RégieW@ve Application "Gérance immobilière"
ENVIRONNEMENT Fonctionne sous NT4.0 ou Windows 2000. Base de données SQL/Server Outil de développement MAGIC Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux Licences nécessaires : Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 1 -
DESCRIPTIF GÉNÉRAL L application «Gérance immobilière» est un logiciel intégré regroupant différents modules de gestion. Certains de ces modules font partie intégrante du logiciel, et sont obligatoires, d autres sont optionnels. Le tableau ci-après résume les différents modules composant le logiciel : Modules de base Gestion des immeubles Gestion des chaufferies Gestion des propriétaires Gestion des objets Gestion des locataires Gestion de la location Modules optionnels Gestion technique Gestion des assurances Gestion des hypothèques Gestion des abonnements Notification des hausses et baisses de loyers Page - 2 -
Tous les programmes sont développés selon l architecture «client-serveur», et utilisent une interface graphique normalisée de type Windows. Les données sont gérées selon les principes usuels des bases de données relationnelles, et du langage de requêtes universel SQL. Page - 3 -
GESTION DES IMMEUBLES Ce module inclus les fonctions suivantes : Gestion des fiches immeubles (ajouts, modifications, suppressions) Interrogation des immeubles Contrôle des coefficients «Immeubles-Objets» Liste des coefficients «Immeubles-Objets» Correspondance des coefficients Contrôle des parts Impression des listes et fiches immeubles Synthèse immeubles Comparatif d exploitation Exportation d un fichier statistiques GESTION DES FICHES IMMEUBLES La gestion des données des fiches immeubles est organisée selon le principe des «onglets». Chaque onglet regroupe des informations de natures similaires. Des contrôles de validités sont effectués immédiatement, et la totalité des informations codées sont référencées dans des tables personnalisées pour chaque entreprise. Onglet Principal Page - 4 -
GESTION DES IMMEUBLES Des critères de recherches sont possibles sur la base des No. d immeubles, de leur adresse ou de leur nom partiel. Un historique des données est géré automatiquement, ce qui permet de consulter à tout moment, les informations spécifiques à une date donnée. Onglet Descriptif Foncier Page - 5 -
GESTION DES IMMEUBLES Onglet Descriptif Utilités Cet onglet contient toutes les informations relatives aux spécifications de chauffage de l immeuble, ainsi que les diverses commodités qui lui sont propres. Page - 6 -
GESTION DES IMMEUBLES Onglet Honoraires Cet onglet contient toutes les informations nécessaires à l établissement des décomptes d honoraires de gérance. Page - 7 -
GESTION DES IMMEUBLES Deux autres onglets permettent de mémoriser des informations non structurées (mémos), ainsi que d éventuelles photographies de l immeuble. Onglet Mémos Un immeuble peut être composé de plusieurs entrées, ou «sous-immeubles». Dans ce cas, un écran permet de regrouper ces «sous-immeubles». Cela permettra dans la suite de la gestion de ne faire certaines opérations que sur l immeuble principal, le système réaffectant ces opérations sur tous les «sousimmeubles» concernés. Des boutons spécifiques permettent d afficher des écrans contenant les informations relatives aux commodités de l immeuble, aux coefficients à prendre en considération lors des décomptes de chauffages, et de la composition de l immeuble (appartements, locaux commerciaux, parking, etc.) Page - 8 -
GESTION DES IMMEUBLES Ecran Commodités de l immeuble Ecran Coefficients de l immeuble Page - 9 -
GESTION DES IMMEUBLES Ecran Composition de l immeuble L accès au descriptif d un objet est possible directement depuis cet écran. Ecran Charges de l immeuble Page - 10 -
GESTION DES IMMEUBLES INTERROGATION DES IMMEUBLES Ce programme facilite la recherche des informations relatives à un immeuble particulier. Cette recherche est possible selon plusieurs critères : A partir du nom du concierge A partir du nom du gérant A partir du nom du technicien Dès que l une de ces personnes est choisie dans l écran correspondant, le ou les immeubles lui correspondant sont affichés dans une seconde fenêtre. Il n y a alors plus qu à sélectionner l immeuble recherché. Ecran Interrogation des immeubles Page - 11 -
