Guide Financier Visa Démarrage, gestion et croissance de votre PME perspective financière Services aux sociétés privées
Bienvenue C est avec plaisir que Visa Canada présente le guide Démarrage, gestion et croissance de votre PME perspective financière. Visa Canada a mandaté PricewaterhouseCoopers pour concevoir le présent guide qui vise à offrir des conseils précieux et à aborder les questions financières importantes auxquelles les entreprises sont confrontées au cours des différentes étapes du cycle de vie de l entreprise. Ce guide financier pratique vous donne des conseils précieux et aborde des questions financières importantes auxquelles les entreprises doivent faire face pendant les différentes étapes du cycle de vie de l entreprise. Que vous songiez à démarrer une entreprise ou à son expansion, le guide Démarrage, gestion et croissance de votre PME perspective financière vous donnera un aperçu précieux de la vie d une entreprise. Le guide comprend trois sections. La première identifie les quatre domaines clés du démarrage d une entreprise. Le plan d affaires, les sources de capital des nouvelles entreprises, les conseillers à considérer et, bien sûr, la planification fiscale sont les thèmes abordés dans cette section. La deuxième section offre des conseils sur la gestion d une entreprise, de l établissement du crédit à son octroi, ainsi que des renseignements sur la gestion des comptes clients et le recouvrement des montants exigibles. Elle décrit également certaines des meilleures pratiques au moment de considérer l impartition ou l amélioration du rendement de votre entreprise. Le guide offre des conseils en matière de paiement des impôts, des façons de réduire les impôts et le revenu imposable et de conserver les avantages fiscaux des thèmes qui sont conçus pour permettre à vos dollars de profiter à votre entreprise. La troisième section prodigue des conseils quant à la façon de profiter du travail ardu et du temps que vous avez consacré à bâtir votre entreprise. Elle décrit la façon de mesurer la valeur de votre entreprise et les facteurs à considérer lorsque vient le moment de vendre une entreprise ainsi que les éléments à considérer pour le premier appel public à l épargne. Cette section inclut également des renseignements sur les plans de relève de l entreprise. Démarrage, gestion et croissance de votre PME perspective financière se veut un guide pour toutes les entreprises, peu importe à quelle étape de son évolution l entreprise se trouve. Visa Canada souhaite que ce guide soit pour vous une source de renseignements utiles. Derek Fry Président Visa Canada www.visa.ca/pme
Table des matières Introduction 2 I. Démarrage d une entreprise 3 Importance du plan d affaires........................................... 4 Sources de financement................................................ 6 Conseillers clés........................................................ 10 Planification fiscale.................................................... 11 II. La gestion de votre entreprise 15 Crédit et comptes clients............................................... 16 Rémunération personnelle et salaire des membres de la famille............. 20 Assurance et contrôle interne........................................... 21 Rapports de gestion.................................................... 21 Externalisation......................................................... 22 Amélioration de la performance......................................... 23 Personnel............................................................. 24 Réduction et récupération de l impôt..................................... 25 III. Croissance 35 Évaluation d entreprise, vente et introduction en bourse.................... 36 Planification de la relève................................................ 40 IV. Conclusion 43 Résumé.............................................................. 43 Guide Financier Visa 1
Introduction Toute entreprise commence par une idée. Quelles que soient les raisons qui vous ont poussé à démarrer une entreprise, vos rêves recèlent de vastes possibilités, et votre vision n est limitée que par votre énergie et votre imagination. La concentration, la patience et l ardeur au travail permettent de réaliser ces rêves. Ce guide offre des conseils pratiques pour vous permettre de développer votre entreprise, de réduire les coûts et d accroître sa valeur. Pour transformer une passion en source de revenu durable pour votre famille ainsi que pour vous-même et vos futurs employés, vous avez besoin d indications éclairées de la part d un conseiller d affaires de confiance. Quelle que soit votre expérience, la gestion d une PME comporte des pièges. Il serait donc judicieux de faire appel à plusieurs sources. Vous pouvez notamment discuter avec d autres entrepreneurs, demander des conseils à des institutions financières, à des comptables et à des avocats, et explorer des sites Web spécialisés. Vous avez pris l initiative audacieuse de lancer votre propre entreprise. Maintenant, il vous reste à transformer votre ambition en valeur, pour votre bénéfice comme pour celui de votre entreprise. Je vous souhaite bien du plaisir dans cette aventure! Eric Andrew Leader, Services aux sociétés privées PricewaterhouseCoopers LLP/s.r.l./s.e.n.c.r.l., Canada www.pwc.com/ca/ssp 2 Guide Financier Visa
I. Démarrage d une entreprise
I. Démarrage d une entreprise Importance du plan d affaires Un bon plan d affaires est l outil le plus précieux d un propriétaire d entreprise. Il fournit un cadre et une orientation claire pour les activités de la société. Il vous permet aussi de présenter votre entreprise sur le marché et de démontrer, aux sources potentielles de financement, à vos partenaires et aux autres intéressés, que votre idée ne se limite pas à un concept. À mesure que vous fixerez diverses composantes de votre plan d affaires exhaustif étude de marché, qualités et potentiel des produits, forces de la direction et points saillants financiers vous dégagerez l essence de votre entreprise. Un plan d affaires ne se limite pas à des objectifs; il explique également comment vous comptez les atteindre. Il s agit d un document évolutif qui peut signaler rapidement tout écart par rapport aux objectifs. N oubliez pas d y inclure des cibles et des indicateurs pour être en mesure de suivre votre performance. Conseil : Pour obtenir gratuitement un modèle de plan d affaires, visitez le site Web pour PME de Visa à l adresse www.visa.ca/pme. Composantes essentielles d