Rue de Trèves 70 B-1000 Bruxelles L'administrateur général Expéditeur ONAFTS Rue de Trèves 70 B-1000 Bruxelles date 14.04.2011 votre réf. contact Vincentia Michiels Johan Buyck attachés téléphone 02-237 26 96 02-237 29 33 02-237 21 12 Concerne: Délais de conservation et archivage des données du Cadastre des allocations familiales La CO 1380 du 23 décembre 2009 actualise les règles à suivre en matière d archivage et de destruction des données anciennes et fixe les délais de conservation des données dans les dossiers de prestations familiales quelque soit la nature du support. Les données du Cadastre des allocations familiales doivent rester visibles au Cadastre durant la période correspondant aux délais de conservation, soit 5 ou 7 ans en fonction du type de dossier. Une fois les délais de conservation expirés, les organismes d allocations familiales doivent procéder à l archivage des dossiers au Cadastre. L Office a créé à cet effet une base de données spécifique qui sera alimentée exclusivement par les dossiers archivés au Cadastre. La présente lettre circulaire technique a pour objectif de détailler la méthode de travail pour procéder à l archivage des dossiers au Cadastre des allocations familiales. Tous les organismes d allocations familiales ont l obligation de suivre les règles en matière d archivage et de demander l archivage de leurs dossiers clôturés au Cadastre à l échéance des délais de conservation, au fur et à mesure et au minimum une fois par an. Par organisme d allocations familiales, l on entend les caisses privées, les organismes publics et l Office. Tous les organismes d allocations familiales sont tenus d archiver leurs dossiers clôturés dans leur base de données interne dès réception de l accusé de réception avec le message OK en provenance de l Office de manière à ce que le Cadastre puisse refléter les bases de données internes des organismes d allocations familiales. Les caisses privées qui demandent l archivage de leurs dossiers au Cadastre et reçoivent l accusé de réception de leur demande avec le message OK procèdent à la destruction des données de ces dossiers, peu importe le support.
page 2 Il est recommandé aux caisses privées de n'utiliser, pour la destruction de leurs données, que les services d'une firme spécialisée offrant toutes les garanties de discrétion. En revanche, les organismes publics d allocations familiales 1 ne peuvent pas détruire leurs données après 5/7 ans. Ils doivent conserver chez eux leurs dossiers archivés au Cadastre. Ils doivent les conserver ailleurs que dans leurs bases de données internes 2 qui leur servent d outil de travail quotidien en matière d allocations familiales. Les dossiers clôturés archivés au Cadastre doivent, sauf dispense, être conservés pendant 30 ans avant d être déposés aux Archives de l Etat. L Office a développé une base de données Archives. Celle-ci est créée spécifiquement aux fins d archivage et est alimentée par les dossiers clôturés via messages électroniques. L archivage se fait à l initiative et sous la responsabilité de l organisme d allocations familiales. En effet, l organisme d allocations familiales connaît le point de départ du délai de conservation et il sait si et quand la prescription est interrompue. Afin de permettre aux organismes d allocations familiales de demander à l Office l archivage de leurs dossiers du Cadastre, l Office a développé le nouveau message électronique C010 pour les dossiers clôturés au Cadastre. Celui-ci est en production depuis le 15 mars 2011. Pour les dossiers à archiver en cas de fusion et en cas de reprise, l Office développe le nouveau message électronique C011. Vous serez informés lorsque celui-ci sera disponible pour les organismes d allocations familiales. I. LE NOUVEAU MESSAGE ELECTRONIQUE C010 POUR LES DOSSIERS CLOTURES AU CADASTRE L Office a développé le message électronique C010 afin de permettre aux organismes d allocations familiales de demander, à partir du 15 mars 2011, l archivage de leurs dossiers clôturés au Cadastre dans la base de données Archives. Les organismes d allocations familiales demandent l archivage de leurs dossiers clôturés au fur et à mesure et au minimum une fois par an. La base de données Archives est alimentée par les dossiers clôturés qui auront été conservés au Cadastre pour une période de 5 ou 7 ans en fonction du type de dossier. Il n est donc pas possible pour un organisme d allocations familiales de demander l archivage de dossiers ouverts ou de données anciennes dans les dossiers ouverts. 1 Il s agit de tous les organismes d allocations familiales dont le numéro de caisse est égal ou supérieur à 80. Les numéros de caisses figurent dans la liste des caisses disponible sur le site web de l Office www.onafts.be 2 Ailleurs parce que le Cadastre doit être le reflet de la base de données interne de l organisme qui lui sert d outil de travail quotidien en matière d allocations familiales.
