Documentation listes de souhait LMB 1. Création, validation et fermeture d une liste Pour créer une liste de naissance, allez dans l onglet «Ventes» puis cliquez sur «Nouvelle liste de souhait». Le document «Liste de souhait Client»: Vous y retrouvez les informations générales, communes à tous les documents Et des informations spécifiques aux listes de participations, telles que : o la date d échéance de la liste, o la date de l évènement associé à la liste de souhait, o le type d évènement et donc de liste de souhait (Naissance par défaut mais il existe également les liste de cadeaux et de mariages) o et enfin le nom de la liste. Le client renseigné dans le document «liste de souhait» est le propriétaire de cette dernière. Il s agit d un contact client disponible dans l annuaire LMB.
Une liste de souhait contient l intégralité des articles souhaités par le propriétaire. La liste se remplie de la même manière que n importe quel autre document LMB (cf documentation générale) L onglet «informations complémentaires» contient les informations définies en fonction du type de liste de souhait. Par exemple, pour une liste de naissance, il est possible de renseigner les coordonnées de la mère et du père mais également d ajouter le prénom, le genre et la date de naissance prévue de l enfant.
Lorsque la liste est complète, il suffit de cliquer sur le bouton «LISTE VALIDÉE» pour la passer à l état «en cours». Si le module est connecté à un site Prestashop, la liste «en cours» est créée sur le site. Ainsi, les connaissances du propriétaire de la liste peuvent alors participer à cette liste.
2. Gestion des participations La gestion des participations se fait dans l onglet «Participations» de la liste de souhait. Dans LMB, la participation est un règlement effectué par un client. Cet onglet est composé de trois parties. a) Synthèse des participations La première partie est la synthèse des participations. Elle permet de visualiser le récapitulatif des informations principales de la liste : Le montant total de la liste, ainsi le nombre d articles souhaité. Le montant total des participations versée ainsi que le nombre de participants. Les avances correspondent à l encours autorisé du client. Il permet de définir jusqu à quel montant le client est autorisé à retirer des produits sans les payer. Le montant des ventes qui correspond au montant total des produits retirés (facturés) grâce aux participations de la liste. Le solde de la liste correspond à la différence entre les participations versées et le montant des ventes (produits retirés et facturés. Le solde (avance comprise) correspond au solde de la liste auquel on ajoute l encours autorisé du client. Il s agit du «solde autorisé» de la liste.
b) L ajout d une nouvelle participation Sélectionnez un contact existant ou créez- le à partir de la pop- up de sélection. La participation peut être accompagnée d un éventuel message laissé par le participant au propriétaire de la liste. La participation peut être de deux types. En effet, il peut s agir d une participation libre qui n est associée à aucun produit ou d une participation sur un ou plusieurs produits : Pour effectuer une participation simple, il suffit de renseigner le montant de la participation dans la colonne paiement, présente en face du texte «Participation libre». De sélectionner le mode de règlement (carte bancaire par exemple) et de valider la participation en cliquant sur le bouton «ajouter la participation». Pour attribuer une participation à un ou plusieurs article(s), il suffit de sélectionner l article souhaité dans la liste de sélection en face du texte «Sélectionner un article», et de cliquer sur «ok» pour valider ce choix. Cette liste contient l intégralité des articles présents dans la liste et indique également, pour chaque produit, le nombre souhaité ainsi que le montant total des participations déjà effectué sur le total souhaité.
Une nouvelle ligne est insérée dans le tableau. Vous avez la possibilité de définir la quantité d article souhaité ainsi que le montant payer pour l article (en sa totalité, ou seulement une partie). Sélectionnez le mode de règlement (carte bancaire par exemple) et validez la participation en cliquant sur le bouton «ajouter la participation». Il est possible de cumuler ces deux types de participation. Une pop- up s ouvre, renseignez enfin les informations propres au mode de règlement choisi, par exemple pour une carte bancaire. c) Historique des participations enregistrées Le tableau de récapitulatif des participations contient l intégralité des participations enregistrées sur une liste de naissance. Il est composé de la date de la participation, du nom du participant ainsi que de son message, du montant de la participation ainsi que du mode de règlement utilisé. Il est possible sur chaque participation de rajouter un message si cela n avait pas été fait.
