Bien venue! Guide d initiation à votre logiciel d audit et de comptabilité OCEAN
Introduction : Cher utilisateur, OCEAN est un progiciel destiné à la réalisation de toutes les opérations comptables, à l impression de tous les états nécessaires (Bilan, Etat de résultat, Flux, Notes, Grand livre, Journaux ), au contrôle de toutes les écritures comptables (AUDIT) et des ratios clés. OCEAN intègre une base de donnée très utile à l utilisateur qui lui permet une auto assistance a tout moment et lui évite les pertes de temps pour des recherches fastidieuses. La base de donnée intègre : Tous les normes comptables, un guide d imputation des comptes, un volet d assistance aux écritures de fin d exercices, les taux d amortissements applicables OCEAN vous permet aussi de contrôler vos agents comptables puisque vous pouvez : - leur interdire toute suppression des pièces enregistrées, vous êtes le seul à accéder au menue suppression, - interdire à n importe qui de clôturer un exercice comptable sans votre intervention personnelle, - Une fois un exercice est clôturé, aucune modification ne sera possible par vos agents. Cependant vous seules vous pouvez rouvrir l exercice et effectuer vos modifications. - Avoir à tout moment un rapport d audit clés en main après analyse de toutes les écritures comptables en plus d autres rapports annexes Vous trouvez en bas les directives nécessaires vous permettant de travailler en toute sécurité. Merci de nous avoir fait confiance et nous vous promettons encore des nouveautés vous permettant de réduire votre temps et vous aider à mieux visualiser la situation de votre entreprise. L équipe OCEAN. 01- Enregistrement de vos paramètres (mots de passe)
Avant de créer votre dossier (Entreprise/Société) et procéder à la saisie des écritures comptables, il vaut mieux commencer par saisir vos mots de passe pour vous permettre de sécuriser vos applications. Pour cela, vous suivez le chemin suivant : - Fichier o Paramètres (Cliquer sur OK si on vous demande un mot de passe) Ensuite le menu suivant apparait : Pour clôturer un exercice (interdire toute modification) Pour choisir le fond d écran qui vous convient Pour supprimer les écritures, les comptes inutiles Remarque : Pour ne pas rencontrer un problème d impression veiller cocher «Impression Modale» Une fois que vous avez fini de paramétrer vos données, vous cliquer sur valider. 02- Création d un nouveau dossier de travail :
Pour créer votre société et commencer les travaux de saisie, il faut suivre les étapes suivantes : a- Aller au menu «Fichier» ensuite cliquer sur «Nouveau dossier» le menu suivant apparait : Code à 08 chiffres obligatoires Raison sociale de la société La valeur maximale comptable que votre caisse ne doit pas dépasser au 31/12. (Précaution pour considérations fiscales) Une fois que vous avez fini de paramétrer vos données, vous cliquer sur valider. Votre dossier sera enregistré automatiquement sous la racine Comptabilité (Vous cliquer sur enregistrer)
b- Création de l exercice comptable : En validant les données déjà citées ci-dessus, le menu suivant apparait : Pour créer votre exercice comptable, veiller cliquer sur «Nouvel exercice» ensuite saisir votre mot de passe «Administration» dans le champ réservé puis saisir l exercice désiré (voir exemple ci dessous) : Cliquer ensuite sur valider.
c- Saisie des valeurs N-1 (Bilan, Etat de résultat, Flux) si il ne s agit pas d un premier exercice comptable. Une fois qu on a validé l exercice désiré (2010 ou 2011 ) le menu suivant apparait : Il faut dans ce cas saisir les valeurs des états financiers N-1 si c est le cas. Et dans tous les cas valider ces valeurs avant de fermer.