un bon plan d affaires Sommaire Cette section devrait décrire la source de revenus de votre entreprise et ce qui la distingue, c est-à-dire son avantage concurrentiel. Définissez ce en quoi vos idées se démarquent. Assurez-vous de donner un aperçu des produits ou services offerts, du marché et des tendances qui s en dégagent, des principaux clients et des facteurs qui distinguent votre entreprise de ses concurrents. Ces derniers pourraient notamment inclure le créneau que vous comptez exploiter, votre emplacement ou vos compétences particulières. Le sommaire devrait mettre l accent sur vos principales activités et définir les possibilités de valeur ajoutée à l avenir. Cette section résume votre plan d affaires et ne doit donc pas dépasser une page. Profil de l entreprise Le profil décrit exhaustivement l entreprise et comprend notamment sa date de création, la forme de propriété et le secteur d activité dans lequel elle exerce des activités. Vous y décrivez également vos objectifs commerciaux, votre stratégie d entreprise et les avantages particuliers que vos produits ou services présentent. 4 Guide Financier Visa
Vous devriez y indiquer l état de votre produit ou service (s agit-il d un prototype ou d un produit ou service existant), la demande pour ce genre de produit ou service, son cycle de vie ou les facteurs pouvant avoir une incidence sur sa durée de vie économique, et les mesures prises pour protéger votre propriété intellectuelle et vos droits de propriété (copyright, brevets et secrets commerciaux) et maintenir votre avantage concurrentiel. Il faut enfin y présenter les activités de recherche et de développement prévues. DÉMARRAGE D UNE ENTREPRISE Propriété et gestion Dans cette section, vous présentez les personnes qui possèdent, gèrent et conseillent votre entreprise. Les investisseurs potentiels cherchent une gestion solide. L avenir de votre entreprise dépend de la qualité de son leadership. Relier les compétences de l effectif, les activités et les ventes vous permet de dégager les forces et les faiblesses de l entreprise. La compétence et le talent de votre équipe de direction constituent vos actifs les plus précieux. Étude de marché Dans l étude de marché, vous évaluez votre marché actuel et indiquez les secteurs que vous devez rationnaliser ou développer davantage. Vous y présentez les tendances dans votre secteur d activité, votre position concurrentielle et des informations sur la clientèle. Vous pouvez effectuer des recherches sur les sites Web du gouvernement fédéral, comme ceux de Statistique Canada et d Industrie Canada, pour déterminer la taille du marché et les tendances qui s en dégagent. Stratégie commerciale Dans la stratégie commerciale, vous décrivez les activités qui vous permettront d atteindre vos objectifs de vente. Comme cette stratégie doit vous aider à distribuer vos produits et services, vous devriez aussi décrire les circuits de distribution, les stratégies de promotion ou de publicité, l importance et la nature du personnel de vente, et présenter une analyse des coûts des ventes. Exploitation Dans cette section, vous donnez un aperçu de vos méthodes de production et de votre capacité de livraison. Il est important d y décrire comment vous allez gérer vos activités, vous approvisionner en matière première et fournir vos produits et services. Il faut également y indiquer les avantages concurrentiels de votre entreprise sur le plan technique, de l expérience et des économies d échelle. Guide Financier Visa 5
Conseil : Veillez à ce que les activités du personnel concordent avec vos objectifs d exploitation et que vos activités concordent avec la stratégie d entreprise. Cela semble aller de soi, mais rares sont les entreprises qui suivent ce précepte, et celles qui le font prennent réellement de l avance. États financiers Les états financiers bilans, états des résultats, flux de trésorerie et historique présentent votre entreprise en chiffres. Ils indiquent si elle est rentable ou non. Annexes Les annexes réunissent tous les documents justificatifs et la recherche à l appui des points avancés dans votre plan d affaires. Ces annexes peuvent comprendre des preuves de solvabilité, des lettres de recommandation, les baux actuels des installations, les contrats de location de matériel ou de véhicules et tout document juridique se rapportant à l entreprise. Le plan d affaires, un document évolutif Tout au cours de la croissance de l entreprise, vous pouvez vous servir du plan d affaires pour présenter cette dernière aux investisseurs potentiels, comme les institutions financières ou les sociétés de capital-risque. Pour bien faire valoir vos idées, votre plan doit être à jour et refléter les changements dans le contexte commercial, notamment en ce qui concerne les exigences des clients, les fournisseurs, les parties prenantes et la conjoncture économique. Un plan d affaires exhaustif met en évidence votre compétence et contribue à l atteinte de vos objectifs. À long terme, un plan d affaires peut vous aider sur les plans suivants : mettre de l ordre dans les finances et la gestion de l entreprise; bien gérer votre entreprise; faire connaître l entreprise; établir des relations professionnelles avec des conseillers clés; planifier et examiner d autres objectifs pour l avenir. Sources de financement Le travail acharné ne suffit pas à assurer le succès d une entreprise; vous avez aussi besoin d un financement constant. Vous pouvez assurer ce financement par des prêts commerciaux, l investissement institutionnel, le capital de risque, des souscriptions privées, la coentreprise et le partenariat, et le prix de vente future de l entreprise. Plus la situation financière de votre entreprise est saine, plus grandes sont les probabilités d attirer des investisseurs. 6 Guide Financier Visa