3. Retirer des produits Les retraits de produits sont des commandes LMB standard. Il est possible de retirer des produits de plusieurs façons. La première consiste à rechercher la liste depuis la fiche client ou depuis le moteur de recherche des listes de souhait. Cliquez ensuite sur le bouton «RETIRER LES PRODUITS». Cette fonctionnalité est conseillée dans le cas où l intégralité de la liste doit être retirée puisque le système va reprendre l intégralité de la liste dans la commande générée. La seconde méthode consiste à cocher les cases des produits à retirer puis à cliquer sur «Générer une commande» dans le menu «pour la sélection» de la liste. La commande générée contient automatiquement l intégralité des participations enregistrées sur la liste de souhait au moment de la génération. Le système d attribution d un règlement à un document est utilisé pour répartir les règlements au sein de toutes les commandes de retrait. En effet, selon le
montant total des participations et le montant de la commande de retrait, différents cas peuvent se poser : Lorsque le montant total de la commande est inférieur au montant des participations, le montant utilisé sur l une des participations est moins élevé que le montant de la participation elle- même. On peut consulter cette information dans l onglet «Règlement» de la commande. En effet, il est indiqué pour chaque règlement le montant utilisé / le montant total du règlement. Evidemment, lorsqu un règlement n est pas intégralement utilisé sur une commande de retrait, le solde du règlement sera automatiquement utilisé sur la prochaine commande de retrait. Dans ce cas la commande est intégralement réglée Lorsque la commande de retrait est égale au montant des participations sur cette dernière, le montant est intégralement réglé, comme dans le cas ci- dessus mais toutes les participations sont utilisées en intégralité. Lorsque le montant de la commande est supérieur au montant total des participations, cela signifie que le client doit compléter cette dernière pour régler intégralement la commande. Dans ce cas, le montant restant à régler est indiqué sur la commande. Si le client n est pas autorisé à retirer plus que le solde de sa liste (pas d encours autorisé), vous devez enregistrer le règlement de ce client comme une participation. Pour cela suivez la procédure décrite en 2. b). Une fois la participation créée, elle apparait dans l onglet «règlements» de la commande client en cours (voir capture ci- après). Pour l utiliser lors de ce retrait, il vous suffit de cliquer sur le lien «AJOUTER» en face du règlement. Cette manipulation est la même pour ajouter une participation d un participant autre que le propriétaire de la liste.
Dans tous les cas, les commandes de retrait impactent la colonne «Cdée.» de la liste de souhait rattachée. En effet, cette colonne permet de consulter depuis la liste de souhait l intégralité des retraits qui ont été effectués par le propriétaire. Vous pouvez également consulter l ensemble des commandes de retrait générées depuis la liste de souhait grâce à la liste des «Documents associés» du document. CLÔTURE Lorsque le traitement de la liste sera terminé, il suffira de cliquer sur le bouton «FERMER LA LISTE» pour la clôturer.
4. Retrouver une liste de souhaits Une liste de souhait est un document commercial de vente, vous pouvez donc passer par la recherche de document de vente pour retrouver les listes. Il existe cependant une page dédiée à la recherche des listes de souhait en cours. Pour y accéder, dans le profil collaborateur, il suffit de vous rendre dans l onglet «Ventes» puis «Listes de souhaits en cours». Cette page permet de rechercher parmi les listes de participations «En saisie» et «En cours».
Plusieurs critères sont disponibles : La date de création de la liste La date d échéance de la liste Le magasin associé à la liste (centre de profits) Le contact, propriétaire de la liste Le nom de la liste Par défaut la recherche est ordonnée par date de création décroissante, mais il est possible de modifier le tri pour une recherche par date d échéance ou nom du client. Le résultat de la recherche contient la date de la liste, sa référence, son propriétaire mais aussi le montant TTC, le montant des participations ainsi que la date d échéance. Lorsque la date d échéance d une liste est dépassée, elle apparait en rouge dans le résultat de la recherche.