USER GUIDE Conferencing Guide d utilisation de Conferencing Integration avec Microsoft Office Présentation Plateformes Langues prises en charge Procédure d installation Fenêtre principale Menu «Tools» (Outils) Définition et modification des préférences Gérer les réunions Ajout de conférences Web avancées/personnalisées Démarrage de conférences depuis la liste des contacts Démarrage de conférences depuis une fenêtre de conversation Écran «Démarrer la conférence» Exemples de messages d invite à une conversation Audio Web Audio et Web Démarrage du Web Moderator Recherche des mises à jour Présentation L intégration de Verizon Business Conferencing au client Microsoft Office Communicator à l aide des fonctionnalités d extensibilité fournies par Microsoft permet aux utilisateurs de démarrer une audioconférence ou une conférence Web et d envoyer des invitations à ces réunions directement depuis Office Communicator. Les utilisateurs peuvent également gérer un ou plusieurs abonnements à des conférences et importer ou ajouter manuellement les détails de leurs audioconférences et conférences Web dans le module additionnel grâce à leurs informations de connexion «Gestion de mes réunions». Les utilisateurs peuvent démarrer des réunions et envoyer des invitations à ces réunions depuis la fenêtre principale ou directement depuis une session de conversation. Les deux méthodes permettent d envoyer une invitation qui inclut les détails de l audioconférence ou de la conférence Web ainsi qu un lien d accès par simple clic. Une fois connecté, l utilisateur a accès aux fonctionnalités de contrôle de son audioconférence Verizon au moyen des touches du téléphone ou en ligne via l outil Web de gestion des appels Instant Meeting Web Moderator. 1
Plateformes Microsoft Office est pris en charge sur les plateformes suivantes : Microsoft Windows XP Windows Vista Langues prises en charge Les langues suivantes sont prises en charge. Anglais Allemand Français Japonais Procédure d installation Le module additionnel et la procédure de téléchargement sont disponibles à l'adresse https://www.e-meetings.verizonbusiness.com sous la barre de menus «Outils phares». Un fichier PDF contenant la procédure d installation est disponible sur la page de téléchargement du module additionnel. Les utilisateurs doivent suivre la procédure de téléchargement indiquée dans le Guide d installation. Fenêtre principale Une fois le module additionnel installé, aucun changement n est visible dans la fenêtre principale. La nouvelle fonctionnalité est accessible via le menu «Tools» (Outils). 2
Menu «Tools» (Outils) Le module additionnel ajoute trois nouvelles options au menu «Tools» : Verizon - «Manage Meetings» (Gérer les réunions) Verizon «Preferences» (Préférences) Verizon - «About» (À propos de) Définition et modification des préférences. Dans l onglet «Préférences» illustré ci-dessous, l utilisateur doit renseigner les champs suivants : Prénom et nom Numéros Appelez-moi Paramètres de langue Importer les conférences Conférence Web (le cas échéant) Je déclare avoir lu et approuvé la Politique de confidentialité des conférences Lancer automatiquement Web Moderator au démarrage de l audioconférence Instant Meeting 3
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Pour importer des conférences, vous devez disposer d un ID utilisateur et d un mot de passe «Gestion de mes réunions», comme indiqué cidessous : 5
Gérer les réunions L écran «Gérer les réunions» offre les possibilités suivantes : Le prénom et le nom sont automatiquement affichés une fois que la section «Préférences» a été renseignée. Le champ «Appelez-moi @» est automatiquement renseigné avec tous les numéros provenant du champ «Numéros Appelez-moi» de l'écran «Préférences», le numéro par défaut de cet écran étant initialement proposé. Les détails de l audioconférence Instant Meeting ou de la conférence Web sont automatiquement affichés une fois que la section «Préférences» a été renseignée. (Vous devez disposer d un compte d audioconférence ou de conférence Web actif. Sinon, aucune réunion ne s affiche.) Ajouter manuellement une audioconférence. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, le pays et le numéro d appel, à cocher la case «Organisateur» et à indiquer le code secret de l organisateur/du participant. Ajouter manuellement une conférence Web. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, à cocher la case «Présentateur» et à indiquer le numéro et le code secret de la réunion, le code secret du présentateur ainsi que l identité d utilisateur et le mot de passe «Gestion de mes réunions». Consulter et modifier les informations relatives à la réunion Démarrer/rejoindre une audioconférence et/ou une conférence Web Consulter et modifier Ajouter manuellement une réunion Démarrer / joindre Enlever Démarrer conférence 6
