Bulletin administratif de l Assurance collective Renseignements importants pour les administrateurs de régime de Dans ce numéro Voici les sujets dont nous traitons dans le Bulletin administratif de la Financière Manuvie du troisième trimestre de : Du nouveau! Renseignements importants sur les modifications apportées au régime d assurance médicaments du Québec Renseignements sur la couverture internationale Conseils pour faciliter la tâche de l administrateur de régime Le présent Bulletin administratif et les numéros antérieurs sont disponibles dans notre site Web http://www.manuvie.ca/assurancecollective. Le Bulletin administratif a comme objectif de renseigner les administrateurs de régime et non de donner des conseils. Nous faisons tout en notre pouvoir pour assurer l exactitude des renseignements fournis, qui ne sont toutefois que des résumés ou des points saillants. Veuillez vous reporter à votre contrat d assurance collective pour connaître toutes les stipulations. Si nos communiqués et le contrat d assurance collective ne concordent pas, le contrat a préséance. Modifications à la Loi sur l assurance médicaments du Québec entrées en vigueur le 1 er juillet Au printemps, l assemblée législative du Québec a adopté le projet de loi 98 modifiant la Loi sur l assurance médicaments du Québec. Les changements apportés à la loi touchent certaines pratiques de l Assurance collective Financière La Compagnie d'assurance-vie Manufacturers (Q3)
Manuvie et la couverture des groupes comptant des participants domiciliés au Québec. Changements à la couverture minimale du régime d assurance médicaments du Québec en date du 1 er juillet : La coassurance des participants au régime passe de 25 % à 27,4 %. La contribution maximale des participants passe de 750 $ à 822 $. Autres changements apportés au régime de la RAMQ, nécessitant des directives du gouvernement et en attente d une date d entrée en vigueur : Sur demande, les assureurs devront fournir le montant de la contribution déjà versée par les participants lorsque ces derniers changent d assureur. Les régimes privés devront fournir une couverture équivalente à celle du programme de médicaments d exception de l État. Vous trouverez des précisions sur la couverture minimale du régime de la RAMQ dans les archives du Bulletin administratif, qui se trouvent dans notre site http://www.manuvie.ca/assurancecollective; choisissez «RAMQ» dans le menu déroulant. Les archives contiennent également d autres articles sur le régime de la RAMQ. Manuvie a modifié ses systèmes et ses pratiques pour se conformer à ces changements législatifs. Ainsi, nous tiendrons compte de la nouvelle couverture minimale du régime provincial lors du traitement de chaque demande de règlement présentée par un participant du Québec. Manuvie utilisera une coassurance de 27 % plutôt que de modifier ses systèmes pour gérer les décimales, une décision qui sera à l avantage des participants. En prévision de modifications annuelles à la couverture minimale du régime de la RAMQ, nous avons modifié le libellé de nos contrats afin d indiquer que nos régimes prévoient la couverture minimale du régime de la RAMQ, plutôt que d indiquer des montants précis. Nous nous préparons en vue des prochains changements annoncés par le gouvernement du Québec et vous fournirons des précisions dès que les renseignements seront connus. Veuillez conserver la modification de contrat type que nous joignons au présent Bulletin administratif. Veuillez la joindre à votre contrat jusqu à ce que vous receviez une nouvelle version de votre contrat lors de la prochaine modification importante. 2
MIA Benefits : solutions de couverture pour les employés travaillant à l étranger Si vous avez des employés qui travaillent à l étranger, la Financière Manuvie, par l intermédiaire du réseau MIA Benefits, peut vous aider à trouver une compagnie en mesure de fournir la couverture de soins médicaux dont vos employés ont besoin. Le réseau MIA Benefits regroupe environ 30 compagnies partout dans le monde. Vous pouvez vous procurer des dépliants explicatifs auprès de votre représentant de la Financière Manuvie. Veuillez communiquer avec ce dernier pour obtenir plus d information sur la façon dont l affiliation de Manuvie avec cette organisation peut vous aider à souscrire une couverture