ANNEXE 1 INFORMATIONS POUR LE DEPOT DU COURRIER POSTAL DANS LES CAISSES DES CENTRES DE COLLECTE 1. DEFINITIONS Une lettre est un envoi n excédant pas le format B4 (353x250 mm) et pesant moins d'un kilo et ne dépassant pas 2 cm d épaisseur. Un colis est un envoi qui excède le format B4 (353x250 mm) ou 2 cm d épaisseur ou qui pèse plus d'un kilo. 2. PRINCIPES DE BASE Le dépôt du courrier dans les caisses ne doit être utilisé que par les centres qui émettent régulièrement beaucoup de courrier quotidiennement. Dans les autres cas, d autres moyens plus économiques sont à disposition (estampilles postales). En effet, LA POSTE facture CHF 24.- à l Etat chaque enlèvement quotidien. Pour expédier du courrier dans un centre de collecte, il faut obligatoirement compléter et joindre "une fiche de liasse d'affranchissement" (modèle ci-dessous). Les fiches de liasse ne doivent pas être photocopiées. Elles doivent être imprimées, en noir et blanc, sur la base du fichier PDF transmis par la poste. S'il est égaré, ce fichier PDF doit être
Page : 2/7 demandé au correspondant de la poste (e-mail : jessica.athmouni@post.ch téléphone : 058.448.81.13; fax : 058.667.49.50/ commande : 13h30-17h00) en joignant un scan d'une étiquette de liasse utilisée. Aucun envoi (lettre ou colis) déjà affranchi ne doit être déposé avec une étiquette de liasse (y compris les envois commerciaux réponse). Aucun envoi (lettre ou colis) privé ne doit être déposé avec une étiquette de liasse. Tous les autres envois (lettre ou colis) doivent être déposés avec une étiquette de liasse (voir points 3 et 4). Des explications complémentaires sur la façon de remplir les fiches de liasse et autres documents postaux peuvent être obtenus auprès d un conseiller de la Poste (Mme Jessica ATHMOUNI tél. 058. 448 81 13 ou Mme Anne-Laure BARRALE tél. 058.386 79 28). Tout le courrier de l Etat doit être envoyé en courrier B (sauf dans le cas d une urgence exceptionnelle) 3. LETTRES Une fiche de liasse doit être établie pour chaque catégorie différente de courrier envoyé (courrier B, courrier A, recommandé, etc.) et pour chaque catégorie de poids (lettre standard, midilettre, etc.). Pour les envois en Suisse : La case «courrier B» doit être cochée pour tous les envois courants. C'est le plus économique. Dans la mesure du possible, tout le courrier de l Etat doit être envoyé en courrier B. Lorsqu'il y a plus de 350 envois, non urgents, de même format et de même poids, il est conseillé de les envoyer en courrier B2, encore plus économique que le courrier B (par exemple environ CHF 0.55 au lieu de CHF 0.85). Dans ce cas, exceptionnellement, il ne faut pas établir une fiche de liasse mais remplir un bordereau d'accompagnement (à demander au correspondant de la Poste). La case «Courrier A» doit être cochée pour un envoi exceptionnel. La case "Recommandé R" doit être cochée pour un envoi recommandé. La case «Autres» doit être cochée pour les colis. De plus, chaque catégorie doit être ventilée en fonction de son poids (et de son format). Pour chaque paquet, une des cases suivantes doit être cochée : Lettre standard 1-100 gr.<b5. Dans la mesure du possible, il faut utiliser des enveloppes n excédant pas le format B5 (250 x 176mm) en pliant en deux les documents A4. Les frais d affranchissement sont moins élevés. Midilettre 101-250gr.<B5. Grande lettre 1-500gr. Grande lettre 501-1000gr.
Page : 3/7 Pour les envois internationaux : La case «Economy» doit être cochée pour tous les envois courants. C'est le plus économique. Dans la mesure du possible, tout le courrier de l Etat doit être envoyé en courrier économique. La case «Priority» doit être cochée pour un envoi exceptionnel. La case "R-Etranger" doit être cochée pour un envoi recommandé. De plus, chaque catégorie doit être ventilée en fonction de son format. Pour chaque paquet, une des cases suivantes doit être cochée : Lettre standard. Dans la mesure du possible, il faut utiliser des enveloppes n excédant pas le format B5 (250 x 176mm) en pliant en deux les documents A4. Les frais d affranchissement sont moins élevés. Grande lettre. Maxi lettre Europe Autres pays. Remarque relative à un courrier urgent : Un courrier qui devrait impérativement partir le jour même, après l heure de levée habituelle, peut être déposé jusqu à 18h00 au guichet 1 MAILEX du centre postal de Montbrillant (accès en voiture), avec l étiquette de liasse correspondante. Ce guichet est ouvert de 14h30 à 18h00. 4. COLIS Lorsque le nombre quotidien moyen de colis n excède pas dix colis, ceux-ci seront déposés avec, sur chaque colis, l étiquette de liasse. L'indication "Colis" doit être reportée manuellement dans la rubrique "Autres" pour les colis suisses. Pour les colis internationaux il est indispensable d établir un bordereau d accompagnement. Si le colis doit être remis au destinataire contre signature, il faut indiquer «Colis Signature». Lorsque le nombre quotidien moyen de colis excède dix colis, ceux-ci seront déposés avec un code à barres fourni par les correspondants de La Poste. Il est indispensable d établir un bordereau d accompagnement soit manuellement, soit par informatique (logiciel à disposition) pour les colis étrangers. Tous les colis partent en courrier B (car les colis en courrier A doivent arriver à Montbrillant avant 16h30).
