Résultat de l enquête «Archives hospitalières 2006» L e Centre National de l Expertise Hospitalière, en partenariat avec la société a lancé une étude sur les archives hospitalières et leurs indicateurs d activité à la fin de l année 2006. Les archives hospitalières ont fait l objet d un nombre restreint d études à ce jour. Il existe ainsi peu d éléments de comparaison entre les différents services d archives, ce qui rend quasiment impossible l évaluation des organisations et la mesure de l efficacité des systèmes mis en œuvre. Les résultats de cette enquête, dont l objectif était de mettre en exergue les principales caractéristiques permettant de décrire l activité d un service des archives dans les établissements de santé, vous sont présentés dans ce document. Thématiques de l étude Caractéristiques des établissements ayant répondu Services en charge des archives hospitalières Personnels des services en charge des archives hospitalières Locaux Système d Information Hospitalier (SIH) Description de l activité Identification du dossier du patient Techniques de classement utilisées Conditionnements utilisés Méthodologie d enquête Les questionnaires ont été envoyés par courrier le novembre 2006 aux responsables du service des archives de 828 établissements. La date limite de prise en compte des réponses fut le 20 décembre 2006. La répartition des 828 établissements est la suivante : 2 86 Etablissements CHR CHG Maternité HL (public et PSPH) 96 EHPAD Aucune relance n a été effectuée. 26 questionnaires nous ont été retournés, soit un taux de réponse de 6, %, ont répondu : 220 Etablissements CHR CHG Maternité HL (public et PSPH), soit un taux de retour de 7,7 %. 26 EHPAD, soit un taux de retour de 2,7 %.
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 2 Caractéristiques des établissements ayant répondu Répartition géographique des établissements en nombre d établissements par région Typologie des établissements 2% 2% 7% 9% 17% 26 17 9 12 12 22 1 7 8 2 1 7 10 11% 12% CHR-CHU HL MCO pluridisciplinaires CLCC CH EHPAD SSR 0% 8 9 8 1 Répartition des établissements par statut 17% 10% 7% Répartition des établissements (nombre de lits installés) Public PSPH Privé non PSPH 9% 0% 6% % 0% Moins de 200 201 à 600 601 à 1000 Plus de 1000 Non renseigné 160 10 120 100 80 60 0 20 0 Spécialités représentées dans les 26 établissements 9 18 11 88 60 12 11 12 Urgences Médecine Chirurgie Gynécologie - Obstétrique Psychiatrie Moyen séjour Long séjour Hébergement
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» Services en charge des archives hospitalières Dénominations les plus fréquemment citées (en nombre de citations) Un tiers des services est placé directement sous la responsabilité du DIM Service des archives hospitalières ou médicales 88 18% % Service d information médicale (DIM, PMSI, ) 19 Service de gestion des dossiers (médicaux, patients, ) 18 7% Service des archives centrales 12 Service Qualité / Documentation 10 Les services qui ne sont pas directement gérés par le DIM sont principalement placés sous la responsabilité de la direction générale, d une direction (qualité, ), d un cadre de santé ou d un adjoint des cadres. Principaux projets des services des archives des 26 établissements à court terme (avant 2010) Réorganisation du service des archives (6 réponses) Cette thématique regroupe des problématiques très diverses. La première ( réponses) concerne la modification du plan de classement et/ou le changement d identification du dossier patient. Ensuite viennent dans l ordre les problématiques liées à l équipement (6 réponses), celles liées aux ressources humaines ( réponses) et enfin celles liées aux locaux ( réponses). Informatisation ( réponses) Cette thématique concerne la mise en place ou la mise à jour du logiciel de gestion des archives, ainsi que la mise en place d accessoires spécifiques tels que la douchette et les codes barres (1 citation). Déménagement (28 réponses) Il s agit ici soit de récupérer un local supplémentaire dans l hôpital soit d attendre la construction du futur local du service des archives, soit de patienter jusqu à la livraison d un nouvel établissement. Regroupement des dossiers (2 réponses) Cette thématique concerne principalement la centralisation des dossiers. Le recours à la numérisation n est envisagé que par 8 établissements et l externalisation ne l est que par établissements. NB : La question pouvait engendrer plusieurs réponses
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» Personnels des services en charge des archives hospitalières Effectifs et Equivalents Temps Plein (en nombre d agents) répartis par taille d établissement (en nombre de lits) Répartition de l effectif du service des archives (par catégorie de personnels) en fonction du nombre de lits de l établissement plus de 1100 12 1, 200 à 99 lits [ 800-1099 ] 6, 7, Médical 1% 12% Encadrement % [ 00-799 ] [ 200-99 ] 1,9 2,6, 6,1 0 10 1 Effectif ETP Ouvrier 10% Technique 1% Accueil 10% Documentation % Administratif 7% Existence de fiche de poste : 18% 00 à 799 lits 11% 2% Médical 2% 1% Encadrement % Ouvrier 9% 29% Oui Non En cours NSP Plus de la moitié des agents des services d archives ont accès à des fiches de poste (formalisées ou en cours de formalisation). Technique 1% Accueil 7% Documentation 0% Administratif 6% Formation : Les agents ont pu suivre les formations dont les thématiques sont les suivantes (de la plus citée à la moins citée) : Accueil 12% Ouvrier Technique 10% 1% Médical 0% 2% Encadrement 2% 800 à 1099 lits 1 Sécurité (premiers secours, incendie, ) 2 Service d'archive (Réglementation, ) Informatique (logiciels métiers, archivage électronique) Service d'archive (Organisation, Fonctionnement, ) Gestion du dossier médical Documentation 9% Administratif 6% Plus 1100 lits 6 Bureautique 18% Encadrement 2% 7 Manutention 8 Normes 9 Management Médical % Ouvrier 17% Administratif 8% 10 Divers Technique % Accueil Documentation % 1%
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» Locaux Superficie du service des archives en fonction de la taille de l établissement Gestion de l espace de conservation Taille de l établissement (en nombre de lits) Superficie moyenne (en m²) Moins de 200 10 m² 201 à 600 01 m² 601 à 1000 881 m² 1001 et plus 99 m² 7% % 9% Centralisation des archives 1% % Optimale Non optimale NSP Dans près de 60% des cas, la gestion de l espace de conservation est jugée optimale. % 0% Totalement Pas du tout Partiellement NSP 8 % des services des archives tendent à s organiser de façon centralisée. Nombre de magasins gérés par les services qui ne se sont pas déclarés centralisés Nbre de magasins et + 2 1 6 22 2 28 Les axes d optimisation envisagés sont les suivants (du plus cité au moins cité) : Nombre de citations Extension/ Aménagement des locaux 27 Achat de nouveaux supports (armoires, rayonnage mobile ) Regroupement des locaux / centralisation des archives Changement de plan de classement 1 Divers 1 Numérisation / Informatisation du dossier médical du patient Elimination / Tri médicalisé interne des dossiers médicaux des patients Externalisation 7 Classement distinct des archives actives et des archives définitives 27 16 10 8 6 0 10 1 20 2 0 Nbre d établissements concernés Un tiers des services disposent de salles séparées pour le tri, la conservation et la consultation des dossiers.
