Gestion et enregistrement du courrier La forme des messages varie selon le correspondant et les habitudes mises en place avec l entreprise. Les courriers qui arrivent dans l entreprise doivent être répertoriés, triés et acheminés vers une destination précise. Une mauvaise orientation du courrier est une perte de temps pour l entreprise et un manque d efficacité commerciale. Dans toutes les entreprises, il existe un registre du courrier arrivée et départ, qui permet de garder une trace de tous les courriers entrant ou sortant de l entreprise. Avant la transmission d un courrier, il peut être utile d y porter des annotations de façon à améliorer le traitement et la compréhension du message. 1 Traiter le courrier à l arrivée
Traiter le courrier «arrivée» 1. Prenez le temps de lire l information C est essentiel si l on veut être au courant des affaires et jouer le rôle de filtre de l information, avant distribution. Bien sûr cela prend du temps, d où l importance des techniques de lecture rapide. 2. Enregistrer ou ne pas enregistrer le courrier? Quand et A quoi sert l enregistrement du courrier? - quand : essentiellement quand on ne retrouve pas un document - à quoi sert le cahier d enregistrement : il indique qu on a bien reçu le papier recherché et qu il a été transmis à M. Pour autant si aujourd hui si vous n enregistrez pas le courrier, ne commencez pas ; et si vous le faites, faites un petit calcul rapide : Temps passé à enregistrer / fréquence des recherches = Un exemple classique : ½ heure jour X 5 jours X 4 semaines = 10 h/mois pour rechercher 4 à 5 fois par an sans certitude de trouver? N est-ce pas peine perdue? Ne vaut-il pas mieux passer son temps à traiter l information? 3. en assurer le suivi électronique Si vous êtes obligée d enregistrer le courrier dans votre entreprise, abandonnez le cahier pour enregistrer le courrier sur un tableau Excel. Enregistrer uniquement les courriers qui sollicitent une réponse ou un suivi en interne ; 2 Traiter le courrier à l arrivée
Ne gardez en mémoire sur votre ordinateur que 3 à 6 mois d enregistrement Les 5 avantages de l enregistrement sur ordinateur : La saisie est dactylographiée donc parfaitement lisible par tous Les critères de recherche sont multiples, il suffit de se positionner sur la colonne adéquate et utiliser les fonctions «tri» ou «rechercher» du logiciel. L ajout d une colonne «suite à donner» ou «fait» permet de suivre les actions dans le temps L édition quotidienne du journal permet de reconstituer un chrono papier et de garder 1 ou 2 mois à portée de main (utile en cas de panne réseau) La mise en réseau du tableau en dossier partagé permet à tous de se tenir informés de l ensemble des courriers arrivés Exemple d enregistrement du courrier à l arrivée Date arrivée émetteur objet destinataires Suite à donner Fait 020624 BNP Relevé de banque RD/GP A classer 020624 CNRS Catalogue stages AB Faire circuler 020624 RENAULT Facture RD A vérifier x 020624 IMS Documents conférences à envoyer 020624 URSSAFF Règlements charges trimestrielles 020624 FIDUCIAIRE Relevé jours de congés CP DB/CP Avant le 26/6 X AB A régler avant 30/06 DB/RD A vérifier x 3 Traiter le courrier à l arrivée
4. Accordez un traitement particulier aux courriers recommandés Le cahier des recommandés permet de garder trace de tous les courriers recommandés reçus ou envoyés au sein de l entreprise. On peut les retrouver facilement en cas de contestation. Chaque recommandé entrant est photocopié. L original est conservé dans le classeur «AR» à l onglet «entrant». Seules circulent les photocopies. La nature de l objet de certaines lettres recommandées nécessite parfois que l original soit conservé par les destinataires ou le service concerné (litiges ou contestations pouvant conduire à une procédure juridique). Chaque courrier recommandé envoyé est photocopié. La photocopie est conservée également dans le classeur «AR» à l onglet «sortant». Le récépissé bleu du recommandé est agrafé à la photocopie du document. Dès réception de l avis de réception de couleur rose, ce dernier est également agrafé avec l ensemble de la correspondance. Chaque courrier recommandé est répertorié dans un listing tenu sous Excel avec mention de l expéditeur, du destinataire, de la date d envoi, du motif du courrier et de la date de réception du courrier par le destinataire. 5. faites vous préciser les règles de confidentialité Des règles existent peut-être déjà dans votre entreprise : que faire face à une mention «confidentiel» ou «personnel» sur un courrier destiné à votre patron? Il est important de se faire préciser les consignes pour ne pas faire d impaire. Si votre patron hésite à vous confier l ouverture de tous les courriers, rappelez-lui que la confidentialité et le respect des secrets font partie des principes du métier de secrétaire. Le respect de la confidentialité, c est aussi ne pas faire circuler un document dont l information vous parait sensible sans en parler au préalable avec votre responsable ; ou bien ne pas laisser trainer des informations sensibles sur votre bureau ou sur l écran de votre ordinateur. 4 Traiter le courrier à l arrivée
6. Pré-traiter le courrier «arrivée» Pour votre patron Joignez les dossiers correspondants Avant de remettre le courrier à votre patron, sortez les éléments du dossier utiles à sa compréhension : joignez les devis ou bons de commande aux factures, vérifiez les calculs, notez les dates de réunions sur l agenda. Indiquez dans votre échéancier les actions à entreprendre avec les échéances à respecter. Rédiger les éléments de réponse et joignez votre projet au courrier : vous ferez ainsi gagner beaucoup de temps à votre patron Présentez le courrier dans un trieur Utilisez un trieur et classez le courrier par nature et par degré d urgence. Si votre patron est souvent absent, faites du dispatching du courrier auprès de vos collaborateurs et informez-les par une simple photocopie pour ne pas retarder le traitement des courriers. Si vous enregistrez le courrier sur Excel et si vous travaillez en réseau, votre patron pourra ainsi consulter chaque jour l essentiel du courrier arrivé même s il est en déplacement. Pour les collaborateurs du service Classez le courrier dans des casiers nominatifs Si vous distribuez le courrier à l ensemble des membres de votre équipe, installez des bannettes nominatives au secrétariat dans les quelles vous glisserez tous les documents les concernant. Ils seront obligés de passer régulièrement vous voir au secrétariat pour récupérer leur courrier : un excellent moyen de garder le contact et de favoriser les échanges d informations! Exemple de Trieur de courriers : A traiter immédiatement Pour action (suppose un suivi par opposition à «pour information») Sans intérêt : tous les papiers qui vous semblent inutiles Projets de réponse : chaque fois que vous êtes en mesure de faire vous-même une réponse, rédigez un projet, une proposition. Petit à petit, vous ferez connaitre votre compétence dans certains domaines. 5 Traiter le courrier à l arrivée