Ajout de conférences Web avancées/personnalisées Si la case «Avancées/personnalisées» de l écran «Préférences» est cochée, vous devez ajouter l URL de votre conférence Web avancée/personnalisée dans l écran «Gérer les réunions». Cliquez sur l onglet «Ajouter une conférence». La fenêtre ci-dessous s affiche alors. L utilisateur doit ajouter le titre de la réunion, l URL du participant et du présentateur, puis cliquer sur OK. (Cette fenêtre ne s affiche que lors de la configuration initiale.) Pour obtenir les URL, connectez-vous à «Gestion de mes réunions», à l adresse https://emeetings.verizonbusiness.com/global/en/login.php. Cliquez sur l onglet «Net Conferencing» (Conférence Web) et sélectionnez l abonnement à une conférence Web avancée ou personnalisée. Sélectionnez «Meeting Now Details» (Détails de la réunion) pour obtenir l URL du participant et du présentateur. 7
Démarrage de conférences depuis la liste des contacts Les utilisateurs peuvent démarrer une conférence depuis un contact de la liste des contacts. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le nom du contact et sélectionnez «Start Conference» (Démarrer une conférence) dans le menu déroulant, comme indiqué ci-dessous : 8
Démarrage de conférences depuis une fenêtre de conversation Dans une session de conversation, cliquez avec le bouton droit sur le nom du participant et sélectionnez «Start Conference» (Démarrer une conférence) dans le menu déroulant, comme indiqué ci-dessous : Écran «Démarrer la conférence» Lorsque l utilisateur sélectionne «Démarrer la conférence», les fonctionnalités suivantes sont disponibles : Section «Invités» : Tous les contacts sélectionnés dans la fenêtre principale sont ajoutés à la liste des invités. Il est possible d ajouter des invités en faisant glisser des contacts. L onglet «Supprimer» permet de supprimer l invité sélectionné. 9
Section «Options de la conférence» : L utilisateur peut sélectionner dans la liste déroulante l'audioconférence et/ou la conférence Web voulues. S il n'existe aucun abonnement à une audioconférence, la case «Audioconférence» et la liste déroulante sont désactivées. S il n'existe aucun abonnement à une conférence Web, la case «Conférence Web» et la liste déroulante sont désactivées. Le bouton «Démarrer la conférence» permet d envoyer à tous les invités un message contenant les détails de l audioconférence et/ou de la conférence Web. 10
Exemples de messages d invite à une conversation Audio uniquement Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre l'audioconférence : https://wbbc.verizonbusiness.com/wbbcclick2join/servlet/wbbcclick2join?cc=54&ph=0800-777-8049&pc=7890988&customheader=emeetings&langkey=fr Informations sur Instant Meeting : Fonction : Global Audio Meeting Code secret des participants : 7890988 Si vous ne parvenez pas à rejoindre la conférence en cliquant sur le lien ci-dessus, veuillez composer l'un des numéros d'appel ci-après : ARGENTINE : NUMÉRO GRATUIT : 0800-777-8049 AUSTRALIE : ADÉLAïDE, NUMÉRO PAYANT : 8-8121-4838 BRISBANE, NUMÉRO PAYANT : 7-3102-0940 CANBERRA, NUMÉRO PAYANT : 2-6100-1940 Web uniquement Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre la conférence Web : https://e-meetings.verizonbusiness.com/nc/join.php?i=sw201082&p=111111&c=emeetings&l=fr Informations sur la conférence Web instantanée : Type de réunion Web : LIVE_MEETING Fonction : All Purpose Meeting - Live Meeting Code secret des participants : 111111 URL de la réunion : https://e-meetings.verizonbusiness.com/emeet/join/index.jsp 11
Audio et Web Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre l'audioconférence et la conférence Web : https://wbbc.verizonbusiness.com/wbbcclick2join/servlet/wbbcclick2join?cc=1&ph=517-444- 9940&pc=8767889&customHeader=emeetings&langKey=fr&netId=SW201082&netPass=111111 Informations sur Instant Meeting : Fonction : US Audio Meeting Code secret des participants : 8767889 Si vous ne parvenez pas à rejoindre la conférence en cliquant sur le lien ci-dessus, veuillez composer l'un des numéros d'appel ci-après : ÉTATS-UNIS : NUMÉRO PAYANT : 517-444-9940 NUMÉRO GRATUIT : 866-692-5721 Informations sur la conférence Web instantanée : Type de réunion Web : LIVE_MEETING Fonction: All Purpose Meeting - Live Meeting Code secret des participants : 111111 URL de la réunion : https://e-meetings.verizonbusiness.com/emeet/join/index.jsp Démarrage du Web Moderator Si le Web Moderator est configuré pour démarrer automatiquement dans l écran «Préférences», la boîte de dialogue suivante s affiche lorsqu une audioconférence Instant Meeting a été lancée. 12
Si le Web Moderator n est pas configuré pour démarrer automatiquement dans l écran «Préférences», cette boîte de dialogue ne s affiche pas. L utilisateur doit démarrer l outil Web Moderator d une autre façon. Recherche des mises à jour Pour rechercher les mises à jour, sélectionnez le bouton «Vérifier les mises à jour» dans le menu «À propos de». Le bouton «Télécharger la dernière version» permet d accéder aux instructions de mise à jour du module additionnel. 13 2009 Verizon. Tous droits réservés. UG13797 06/09. Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les services et produits de Verizon sont des marques commerciales et des marques de service ou des marques déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses filiales aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Microsoft, Windows et Windows Vista sont soit des marques commerciales soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs.