APPEL A CANDIDATURES Démarche expérimentale LEAN CONSTRUCTION Contact : Fédération Française du Bâtiment Poitou-Charentes Pascal HYRIEN 05 49 61 20 66 - hyrienp@poitou.ffbatiment.fr Madame, Monsieur, Nous avons le plaisir de soumettre à votre candidature un cahier des charges relatif au référencement d organismes «conseil» afin d accompagner la mise en place d une démarche LEAN CONSTRUCTION sur quatre chantiers expérimentaux sur le territoire du Poitou-Charentes. Cet appel à candidature porte sur l accompagnement individuel et collectif des entreprises qui seront retenues pour réaliser ces chantiers. Nous vous remercions de nous faire parvenir votre réponse pour le 10 décembre 2014 au plus tard, de préférence par mail à l adresse suivante : hyrienp@poitou.ffbatiment.fr Ou par courrier : FFB Poitou-Charentes Pascal HYRIEN 26 rue Salvador Allende - 86000 Poitiers Les organismes sélectionnés seront auditionnés individuellement le 17 décembre 2014, à la FFB Poitou-Charentes. Choix du cabinet conseil intervenant en entreprise : Le Comité de pilotage de l action choisira, à l issue, le ou les cabinets qui seront retenus. Afin de vous permettre d élaborer votre proposition, nous vous adressons le cahier des charges de la consultation.
Mise en œuvre de la démarche LEAN CONSTRUCTION sur des chantiers expérimentaux, en Poitou-Charentes CAHIER DES CHARGES PREMIERE PARTIE : Objet, Contexte, Objectifs de la démarche expérimentale LEAN CONSTRUCTION 1. Objet de la consultation L objet de cet appel à candidature est de référencer un ou plusieurs consultants afin d accompagner la mise en place d une démarche de LEAN CONSTRUCTION sur quatre chantiers de construction/réhabilitation de Bâtiments en Poitou-Charentes. 2. Contexte de l action 2.1. Porteur de l action - Partenaires La FFB Poitou-Charentes est porteuse de l action l Etat (DIRECCTE Poitou-Charentes) et la Région Poitou Charentes (sous réserve) cofinancent cette action dans le cadre du Contrat d Objectifs Territorial Bâtiment Travaux Publics 2014-2020. Fondement textuel de la démarche partenariale : La démarche se fonde sur le COT BTP 2014-2020 dont l axe 3 a pour objet est d «Améliorer la gestion durable des ressources humaines dans les entreprises du BTP» 1
Au sein de cet axe 3, le point n 2 vise à «Poursuivre l'amélioration des conditions de travail et la santé au travail» et envisage, à ce titre de : Contribuer au développement de méthodologies relatives à l organisation de chantier et au règlement des problèmes structurels d'interfaces sur chantiers afin de permettre, tout en améliorant le professionnalisme, la compétence des entreprises, de trouver une traduction en termes d amélioration des conditions de travail des salariés et de prévention contre les risques d accidents. Les autres partenaires de cette action sont l OPP-BTP Poitou-Charentes/ Limousin, l Ordre des Architectes de Poitou-Charentes et le Cluster Eco-Habitat de Poitou-Charentes. 2.2 Contexte du projet S appuyant sur les dispositions du nouveau Contrat d Objectifs Territorial 2014-2020, la FFB Poitou-Charentes a proposé à ses partenaires publics que sont l Etat et la Région une action expérimentale de mise en œuvre d une démarche de «Lean construction» sur quatre chantiers qui se dérouleront sur le territoire du Poitou-Charentes, à titre indicatif : un chantier public, deux opérations privées, un chantier de construction ou de rénovation/réhabilitation de logements sociaux. L Etat puis la Région ont validé leur engagement de principe aux côtés de la FFB Poitou-Charentes. Divers entretiens ont également permis de vérifier l intérêt de l Ordre des Architectes de Poitou-Charentes, de l AROSH Poitou-Charentes, de l OPP-BTP Poitou-Charentes/ Limousin pour ce projet. Ensemble, la DIRECCTE Poitou-Charentes, la Région Poitou-Charentes (sous réserve), la FFB Poitou-Charentes, l Ordre des Architectes de Poitou-Charentes, et l OPP-BTP Poitou- Charentes/ Limousin constituent le comité de Pilotage du Projet. 2
3. Objectifs de l action Objectif fondamental : Cette expérimentation consiste à permettre aux entreprises et à leurs salariés, à la maîtrise d œuvre, à la maîtrise d ouvrage et à l ensemble des intervenants sur le chantier, d expérimenter la démarche LEAN CONSTRUCTION et d ancrer ces nouvelles pratiques. Les fruits de cette expérimentation devront être partagés dans le cadre d échanges collectifs auxquels seront conviés entreprises, maîtres d oeuvre et maîtres d ouvrage. Objectifs opérationnels à atteindre sur les quatre chantiers expérimentaux : - Donner à tous les acteurs du chantier, dès la phase étude/préparation, une vision partagée du chantier avec un focus sur la gestion globale des flux. - Permettre, par une pédagogie adaptée (journées de formation et d animation sur chantiers), l adhésion à la démarche, par les acteurs de la construction - Permettre la détection des activités ne créant aucune valeur pour les éliminer au profit des activités à forte valeur ajoutée. - Veiller aux conditions d accueil et de confort des salariés sur les