GESTION DES IMMEUBLES CONTRÔLE DES COEFFICIENTS «IMMEUBLES-OBJETS» Ce programme permet de contrôler sur la base d une liste, la concordance des coefficients de chauffage et d eau chaude entre l immeuble et les objets le composant. Cette liste peut être établie pou un ou plusieurs immeubles. CONTRÔLE DES PARTS Ce programme permet de contrôler la répartition des participations du ou des propriétaires d un immeuble. La totalité des parts doit être égale à 1000. Plusieurs propriétaires peuvent se partager un immeuble. Le système de gestion des mutations selon des dates de validités permet de retracer un historique de l affectation de ces participations. Page - 12 -
GESTION DES IMMEUBLES Ecran Contrôle des parts Page - 13 -
GESTION DES IMMEUBLES IMPRESSION DES LISTES ET CARTOTHÈQUES IMMEUBLES Ce programme permet d éditer des listes d immeubles, ainsi que des cartothèques contenant tout ou partie des informations relatives à ces derniers. Plusieurs critères de sélection permettent de choisir le niveau de détail que l on souhaite imprimer. Un exemple de document «cartothèque immeuble» est joint ci-après. SYNTHÈSE D IMMEUBLE Ce programme regroupe sur plusieurs «onglets» toutes les informations relatives à un immeuble. Ces informations peuvent provenir des différents modules de base et optionnels composant le logiciel, à savoir : Informations de base Fournisseurs obligatoires Assurances Hypothèques Abonnements Entretien Citernes Page - 14 -
GESTION DES IMMEUBLES Page - 15 -
GESTION DES IMMEUBLES COMPARATIF D EXPLOITATION Ce programme permet d éditer un document de comparaison des charges et produits d exploitation des immeubles pour plusieurs années consécutives. Le choix est donné à l utilisateur de sélectionner tous les immeubles de la gérance, un ou plusieurs immeubles, tous les immeubles d un propriétaire. Il peut également choisir les années à prendre en considération. EXPORTATION DE DONNEES Ce programme permet de créer un fichier de données destiné à l office fédéral de la statistique. Ce fichier contient tous les objets des immeubles gérés dans la société. Page - 16 -
GESTION DES CHAUFFERIES La gestion des chaufferies est indépendante. Une chaufferie peut desservir plusieurs immeubles. Chaque chaufferie est donc considérée comme une entité et on lui affecte le ou les immeubles concernés. Cette gestion permet d affecter à chaque chaufferie des comptes financiers de charges et de produits spécifiques, et donc de gérer une comptabilité pour chacune d elles. La gestion des chaufferies sert de base à l établissement des décomptes de chauffage. Les programmes suivants en assurent la gestion : Gestion des chaufferies Gestion des compteurs Décompte de chauffage Gestion des coupons-réponses Paiement des soldes de chauffage Contrôle des coefficients de chaufferie Saisie des stocks de combustibles Prévision de remplissage des citernes Gestion des paramètres GESTION DES CHAUFFERIES Le programme de gestion des chaufferies permet de gérer des informations de même nature regroupées derrière des «onglets». Ces onglets sont les suivants : Onglet Détail Informations détails Coefficients de chauffage Agenda des décomptes Répartitions entre immeubles Chaque chaufferie est identifiée par un numéro. Ce numéro peut correspondre au numéro d immeuble, mais ce n est pas une obligation, et plus particulièrement dans les cas où une chaufferie dessert plusieurs immeubles. Le lien chaufferie-immeuble est fait au niveau de l immeuble (onglet principal) dans lequel le numéro de chaufferie est indiqué. Page - 17 -
GESTION DES CHAUFFERIES Page - 18 -
GESTION DES CHAUFFERIES Tous les paramètres ci-dessus sont importants pour l établissement des décomptes de chauffage. Onglet Répartitions Lorsqu une chaufferie dessert plusieurs immeubles, cet écran permet de définir les clés de répartitions des frais de citernes, d énergie électrique et de surveillance. Page - 19 -