Le bon mode de financement dépend de la situation de votre entreprise. Discutezen avec vos conseillers, notamment votre banquier, votre planificateur financier, votre comptable et votre avocat. Ils peuvent vous aider à assurer de nouvelles sources de financement et à établir le mode de financement correspondant le mieux à vos besoins et à votre situation. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, diverses situations et des modes de financement qui peuvent vous convenir. Au moment de choisir un mode de financement, il est important de tenir compte de facteurs tels que le processus de financement, la dilution de la propriété (associée à la vente d actions aux financeurs) et les clauses restrictives (dans les ententes ou contrats). Voici des modes de financement à prendre en considération. DÉMARRAGE D UNE ENTREPRISE Prêts commerciaux Le prêt commercial retenu dépend des actifs que l entreprise peut mettre en garantie et de ses flux de trésorerie. Les prêts commerciaux impliquent des coûts d emprunt, mais ils n exigent pas une participation dans l entreprise. Il existe divers types de prêts commerciaux aux modalités et garanties variables, dont les suivants : Crédit permanent garanti par des actifs Prêt à terme de premier rang Créance subordonnée Définition et utilisation Prêt garanti par un pourcentage des comptes clients et des stocks Prêt dont le montant est fixe, utilisé pour financer une partie des immobilisations de l entreprise Titre de créance assimilable à un titre de capitaux propres, utilisé pour financer une partie du fonds de roulement, des immobilisations ou des acquisitions de l entreprise, qui ne peuvent être financés par les lignes de crédit d exploitation ou une créance de premier rang (titre de créance conférant un droit de remboursement prioritaire en cas de liquidation) Garantie du créancier Garantie générale sur les actifs et la valeur de l actif à court terme Valeur de l actif Flux de trésorerie Rang de la garantie Premier rang (remboursement prioritaire en cas de liquidation) Généralement 3 ans Premier rang (remboursement prioritaire en cas de liquidation) Second rang (remboursement après les créanciers de premier rang en cas de liquidation) Durée standard Généralement 5 8 ans Généralement 5 ans Guide Financier Visa 7
Crédit permanent garanti par des actifs Prêt à terme de premier rang Amortissement S.O. Généralement linéaire, mais il peut y avoir un versement plus important à l échéance Intérêt Clauses restrictives (dans les modalités de la dette, promesse que certaines activités seront réalisées ou non) Taux variable fondé sur le taux préférentiel ou le taux des acceptations bancaires Ratio minimum d actifs corporels à l actif net et ratio des charges fixes Taux fixe ou variable, fondé sur le taux des obligations du Canada plus une prime de risque Ratio emprunts/ capitaux propres et service de la dette, qui s améliorent habiuellement au fil du temps Créance subordonnée Flexible et adapté aux circonstances Coupon de 10 % à 15 % avec rendement cible de 20 % à 25 % réalisé par une participation au «capital social». La participation au capital social est gagnée à l échéance du prêt. Généralement moins lourdes que pour les créances de premier rang Placement privé Le placement privé a des traits communs avec l appel public à l épargne, et certaines dispositions des lois sur les valeurs mobilières s appliquent souvent. Les sociétés à la recherche d un placement privé ne sont pas tenues de déposer un prospectus auprès de la commission des valeurs mobilières, mais elles préparent habituellement une notice d offre, qui est semblable à un prospectus, pour pouvoir placer leurs titres. Dans le cadre d un placement privé, la société place ses titres auprès d un nombre limité d investisseurs intéressés par son potentiel de croissance. Un placement privé peut être réalisé plus rapidement qu un premier appel public à l épargne (PAPE), à moindre coût et, généralement, sans garantie et clauses restrictives, mais il entraîne la dilution de la propriété. Dans le passé, les placements privés donnaient lieu à des valorisations moindres, mais cette tendance est en train de s inverser grâce à l abondance de capital des sociétés de placement privé. Les placements privés sont également en voie de devenir une stratégie populaire de sortie ou de financement. Coentreprises et partenariats Une coentreprise ou un partenariat peut constituer un moyen de financement intéressant, et entraîner des synergies et une visibilité accrue sur le marché. Cependant, si vous ne choisissez pas le bon coentrepreneur ou partenaire, vous risquez de perdre une partie de l actif de l entreprise ainsi que votre liberté d accroître la capacité de production ou de commercialisation et de déterminer votre clientèle. Si vous décidez d opter pour ce mode de financement, assurez-vous de choisir une coentreprise ou un partenaire qui cadre avec vos objectifs et le profil de votre entreprise. 8 Guide Financier Visa
Capital de risque Généralement, les sociétés de capital-risque sont intéressées par l acquisition de participations. D habitude, elles s intéressent plus particulièrement aux sociétés qui offrent un fort potentiel de croissance ou de nouvelles technologies et qui prévoient s introduire en bourse. La plupart des nouvelles entreprises peuvent trouver leur expérience et leur réputation précieuses, mais la majorité des sociétés de capitalrisque tiennent à participer à la gestion de l entreprise. Ce mode de financement est généralement assez onéreux, mais les sociétés de capital-risque sont souvent prêtes à encourir les risques associés à une nouvelle entreprise, alors que les prêteurs traditionnels ne le sont pas. DÉMARRAGE D UNE ENTREPRISE Vous trouverez, dans le tableau suivant, diverses situations et des modes de financement qui peuvent correspondre à vos circonstances. Situation Une société, qui était rentable, a récemment affiché de mauvais résultats financiers, mais elle a des actifs importants, notamment des biens, des comptes clients, des immobilisations corporelles ou la valeur nette de la maison du propriétaire. Une société, qui a connu une croissance rapide grâce à des acquisitions financées principalement par emprunt, envisage la vente d une unité d exploitation non essentielle afin de réduire son niveau d endettement. Elle a besoin d urgence d un financement à court terme. Une société au taux d endettement modéré et aux flux de trésorerie solides a besoin de capital supplémentaire pour combler un déficit de financement, mais elle veut éviter une dilution marquée de la propriété. Une société viable, dont les actifs sont importants, risque de violer les clauses restrictives courantes des banques. Une société privée à croissance rapide a besoin de financement, mais ses flux de trésorerie sont insuffisants pour assurer le service de la dette et ses actifs ne sont pas importants. Une jeune société privée à croissance rapide, qui a un potentiel de croissance et/ ou un produit exclusif prometteur, a besoin de financement, mais ses flux de trésorerie sont insuffisants pour assurer le service de la dette et ses actifs ne sont pas importants. Moyen de financement éventuel Un crédit permanent garanti par des actifs associé à un prêt à terme peuvent remplacer le financement bancaire classique. Elle peut avoir recours à un prêt-relais (prêt à court terme dont l échéance est à moins d un an) pour réduire sa dette bancaire. Le produit de la vente de l unité d exploitation non essentielle sert à rembourser le prêt-relais. La société peut avoir recours à une créance subordonnée avec ou sans participation au «capital social». La société devrait envisager un mode de financement garanti par ses actifs. La société devrait envisager le placement privé, des coentreprises ou des partenariats. La société devrait envisager le recours à des sociétés de capital-risque, le placement privé et des coentreprises ou des partenariats. Guide Financier Visa 9
