J'ai envie d'un plus gros budget

J'ai envie d'un plus gros budget C 3 E QUI INTÉRESSE les documentalistes, c'est le budget CDI. Celui-ci s'inscrit dans un ensemble qui n'est pas soumis au seul bon vouloir du chef d'établissement comme semblent le croire certains de nos collègues. Les lois de la finance publique sont complexes et demander une augmentation du budget CDI nécessite de connaître le fonctionnement global du budget de l'établissement. 1 Le budget de l'établissement Monter le budget, revient à prévoir les dépenses et les recettes de l'établissement pour une année civile. Quatre temps forts ponctuent la vie budgétaire de l'établissement : Le budget prévisionnel (dit BP) Établi à l'automne après notification par la collectivité territoriale de tutelle (conseil général pour les collèges et conseil régional pour les lycées) au chef d'établissement du montant de la dotation de subvention de fonctionnement. Le chef d'établissement, en tant qu'ordonnateur des dépenses, et avec la collaboration du gestionnaire prévoit les dépenses pour toute l'année civile à venir. Les dépenses incompressibles, telles que le chauffage, l'électricité... seront tout de suite affectées sur les lignes ou comptes concernés. Les autres dépenses, facultatives ou dont l'enveloppe peut varier d'une année sur l'autre sans risquer de venir troubler le fonctionnement de l'établissement de façon majeure, sont alors définies. Quoi qu'il en soit, le budget doit être équilibré, c'est-à-dire que dépenses et recettes ne doivent être ni minorées ni augmentées, et que l'on ne peut dépenser que l'argent dont on dispose. Les recettes ne proviennent pas que de la seule dotation des conseils généraux ou des conseils régionaux, il y a aussi : - les subventions spécifiques ou affectées sur projet : projets d'action culturelle, achat de manuels scolaires, fonds social lycéen... ; - les prélèvements sur fonds de réserve (cf. infra) ; - les services spéciaux : taxe d'apprentissage, recettes de la demi-pension, vente d'objets confectionnés... Le conseil d'administration (dit CA) Se réunit deux fois par an. Une première fois à l'automne pour valider le BP ; lequel une fois voté sera transmis au préfet, à la collectivité de tutelle et à l'autorité académique. Le BP ne sera exécutoire que trente jours après sa réception par les trois autorités susnommées. Une seconde fois au printemps pour examiner le compte financier de l'année passée. Les fiches pratiques : j ai envie 81

3 Les décisions budgétaires modificatives (dites DMl et DM2... ou DBM) Elles servent à faire évoluer le budget entre le BP et la clôture de l'année comptable. Elles se préparent en général vers février-mars et octobre-novembre. Ainsi, pour le documentaliste, formuler une demande d'augmentation de budget, outre le fait qu'elle doit être motivée et argumentée, n'a de chance d'aboutir que si elle se fait au bon moment. L'idéal est de formuler sa demande au moment de la préparation du BP. C'est alors qu'il faut savoir expliquer le pourquoi des dépenses et ne pas hésiter à préparer un document support. Tout comme vous allez devoir convaincre votre chef d'établissement, il va falloir convaincre les membres du CA. D'où l'intérêt pour vous de vous faire inviter ou élire au CA (cf. fiche p. 107 «J'ai envie d'être élu au CA»). Si l'établissement n'a pas de difficulté financière particulière, ou si les dépenses engagées au BP sont moins importantes que prévu (un hiver doux entraîne de plus petites dépenses de chauffage), une demande formulée avant la DM2 risque d'être entendue. En effet, si en fin d'exercice toutes les sommes prévues n'ont pas été dépensées, elles tombent dans le fonds de réserve (sorte d'épargne) duquel des prélèvements peuvent être effectués selon une procédure assez lourde. C'est pourquoi certains chefs d'établissement préfèrent tout dépenser. On retiendra donc qu'il faut se renseigner auprès du secrétariat de direction, du secrétariat de gestion, du gestionnaire ou du chef d'établissement directement, de la programmation de ces différentes échéances au cours de l'année. De même que l'on acceptera volontiers de bénéficier d'un hiver clément, on fera preuve de compréhension si le budget CDI (s'il n'est pas le seul à subir la restriction) doit être minoré après un hiver difficile. L ABCD docs L architecture du budget Le budget est organisé en chapitres, eux-mêmes divisés en comptes. Chapitre A : les activités éducatives et pédagogiques. Chapitre B : la viabilisation. Chapitre C : l'entretien. Chapitre D : les charges générales. Et les charges des services spéciaux : internat, enseignement technique... Ce qu'il faut retenir, c'est que l'argent affecté par chapitre au BP, ne peut pas circuler d'un chapitre ou d'un compte à un autre. Il faudra donc formuler une demande précise, d'un montant précis, pour un projet précis, qui se traduira en ouverture de lignes, compte et sur des chapitres spécifiques. 82