d- accéder à l interface de l exercice désiré : Apres avoir accomplis les étapes précédentes, le menu suivant apparait : Exercice comptable que nous avons déjà crée Pour accéder à l interface de l exercice, il suffit de cliquer dessus deux fois. 03- Création des journaux de saisie comptable
Pour cela, il faut cliquer sur le bouton «Les journaux» Le menu suivant apparait : Pour créer les journaux de saisie cliquer sur «Nouveau» pour avoir l interface suivante : Choisir votre code journal qui doit comporter 08 chiffres exemple 10000000 Libellé Journal exemple : ACHATS
04- Saisie des opérations comptables : Une fois vos journaux ont été crées, vous pouvez commencer votre saisie en cliquant sur le bouton Opération pour obtenir l interface de saisie suivante : Taper F1 ou Entrée pour choisir votre journal de saisie
05- Le Guide d imputation OCEAN est équipé d un guide d imputation comptable contenant plus de 1600 lignes afin de vous faciliter les imputations de vos factures en cas de difficultés. Le guide consultable à partir du menu de saisie ou du menu Bibliothèque, est simple à utiliser puisqu il suffit d introduire l article désiré et/ou le numéro de compte correspondant à votre article contenu dans la facture à comptabiliser. Le menu Guide d imputation est le suivant :
En introduisant votre article ou désignation d article vous obtenez le résultat suivant : On peut aussi faire les choix à partir des comptes pour arriver à l article à saisir :
06- Consultation d une pièce comptable déjà saisie A partir du menu Opérations comptable, on choisie la commande Consultation pour avoir la liste de toutes les écritures déjà saisies comme suit : Il suffit d introduire le numéro de la pièce désirée et/ou le code journal de saisie et/ou une partie du libellé désiré. Une fois l écriture désirée apparait sur votre écran il suffit d y cliquer deux fois afin de voir les détails. Le menu suivant dans ce cas apparait :
Notez bien : aucune modification n est possible à partir de ce menu. Pour modifier ou supprimer une pièce il faut aller au menu Modification suppression.
07- Modification et/ou suppression des pièces déjà saisies Remarque : Aucune modification ou suppression n est possible qu en introduisant le mot de passe déjà saisie au niveau du menu paramètres. A partir du menu Opérations comptable, on choisie la commande Modification-suppression pour avoir la liste de toutes les écritures déjà saisies comme suit : Une fois une pièce modifiée, il faut valider les modifications avant de quitter le menu de saisie. Qu est ce qui est modifiable : 1- la date opération, 2- Le libellé opération, 3- Les lignes opérations (Compte, montants ) ****Le journal de saisie ne peut pas être modifié pour une même écriture. Dans ce cas il faut supprimer la pièce et la refaire carrément.
08- Recherches d écritures OCEAN vous permet de faire des recherches étendues de façon simple et sans attendre aucune seconde. Vos recherches peuvent se porter soit : 1- Les numéros de pièces comptables, 2- Les libellés, 3- Les montants débits ou crédits, 4- les codes journaux, 5- les dates. Afin d accéder au menu de recherche, on choisie la commande Recherche à partir du menu Opérations comptables pour avoir la liste de toutes les écritures déjà saisies comme suit :
a- LE GRAND LIVRE 09- Impression des états de synthèse Appuyer Tout afin d imprimer tout le GL OCEAN vous permet d imprimer à tout moment votre Grand livre général tout en vous laissant le choix pour les comptes désirés et la période de saisie. Vous pouvez imprimer votre Grand livre en choisissant la date de début et la date fin (Grand livre situation provisoire) ou vous pouvez imprimer tout le grand livre de toute la période (du 01-01-N jusqu'à 31-12-N). En appuyant sur la commande Grand Livre, l interface suivante apparait : Choix du compte à imprimer Choix de la Date 01 Choix de la Date 02 Pour exporter votre GL sur fichier EXCEL
En imprimant votre Grand livre vous obtenez l état suivant : Etat imprimable sur papier A04 et paramétrable suivant l état de votre imprimante.
b- LA BALANCE (Générale ou Détaillée) La différence entre la Balance Générale et Détaillée est qu au niveau de la balance détaillée vous trouver le détail des comptes Clients et Fournisseurs alors qu au niveau de la balance générale les comptes clients et fournisseurs sont présentés cumulativement. Afin d imprimer votre balance vous choisissez la commande Balance pour aboutir à ce menu : Remarque : OCEAN vous permet de vous limiter à une date bien déterminée pour l impression de votre balance. Ainsi vous pouvez choisir d imprimer une balance de 01 Mois ou de 06 Mois ou d une seule journée Afin d imprimer les Balances auxiliaires (clients et fournisseurs) il suffit de consulter le menu Etats dans la barre de menu.