Conseil : En plus de ces modes de financement, un certain nombre de programmes publics offrent une aide financière aux PME. Pour vous informer, veuillez visiter le site Web d Entreprises Canada Services aux entrepreneurs à http://www.canadabusiness.gc.ca ou Strategis, le site canadien des entreprises et des consommateurs, à http://www.strategis.ic.gc.ca. Conseillers clés Vous avez peut-être déjà une bonne relation avec votre banquier. Vous devriez toutefois envisager d établir également des relations avec d autres professionnels, notamment des conseillers d affaires, des comptables et des avocats. Cette équipe supplémentaire vous aidera à obtenir les informations pertinentes et les conseils appropriés en temps utile. Choisissez des professionnels expérimentés qui partagent vos valeurs, connaissent votre secteur d activité ou domaine et peuvent vous fournir en temps utile l information nécessaire pour la prise de bonnes décisions. Votre réseau de conseillers professionnels peut, entre autres, vous fournir les services énumérés ci-dessous. Conseillers d affaires : Passer en revue et développer votre stratégie, et communiquer l expérience acquise auprès de sociétés similaires à la vôtre (taille et secteur d activité) Rendre vos activités conformes à vos objectifs Fournir des conseils à l égard du budget et des prévisions Optimiser l efficience opérationnelle et financière Évaluer à quel moment il est dans votre intérêt réel d obtenir un financement externe Établir des calendriers raisonnables Planifier la stratégie de sortie ou de relève Vérificateurs : Vérifier les états financiers Émettre des lettres de confort à l intention des organismes de réglementation et des placeurs Fournir des services d attestation sur des rapports spéciaux, comme des commentaires sur l impartialité ou l exactitude des relevés et états relatifs aux loyers et aux redevances Donner des conseils sur les contrôles internes et les systèmes d exploitation 10 Guide Financier Visa
Avocats : Préparer et modifier les statuts de la société S occuper des litiges en cours Modifier les statuts de la société et rendre la structure financière conforme aux principes reconnus Examiner les contrats requis et les rédiger Émettre des avis juridiques ou des lettres de confort à l intention des placeurs Préparer et examiner les prospectus Identifier et régler les problèmes susceptibles d influer de façon négative sur un appel public à l épargne Assurer l exactitude, l intégralité et la cohérence des informations fournies DÉMARRAGE D UNE ENTREPRISE Planification fiscale Lorsque vous aurez converti votre idée en plan d affaires, obtenu le financement nécessaire et trouvé les conseillers appropriés, vous devrez vous occuper de réduire au minimum les impôts. Moins vous payez d impôt, plus vous conservez une part importante du revenu durement gagné. Un plan fiscal efficace est fondé sur ce principe évident. Certaines étapes de la planification fiscale sont relativement simples, tandis que d autres sont plus complexes et comportent des risques financiers. Les commentaires fiscaux contenus dans le présent guide sont de nature générale. Ils expliquent le fonctionnement du système et suggèrent des mesures possibles. Ils ne suffisent pas à élaborer une stratégie fiscale. Pour cela, il est recommandé de faire appel à un conseiller fiscal de confiance. Au Canada, les principaux types d impôt et de taxe sont les suivants : Impôt sur les bénéfices, qui comprend l impôt sur les gains en capital (fédéral, provincial et territorial) Impôt sur le capital des sociétés (fédéral et provincial, sauf l Alberta) Taxe sur les produits et services (fédéral) Taxe de vente (dans les provinces suivantes : Colombie-Britannique, Saskatchewan, Manitoba, Ontario et Île-du-Prince-Édouard) Droits de douane et taxes d accise (fédéral) Impôt foncier (municipal) et taxe d affaires (municipal) Cotisations sociales et primes d assurance-maladie (certaines provinces et certains territoires) Droits de mutation immobilière (provincial et territorial) Vous trouverez d autres conseils sur la planification fiscale ainsi que des renseignements sur les incitations fiscales et les crédits d impôt à la section Réduction et récupération de l impôt. Les principaux aspects de l impôt sur les bénéfices et des taxes de vente fédérale et provinciales sont décrits à la page suivante. Guide Financier Visa 11
Types de sociétés canadiennes L impôt sur le revenu des sociétés dépend du type de société. Aux fins de l impôt, les sociétés canadiennes résidentes sont classées en trois catégories principales : sociétés publiques (ou ouvertes), sociétés privées sous contrôle étranger et sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC). Une société publique est une société résidant au Canada dont les actions sont inscrites à une bourse de valeurs visée par règlement. Une société dont les actions ne sont pas inscrites à une bourse de valeurs canadienne peut choisir d être considérée comme une société publique si elle satisfait à certaines conditions. Une société privée est une société domiciliée au Canada qui n est ni une société publique ni une société contrôlée, de quelque manière que ce soit, par une ou plusieurs sociétés publiques. Une SPCC est une société privée qui n est pas contrôlée, directement ou indirectement, par des non-résidents ou des sociétés publiques; en substance, c est une entreprise sous contrôle exclusivement canadien gérée par son propriétaire. Une société privée sous contrôle étranger, cependant, est une société contrôlée, directement ou indirectement, par des non-résidents. Impôt sur les bénéfices Si votre société est constituée en personne morale, elle sera assujettie à l impôt sur les bénéfices. Les sociétés domiciliées au Canada sont assujetties à l impôt canadien sur