page 3 Par dossier clôturé au Cadastre, il convient d entendre les dossiers dans lesquels toutes les périodes de paiements et toutes les périodes d intégrations sont remplies avec une date de fin venue à échéance. Lorsque la date de fin d intégration de l attributaire est complétée, les fins d intégrations de tous les autres acteurs dans le dossier doivent avoir été complétées avec comme date de fin au plus tard celle reprise au niveau de l attributaire. Ces obligations découlent du principe de proportionnalité de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d un dossier. Une demande d archivage pour un dossier non clôturé, c est-à-dire pour lequel au moins une période d intégration ou de paiement reste encore ouverte au Cadastre ne sera pas autorisée. Pour les dossiers en paiement, en récupération d indus, à l examen, dans lesquels se pose la question de savoir s il y aura paiement, au moins la période d intégration de l attributaire doit rester ouverte. Ces dossiers doivent donc rester intégrés au Cadastre et sont à considérer comme des dossiers ouverts. A. Les dossiers clôturés relatifs aux demandes d allocations qui n ont pas donné lieu au paiement de prestations familiales Il s agit des dossiers clôturés au Cadastre, dans lesquels toutes les périodes d intégrations sont remplies avec une date de fin et dans lesquels il n y a aucune période de paiement, aucune prime de naissance et aucune prime d adoption au Cadastre, peu importe le statut au Cadastre (A-actif, H- historique ou D-delete). L organisme d allocations familiales fournit le numéro matricule du dossier clôturé à archiver au Cadastre. Il recevra un accusé de réception avec le message OK qui signifie que l entièreté du dossier correspondant au numéro matricule du dossier communiqué est archivé dans la base de données Archives ou un accusé de réception avec le message NOK qui signifie que la demande d archivage soumise par l organisme d allocations familiales est erronée. L Office a développé un outil pour les organismes d allocations familiales en sorte que l accusé de réception avec le message NOK envoyé à l organisme contienne automatiquement la date de fin du délai de conservation. Cela signifie que toute tentative d archivage jusqu à cette date engendrera un accusé de réception avec le message NOK. Une demande d archivage pour un dossier non clôturé, c est-à-dire pour lequel au moins une période d intégration reste encore ouverte, ne sera pas autorisée.
page 4 Les dossiers relatifs aux demandes d allocations qui n ont pas donné lieu au paiement de prestations familiales, pour autant que la prescription n ait pas été interrompue, doivent être conservés 5 ans à dater du dernier jour du trimestre au cours duquel l acte d adoption est signé/ la demande d allocations familiales est introduite/ la naissance a lieu. Dans un souci de simplification et d harmonisation des procédures, les dossiers clôturés au Cadastre, dans lesquels toutes les périodes d intégrations sont remplies avec une date de fin et dans lesquels il n y a aucune période de paiement, aucune prime de naissance et aucune prime d adoption encodée au Cadastre, peu importe le statut (A-actif, H-historique ou D-delete), doivent rester au Cadastre durant 63 mois à partir de la date la plus récente entre toutes les dates de modification et de fin d intégration (peu importe le statut au Cadastre A-actif, H-historique ou D-delete). Les périodes (dates de début et de fin) d intégration des allocataires, enfants bénéficiaires et tiers doivent être comprises dans la période (dates de début et de fin) d intégration de l attributaire. L organisme d allocations familiales qui reçoit un accusé de réception avec le message NOK recevra automatiquement communication de la date de fin du délai de conservation. Cela signifie que toute tentative d archivage jusqu à cette date engendrera un accusé de réception avec le message NOK. Les caisses privées qui demandent l archivage de leurs dossiers au Cadastre et reçoivent l accusé de réception de leur demande avec le message OK procèdent à la destruction des données de ces dossiers, peu importe le support. Les organismes publics d allocations familiales 3 qui demandent l archivage de leurs dossiers au Cadastre et reçoivent l accusé de réception de leur demande avec le message OK conservent leurs dossiers archivés au Cadastre ailleurs que dans leurs bases de données internes 4 qui leur servent d outil de travail quotidien en matière d allocations familiales. Une demande d archivage prématurée n est pas permise. L organisme d allocations familiales a l obligation de traiter les codes d erreurs qui lui sont retournés par le biais de l accusé de réception de sa demande avec le message NOK. 3 Il s agit de tous les organismes d allocations familiales dont le numéro de caisse est égal ou supérieur à 80. Les numéros de caisse figurent dans la liste des caisses disponible sur le site web de l Office www.onafts.be 4 Ailleurs parce que le Cadastre doit être le reflet de la base de données interne de l organisme qui lui sert d outil de travail quotidien en matière d allocations familiales.