chantiers, la poursuite de cet objectif devant également permettre de promouvoir la mixité des emplois sur les chantiers de construction. - Créer des conditions et un environnement de travail propice à la sécurité et de prévention, à l efficacité opérationnelle et à la réduction des risques sur chantier tout au long de l opération (recherche, tant au niveau global du chantier, qu au sein de chaque entreprise, d une meilleure ergonomie des postes et des circulations, la réduction du stress et des accidents, même minimes). - Anticiper au mieux les interfaces, la coactivité les flux, les aléas et fiabiliser les prévisions de réalisation de l ouvrage. - Mettre en œuvre une planification collaborative et participative devant permettre une recherche préventive des causes de désynchronisation. Se doter des moyens nécessaires à la mise en œuvre des mesures palliatives. - Assurer une meilleure communication sur les chantiers entre les différents acteurs et intervenants. Favoriser une meilleure appréhension et compréhension du court terme par les équipes travaux. 3
- Optimiser les délais de réalisation des chantiers, par une meilleure conception et mise en œuvre de l organisation. - Permettre la réalisation des quatre chantiers à coûts maîtrisés, par la détection et l élimination des gaspillages, la mise en place d outils de gestion de projets. - Parvenir, par une meilleure organisation et une meilleure gestion des chantiers, à la maîtrise des budgets pour les donneurs d ordre et à la préservation des marges des entreprises. - Formaliser les retours d expériences et permettre la mutualisation des pratiques. Il est précisé que : - Le consultant travaillera à mettre en place les outils LEAN CONSTRUCTION en formant les ouvriers, les chefs de chantiers et chefs d équipe. Des points réguliers seront faits avec ces trois catégorie de personnels de façon à valider leur adhésion et, si besoin, à lever les freins rencontrés dans l application de la méthodologie. - Le consultant devra, quand ils existent, également informer les représentants du personnel des entreprises intervenant sur les chantiers et recueillir leur avis. - L OPPBTP pourra mesurer sur les quatre chantiers le niveau d amélioration des conditions de travail, et appréhender l écart avec des chantiers comparables hors démarche LEAN CONSTRUCTION. DEUXIEME PARTIE : Modalités d intervention et exigences à prendre en compte 1. Déroulement de l Action «chantiers expérimentaux LEAN CONSTRUCTION» L action est prévue pour un démarrage à compter du début de l année 2015. Un ordre de service sera adressé pour en préciser la date de démarrage. Les actions du ou des consultants se déclineront ainsi : 4
M 0+ ---- M 0+ ----- M 0 + ----- M 0+ --- M 0+ --- M 0+ --- M 0+ --- M 0+ --- 1. Animation de quatre réunions de présentation de la démarche et des quatre projets de chantiers. Chaque fédération départementale accueillera une réunion qui sera notamment animée par le ou les consultants retenus. Ces quatre rencontres réuniront les entreprises du bâtiment, architectes, autres intervenants intéressés par la démarche ainsi que les maîtres d ouvrages des opérations retenues pour l expérimentation. 2. Accompagnement des Maîtres d ouvrages sur les déterminants de leurs projets et leurs déclinaisons opérationnelles. 3. Mise en cohérence des divers protagonistes de l action avec la démarche LEAN CONSTRUCTION (maîtrise d ouvrage, maîtrise d œuvre, autres intervenants) 4. Finalisation conceptuelle du projet et prise en compte opérationnelle de la démarche LEAN dans les documents de publicité et de consultation des offres. 5. Accompagnement, collectif d une part et individualisé, d autre part, des entreprises et de leurs salariés (formations, ateliers participatifs.). 6. Ancrage du LEAN CONSTRUCTION par la mise en place d améliorations continues. 7. Organisation d un suivi régulier par chantier permettant d établir des bilans d étape périodiques et d évaluer les gains obtenus. Il sera rendu compte trimestriellement au comité de pilotage de l action des retours d expérience. 8. Organisation d un bilan final de l action, par chantier. Rédaction d un rapport par le ou les consultant(s) retenu(s) mettant en lumière les enseignements de l action. Le ou les consultant(s) présentera(ont) son (leurs) rapport(s) avec le porteur de projet devant le Comité Régional de Prévention des Risques Professionnels de la Région Poitou-Charentes (CRPRP)». 5