leur revenu mondial. En général, une société est également considérée comme domiciliée au Canada (et donc comme canadienne) si sa direction centrale et le contrôle se trouvent au Canada. Si votre société exerce des activités dans plusieurs pays, elle peut éviter la double imposition grâce aux conventions fiscales signées par le Canada, au mécanisme de crédit pour impôt étranger et aux déductions fiscales au titre de l impôt étranger payé sur certains revenus étrangers. Bénéfices imposés Les bénéfices de la société comprennent les bénéfices tirés d une entreprise ou d un bien et la moitié des gains en capital nets réalisés sur les cessions d immobilisations. Ils sont généralement calculés selon la comptabilité d exercice, mais les gains et les pertes en capital sont imposés au moment où ils sont réalisés. Une société paie l impôt sur les bénéfices au taux applicable, que ses bénéfices soient distribués ou non aux actionnaires. Pour éviter la double imposition, les fiducies et les particuliers canadiens qui reçoivent des dividendes peuvent se prévaloir d un crédit d impôt qui tient compte de l impôt des sociétés sous-jacent. Dans certains cas, les sociétés qui paient des dividendes peuvent recevoir un remboursement au titre des dividendes. 12 Guide Financier Visa
Le revenu de placement (qui comprend la moitié des gains en capital, mais exclut les dividendes de sociétés canadiennes et certains dividendes de sociétés étrangères affiliées) d une SPCC est assujetti à un taux d imposition distinct de celui du bénéfice d une entreprise active. En substance, un impôt fédéral supplémentaire s y applique, et ce dernier augmente les taux d imposition fédéral applicables aux sociétés de 6 2/3 %. Toutefois, une partie de l impôt payé par la société (26 2/3 % du revenu de placement) est remboursé lorsque des dividendes imposables sont distribués aux actionnaires. 1 DÉMARRAGE D UNE ENTREPRISE En général, les dividendes touchés par une société canadienne peuvent être déduits lors du calcul de son bénéfice imposable. Les dividendes sur certaines actions privilégiées constituent une exception importante. Par ailleurs, les dividendes intersociétés peuvent être assujettis à un impôt spécial remboursable. TPS/TVH La taxe sur les produits et services (TPS) de 6 % frappe la vente ou la prestation de la plupart des biens et services au Canada. Trois provinces la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve-et-Labrador ont harmonisé leur taxe de vente provinciale à la TPS et créé la taxe de vente harmonisée (TVH). La TVH s applique aux mêmes produits et services que la TPS, mais au taux combiné de 14 %. 2 Si votre entreprise effectue des ventes taxables, vous pouvez demander un remboursement de la TPS ou de la TVH payée sur des coûts autres que les salaires. Cela comprend la TPS payée sur les produits importés lors du dédouanement à l Agence des services frontaliers du Canada. La déclaration de TPS/TVH doit être produite mensuellement, trimestriellement ou annuellement, selon le chiffre d affaires annuel imposable réalisé au Canada par l entreprise et les personnes qui y sont associées. Dans certains cas, vous pouvez produire la déclaration plus fréquemment que ne le prévoit les dispositions législatives concernant la TPS/TVH. Si votre entreprise n a pas droit au remboursement intégral de la TPS/TVH, par exemple parce qu elle fournit des produits ou services exonérés de TPS, vous pouvez déduire la partie non remboursable de la TPS/TVH à titre de dépense d entreprise ou l inclure dans le coût en capital des actifs admissibles à la déduction pour amortissement. 1. Les taux sont exacts au mois d avril 2007, mais ils peuvent faire l objet de modifications. 2. Les taux sont exacts au mois d avril 2007, mais ils peuvent faire l objet de modifications. Guide Financier Visa 13
Conseil : Les entreprises ou unités d exploitation qui demandent régulièrement le remboursement de la TPS/TVH ou les entreprises dont les fournitures sont détaxées (c.-à-d. TPS de 0 %) et qui produisent des déclarations plus fréquemment peuvent recevoir leurs remboursements d impôts plus rapidement. Conseil : Inscrivez-vous au compte TPS/TVH avant le démarrage des activités afin de pouvoir demander les remboursements des taxes payées sur les coûts de démarrage. Taxe de vente provinciale La Colombie-Britannique, la Saskatchewan, le Manitoba, l Ontario et l Île-du-Prince- Édouard lèvent une taxe de vente sur une vaste gamme de biens meubles corporels consommés ou utilisés dans la province et sur l achat de certains services. Les produits vendus hors de la province du vendeur sont taxés dans la province où ils sont livrés. L Alberta ne lève pas de taxe de vente, et les provinces du Nouveau- Brunswick, de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador ont combiné leur taxe de vente avec la TPS sous le régime de la TVH. Si vous faites affaire au Canada, vous devrez peut-être vous inscrire comme vendeur aux fins de la taxe de vente au détail dans plusieurs provinces et y percevoir la taxe applicable. L entreprise ne peut obtenir un remboursement ou un crédit au titre de la taxe de vente au détail payée, comme pour la TPS, sauf en cas d erreur. Les biens en stock achetés pour être revendus ne sont pas assujettis à la taxe de vente au détail. Un certain nombre de provinces ont prévu des exonérations pour le matériel et l outillage de fabrication et de production. La taxe de vente du Québec (TVQ) de 7,5 % 3 est calculée sur le coût incluant la TPS, et elle s applique aux mêmes produits et services que la TPS. Les entreprises qui réalisent des ventes taxables peuvent demander un remboursement de la TVQ payée sur les coûts autres que les salaires. 3. Les taux sont exacts au mois d avril 2007, mais ils peuvent faire l objet de modifications. 14 Guide Financier Visa
II. La gestion de votre entreprise