page 5 Exemple Dans un dossier, l organisme d allocations familiales indique erronément avoir payé des allocations familiales pour le mois de janvier 2005. En août 2005, l organisme d allocations familiales supprime la période de paiement du Cadastre et introduit le 30 septembre 2005 comme date de fin d intégration de tous les acteurs dans le dossier au Cadastre. Le 1 er janvier 2011, l organisme demande l archivage du dossier au Cadastre. Un accusé de réception avec la mention NOK lui sera renvoyé au motif que la demande d archivage ne porte pas sur un dossier clôturé relatif à une demande de prestations familiales n ayant pas donné lieu à paiement. En effet, un paiement est enregistré au Cadastre sous le statut D-delete. L accusé de réception avec le message NOK contiendra la date de fin du délai de conservation, en l occurrence le 30 septembre 2013 5. L organisme d allocations familiales devra donc attendre le 1 er octobre 2013 pour réintroduire sa demande d archivage et envoyer un nouveau message C010 pour ce dossier. B. Les dossiers clôturés relatifs à des demandes de prestations familiales ayant donné lieu à au moins un paiement et ne donnant plus lieu à d autres paiements Les dossiers clôturés dans lesquels il y a au moins un paiement d allocations familiales ou d une prime d adoption ou d une prime de naissance doivent rester au Cadastre durant 7 ans à dater du 31 décembre de l année au cours de laquelle a eu lieu le transfert des comptes à la Cour des Comptes sachant que le délai de transmission des comptes à la Cour des Comptes est fixé au 30 juin de l année qui suit l exercice. Les comptes sont transférés par l Office à la Cour des Comptes via le ministre de tutelle. La Cour des Comptes pouvant demander de consulter les dossiers pendant la période de contrôle, les organismes d allocations familiales doivent conserver ceux-ci pendant la période du contrôle de la Cour des Comptes. Le délai de conservation de 7 ans doit être calculé sans préjudice des dispositions du manuel de l Office pour la comptabilité et les comptes annuels des caisses d allocations familiales. Du point de vue comptable, l exercice commence le 1 er janvier d une année pour se terminer le 31 décembre de cette même année. Les comptes de l exercice sont ceux relatifs aux droits pour lesquels toutes les conditions d octroi sont remplies pendant cette même période (manuel, chapitre I, créances à un an au plus/23, p. 52). Ainsi, tous les droits exercés qui sont mis en paiement au cours de janvier de l exercice suivant sont intégrés dans le bilan final de l exercice. 5 Cette date est obtenue en ajoutant 96 mois à partir de la date la plus récente entre toutes les dates de modification et de fin d intégration (cf point B ci-dessous).