GESTION DES CHAUFFERIES GESTION DES COMPTEURS Lorsque des immeubles sont équipés de compteurs d eau chaude et/ou de chauffage, ce programme va permettre d enregistrer les index des compteurs de chaque locataire. La sélection s effectue à partir de la chaufferie, puis des immeubles desservis, et enfin des locataires habitant l immeuble. Ecran Gestion des compteurs Page - 20 -
GESTION DES CHAUFFERIES DÉCOMPTES DE CHAUFFAGE L édition des décomptes de chauffage est à 100% automatique. Elle s effectue en deux phases : Préparation et édition des décomptes Comptabilisation Un écran de sélection permet à l utilisateur de définir ses choix à plusieurs niveaux : Phase de préparation et édition ou de comptabilisation Dates de traitement Sélection des chaufferies Des informations complémentaires indispensables à l établissement des décomptes sont enregistrées à ce moment : Re-facturation des appartements «vacants» Saisie du stock restant en citerne Page - 21 -
GESTION DES CHAUFFERIES Ecran Décomptes chauffage Des exemples de documents de répartition sont joints ci-après. Page - 22 -
GESTION DES CHAUFFERIES GESTION DES COUPONS-RÉPONSES Lorsque le solde de chauffage est en faveur du locataire, et si l information manque, un coupon-réponse est envoyé au locataire pour lui permettre d indiquer la référence bancaire sur laquelle la ristourne doit lui être versée. Dés réception de ce couponréponse, il est possible d enregistrer ces informations PAIEMENT DES SOLDES DE CHAUFFAGE Les soldes de chauffage en faveur des locataires sont traités automatiquement. Les paiements s effectuent par voie électronique par SOG ou DTA. Une liste des locataires en retard de paiement peut être éditée afin d éviter des remboursements non justifiés. SAISIE DES STOCKS DE COMBUSTIBLES Pour chaque chaufferie utilisant du combustible, il est possible de gérer les relevés d approvisionnement, ainsi que les situations intermédiaires. L état des stocks enregistré lors de l établissement du décompte de chauffage, est également pris en compte dans cette gestion. Ecran Saisie du stock combustible Page - 23 -
GESTION DES CHAUFFERIES PREVISION DE REMPLISSAGE DES CITERNES Sur la base des relevés de stock effectués et enregistrés, ce programme permet de faire une planification de réapprovisionnement des citernes. Ces prévisions sont naturellement basées sur des moyennes de consommation sur une longue durée. GESTION DES PARAMÈTRES Les règles de calcul et d établissement des décomptes de chauffage sont cantonales. De ce fait, il est nécessaire de définir dans chaque cas les paramètres propres à chaque chaufferie. Ces paramètres sont regroupés par canton et peuvent être adaptés et personnalisés de cas en cas. Chaque immeuble appartient à un ou plusieurs propriétaires pour lesquels la régie doit fournir périodiquement des comptes d exploitations détaillés, ainsi que des tableaux de répartitions des résultats. Le module «gestion des propriétaires» permet de réaliser ce travail à travers l utilisation des programmes suivants : Gestion des propriétaires Impression des listes et cartothèques des propriétaires Edition des décomptes Décomptes de gestion Liste des disponibles GESTION DES PROPRIÉTAIRES Ce programme permet de gérer toutes les informations relatives aux propriétaires d immeubles. Ces informations sont classées par nature et regroupées dans les «onglets» suivants : Informations principales Adresses Relations bancaires Spécifications No. de gestion Page - 24 -
GESTION DES PROPRIÉTAIRES Page - 25 -
GESTION DES PROPRIÉTAIRES L onglet «Adresses» permet de mémoriser les adresses de correspondances du propriétaire et de les distinguer des adresses commerciales. Un propriétaire peut avoir plusieurs relations bancaires ou postales, afin de personnaliser les transactions le concernant. L onglet «Spécifications» décrit les relations contractuelles entre le propriétaire et la gérance. Les informations «No. de gestion» permettent de personnaliser la présentation des différents documents en relation avec le propriétaire et les immeubles et objets loués (BVR, rappels, baux à loyer, etc.) IMPRESSION DES LISTES ET CARTOTHÈQUES PROPRIÉTAIRES Comme pour les autres gestions (immeubles, objets), il est naturellement prévu d éditer des listes de propriétaires ainsi que des cartothèques détaillées. Page - 26 -