II. La gestion de votre entreprise Crédit et comptes clients Mise en place d une politique de crédit La politique de crédit que votre entreprise adopte aura une incidence directe et indirecte sur ses revenus, ses charges et sa rentabilité globale. Pour établir une politique de crédit appropriée, vous devriez tenir compte des facteurs suivants : Secteur d activité Les pratiques habituelles dans votre secteur d activité pourraient influer sur vos politiques de crédit. Concurrence Vérifiez quelles sont les politiques de crédit de vos concurrents. Informez-vous sur leurs avantages et leurs inconvénients. Activités saisonnières Vous devrez peut-être examiner et modifier périodiquement votre politique de crédit pour tenir compte du caractère saisonnier des flux de trésorerie. Politique de crédit libérale ou prudente Ces options comportent chacune des avantages et des inconvénients. Une politique libérale augmente le chiffre d affaires et la part de marché potentielle, mais elle engendre également des coûts supplémentaires associés au travail de recouvrement ainsi qu à la hausse du coût du capital et des créances irrécouvrables. Une politique prudente réduit les coûts de recouvrement et, éventuellement, les créances irrécouvrables. Elle peut cependant aussi entraîner une diminution du chiffre d affaires, de la part de marché actuelle et future, et donc du bénéfice. Si vous démarrez votre entreprise, vous pouvez envisager d adopter une politique de crédit plus libérale pour attirer des clients et d accepter les cartes de crédit comme mode de paiement. Par la suite, lorsque votre base de clients est plus importante, vous pourrez déterminer s il serait avisé de modifier la politique pour la rendre plus prudente. Il importe de considérer ces facteurs, de choisir la politique de crédit qui répond le mieux à vos besoins, de la revoir et de la modifier à mesure que votre entreprise croît et que la concurrence se fait plus vive. Évaluation de la solvabilité Une fois la politique de crédit établie, vous devez évaluer la solvabilité de vos clients pour déterminer la limite de crédit appropriée. Les cinq facteurs fondamentaux suivants peuvent vous aider à évaluer la fiabilité de vos clients : Intégrité Désir de payer à temps Capacité Capacité de payer à temps Capital Stabilité financière à long terme permettant de rembourser les dettes Garantie Actifs pouvant être affectés en garantie, au besoin 16 Guide Financier Visa
Contexte Événements possiblement hors du contrôle du demandeur (modifications législatives, etc.) qui pourraient avoir une incidence sur sa capacité de remboursement Assurez-vous de tenir compte de ces facteurs et de mener les enquêtes appropriées pour établir les limites de crédit qui favoriseront les ventes et préviendront les pertes. Considérations pratiques LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE Demande de crédit Une demande de crédit officielle fournit un cadre permettant de recueillir l information nécessaire sur le demandeur. Selon le type d activités que vous exercez et la limite de crédit que vous voulez offrir, la demande tiendra simplement sur une page ou consistera en un document complexe de plusieurs pages. Les demandes de crédit contiennent des renseignements précieux sur les clients potentiels; il faut donc les conserver et les mettre à jour périodiquement. Demandes de consommateurs contre demandes d entreprises Aucune disposition légale n exige d obtenir l autorisation écrite d une entreprise non constituée en personne morale pour enquêter sur ses antécédents. Cependant, vous êtes tenu d obtenir l autorisation écrite de consommateurs et de propriétaires exploitants avant d entreprendre une enquête de solvabilité. Agences d évaluation du crédit Les agences d évaluation du crédit peuvent vérifier la solvabilité des demandeurs rapidement et efficacement. Coût Vous devriez comparer le coût associé à l obtention d informations plus complètes sur le dossier de crédit avec l avantage de disposer d évaluations du crédit plus exactes. Pour les petits comptes, il se peut que le temps et l argent nécessaires pour obtenir ces informations ne soient pas justifiables. Par contre, les coûts pourraient être moindres par rapport aux pertes potentielles découlant de créances irrécouvrables. Cartes de crédit La plupart des magasins de détail estiment que l acceptation de cartes de crédit accroît le chiffre d affaires et facilite la conclusion et la gestion des ventes à crédit. L établissement d une entente avec un acquéreur visant l acceptation de cartes de crédit permet «d externaliser» les processus d octroi de crédit et de recouvrement et de réduire le temps et les ressources consacrés à l évaluation de la solvabilité des clients. Le produit des ventes à crédit est déposé sans délai dans le compte de l entreprise, ce qui améliore sa situation de trésorerie. En outre, les clients considèrent souvent les entreprises acceptant des cartes de crédit comme étant plus fiables et réputées que les autres. Enquêtes appropriées Enquête de solvabilité Elle consiste à recueillir des renseignements sur le client potentiel. Les renseignements nécessaires dépendent du type et du montant de crédit octroyé. Plus le montant demandé est important, plus l enquête est poussée. Guide Financier Visa 17
Sources d information Celles-ci comprennent notamment rapports de solvabilité, références de commerces ou de banques, recherche sur Internet, publications spécialisées, rapports annuels, états financiers, bureaux d enregistrement de titres fonciers et registres des biens personnels. Octroi de crédit L étape suivante consiste à établir des procédures d octroi de crédit qui correspondent au niveau de risque que vous êtes prêt à assumer. Pour déterminer la réponse à donner aux demandeurs, classez-les (risque très bas, bas, moyen, élevé ou extrêmement élevé) en vous servant des renseignements recueillis au cours de l enquête de solvabilité. Si vous décidez d octroyer un crédit à un demandeur, établissez la limite de crédit appropriée et déterminez les modalités d achat pertinentes. Gestion des comptes clients Les comptes clients constituent l un des actifs les plus importants de votre entreprise. Gérés convenablement, les comptes clients améliorent les flux de trésorerie et augmentent les bénéfices par la réduction du coût du capital, l accroissement du capital et la diminution des pertes associées aux créances irrécouvrables. Par contre, une mauvaise gestion compromet les flux de trésorerie, augmente le coût du capital, réduit la rentabilité globale, limite l accroissement du capital et gonfle les créances irrécouvrables. Votre entreprise peut alors se trouver incapable de respecter ses obligations financières et, dans les cas extrêmes, être réduite à l insolvabilité. Les mesures suivantes permettent de mieux gérer les comptes clients, de maximiser le bénéfice et de réduire au minimum les créances irrécouvrables : Déterminer votre niveau de risque et refuser les ventes qui le dépassent (laissez-les à la concurrence). Surveiller et détecter les comptes en souffrance pour assurer un suivi immédiat. Envisager les cartes de crédit comme mode de paiement. Examiner périodiquement les limites de crédit et agir proactivement. Surveiller les habitudes de paiement des clients. Surveiller les signes d alarme, notamment : changement d attitude; changement des habitudes d achat; changement de propriété; roulement du personnel; et changement d institution financière. Visiter périodiquement les établissements des clients. Ces visites vous permettent non seulement d établir de meilleures relations avec les clients, mais aussi de «vérifier» en personne la situation de l entreprise. 18 Guide Financier Visa