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 6 Matériel 82 % des services des archives estiment avoir le matériel nécessaire pour fonctionner. Le mobilier présent dans les locaux est le suivant (du plus cité au moins cité, plusieurs propositions possibles) : Etagères ou rayonnages fixes 181 Etagères ou rayonnages mobiles 91 Les autres axes développés (du plus cité au moins cité) Nombre de citations Chauffage / Climatisation 6 Rénovation des locaux (peinture, signalétique ) Eclairage Divers 2 Armoires traditionnelles 17 Dossiers suspendus 8 Divers Démarche pour assurer salubrité des locaux Deux tiers des services des archives ont mis en place une démarche pour assurer la salubrité de leurs locaux. Démarche pour assurer la sécurité des locaux Une démarche pour la sécurité des locaux à été mise en place dans 8 % des services. Les thématiques de cette démarche sont les suivantes (en nombre de citations, avec plusieurs réponses possibles) : Feu / Incendie 21 200 Les thématiques de cette démarche sont les suivantes (en nombre de citations, avec plusieurs réponses possibles) : Inondation 0 10 100 0 Contrôle d'accès 1 109 Aération 10 0 120 100 80 60 0 20 Vol / Dégradation 70 Intrusion 11 Dépoussiérage * 0 Humidité 8 68 Insectes / Nuisibles 120 * inclus nettoyage,
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 7 Système d Information Hospitalier (SIH) Utilisation d un logiciel spécialisé 2% 9% L applicatif du service des archives est relié au Système d Information Hospitalier dans un quart des cas : 22% 9% % 2% Le service des archives utilise un logiciel spécialisé dans la gestion des archives dans 9 % des cas. Cette question étant très technique, il n est pas surprenant qu une partie importante des sondés ne renseigne pas le champ. Les principaux éditeurs et logiciels utilisés par le service des archives MCKESSON (CROSSWAY, ) PCM HabilClass (W INCLASS, ) AXYA Systems (CERNER Archives, ) GIP C.PAGE (C.PAGE, ) DIS (MEDIS, ) AMIG (ARIANE, ) AD' VALOREM ( GESMEDIC, ) JALEMA (GDM, JIM, ) 1 Développé en interne 1 7 0 10 1 20 2 0 0 Les services qui ont développé en interne leur solution logicielle ont utilisé les applications FileMaker ou Microsoft Access. Cette option nécessite l intervention de personnes formées aux techniques de développement informatique et n est donc envisageable que sous certaines conditions (compétences, disponibilité, etc.)
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 8 Description de l activité Procédures formalisées 16% % La conservation des radiologies se fait de la façon suivante : Conservation des radios? Oui 7 % NSP % Non 2 % 16% 6% Conservations des radios dans le dossier? Remises des radios au patient Oui En cours Non NSP Trois quarts des services des archives ont formalisé au moins une procédure ou sont en train de le faire. Les thématiques des procédures formalisées sont les suivantes (en nombre de citations, avec plusieurs réponses possibles) : 2 Création 10 107 120 100 80 Entrée 120 Oui 1 % NSP 28 % Non 21 % Non 22 % NSP 9 % Oui 29 % Lecture : Les radios sont conservées dans 7 % des établissements et elles sont placées une fois sur deux dans le dossier du patient. Les nombres de tournées hebdomadaires par établissement se répartissent de la façon suivante : Nbre d établissements 169 0 2 2 Destruction 6 60 0 20 0 Classement 12 20 1 10 8 7 7 2 1 2 0 0 0 1 0 0 0 Nbre de NSP 1 2 6 7 8 9 10 11 12 1 1 1 16 tournées et plus 17 1 Conservation 96 Sortie Recherche 117 Lecture : 2 établissements réalisent tournées hebdomadaires. 126 Les tournées se déroulent quasi-exclusivement du lundi au vendredi (en nombre de citations) : Les autres procédures citées sont les suivantes (de la plus citée à la moins citée) Tournées Nombre de citations 100 Accès du patient (et autres personnes autorisées) au dossier Divers 7 8 80 60 0 Numérisation / Microfilmage 20 Externalisation Gestion de l accès 2h / 2h 0 Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 9 Recours à l externalisation 6% 2% Gestion des archives administratives 18% 1% 71% 1% Un quart des services pratiquent l externalisation totale ou partielle. Près d un tiers des services des archives gèrent aussi les archives administratives. Recours à la numérisation 10% 10% Indicateurs chiffrés permettant de quantifier l activité 17% 9% 80% Un service sur dix a recours à la numérisation (totale ou partielle) de ses fonds. % Moins de la moitié des services peuvent quantifier leur activité à l aide d indicateurs chiffrés. La répartition des services ayant mis en place un suivi de l activité de l évolution du fond est la suivante (en nombre de citations) : 2 8 2 11 22 28 16 19 2 A u tr e C H C H R - C H U C L C C E H P A D E ta b lis s e m e n ts de soins M C O P a s d e s u iv i pluridisciplinaires S u iv i d e l'a c tiv ité E tablissem ents de soins S S R H L Lecture : 16 établissements de type CHR-CHU sur 21 (16+) suivent l activité de leur service d archives hospitalières à l aide d un ou plusieurs indicateurs d activité et sont capables de donner une information cohérente (nombre demande de dossier, nombre de création de nouveaux dossiers, etc.).