page 6 Exemple 1 Le dernier paiement d allocations familiales intervient le 10 janvier 2010 (paiement des prestations familiales relatives au mois de décembre 2009). Ce paiement fait partie des comptes de l année 2009, lesquels sont à transférer à la Cour des comptes pour le 30 juin 2010. Exemple 2 Le dernier paiement d allocations familiales intervient le 10 février 2010 (paiement des prestations familiales relatives au mois de janvier 2010) en raison de ce que l enfant bénéficiaire aux études atteint l âge de 25 ans. Ce paiement fait partie des comptes de l année 2010, lesquels sont à transférer à la Cour des comptes pour le 30 juin 2011. Exemple 3 Le dernier paiement d allocations familiales intervient le 10 décembre 2010 (paiement des prestations familiales relatives au mois de novembre 2010). Ce paiement fait partie des comptes de l année 2010, lesquels sont à transférer à la Cour des comptes pour le 30 juin 2011. L organisme d allocations familiales fournit le numéro matricule du dossier clôturé à archiver au Cadastre. Il recevra un accusé de réception avec le message OK qui signifie que l entièreté du dossier correspondant au numéro matricule du dossier communiqué est archivé dans la base de données Archives ou un accusé de réception avec le message NOK qui signifie que la demande d archivage soumise par l organisme d allocations familiales est erronée. L Office a développé un outil pour les organismes d allocations familiales en sorte que l accusé de réception avec le message NOK envoyé à l organisme contiendra automatiquement la date de fin du délai de conservation. Cela signifie que toute tentative d archivage jusqu à cette date engendrera un accusé de réception avec le message NOK. Une demande d archivage pour un dossier non clôturé, c est-à-dire pour lequel au moins une période de paiement ou une période d intégration reste encore ouverte, ne sera pas autorisée. Les périodes (dates de début et de fin) de paiements aux allocataires et enfants bénéficiaires doivent être comprises dans les périodes (dates de début et de fin) d intégration de ces acteurs et que les périodes (dates de début et de fin) d intégration des allocataires, enfants bénéficiaires et tiers doivent être comprises dans la période (dates de début et de fin) d intégration de l attributaire. Dans un souci de simplification et d harmonisation des procédures, les dossiers clôturés au Cadastre, dans lesquels toutes les périodes d intégrations sont remplies avec une date de fin et dans lesquels il y a un ou plusieurs paiements encodés au Cadastre, peu importe le statut (A-actif, H- historique ou D-delete), que ce soit d allocations familiales, de prime de naissance ou de prime
page 7 d adoption, doivent rester au Cadastre durant 96 mois à partir de la date la plus récente entre toutes les dates de modification et de fin d intégration (peu importe le statut au Cadastre A-actif, H-historique ou D-delete). L organisme d allocations familiales qui reçoit un accusé de réception avec le message NOK recevra automatiquement communication de la date de fin du délai de conservation. Cela signifie que toute tentative d archivage jusqu à cette date engendrera un accusé de réception avec le message NOK. Les caisses privées qui demandent l archivage de leurs dossiers au Cadastre et reçoivent l accusé de réception de leur demande avec le message OK procèdent à la destruction des données de ces dossiers, peu importe le support. Les organismes publics d allocations familiales 6 qui demandent l archivage de leurs dossiers au Cadastre et reçoivent l accusé de réception de leur demande avec le message OK conservent leurs dossiers archivés au Cadastre ailleurs que dans leurs bases de données internes 7 qui leur servent d outil de travail quotidien en matière d allocations familiales. Une demande d archivage prématurée ne sera pas permise. L organisme d allocations familiales a l obligation de traiter les codes d erreurs qui lui sont retournés par le biais de l accusé de réception de leur demande avec le message NOK. Exemple 1 Dans un dossier, l organisme d allocations familiales indique avoir payé une prime de naissance en février 2003. Le 30 mars 2003, l organisme d allocations familiales introduit le 31 mars 2003 comme date de fin d intégration de tous les acteurs dans le dossier au Cadastre. Le 30 mars 2011 l organisme demande l archivage du dossier au Cadastre. Un accusé de réception avec la mention NOK lui sera renvoyé au motif que la demande d archivage est prématurée avec comme date de fin du délai de conservation le 31 mars 2011 8. L organisme d allocations familiales devra donc attendre le 1 er avril 2011 pour réintroduire sa demande d archivage et envoyer un nouveau message C010 pour ce dossier. Exemple 2 Dans un dossier, l organisme d allocations familiales indique avoir payé jusqu au 30 septembre 2005 et oublie de clôturer le dossier. Le 1 er février 2006, l organisme d allocations familiales clôture le dossier et introduit le 30 septembre 2005 comme de fin d intégration. La date de fin 6 Il s agit de tous les organismes d allocations familiales dont le numéro de caisse est égal ou supérieur à 80. Les numéros de caisse figurent dans la liste des caisses disponible sur le site web de l Office www.onafts.be 7 Ailleurs parce que le Cadastre doit être le reflet de la base de données interne de l organisme qui lui sert d outil de travail quotidien en matière d allocations familiales. 8 Cette date est obtenue en ajoutant 96 mois à partir de la date la plus récente entre toutes les dates de modification et de fin d intégration.