collective internationale pour vos employés travaillant à l étranger. Des renseignements détaillés sont fournis en ligne dans le site http://www.manuvie.ca/assurancecollective et dans le site du réseau MIA Benefits www.miabenefits.com Transfert à Halifax des demandes d exonération de primes d assurance-vie Toutes les demandes d exonération de primes d assurance-vie seront maintenant traitées par notre bureau de Halifax. Le transfert sera effectué en trois étapes et sera complété vers le 31 octobre. Ce changement touche les clients ayant souscrit une assurance-vie collective auprès de la Financière Manuvie. Les groupes concernés seront avisés par courrier de la date du transfert de leurs demandes. Les nouvelles demandes d exonération de primes d assurance-vie seront envoyées à l adresse suivante : Financière Manuvie, P.O. Box 1697, Halifax (Nouvelle-Écosse) B3J 2Z1 Télécopieur : (902) 429-7292 Dans la correspondance future, les participants qui bénéficient actuellement de l exonération des primes seront informés du changement. Une ligne sans frais vous permet de communiquer directement avec les représentants du Service à la clientèle qui s occupent de votre régime. Veuillez composer le 1 800 565-0627 si vous avez des questions au sujet d une demande existante ou d une nouvelle demande. Les personnes de la région de Halifax peuvent composer le (902) 429-9850. 3
Modification des formulaires de demande de règlement standard Les versions standard des formulaires de demande de règlement AMC et Soins dentaires ont été modifiées. Jusqu à maintenant, les versions françaises et anglaises des formulaires affichaient l adresse d un bureau des Règlements en particulier Waterloo ou Montréal. Sur les nouveaux formulaires standard, en français et en anglais, les adresses des deux bureaux sont indiquées au bas du formulaire et les participants sont invités à envoyer leur demande de règlement au bureau approprié. Les résidants du Québec doivent envoyer leurs demandes de règlement à Montréal et ceux des autres provinces, à Waterloo. Comme les formulaires doivent être réimprimés, l ancien format sera remplacé par les nouveaux formulaires standard. Ces formulaires seront publiés dans les sites protégés à l intention de l administrateur de régime et des participants. Ils pourront alors être remplis, imprimés et envoyés, accompagnés de l original des reçus. Voici les anciens et nouveaux numéros. Nom du formulaire Ancien numéro Nouveau numéro AMC avec soins de la vue 3151E/F 3190E/F 3585E/F AMC sans soins de la vue 3155E/F 3192E/F À déterminer Soins dentaires 3151E/F 3195E/F 3586E/F Frais engagés à l extérieur de la province ou à l étranger 3189E/F 3194E/F 3587E/F Les nouveaux formulaires seront disponibles dans les sites protégés et pourront être commandés à compter du 15 octobre. Amélioration du bordereau des prestations Plus tard cet automne, un nouveau bordereau des prestations sera envoyé aux participants ayant présenté une demande de règlement Maladie ou Soins dentaires. En tenant compte des commentaires des administrateurs de régime et des participants, nous avons non seulement modifié l apparence du bordereau des prestations, mais également la façon dont les renseignements sont présentés. À quoi devez-vous vous attendre? Un langage clair. Un sommaire illustrant explicitement les frais engagés par chaque membre de la famille et le montant remboursé. Une description des actes dentaires et non seulement les codes d acte. Des messages informatifs personnalisés sur des sujets comme la coordination des prestations et la gestion de la fraude. 4
Une disposition claire et épurée permettant de trouver facilement les renseignements recherchés. Des renseignements additionnels sur le nouveau bordereau des prestations vous seront communiqués au cours des prochaines semaines. Nous pensons que notre nouveau bordereau vous plaira. Personnalisation du site public de l Assurance collective : formulaires transférés aux sites protégés Nous avons personnalisé le site Web de l Assurance collective pour chaque groupe de clients : les participants, les administrateurs de régime, les promoteurs de régime et les conseillers en avantages sociaux. À partir du site public, vous pouvez cliquer sur l icône appropriée pour avoir accès à votre site personnalisé. Afin d éviter le chevauchement