GESTION DES PROPRIÉTAIRES DÉCOMPTES DE GESTION Différents décomptes sont traités et édités automatiquement par les programmes : Compte propriétaire Compte de gestion Détail des écritures financières par groupes de comptes Détail des écritures immeubles Détail des écritures chaufferies Encaissement des loyers Ces différents états peuvent être affichés à l écran ou édités sur l imprimante choisie par l utilisateur. Des sélections sont possibles par immeubles, et/ou par propriétaires. Page - 27 -
GESTION DES PROPRIÉTAIRES LISTE DES DISPONIBILITÉS Ce programme calcule et édite l état des disponibilités concernant un ou plusieurs propriétaires. La sélection porte également sur le choix du ou des immeubles à traiter. Le résultat peut être visualisé à l écran, s imprimer ou être transféré dans une feuille de calcul «Excel». Différents paramètres conditionnent le calcul (prise en compte des primes d assurances, des hypothèques, des abonnements, des charges fixes d entretiens). Page - 28 -
GESTION DES PROPRIÉTAIRES Page - 29 -
GESTION DES OBJETS Chaque immeuble est composé d un ou plusieurs objets. Le module «Gestion des objets» permet de décrire ces derniers. Les fonctions suivantes sont traitées : GESTION DES OBJETS Gestion des objets Etats locatifs Impression des listes d objets Ce programme permet de gérer les différentes informations relatives à un objet. Ces informations sont regroupées derrières les onglets suivants : Données de base Confort / commodités Coefficients Conditions particulières Photographies Page - 30 -
GESTION DES OBJETS Onglet Données de base Page - 31 -
GESTION DES OBJETS Toutes les informations codées font référence à des tables qui peuvent être modifiées et personnalisées par l utilisateur (étage, désignation, genre d objet, etc.) Onglet Confort / commodités Onglet Coefficients Page - 32 -
GESTION DES OBJETS ETATS LOCATIFS La gestion des états locatifs est très importante, car elle est l outil permettant à la régie d administrer les objets qui lui sont confiés. Ce module de programme va permettre de connaître à chaque instant quels sont les appartements «vacants» ou qui vont se libérer, de les proposer à des locataires potentiels. Le suivi des propositions d objets aux futurs locataires est traité par l option «Gestion de la location» (cf. 6) Ecran Etats locatifs Page - 33 -
GESTION DES OBJETS Le dernier maillon de la chaîne de gestion concerne les locataires. L indépendance entre l occupant d un objet et l objet lui-même, permet de suivre chronologiquement l évolution de l occupation de celui-ci. Le locataire est important sur le plan comptable, dans la mesure où c est lui qui est responsable du paiement des loyers. La gestion des locataires va donc s effectuer aussi bien sur plan des informations permettant de caractériser le locataire, que sur le plan du suivi débiteur le concernant. Le logiciel «REGIE» est intégré aux logiciels comptables, et plus particulièrement au suivi débiteurs et contentieux pour assurer ces contrôles. La gestion des locataires regroupe les fonctions suivantes : Gestion des locataires Impression de listes et fiches locataires Gestion des garanties bancaires Notifications des hausses Gestion des paramètres Page - 34 -
GESTION DES LOCATAIRES GESTION DES LOCATAIRES La gestion des fiches locataires est subdivisée en plusieurs «onglets» permettant de traiter les informations suivantes : Données de base Objets loués Loyers Hausses / baisses Contentieux Gestion des sous-locataires Gestion des colocataires DONNEES DE BASE Les données de base regroupent toutes les informations relatives à l identité du locataire, à son éventuel conjoint, ainsi qu aux différentes adresses le concernant (adresse principale, correspondance, adresse du conjoint, adresse d envoi des BVR). Page - 35 -
GESTION DES LOCATAIRES Page - 36 -