page 8 d intégration visible au Cadastre est le 30 septembre 2005 9. L organisme d allocations familiales demande l archivage du dossier le 31 décembre 2012. Il recevra un accusé de réception avec la mention NOK au motif que la demande d archivage est prématurée avec comme date de fin du délai de conservation le 1 er février 2014 10. L organisme d allocations familiales devra donc attendre le 2 février 2014 pour réintroduire sa demande d archivage et envoyer un nouveau message C010 pour ce dossier. Exemple 3 Dans un dossier, l organisme d allocations familiales indique avoir payé jusqu au 30 septembre 2007 et clôture le dossier au 31 décembre 2007 alors que ce dossier est en récupération d indus 11. Suite à la récupération au 31 décembre 2010 d allocations familiales indûment payées entre le 1 er octobre 2004 et le 31 décembre 2007, l organisme d allocations familiales modifie le 15 janvier 2011 les dates de fin de paiement (du 30 septembre 2007 au 30 septembre 2004) et de fin d intégration (du 31 décembre 2007 au 31 décembre 2004). Les dates de fin de paiement et de fin d intégration visibles au Cadastre sont respectivement les 30 septembre 2004 et 31 décembre 2004 12. L organisme d allocations familiales demande l archivage du dossier le 31 décembre 2012. Il recevra un accusé de réception avec la mention NOK au motif que la demande d archivage est prématurée avec comme date de fin du délai de conservation le 15 janvier 2019 13. L organisme d allocations familiales devra donc attendre le 16 janvier 2019 pour réintroduire sa demande d archivage et envoyer un nouveau message C010 pour ce dossier. Remarque : dans cet exemple, l organisme ne pouvait pas clôturer le dossier au 31 décembre 2007 mais devait attendre le 31 décembre 2010 pour le clôturer. Pour archiver au Cadastre un dossier clôturé relatif à plusieurs demandes de prestations familiales dont les unes ont donné lieu à au moins un paiement et ne donnent plus lieu à d autres paiements et dont les autres n ont pas donné lieu à paiement, il convient d archiver l entièreté du dossier clôturé en appliquant les règles prévues pour les dossiers clôturés dans lesquels il y a eu au moins un paiement au Cadastre. 9 A noter que la situation décrite dans l exemple donné ne sera plus autorisée dès l entrée en vigueur des Business Rules affinant les règles reprises dans le guide de l utilisateur du Cadastre des allocations familiales (lettre circulaire II/B/997/52/BI du 7 avril 2003). 10 Cette date est obtenue en ajoutant 96 mois à partir de la date la plus récente entre toutes les dates de modification et de fin d intégration. 11 Le cas présenté suppose donc une erreur de l organisme puisqu en cas de récupération d indus, l organisme d allocations familiales ne peut pas clôturer le dossier au Cadastre. En effet, le contrôle de la Cour des comptes porte sur tous les mouvements financiers dans un dossier, en ce compris les récupérations d indus. 12 A noter que la situation décrite dans l exemple donné ne sera plus autorisée dès l entrée en vigueur des Business Rules affinant les règles reprises dans le guide de l utilisateur du Cadastre des allocations familiales (lettre circulaire II/B/997/52/BI du 7 avril 2003). 13 Cette date est obtenue en ajoutant 96 mois à partir de la date la plus récente entre toutes les dates de modification et de fin d intégration.