de services, nous avons également déplacé les formulaires du site public au site protégé. Ainsi, chacun sera en mesure d obtenir les formulaires appropriés à son type de régime, et tous les formulaires indiqueront le numéro de contrat et les renseignements propres au participant. Pour vous inscrire au site protégé à l intention de l administrateur de régime, rendez-vous à l adresse http://www.manuvie.ca/assurancecollective. Cliquez sur Site à l intention de l administrateur de régime, puis sur Inscrivez-vous. Quelle est la différence entre le site public et le site protégé? Le site public fournit des renseignements généraux. Pour avoir accès au site protégé, vous devez ouvrir une session en utilisant un mode de passe. Tous les renseignements publiés dans le site protégé sont personnalisés en fonction de votre propre régime. La technologie : pour faciliter votre travail Lorsque vous avez besoin d aide, vous avez le choix Vous pouvez communiquer avec la Financière Manuvie de plusieurs façons. Vous pouvez obtenir l aide d un représentant du Service aux administrateurs de régime en téléphonant ou en faisant parvenir un courriel. Téléphone Lorsque vous composez le 1 800 268-6195 et que vous vous identifiez comme administrateur de régime, votre appel est acheminé au Service aux 5
administrateurs de régime. Vous êtes alors mis en communication avec un représentant qui possède la formation et l expérience nécessaires pour répondre à vos questions ou vous aider à régler votre problème. Courriel Lorsque vous vous inscrivez au site protégé à l intention de l administrateur de régime, vous pouvez utiliser la fonction Envoyez-nous un message pour formuler votre question. Vous obtiendrez une réponse au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant. En quoi la technologie peut-elle vous aider? Nous continuons de mettre l accent sur les services électroniques et d élaborer des solutions qui facilitent l administration du régime. Voici quelques-unes des caractéristiques de nos sites protégés : [Nota : Il est possible que certains des services énumérés ci-après ne soient pas offerts au titre de tous les régimes.] Plus besoin de commander, de stocker et de distribuer les formulaires! Les formulaires se trouvent dans les sites protégés à l intention de l administrateur de régime et des participants. Les formulaires indiquent déjà le numéro de contrat et certains renseignements propres au participant. Les demandes de règlement sont traitées rapidement et avec exactitude, car les numéros d identification sont toujours exacts et lisibles. Les participants peuvent imprimer les formulaires à la maison et n ont pas à perdre du temps au travail à rechercher les formulaires et à les remplir. Livrets des garanties en ligne Vous pouvez facilement consulter les livrets des garanties, y effectuer une recherche ou les imprimer. Il est plus facile de répondre aux questions des participants. Vous pouvez recommander aux participants de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions en consultant leur livret des garanties à partir du site protégé à l intention des participants. Accès instantané au sommaire de la couverture Consultation de la couverture des participants Vérification du type de couverture (individuelle ou familiale) 6
Vérification des personnes à charge inscrites Confirmation de la coordination des prestations Les participants ont également accès à ces renseignements à partir du site protégé à l intention des participants. Plus besoin de fouiller dans la paperasse. Consultez en ligne les relevés de facturation et de données sur l admissibilité des salariés Les relevés de facturation et de données sur l admissibilité des salariés sont disponibles en ligne lorsque les relevés mensuels sont produits par la Financière Manuvie. La personne qui s occupe des relevés de facturation doit s inscrire au site à l intention de l administrateur de régime pour consulter les relevés en ligne. Si c est l administrateur de régime actuel qui s occupe des relevés, l accès sera automatique. Il est facile de faire des recherches et d imprimer les documents, qui sont toujours là quand vous en avez besoin. Nous ne remplacerons pas la version papier de votre relevé de facturation par la version en ligne. Vous continuerez de recevoir un relevé de facturation pour vous rappeler la date de paiement. Pourquoi ne pas faciliter le paiement en vous inscrivant au service de prélèvement automatique des primes? Prélèvement automatique des primes rien de plus facile Le prélèvement automatique est un moyen simple et rapide de payer les primes mensuelles à la Financière Manuvie. Il permet d assurer le maintien en vigueur du contrat et de la couverture des participants. Pour demander le prélèvement automatique, il suffit de remplir le formulaire approprié qui se trouve dans le site protégé à l intention de l administrateur de régime, à la section Formulaires et dépliants. Si vous n êtes pas déjà inscrit au site, veuillez vous rendre à l adresse http://www.manuvie.ca/assurancecollective, cliquer sur Site à l intention de l administrateur de régime, puis sur Inscrivez-vous. L adhésion électronique élimine des étapes et accélère le traitement Les formulaires présentés électroniquement peuvent être traités avec plus de rapidité et d exactitude que les formulaires en version papier, parce que les renseignements qui y figurent sont complets et lisibles. Nous avons constaté que seulement un pour cent des demandes d adhésion et de modification des renseignements personnels présentées électroniquement nécessitent un suivi. 7
À la Financière Manuvie, nous sommes déterminés à offrir les services électroniques les plus simples et les plus puissants du secteur de l assurance. Pourquoi ne pas en profiter? Pour vous inscrire, rendez-vous à l adresse http://www.manuvie.ca/assurancecollective, cliquez sur Site protégé à l intention de l administrateur de régime, puis sur Inscrivez-vous. Besoin de renseignements additionnels? Pour plus d information sur la façon dont ces changements peuvent toucher votre régime, veuillez communiquer avec votre représentant de la Financière Manuvie. Pour obtenir des exemplaires additionnels du présent bulletin ou de tout numéro antérieur du Bulletin administratif, veuillez vous rendre à l adresse http://www.manuvie.ca/assurancecollective. 8
Modification Date d effet : 1 er juillet Cette modification fait partie intégrante du contrat collectif délivré au titulaire du contrat. La Financière Manuvie est tenue de modifier le présent contrat en raison de modifications apportées à la Loi sur l assurance médicaments du Québec. L addenda suivant remplace votre addenda existant intitulé «Garantie Médicaments des personnes assurées domiciliées au Québec». ADDENDA CONTRAT Garantie Médicaments des personnes assurées domiciliées au Qué bec Conformément aux exigences de la Loi sur l assurance médicaments du Québec (L.R.Q., c. A-29-01) et de ses règlements (ci-après appelés collectivement la «réglementation»), la garantie Médicaments que prévoit le présent contrat à l intention des pers onnes couvertes domiciliées au Québec est administrée selon le présent Addenda. Si une clause du contrat ou du présent Addenda va en totalité ou en partie à l encontre de la réglementation ou de toute autre loi ou règlement la remplaçant, la clause ou la partie de la clause en question est réputée être modifiée pour être conforme aux exigences minimales des lois et règlements alors applicables. Médicaments couverts Les médicaments suivants sont couverts : a) médicaments figurant sur la Liste des médicaments publiée par la Régie de l assurancemaladie du Québec (Liste de la RAMQ) au moment où les frais sont engagés; b) médicaments faisant partie des frais couverts par le présent contrat, mais ne figurant pas sur la Liste de la RAMQ. Couverture des médicaments figurant sur la Liste de médicaments publiée par la Régie de l assurance-maladie du Québec (Liste de la RAMQ) Les clauses suivantes ne s appliquent qu aux médicaments figurant sur la Liste de la RAMQ. Les clauses stipulées dans le contrat s appliquent à tous les autres médicaments couverts. a) Pourcentage remboursable par la Financière Manuvie Si le montant de la contribution maximale annuelle n a pas été atteint, la prestation payable au titre du contrat est calculée conformément à ce qui suit : i) Si les médicaments figurent sur la Liste de la RAMQ et ne sont normalement pas remboursables au titre du contrat, les frais sont remboursés selon le pourcentage de remboursement prescrit par la réglementation alors applicable. Si les médicaments figurent sur la Liste de la RAMQ et sont également couverts au titre du contrat, les frais sont remboursés selon le pourcentage stipulé dans le contrat, sous réserve du pourcentage minimum prescrit par la réglementation alors applicable. Page 1 of 3
