie
Les chiffres en Picardie : 34817 DMP créés 18 973 DMP alimentés 109 485 documents envoyés
Facteurs clés de succès Une communication innovante Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Facteurs clés de succès Une proximité territoriale indispensable 4 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Facteurs clés de succès Un plan de déploiement éprouvé Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Plan de déploiement au CHU d Amiens 6 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Les Chiffres (2011) Le CHU d Amiens 1 700 lits et places dont près de 1 300 en MCO 122 625 séjours d hospitalisations et séances 356 000 consultations externes 86 421 passages aux urgences 185 750 patients uniques Les Spécificités 4 sites géographiques avec chacun leurs spécialités Entre 70 et 80% de pré-admission et pré-consultation et principalement sur le site «CHU Nord» 80 chargés de clientèle Entre 100 et 200 secrétaires médicales et agents d accueil Plus de 500 professionnels de santé 7 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Les grandes phases d un déploiement éclair Présentation du DMP Présentation en CME en juin 2011 Rencontre avec le DSI et le référent technique DMP en novembre 2011 (GO et signature convention) Présentation aux cadres de santé en décembre 2011 Présentation à l assemblée générale du corps médical en janvier 2012 Mise en place technique Mise à jour de la GAM en version DMP compatible en décembre 2011 Finalisation de la plateforme d alimentation du DMP en février 2012 avec mise en place des règles de filtrage. 8 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Les grandes phases d un déploiement éclair Lancement d un pôle pilote Choix du bâtiment de médecine au CHU Nord 4 chargées de clientèle formées au discours et à la création du DMP Une dizaine de secrétaires médicales formées au discours du DMP Démarrage le 23 janvier 2012 Présentation des vidéos DMP et questions/réponses (chargés de clientèle et secrétaires) Formation le 23 janvier 2012 Journée de communication aux patients le 07 février Formation des référents DMP pour les 4 sites le 15 février 2012 9 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Les grandes phases d un déploiement éclair Généralisation sur l ensemble du CHU Un déploiement en biseau Commencer par former les chargés de clientèle sur la création du DMP Enchainer la semaine suivante par les formations des secrétaires médicales dans les services où la création est possible Le timing CHU Nord formé entre le 13 mars et le 21 mars (4 à 5 journées) CHU Sud formé entre le 27 mars et le 13 avril (4 journées) CGO et Saint-Victor formés les 28 mars et 12 avril (2 journées) 4 avril dédié à la formation des chargés de clientèle précédemment absents Les chiffres Objectif pour Octobre 2012 : entre 5000 et 7000 DMP 5278 au 23 septembre 2012 10 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Les moyens mis en œuvre 11 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Des moyens régionaux et locaux Au sein du CHU Amiens Service Informatique Un référent dédié au projet DMP (point d entrée unique) Une équipe dédiée pour la mise en place du DMP dans l établissement Service Admission 4 référents DMP dont 2 responsables permettant d accompagner l ensemble des chargés d accueil au quotidien Service Communication Une équipe connaissant les enjeux du DMP Corps médical Référents médecins dans chaque service à l étude Objectif partiellement atteint 12 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
Des moyens régionaux et locaux Au sein du GCS e-santé Picardie Accompagnement au plus proche Un chef de projet territorial ADYLIS Conseil dédié aux formations (environ 25 jours d intervention) Réunion le 23 mars sur la communication à mettre en place Pilotage du projet Mise en place d un COPIL mensuel avec le CHU et les différents acteurs Outils Journées de communications aux patients (6 planifiées sur 2012) Coaching des chargés de clientèle (3 planifiées sur 2012) Suivi téléphonique des référents DMP (bimensuel) Livret de formation remis aux chargés de clientèle Livret de formation remis aux secrétaires médicales 13 Programme DMP HOPITECH Amiens 2012
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