En imprimant votre Balance vous obtenez l état suivant : A la fin de chaque balance imprimée, votre résultat de l exercice apparait.
c- LES JOURNAUX : Afin d imprimer vos journaux détaillées, et en cliquant sur la commande Journaux, vous obtenez le menu suivant : Choix du journal désiré Les journaux qui apparaissent sur la liste sont ceux que vous avez crée pour faire votre saisie.
d- LES ETATS FINANCIERS (Bilan, Etat de résultat, Flux): Jamais la présentation des Etats financiers n a été aussi simple qu avec OCEAN. En effet, vous obtenez vos états financiers par simple click et sans temps d attente ni paramétrage. Il suffit de choisir la période désirée ou bien appuyer tout simplement sur Imprimer afin d obtenir vos Etats financiers parfaitement présentées. Bilan : OEAN vous permet d imprimer votre Bilan et Etat de résultat et flux en langue Arabe.
ETAT DE RESULTAT : ETAT DE FLUX DE TRESORERIE :
LES NOTES AUX ETATS FINANCIERS OCEAN Vous permet d imprimer vos notes aux états financiers par simple click et en ayant la possibilité de choisir une fourchette de date qui convient à la date sélectionnée lors de l impression du bilan, de l état de résultat et de l état de flux. Pour imprimer vos notes aux états financier il suffit d aller à la commande Notes, ensuite choisir Notes Bilan ou Notes Etats de résultat. Le menu suivant apparait : Remarque : OCEAN vous permet aussi d imprimer les notes aux états financiers sous une forme non pas chiffrée mais écrites (phrases cohérentes) qui tiendrons compte des spécificités de chaque société. (Capital, Adresse, Siège social, Chiffre d affaire, Objet social, solde des clients et fournisseurs, méthode de valorisation des immobilisations )
10- La clôture d un exercice achevé ou non achevé Afin de sécuriser vos informations comptables saisie, et pour éviter qu un autre utilisateur ne modifie votre exercice en cours ou achevé et déposé à la recette des finances, OCEAN vous permet de clôturer un exercice donné pour un dossier donné et vous permet de le rouvrir à n importe quelle moment. Noter bien que la clôture se fait pour chaque exercice à part et non pas pour le dossier dans sont ensemble. Exemple : Je suis entrain de faire la saisie des opérations comptables de la société (ABC) pour l exercice 2010. Dans ce cas je peux clôturer 2010 puisque je suppose déjà que 2009 est déjà clôturé. Afin de clôturer votre dossier de travail, il suffit de choisir la commande clôture au niveau de la barre de menu ensuite appuyer sur la commande Clôturer l exercice en cours. Il vous faut la saisie du mot de passe bien sure. Le message d information suivant apparait : Appuyer sur OUI pour clôturer l exercice Qu est ce qui se passe si on clôture l exercice : Dans ce cas, aucune opération ne peut être saisie ni modifiée (déjà saisie). Seule la consultation des pièces saisie est possible.
DESACTIVATION DE LA CLOTURE DE L EXERCICE Pour désactiver la clôture de exercice il faut aller a la commande Fichier au niveau de la barre de menu ensuite choisir Paramètres pour obtenir le menu suivant : Il suffit d écrire l exercice clôturé (exemple 2009) et appuyer sur la commande Désactiver la clôture de l exercice.
11- Exportation des données N vers l exercice N+1 : Une fois votre exercice est achevé, et que vous désirer commencer l exercice N+1, il suffit de créer l exercice N+1 en appuyant sur la commande Nouvel exercice. La saisie du mot de passe est obligatoire bien sure. Une fois votre exercice est crée, jamais l exportation des valeurs N vers N+1 n a été aussi facile. OCEAN vous permet de générer les valeurs de la balance N vers N+1, de remplir les valeurs N-1 des Bilan, Etat de résultat et flux et d incorporer le résultat N en N+1 dans le résultat Reporté. Pour se faire il faut aller à la commande Clôture ensuite choisir exporter ouverture. Il suffit d Appuyer sur Exporter OCEAN fait tout le reste