Lorsque la contribution annuelle maximale est atteinte, le pourcentage de remboursement des frais couverts au titre du contrat est de 100 %. b) Contribution maximale annuelle La contribution maximale annuelle correspond à la partie des frais de médicaments couverts qu une personne assurée doit payer au cours d une année civile avant que le pourcentage de remboursement au titre du présent contrat ne soit de 100 %. Les sommes affectées à ce maximum sont les suivantes : i) le montant de la franchise; la partie des frais de médicaments couverts que la personne assurée doit payer, lorsque le pourcentage de remboursement prévu par le contrat est inférieur à 100 %. La contribution maximale annuelle de l employé et de son conjoint est stipulée dans la réglementation et comprend la partie des frais couverts payés à l égard d enfants à charge. Aux fins du calcul de la contribution maximale annuelle pour l employé et son conjoint, la partie des frais de médicaments couverts payés à l égard d enfants à charge s ajoute aux frais de la personne dont la contribution se rapproche le plus du maximum. c) Franchise Le montant de la franchise précisé dans le contrat, s il y a lieu, s applique, jusqu à ce que la personne ait atteint la contribution maximale annuelle. Par la suite, la franchise ne s applique pas. d) Maximum la vie durant Le maximum la vie durant précisé dans le contrat, s il y a lieu, ne s applique pas aux médicaments figurant sur la Liste de la RAMQ. Les conditions ci -dessous s appliquent à la couverture médicaments prévue lorsque le maximum la vie durant précisé dans le contrat est atteint : i) Seuls sont couverts les médicaments figurant sur la Liste de la RAMQ. Le pourcentage de remboursement des frais couverts est le pourcentage prescrit par la réglementation alors applicable. e) Enfant s à charge admissibles Les enfants à charge admissibles qui fréquentent à temps plein un établissement d enseignement reconnu sont couverts jusqu à ce qu ils atteignent l âge suivant : i) l âge stipulé dans le contrat, ou 26 ans. Les conditions ci-dessous s appliquent à la couverture médicaments des enfants à charge ayant atteint l âge limite précisé dans le contrat : - Seuls sont couverts les médicaments figurant sur la Liste de la RAMQ. - Le pourcentage de remboursement des frais couverts est le pourcentage prescrit par la réglementation alors applicable. f) Cessation de la couverture en raison de l âge À condition que la personne soit admissible à la garantie Médicaments prévue par le contrat, la cessation de la couverture en raison de l âge précisé dans le contrat, s il y a lieu, ne Page 2 of 3
s applique pas. Les conditions ci-dessous s appliquent à la couverture médicaments des participants ayant atteint l âge de cessation de la couverture précisé dans le contrat : i) Seuls sont couverts les médicaments figurant sur la Liste de la RAMQ. i iv) Le pourcentage de remboursement des frais couverts est le pourcentage prescrit par la réglementation alors applicable. La contribution maximale annuelle est celle qui est stipulée dans la réglementation alors applicable. La prime exigée pour la couverture médicaments est celle de l Assurance complémentaire de frais de soins médicaux. g) Maintien de la couverture - Arrêts de travail concertés En cas de grève, de lock-out ou d autres arrêts de travail concertés, la couverture est maintenue pendant i) la période précisée dans le contrat, s il y a lieu, ou 30 jours, si cette période est plus longue. La couverture est maintenue sous réserve du paiement des primes. Couverture des médicaments figurant sur la liste des frais couverts par le présent contrat, mais non sur la Liste de la RAMQ Toutes les clauses précisées dans le contrat s appliquent aux médicaments couverts par ce dernier mais ne figurant pas sur la Liste de la RAMQ. Le paiement de la première prime échue après la date d'établissement de la modification sera considéré comme une acceptation de la part du titulaire du contrat collectif, à moins que la Financière Manuvie ne soit informée du contraire dans les 31 jours suivant cette date. Page 3 of 3