Page : 4/7 5. FERMETURE DES CENTRES DE COLLECTE EN DEHORS DES CONGES OFFICIELS Les centres qui ferment en dehors des congés officiels (par exemple pendant les vacances scolaires) doivent informer : Les éventuels autres usagers, afin qu'ils prennent leurs dispositions. Le correspondant de LA POSTE par un message électronique envoyé au moins 24h00 à l'avance (mail : dispo.geneve@poste.ch). Ce message indiquera la date de fermeture et de réouverture du centre. Une copie du message sera conservée, pour vérification, en cas de réclamation éventuelle. Ceci permettra d'économiser le montant de la prise en charge (CHF 24.- par jour). 6. DEMANDE DE GARDE DU COURRIER ENTRANT Les services / établissements scolaires qui souhaitent faire garder leur courrier entrant doivent remplir une demande ad hoc qui peut être obtenue auprès de Mme Jessica ATHMOUNI jessica.athmouni@post.ch.
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Page : 6/7 Elle doit être remplie et déposée, bien en évidence, avec le courrier sortant du centre de collecte, une semaine avant la date demandée. Une fiche de liasse grise (fiche avec CAB du service) doit être jointe (pour la facturation). La demande et la fiche peuvent également être transmises par mail à jessica.athmouni@post.ch. Le double de la demande vous sera retourné en guise de confirmation. LA POSTE rappelle qu'il ne faut pas faire de "courrier à garder" pour les week-end et pour le 1er août. Il n'y a en effet pas de distribution ces jours là. Il ne faut pas, non plus, utiliser le site internet de LA POSTE pour garder le courrier car sinon, une facture sera envoyée au demandeur. 7. ENVOIS EN EXPRESS Le dépôt d envois en EXPRESS dans les caisses de courrier est interdit. Une procédure spéciale a été mise en place pour les cas d extrême urgence très exceptionnelle. Les envois "EXPRESS" déposés dans les caisses sont inutiles car : Ils ne sont pas pris en charge avant midi par LA POSTE et n'arrivent donc que le lendemain à destination (comme le courrier A). Ils coûtent très chers. Exemple : Pour un envoi jusqu'à 1kg à Genève : CHF 19.80 pour un envoi livré avant 17h00, CHF 14,80 pour un envoi livré avant 09h00 le lendemain (tarif de décembre 2004). Ce type d envoi est donc interdit, sauf dans lors d'une extrême urgence très exceptionnelle. Dans ce cas : Sur l'étiquette de liasse qui identifie le service doit être indiqué "EXPRESS à livrer avant (x) heures". Le dépôt doit être effectué avant 12h00 dans un des bureaux de poste agréés (voir liste des centres de collecte). (x) = 17h00 ou 09h00 le lendemain. 8. VOLUME EXCEPTIONNEL DE COURRIER Lorsque le volume du courrier est exceptionnel (plusieurs caisses) le correspondant de LA POSTE doit être prévenu par messagerie électronique (mail : dispo.geneve@poste.ch), au plus tard le matin avant 8h30. Une copie du message électronique doit être collée sur une des caisses du courrier.
Page : 7/7 9. DELAIS D'ACHEMINEMENT DU COURRIER Le courrier B suisse est distribué au plus tard le 3 e jour ouvrable (sauf le samedi) qui suit le dépôt. D après des statistiques officielles, établies par un bureau indépendant, ce délai a été respecté en 2013 pour 97.3% des envois en courrier A et 97.7% de ceux en courrier B. Le courrier B2 suisse est distribué au plus tard le 6 e jour ouvrable (sauf le samedi) qui suit le dépôt. Le courrier A suisse est distribué le lendemain (sauf le dimanche et les jours fériés fédéraux, cantonaux et régionaux). Le courrier B étranger (appelé ECONOMY) est distribué dans les quatre à huit jours en Europe. Le courrier A étranger (appelé PRIORITY) est distribué, en moyenne, dans les deux à quatre jours en Europe. Les colis (Post-Pac Economy) parviennent à leur destinataire, en 2013, pour 97.7% d entre eux le surlendemain, s il s agit d un jour ouvrable. 10. QUELQUES RECOMMANDATIONS POUR FAIRE DES ECONOMIES EN MATIERE D AFFRANCHISSEMENT POSTAL Avant de procéder à un envoi postal, assurez vous que vous ne pouvez pas envoyer un message électronique, une télécopie ou utiliser les services du courrier interne (enveloppe navette) Si l envoi postal est indispensable : Utiliser, si possible, des enveloppes n excédant pas le format B5 (250 x 176mm) en pliant en deux les documents A4. Les frais d affranchissement sont moins élevés. Eviter les envois de plus de 2 cm d épaisseur. Il est plus économique de les diviser, si possible, en plusieurs envois de moins de 2 cm. Utiliser, si possible, des enveloppes standard de format C5 (229 x 162mm) à double fenêtre. Elles simplifient la gestion des commandes et des stocks à la centrale commune d achats. Pour les envois de plus de 500 enveloppes de même format et de même poids, indiquer B2 sur l étiquette de liasse. Le tarif est plus avantageux (par exemple environ CHF 0.55. au lieu de CHF 0.85). Pour les lettres recommandées (ex LSI) vous devez indiquer, chaque fois que c est possible, le texte suivant «Si l envoi est refusé ou n est pas retiré, le renvoyer en courrier B comme envoi soumis à la taxe». Ce texte figure sur un tampon encreur que l on peut se procurer à la centrale commune d'achat. En cas de retour LA POSTE ne facturera que CHF 0.85 au lieu de CHF 5.30. Par contre ce retour ne bénéficiera plus des prescriptions de sécurité d un recommandé. Aucun envoi privé ne doit être expédié en utilisant des enveloppes ou des estampilles de l Etat.