M 0+ --- 9. Animation de quatre réunions de bilan de la démarche. Chaque fédération départementale accueillera une réunion qui sera animée par le ou les consultants retenus. Ces quatre rencontres réuniront les entreprises du bâtiment, architectes, autres intervenants, et maîtres d ouvrages des opérations qui sont intervenus dans le cadre de la réalisation de l expérimentation. Ces réunions seront également ouvertes aux personnes extérieures à l expérimentation : entreprises du bâtiment, architectes, autres intervenants à l acte de construire et maîtres d ouvrages. Le but de ces réunions sera de dresser le bilan des retours d expérience suite à la réalisation des quatre chantiers expérimentaux en démarche LEAN CONSTRUCTION. Ces rencontres permettront que les bénéfices de l action LEAN CONSTRUCTION soient capitalisés et que tous les points d amélioration identifiés soient distinctement décrits et explicités. Ceci s inscrit, d une part dans la perspective de la mise en œuvre de démarches LEAN CONSTRUCTION sur d autres chantiers publics et privés et, d autre part, d ancrer ces pratiques auprès des différents acteurs du Bâtiment. Ces réunions d informations feront l objet de restitutions par le biais des supports de communication des fédérations départementales (newsletters, site web ) et de l OPPBTP. 2. Compétences attendues des cabinets conseils Les consultants devront justifier d une expérience significative dans le LEAN CONSTRUCTION et les métiers du bâtiment. 3. Coût et Formalités Il est demandé aux candidats d établir leurs offres en chiffrant trois hypothèses selon que le volume global des travaux de l ensemble des chantiers sera de : 500 K à 1,5 M 1,5 M à 5 M 6
plus de 5 M Le coût d intervention journalier du ou des cabinets conseils retenus par les cofinanceurs du projet est de 1100 H.T., frais divers compris. Le cabinet conseils devra établir une convention avec la FFB Poitou-Charentes, qui précisera les modalités : - de mise en œuvre de la démarche et de suivi, - et de facturation. Les membres du Comité de pilotage seront très attentifs à la rigueur de l accompagnement et au suivi des objectifs fixés. Il conviendra notamment que le consultant établisse à chaque étape clé de la démarche des points de reporting. L ensemble de ces documents dûments validés est nécessaire à la mobilisation des financements publics attribués par la DIRECCTE et la Région Poitou Charentes (sous réserve) au titre de cette action. 4. Résultats attendus de la consultation 4.1 Présentation du consultant : Le consultant fera état de ses activités, références, ressources humaines et techniques, certifications obtenues, CV du ou des intervenants pressentis pour le projet. Une attention toute particulière devra être portée sur le choix de l intervenant pour le compte du consultant. 4.2 Description de l offre proposée : Les motivations pour mettre en œuvre une démarche compétence sont nombreuses et variées. En tant que consultant spécialisé, vous avez déjà dû accompagner des entreprises sur ce type de démarche. Nous vous demandons donc de nous présenter une proposition d accompagnement synthétique (sur 6 pages maximum), en partant d un exemple concret (réel ou fictif). Nous vous invitons à nous présenter le contexte (secteur d activités et taille de l entreprise, nature et périmètre de la demande ), l intervenant en charge de l accompagnement et à dérouler la méthodologie proposée, en précisant à chaque étape : Résultat concret attendu et ou obtenu Méthodes et moyens envisagés et ou mis en œuvre 7
Durée Modalités de coordination et d information avec l entreprise En complément, il conviendra de nous proposer sur certains points méthodologiques, des alternatives en termes de modalités, en fonction notamment de la taille de l entreprise Enfin, lors de la présentation devant le comité de pilotage, il serait opportun d apporter des exemples de supports ou d outils. 4.3 Coût de la prestation : Le consultant proposera une annexe détaillée présentant les conditions financières de ses interventions. La durée de validité du tarif proposé devra également être indiquée. 4.4 Garanties légales demandées : L organisme «conseil» devra : indiquer son SIRET et, le cas échéant, son numéro d activité en qualité d organisme de formation, fournir les attestations justifiant qu il est à jour de ses obligations auprès des organismes financiers et sociaux. 4.5 Critères de sélection : Les critères de sélection des consultants porteront principalement sur : La pertinence de la réponse par rapport au cahier des charges (méthode et moyens d accompagnement proposés ), Sa valeur ajoutée : la réponse apporte «un plus» à la réflexion en cours, Les ressources techniques et humaines mises en avant, L adéquation de la proposition tarifaire. Lors de la présentation de la proposition par le consultant, le comité de pilotage accordera une attention particulière aux points suivants : 8
La capacité démontrée par l organisme à : - Communiquer avec les responsables d entreprises (ou leur représentant), ainsi que les représentants du personnel sur l enjeu de la démarche LEAN et à analyser leurs besoins, - Développer un accompagnement personnalisé et adapté au contexte professionnel de l entreprise, - Synthétiser et formaliser des points de reporting (rétro planning, modèle de comptes rendus ). Le profil du ou des intervenants pressentis pour le projet (CV) et notamment : - Leur faculté d écoute et de compréhension des contraintes économiques de l entreprise, de son organisation et de l activité sur chantier. - Leur connaissance du secteur BTP Vous pourrez utilement vous reporter à la grille d évaluation jointe. 9