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 10 Existence d une gestion prévisionnelle d activité 20% 2% 28% Les principaux indicateurs de gestion prévisionnels cités sont les suivants : Estimation de la capacité de conservation disponible (en années) Estimation du nombre de dossier à archiver Prévision d agrandissement de la capacité de conservation (nouveau local, ) Manque de place détecté : plans d actions prévus (destruction, numérisation, externalisation, ) Un peu plus d un quart des services ont mis en place une gestion prévisionnelle de leur activité. Identification du dossier du patient Critères d identification du patient retenu (plusieurs réponses possibles) Traits caractérisant Divers N interne au service 90 le séjour du patient N Hospitalisation N IPP Date de sortie 6 88 8 Date d'entrée 90 le lieu de résidence du patient Code postal Lieu de résidence 6 6 Sexe 106 Lieu de naissance 9 le patient Date de naissance 176 Prénom(s) 201 Nom marital 167 Nom 21 0 0 100 10 200 20
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 11 Techniques de classement utilisées Techniques mises en œuvre pour l identification et le repérage du dossier du patient (plusieurs réponses possibles) Divers 2 Date de Naissance Codes couleurs IP P Num + Chrono 6 6 Alpha + Chrono 11 Chronologique 8 Alphabéthique 1 Num érique 2 Alphanum érique 79 T e rm in a l T rip le Term inal double 6 Décimal 7 Conditionnements utilisés Types de conditionnements utilisés sont les suivants (plusieurs réponses possibles) A u tr e s 1 B o îte s 80 P o c h e tte s suspendues 6 P ochettes krafts 1 P o c h e tte s plastifiées 1 P o c h e tte s cartonnées 162 Critères de choix du conditionnement (plusieurs réponses possibles) D i v e r s 1 7 P e r s o n a li s a b l e 9 F o r m a t 1 P o i d s 2 2 R é s i s t a n c e 1 8 C o û t 1 6
Synthèse de l enquête «Archives hospitalières 2006» 12 Les idées fortes à retenir de cette enquête La problématique du service des archives est très actuelle au vu du taux de réponse satisfaisant de 6, % pour ce type d enquête et des nombreuses demandes de renseignements que nous avons reçues des établissements suite à celle-ci. La tendance est à la restructuration de ce service avec de nombreux projets en cours (réorganisation, informatisation, déménagement ) pour les établissements qui nous ont répondu. Les services archives, majoritairement constitués de personnels administratifs, sont sous la responsabilité d un DIM pour un tiers des établissements répondants. Ces services tendent à s organiser de façon centralisée. La mise en place d une démarche sécurité concerne 8% des services, ce qui témoigne d une réelle prise de conscience. La mise en place d indicateurs n est pas effective. Moins de la moitié des services peuvent quantifier leur activité à l aide d indicateurs chiffrés, et parmi ces derniers, seul un service sur deux a mis en place une gestion prévisionnelle de son activité. A noter qu un service sur dix a recours à la numérisation (totale ou partielle de ses fonds).