J'ai envie d'un plus gros budget 1 3 En effet, le documentaliste qui aura demandé 500 euros pour acheter des livres, ne peut pas changer d'avis et décider d'acheter un appareil photo numérique pour un montant de 500 euros... Le budget du CDI C'est le chapitre Al «Crédits pédagogiques affectés par discipline» qui concerne le plus les documentalistes, en particulier la ligne 618.6 «Bibliothèque générale», mais pas seulement. Un CDI ce n'est pas que des livres, c'est aussi des ordinateurs installés en réseau, c'est un logiciel de traitement documentaire, c'est l'achat de consommables pour les imprimantes, c'est une titreuse pour réaliser les étiquettes de cotes, c'est l'achat de consommables pour la titreuse... c'est tout ce que l'on veut tant que cela a été prévu et accordé. Mais c'est aussi une rémunération d'auteurs ou le remboursement d'un billet de train d'un conférencier, pourvu que le projet ait été validé et les subventions trouvées (cf. fiche p. 73 «Je dois construire des partenariats»). Ainsi, surtout la première année quand le BP de l'année civile en cours a été pensé sans vous, il vous est possible de trouver des crédits par exemple sur les lignes suivantes : - Al Crédits d'enseignement 613 Contrats de location de photocopieurs 615 Maintenance des matériels pédagogiques 6067 Fournitures d'enseignement - D Autres charges générales 618.1 Documentation générale - N2-3 FSE - Fonds de vie lycéenne -N3 Rémunération d'intervenants Voilà encore une bonne raison de bien s'entendre avec tous les acteurs de l'établissement, car qui mieux que le gestionnaire pourra vous ouvrir son logiciel pour vous montrer les lignes sur lesquelles il reste de l'argent affecté non engagé? Engagement Voici encore un mot à retenir. Dès que vous recevez un devis d'une dépense que vous pensez devoir être réalisée, même avant réception de la facture, il faut engager le montant, cela revient à le réserver. Je vous invite donc à engager le montant de tous vos abonnements par exemple, il est toujours dommage de devoir suspendre un abonnement quelques mois faute de crédits engagés quand l'avis de réabonnement arrive. 83 Les fiches pratiques : j ai envie

3 L ABCD docs Chapitres Comptes ou lignes Divers A1 «Le budget du CDI est constitué d'une partie des 613 Contrats de location de photocopieurs d'enseignement 615 Maintenance des matériels pédagogiques crédits (financés par la collectivité de rattachement et inscrits au chapitre A1 du service général) auxquels peuvent s'ajouter d'autres ressources. Le montant global du chapitre A1 est voté par le CA, la répartition des crédits par discipline est définie par le chef d'établissement.» Les politiques documentaires des établissements scolaires, rapport IGEN, mai 2004 A2 Dépenses sur ressources spécifiques provenant de l'état D Autres charges générales 6062 Manuels scolaires 6067 Fournitures d'enseignement 6186 Documentation pédagogique, abonnements Contrats de location de photocopieuse, maintenance informatique et pédagogique Lorsque la collectivité territoriale a choisi d'en assurer le financement. La somme est généralement ventilée par discipline, suivant la procédure dite de répartition des crédits. Le CDI dispose d'une ligne budgétaire au même titre que les disciplines d'enseignement, pour acquérir notamment les fournitures pour l'équipement des documents ainsi que les outils professionnels facilitant leur traitement (cédéroms bibliographiques, abonnement à des bases de notices en ligne...). Une partie des crédits disciplinaires peut également être utilisée en accord avec les enseignants. Bibliothèque générale : seul compte spécifique au CDI, il est utilisé pour l'accroissement du fonds documentaire. 606.7 Logiciels (et leurs mises à jour : mémonotices ou mémodocsnet). 6181 Documentation générale Crédits affectés : logiciels et maintenance pédagogique, manuels scolaires, photocopies ; manuels scolaires et livres en série. Documentation générale (non pédagogique) qui peut être mise à la disposition du CDI : c'est sur ce compte que l'on impute les abonnements pris en charge par les services administratifs (ONISEP, CIDJ, RLR, BO, quotidien régional ou national...). F 6062 Fonds social. Achat de manuels pour les familles qui en ont fait la demande. J1 Activités pédagogiques et éducatives de l'enseignement technique J3 Crédits d'état pour le projet d'établissement N2-3 FSE Fonds de vie lycéenne Fonds de réserve Collectivité territoriale de rattachement Ce chapitre concerne les collèges dotés d'une SEGPA, les lycées professionnels, techniques, généraux et technologiques dotés d'une SEP. Crédits spécifiques attribués dans le cadre de projets précis (Projet d'établissement, classes à Projet Artistique et Culturel...). N2 : sur projet soumis au conseil des délégués N3 : rémunération d'intervenants CA Subventions ponctuelles par dotation ou sur demande du conseil d'administration. 84