page 9 C. Réutilisation des numéros matricules de dossiers archivés Les numéros matricules des dossiers qui ont été archivés sont réutilisables par l organisme après un délai de 3 mois qui prend cours à dater de la réception par l organisme de l accusé de réception avec le message OK de sa demande d archivage du dossier clôturé. Exemple 1 L organisme demande le 12 août 2011 d archiver le dossier de l attributaire W, numéro de matricule 4, et reçoit l accusé de réception de sa demande avec le message OK le 13 août 2011. L organisme pourra utiliser le 4 comme numéro de matricule pour le dossier de l attributaire Z à partir du 13 novembre 2011. Exemple 2 L organisme demande le 23 décembre 2011 d archiver le dossier de l attributaire X, numéro de matricule 8, et reçoit l accusé de réception de sa demande avec le message OK le 24 décembre 2011. L organisme pourra réutiliser le 8 comme numéro de matricule pour le dossier de ce même attributaire X à partir du 24 mars 2012. D. Fonctionnalités techniques Par le biais du message électronique C010, l organisme d allocations familiales fournit le numéro matricule du dossier clôturé à archiver. L organisme d allocations familiales est informé de ce que sa demande d archivage est bien parvenue à l Office via accusé de réception. Celui-ci donnera l information OK pour les demandes d archivage traitées et l information NOK pour celles qui sont erronément soumises par l organisme d allocations familiales. L Office archive l entièreté du dossier correspondant, pour lequel l accusé de réception comporte le message OK, dans la base de données Archives qui est créée spécifiquement aux fins d archivage. Une fois le dossier archivé dans la base de données Archives, l organisme d allocations familiales ne pourra pas demander la réactivation du dossier archivé. Exemple Un organisme d allocations familiales crée un dossier au Cadastre et intègre les acteurs à partir du 1 er janvier 2006. Le 15 juin 2006, il clôture toutes les périodes d intégration de tous les acteurs avec comme date de fin le 30 juin 2006. Aucun paiement n intervient dans ce dossier. Le 1 er octobre 2011, l organisme demande l archivage du dossier au Cadastre. Un accusé de réception avec la mention OK lui est renvoyé le 1 er octobre 2011 et le dossier est archivé dans la base de données Archives. Après avoir reçu l accusé de réception avec la mention OK, l organisme
page 10 d allocations familiales se rend compte que la prescription a été interrompue le 1 er janvier 2011 et qu il ne convenait pas d archiver ce dossier. L organisme d allocations familiales est seul responsable de sa demande d archivage et aucune demande de réactivation d un dossier archivé au Cadastre ne sera admise. La base de données Archives ne sera pas consultable par les organismes d allocations familiales. Une description technique du message C010 est disponible et peut être consultée sur le site web de l Office http://www.onafts.be (cliquez sur Informations pour le secteur public et les utilisateurs professionnels, puis sur Utilisateurs professionnels, ensuite sur le lien Documentation technique, puis Description Message Cadastre sur la gauche de l écran et enfin sur le code C010). II. LES DOSSIERS DE L ORGANISME ABSORBE EN CAS DE FUSION ENTRE ORGANISMES D ALLOCATIONS FAMILIALES ET LES DOSSIERS DE REPRISE PAR L OFFICE D ORGANISMES PUBLICS D ALLOCATIONS FAMILIALES A. En cas de fusion entre organismes d allocations familiales En cas de fusion entre organismes d allocations familiales, l organisme qui est absorbé n existe plus à dater de sa dissolution et ne peut donc plus demander l archivage de ses dossiers après cette date. Pour les cas de fusions entre organismes d allocations familiales intervenant après le 1 er août 2011, l Office mettra à disposition des organismes d allocations familiales qui sont amenés à être absorbés un message électronique C011. Vous serez informés lorsque le message électronique C011 sera disponible. B. En cas de reprise par l Office d un organisme public d allocations familiales Pour les cas de reprise d un organisme public par l Office intervenant après le 1 er août 2011, l Office mettra à disposition des organismes publics d allocations familiales un message électronique C011. Vous serez informés lorsque le message électronique C011 sera disponible.
page 11 III. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES A. Les dossiers ouverts Il s agit des dossiers non clôturés 14 qui sont en paiement, en récupération d indus, à l examen, dans lesquels se pose la question de savoir s il y aura paiement. Les données anciennes dans les dossiers ouverts au Cadastre ne sont pas archivables indépendamment du dossier qu elles alimentent. Il n est donc pas possible pour un organisme d allocations familiales de demander l archivage de certaines données anciennes dans les dossiers encore ouverts au Cadastre. Pour les dossiers ouverts, l Office considère que les données de ceux-ci continuent à répondre aux finalités de sécurité sociale tant que le dossier n est pas clôturé dans son ensemble. B. Les documents comptables Les documents comptables sont toutes pièces contribuant à justifier l exactitude et la légitimité d une opération financière 15. Il convient d assimiler aux documents comptables les dossiers d'attributaires et les autorisations de paiements. Ces documents pouvant être contrôlés par la Cour des Comptes, dans un souci de simplification et d harmonisation des procédures, ceux-ci doivent être conservés durant la même période de 96 mois à compter de la date de l établissement du document comptable. A noter que pour les amortissements sur une période plus longue 16, les documents doivent en principe être conservés pendant toute la durée de l amortissement et jusqu à ce que ceux-ci ne soient plus susceptibles d être contrôlés. Pour les amortissements d acquisitions, le délai de conservation prévu est un délai minimum, ce qui signifie que les organismes d allocations familiales peuvent conserver les documents justificatifs de ces acquisitions pendant une période plus longue que ce délai minimum. Il n y a donc pas d obligation pour les organismes d allocations familiales de procéder à la destruction de ceux-ci après 96 mois. Il est même conseillé aux organismes d allocations familiales de conserver la preuve de leurs acquisitions amortissables. 14 Par dossier clôturé, il convient d entendre les dossiers dans lesquels toutes les périodes de paiements et toutes les périodes d intégrations sont remplies avec une date de fin. 15 Exemples de documents comptables : le grand-livre, le livre journal, le journal de caisse, les facturiers, les déclarations fiscales d assurés sociaux dans le cadre de l octroi du taux 42bis 16 Exemple : amortissements d une acquisition immobilière.
page 12 C. Les organismes d allocations familiales dont le numéro de caisse est égal ou supérieur à 80 Tous les organismes d allocations familiales dont le numéro de caisse est égal ou supérieur à 80 17 tombent sous le coup de la loi sur les Archives de l Etat, qui prévoit que les documents datant de plus de 30 ans conservés par les organismes publics doivent, sauf dispense, être déposés aux Archives de l Etat 18. Tous les organismes d allocations familiales dont le numéro de caisse est égal ou supérieur à 80 sont donc, sauf dispense, tenus de conserver leurs dossiers clôturés d allocations familiales pendant 30 ans avant de les soumettre aux Archives du Royaume conformément aux dispositions légales 19. Il pourra être procédé au versement aux Archives de l Etat des documents ayant moins de 30 ans et ne présentant plus d utilité administrative, à la demande des autorités publiques auxquelles elles appartiennent. L Office est donc et sauf dispense, tenu de conserver les dossiers archivés du Cadastre dans la base de données Archives pendant au moins 30 ans avant de les communiquer aux Archives de l Etat. IV. RECOMMANDATIONS Au cas où un dossier d'attributaire contiendrait des documents personnels (carnet militaire, carnet de salaires, déclarations fiscales etc....) ayant constitué des instruments de preuve, il est recommandé aux organismes d allocations familiales de restituer immédiatement ces documents personnels originaux à l'intéressé, dans la mesure du possible, et d en conserver copie dans le dossier durant le même délai que celui qui s applique au dossier. V. SANCTIONS La loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitement de données à caractère personnel prévoit en son article 4, que les données à caractère personnel doivent être ( ) 5 conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont obtenues ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement ( ). 17 Les numéros de caisse figurent dans la liste des caisses disponible sur le site web de l Office www.onafts.be 18 La loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a diminué le délai de 100 ans à 30 ans. La durée de la période transitoire et les conditions dans lesquelles le versement des documents de plus de 30 ans pourra être échelonné seront fixées par arrêté royal. 19 Loi du 24 juin 1955 relative aux archives telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses et arrêté royal du 12 décembre 1957 concernant l'exécution de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et le décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques.
page 13 En cas de non respect de ces obligations, la sanction prévue par l article 39 de la loi du 8 décembre 1992 à l égard du responsable du traitement, son préposé ou mandataire est une amende de 100 à 100.000 francs. Le Tribunal peut ordonner l insertion du jugement de condamnation intégralement ou par extraits dans un ou plusieurs journaux, dans les conditions qu il détermine, aux frais du condamné. Il peut confisquer les supports matériels des données à caractère personnel faisant l objet de l infraction et interdire de gérer personnellement ou par personne interposée, et pour 2 ans au maximum, tout traitement de données à caractère personnel sous peine d un emprisonnement. Toute récidive est passible de la même peine d emprisonnement de 3 mois à 2 ans et/ou d une amende de 100 à 100.000 francs. Le responsable du traitement est civilement responsable du paiement des amendes auxquelles sont préposé ou mandataire a été condamné. VI. MODALITES PRATIQUES Le message électronique C010 est entré en production le 15 mars 2011. Vous serez informés lorsque le message électronique C011 entrera en production. Comme à l accoutumée, toutes les questions techniques et les rapports d anomalies ou de défauts peuvent être adressés au service Monitoring du Département Contrôle : Téléphone : 02-237 23 55 (Fr) - 02-237 23 35 (Nl) Télécopieur : 02-237 23 09 E-mail : monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr) monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl) Je vous remercie de votre collaboration. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. Pour l administrateur général, Anne Ottevaere administrateur général adjoint