Adopter une attitude coopérative et professionnelle pour le traitement des litiges. Donner des conseils aux clients lorsque le différend n est pas fondé et poursuivre les mesures de recouvrement. Documenter les différends et conserver les preuves des communications verbales et écrites avec le client en défaut. Cette information pourrait vous être utile plus tard si vous poursuivez le client. Recouvrement Le processus de recouvrement vise à accélérer le paiement des comptes clients en souffrance. Soyez poli et professionnel avec les clients afin d assurer leur bonne volonté et de les inciter à respecter les modalités de paiement de votre entreprise. LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE Si votre délai de recouvrement standard est de 30 jours et qu un client ne le respecte pas, vous devriez le considérer comme étant en souffrance dès le 31 e jour. Il est recommandé d assurer le suivi immédiat des comptes clients en souffrance. Avec le temps, la probabilité de non-recouvrement augmente. Il y a plusieurs manières d assurer le suivi : lettres, relevés de compte, appels, courriels et visites sur les lieux. Il n existe pas de solution unique, mais vous pouvez vous inspirer des procédures standard et des meilleures pratiques dans votre secteur d activité pour accroître la probabilité de recouvrement. Voici un exemple des mesures à prendre à l égard de comptes clients ayant dépassé le délai de 30 jours : Timeline Jour 1 Jour 31 35 Jour 40 Jour 45 Jour 50 Jour 55 Jour 60 65 Jour 70 75 Jour 80 85 Jour 91 Action Livrer le produit/fournir le service, inscrire le compte client et émettre la facture. Envoyer le relevé de compte immédiatement, sans attendre que le délai de 30 jours soit écoulé. Examiner et détecter les comptes en souffrance, et envoyer une lettre de rappel. Faire un premier appel téléphonique de suivi. Envoyer une deuxième lettre de rappel au ton un peu plus ferme, mais non accusateur. Faire un deuxième appel téléphonique et offrir de l aide. Faire un troisième appel téléphonique ou une visite sur place pour discuter du problème en personne. Envoyer une troisième lettre de rappel au ton plus ferme, mais professionnel. Faire un quatrième appel téléphonique et/ou prendre rendez-vous pour discuter du problème. Envoyer une dernière demande de paiement. Décider de la voie à prendre, qu il s agisse de confier le recouvrement à une agence spécialisée, d ouvrir un dossier à la Cour des petites créances ou de confier le dossier à un conseiller juridique. Guide Financier Visa 19
L acceptation de cartes de crédit pourrait faciliter le processus de recouvrement, car celles-ci assurent un paiement pratiquement immédiat et vous évitent ainsi de vous occuper du recouvrement. Rémunération personnelle et salaire des membres de la famille Pour déterminer la rémunération appropriée pour vous-même ou des membres de votre famille qui participent à l exploitation de l entreprise, vous devez généralement tenir compte des besoins à court et à long terme de l entreprise, de la réglementation fiscale, de la rentabilité et du stade de développement de l entreprise. La rémunération peut comprendre les éléments suivants : le salaire et les primes, s il y a lieu; des dividendes; des avantages accessoires (voiture de fonction, remboursement de dépenses d automobile, abonnement à un club, inscription à des conférences, indemnité pour frais de représentation, etc.); des avantages sociaux (protection médicale, assurance-vie, assurance invalidité, etc.). Les propriétaires de PME déterminent souvent la rémunération en fonction des besoins immédiats de l entreprise. Vous pouvez par exemple réduire au minimum votre revenu pour augmenter le capital investi dans l entreprise, ce qui vous permettra d en améliorer le fonctionnement ou de prendre de l expansion. Le propriétaire d une entreprise en croissance peut opter pour une rémunération moindre afin de favoriser la croissance, tandis que celui qui ne prévoit pas de croissance ou qui n a pas l intention de transmettre l entreprise à ses enfants peut s attribuer une rémunération supérieure. En raison de la complexité de la réglementation fiscale et du caractère urgent de la planification fiscale de fin d exercice, vous ne connaissez peut-être pas toutes les stratégies de planification fiscale possibles pour les particuliers et les sociétés. Un régime de rémunération annuelle limite les impôts à payer, qu il s agisse de particuliers ou de la société, ainsi que le passif d impôt futur. À titre de propriétaire d entreprise, vous devriez examiner les ententes avec les membres de la famille ou les mécanismes de fractionnement du revenu. Les ententes avec les personnes liées doivent être identifiées, examinées et bien documentées. Parmi les options envisageables pour les membres de la famille, il y a le fractionnement du revenu en vue de réduire les impôts ou le renoncement à un revenu dans le but d augmenter la participation dans l entreprise ou de faire l acquisition d une participation à l avenir. N oubliez pas de tenir compte de votre propre rémunération et de faire des analyses comparatives afin d assurer votre solvabilité et votre santé financière ainsi que celles de votre entreprise. 20 Guide Financier Visa