J'ai envie d'un plus gros budget 3 1 Les crédits d enseignement Témoignage Pourquoi certains documentalistes choisissent-ils de gérer tous les crédits? C'est une façon de pouvoir disposer d'une enveloppe financière plus importante, de positionner le CDI comme force de proposition auprès des coordonnateurs de discipline, d'accompagner les enseignants dans leurs recherches d'information, c'est une façon d'être invité dans les conseils d'enseignement... cependant cela ne peut pas se faire la première année. Vous arrivez, on ne vous connaît pas. Demander à gérer les crédits reviendrait à réclamer pour vous de l'argent qui n'est pas affecté au CDI. Prenez la température. Voyez en fin de première année qui n'a pas dépensé ses crédits, qui aurait aimé avoir une aide, qui aurait accepté d'en faire don au CDI pourvu qu'il s'agisse d'ouvrages servant sa discipline. Au fil des ans, vous gagnerez la confiance de certains, peut-être de tous, que vous libérerez de la gestion encombrante de ces crédits. Des propositions vous arriveront sous forme de bon de commande, ce qui vous permettra d'éviter les doublons, de savoir exactement ce qui a été commandé et par qui. Vous serez au coeur d'un service d'information et de documentation dont les collections pourront être délocalisées (labos, ateliers...) mais tout cela sera présent dans la base du CDI car sera passé par vous. Ce qu il faut retenir Avec ou sans demande de votre part, un budget fonctionne. Le gestionnaire sait exactement l'enveloppe qu'il faut prévoir par élève et a le recul des autres années scolaires pour anticiper les dépenses courantes. Pour toute autre demande, il ne suffit pas de la formuler, il faut la construire, et l'on en revient à la notion de projet CDI qui lui-même s'inscrit dans le projet de l'établissement, qui s'inscrit dans le projet de bassin... ce qui peut sembler très théorique ou formel à certains, prend du sens, vaut la peine d'être compris et accepté pour avoir une chance d'être entendu. Le CDI fonctionne dans un établissement scolaire, ensemble cohérent au service de l'élève. Enfin, rares sont les établissements jouissant d'une aisance financière permettant de répondre positivement à toutes les demandes. Le chef d'établissement, comme un bon père de famille, une fois les dépenses courantes prévues, devra faire des choix en fonction de priorités. Ainsi quand une année le projet CDI sera n 1 des priorités, l'autre année ce sera peut-être le labo de sciences. Mais contrairement au chef de famille, il n'est pas seul à décider, il ne fait que proposer un budget à un CA (cf. fiche p. 107 «J'ai envie d'être élu au CA»). Les fiches pratiques : j ai envie 85

3 Pour aller plus loin Depuis le 1 er août 2001, on ne peut plus parler de finances publiques sans évoquer la LOLF (Loi organique relative aux lois de finances), même si son incidence sur la vie des ÉPLE est faible. De quoi s agit-il? La genèse de la loi organique du 1 er août 2001 relative aux lois de finances. L'ordonnance du 2 janvier 1959 portant loi organique relative aux finances qui est entièrement abrogée depuis le 1 er janvier 2005 définit les compétences et les pouvoirs du gouvernement et du Parlement pour les finances de l'état. Depuis 1959, le contexte politique, institutionnel, financier et européen a largement évolué, ainsi que la perception du rôle du Parlement en matière budgétaire et financière. En quarante ans, près de quarante propositions ont été déposées par les parlementaires, qui n'ont jamais abouti. Les limites de l'ordonnance de 1959 relative aux lois de finances (limitations excessives des droits du Parlement, manque de lisibilité dans les opérations financières de l'état, cadre de gestion trop rigide et pas assez responsabilisant, un contexte européen profondément renouvelé...), bien identifiées, sont cependant reconnues unanimement aujourd'hui. La réflexion qui s'est engagée au Parlement, dans les années 1998-2000, autour de l'efficacité de la dépense publique et du rôle des assemblées en matière budgétaire, a vu naître une volonté politique consensuelle de moderniser les règles budgétaires et comptables, posées par l'ordonnance organique de 1959. La mise en œuvre de la nouvelle constitution financière aura duré à peine quatre ans, de sa promulgation en 2001 au vote de la loi de finances pour 2006 selon les nouvelles règles. L ABCD docs Le passage d'une logique de moyens à une logique de résultats induit les changements suivants : - Le parlement vote le budget en fonction d'objectifs précis sur lesquels le gouvernement s'engage. - Les administrations sont pilotées en fonction des résultats attendus des programmes. - La pertinence et la qualité des informations sur les performances sont contrôlées. Tous les détails de la LOLF Le texte: http://www.legifrance.gouv.fr La pratique: http://www.minefi.gouv.fr/lolfi.indexl.html. 86