GESTION DES LOCATAIRES OBJETS LOUÉS Les informations gérées dans cet onglet sont directement issues du bail à loyer. On y trouve également tous les renseignements relatifs au dépôt de garantie ainsi que les modalités de règlements convenus. Une personne physique peut louer plusieurs objets dans un ou plusieurs immeubles. L enregistrement des informations d identification (nom, prénom, état civil, etc.) ne sont enregistrées qu une seule fois dans le système, et reprises automatiquement pour chaque objet loué. Une gestion des homonymes est prévue afin de permettre à l utilisateur d éviter l enregistrement d informations redondantes. Page - 37 -
GESTION DES LOCATAIRES Onglet Objet loué LOYERS Onglet Loyer Page - 38 -
GESTION DES LOCATAIRES GESTION DES GARANTIES BANCAIRES Une fonction spécifique du logiciel permet de gérer les dépôts de garantie lorsqu ils sont contractuellement imposés au locataire. Différents type de garanties sont possibles : Garantie bancaire Cautionnement Ecran Garanties bancaires Page - 39 -
GESTION DES LOCATAIRES HAUSSES / BAISSES DE LOYER La préparation et la notification des hausses ou baisses de loyers s effectuent automatiquement sur la base d informations et de paramètres propres à l objet loué. Cette gestion s effectue en trois phases : Préparation des notifications Edition et/ou affichage des notifications Imputation définitive Un historique des variations de loyers est mémorisé dans le système. Le calcul des modifications de loyers tient compte de tous les paramètres régis par les différentes lois en vigueur. Les particularités cantonales sont prises en compte, et, en cas de modifications légales, le système est suffisamment souple pur permettre une adaptation rapide des règles de calcul. Le traitement des hausses / baisses de loyers peut se faire par sélection des objets concernés par l agence entière, par immeuble, par locataire, par propriétaire ou par gérant. Page - 40 -
GESTION DES LOCATAIRES Les paramètres pris en compte sont les suivants : Taux hypothécaires Taux IPC Variation des taux hypothécaires Périodes considérées Valeur du loyer Ecran Hausses / Baisses de loyer Page - 41 -
GESTION DE LA LOCATION La gestion de la location est le module de programme qui va permettre de suivre l'évolution des objets vacants et de les relouer le plus rapidement possible. Ce programme permet d effectuer les tâches suivantes : Consultation ou édition de listes des objets vacants ou susceptibles de le devenir dans un délai rapproché. Enregistrement des demandes concernant un objet à louer Suivi de l édition et du retour des documents transmis aux demandeurs Préparation et édition des baux à loyers Transfert automatique des informations dans le fichier «locataires» dès la signature du bail. Cette gestion permet d automatiser le suivi de location d un bout à l autre de la chaîne de traitement, et ainsi d éviter tout retard inutile. Page - 42 -
GESTION DE LA LOCATION Ecran Objets vacants Page - 43 -
GESTION DE LA LOCATION Ecran Gestion des demandes Page - 44 -
GESTION DE LA LOCATION Ecran Suivi des documents Page - 45 -
GESTION DES ASSURANCES Ce programme permet d enregistrer et de mémoriser tous les contrats d assurances relatifs à un immeuble. Ces informations sont également restituées au niveau du programme «synthèse d immeuble» et «cahier des charges des concierges». La fenêtre de gestion est subdivisée en trois onglets : Informations générales d assurance Détail (No. de polices, dates de début de contrat, montant des primes, échéances) Couverture d assurance (montants, franchises) Ecran Gestion des assurances Page - 46 -
GESTION DES ASSURANCES Page - 47 -
GESTION DES HYPOTHEQUES Ce programme permet d enregistrer et de gérer toutes les hypothèques relatives à un immeuble. Ces informations sont également restituées au niveau du programme «synthèse d immeuble». Ecran Gestion des hypothèques Page - 48 -
GESTION DES HYPOTHEQUES Page - 49 -
GESTION DES ABONNEMENTS Ce programme permet d enregistrer et de mémoriser tous les abonnements d entretiens relatifs à un immeuble ou un objet loué. Ces informations sont également restituées au niveau du programme «synthèse d immeuble» et «cahier des charges des concierges». Ecran Gestion des abonnements Page - 50 -
GESTION DES ABONNEMENTS Page - 51 -