Assurance et contrôles internes Peu importe la taille de l entreprise, un système de contrôles internes protège les actifs, permet que seules les opérations autorisées soient conclues et assure un contrôle efficace des stocks. Des contrôles internes efficaces consistent simplement en deux éléments : l évaluation constante des risques et la mise en œuvre de contrôles efficaces à leur égard. Voici quelques facteurs qui influent sur les contrôles internes : nature et taille de l entreprise; diversité et complexité des activités; méthodes de traitement de l information financière; exigences légales et réglementaires applicables. LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE Évaluation des risques À titre de propriétaire d entreprise, vous devez cerner les risques, comprendre leur incidence et en tenir compte par l élaboration et la mise en œuvre de plans d action. Les risques sont habituellement associés aux éléments suivants : écarts entre les résultats obtenus et les prévisions; problèmes liés aux données sur l exploitation ou aux données financières; problèmes associés aux activités d exploitation comme les processus de production, ruptures de stocks, pratiques d approvisionnement; plaintes et autres communications de clients ou de fournisseurs; et communications reçues des organismes de réglementation et de tiers. Contrôles Même les petites entreprises comptant peu d employés peuvent séparer les tâches de manière adéquate en attribuant les responsabilités judicieusement. Si ce n est pas possible dans votre cas, vous pouvez assurer le contrôle nécessaire par une surveillance directe des tâches et des responsabilités. Rapports de gestion Pour assurer la bonne gestion de votre entreprise, vous devez être en mesure de produire un aperçu ou un rapport plus complet sur sa situation en tout temps. À cette fin, vous aurez besoin d informations qui vous permettent d examiner votre situation financière actuelle, de cerner les secteurs auxquels il faut porter attention et de prévoir les problèmes. Certains outils, comme Visa Information Source, permettent d analyser les frais de déplacement et de représentation ainsi que d autres dépenses courantes. Guide Financier Visa 21
Choix de rapports qui répondent à vos besoins La nature de votre entreprise et le genre de décisions à prendre aident à déterminer les rapports dont vous avez besoin. Vous devez aussi établir le niveau de précision nécessaire et la fréquence des rapports. Les rapports de gestion vous permettent de comprendre votre situation financière. D autres rapports vous tiennent informé des principaux aspects de votre entreprise (chiffre d affaires, flux de trésorerie, productivité, comptes clients, comptes fournisseurs, écarts sur volume et sur coût à l unité, budgets, prévisions, coût de revient et performance). Les rapports quotidiens sur les ventes peuvent être utiles quand ils comprennent les données d exercices précédents et celles de différents établissements. Les rapports mensuels sur le crédit et sur les comptes clients peuvent détecter les comptes problématiques avant qu ils ne deviennent des créances irrécouvrables. De plus, les états financiers annuels et trimestriels, qui comprennent les états des résultats, permettent de déterminer si vous respectez votre budget ou si vous devez ajuster vos prévisions. En d autres mots, ces rapports indiquent si l entreprise est rentable ou non. Vous pouvez tirer parti des possibilités et réduire les pertes en utilisant l information fournie par les rapports sur la marge brute par produit, le chiffre d affaire par établissement ou l écart sur coût à l unité. Les divers rapports vous donnent un aperçu différent de votre entreprise. La facilité d extraction des données de vos systèmes de traitement influera sur la qualité de vos rapports de gestion. Elle vous permettra d avoir à portée de main les données nécessaires pour prendre les bonnes décisions à long terme. Conseil : Établissez des indicateurs qui cadrent avec votre plan d affaires et permettent la production de rapports suivis. Cela vous permettra d établir une stratégie qui vous donne un avantage concurrentiel. Externalisation L externalisation consiste simplement à recourir à d autres personnes pour effectuer certaines fonctions de façon plus efficace ou à moindre coût que si votre personnel ou vous-même ne vous en chargiez. La comptabilité, les TI, la paie, le marketing, la fabrication et la sécurité sont des exemples de fonctions qui peuvent être externalisées. L externalisation peut également améliorer les compétences de base de votre entreprise en dégageant le temps nécessaire pour la spécialisation et le développement des activités. Il s agit d un avantage sous-jacent qui est parfois méconnu. 22 Guide Financier Visa
Parmi les avantages possibles de l externalisation, mentionnons : la réduction des coûts l amélioration de la performance la flexibilité accrue (notamment par la transformation de coûts fixes en coûts variables) la diminution des dépenses en immobilisations Voici six pratiques clés qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti possible de l externalisation : 1. Conserver le contrôle et la surveillance de l activité externalisée. 2. Déterminer l étendue exacte du processus d externalisation. 3. Externaliser les activités à la suite d une analyse de rentabilité rigoureuse reposant sur les objectifs stratégiques de l entreprise. 4. Définir l opération d externalisation, les risques qui y sont associés et les résultats prévus. 5. Rédiger des appels d offres clairs pour obtenir les meilleures propositions possibles des fournisseurs les plus qualifiés. 6. Suivre le processus de façon rigoureuse en vue de réaliser les avantages escomptés. LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE Une bonne planification et l évaluation continue de la performance des services externalisés sur la durée du contrat vous permettront de tirer le maximum des fonctions externalisées. Amélioration de la performance À titre de propriétaire d entreprise, vous voulez tirer le maximum de celle-ci. Augmenter la productivité n est pas nécessairement un processus coûteux et compliqué. En fait, cela se résume à deux choses : rendre vos employés plus productifs et investir dans les technologies et l équipement. Dans chacune des entreprises qui connaissent du succès, on retrouve des points communs qui sont liés à une performance élevée. Les pratiques suivantes font partie des moyens utilisés par les entreprises prospères pour améliorer la performance. Créer une culture de la performance. Dans les entreprises chefs de file, la performance fait partie intégrante de la culture, à tous les niveaux hiérarchiques. Assurez-vous que les attentes à cet égard sont claires et adaptées aux individus, qu elles sont prises au sérieux et renforcées par des programmes de reconnaissance et de rémunération. Définissez et communiquez des objectifs réalistes, puis donnez aux employés les moyens de les réaliser. C est plus difficile qu il n y paraît. En tant que leader, vous devez établir les objectifs, motiver les employés et responsabiliser les personnes directement concernées. C est le meilleur moyen d obtenir le soutien de vos employés afin d atteindre les objectifs de votre entreprise. Guide Financier Visa 23