Tous Droits réservés Informatique CA de Carrière Beurrière II 49240 AVRILLE Manuel Logiciel CIL Etat Civil
Sommaire I. PRINCIPES GENERAUX... 3 II. SECURITE ET SAUVEGARDE... 4 A. SECURITE LOGIQUE... 4 B. SECURITE PHYSIQUE... 4 III. DETAIL DES MENUS ETAT CIVIL SIMPLIFIE... 5 A. MENU DIVERS... 5 1. Collectivité... 5 2. Départements ; Officiers de l état civil... 6 3. Dessin des éditions... 6 B. MENU FICHES... 6 1. Fiches individuelles... 6 2. Fiches familiales... 6 C. MENU ACTES... 6 1. Acte de naissance... 6 2. Avis de naissance ; Jugement de naissance ; Acte de reconnaissance ; Acte de mariage ; Acte de décès ; Transcription de décès... 7 3. Edition tables annuelles / tables décennales... 7 D. MENU OUTILS... 7 IV. DETAIL DES MENUS ETAT CIVIL COMPLET... 8 A. MENU DIVERS... 8 1. Collectivité... 8 2. Départements ; Rues et lieux-dits ; Officiers de l état civil ; Professions ; Nationalités ; Lieux de naissance ; Communes... 9 3. Dessin des éditions... 9 B. MENU NAISSANCE... 10 1. Acte de naissance... 10 2. Acte de reconnaissance... 12 3. Avis de naissance... 13 4. Transcription... 13 5. Editions... 13 C. MENU MARIAGE... 14 1. Dossier de mariage... 14 2. Acte de mariage... 15 3. Transcription... 15 4. Editions... 15 D. MENU DECES... 15 1. Acte de décès... 16 2. Transcription... 17 3. Acte enfant sans vie... 17 4. Editions... 17 E. MENU AUTRE... 18 1. Fiche individuelle ; Fiche familiale... 18 2. Avis de mention... 18 3. Clôture registres... 19 4. Edition tables annuelles / décennales... 19 5. Envoi disquette INSEE/Envoi disquette DGI... 19 F. MENU OUTILS... 20 Page : 2
I. Principes généraux Le module CIL Etat Civil (Complet) permet de gérer toutes les opérations d état civil de la commune conformément à l Instruction générale légale : saisie des actes et édition de ceux-ci sur les registres, éditions complémentaires (copies et extraits d actes, avis de mention, dossiers de mariage, permis ), gestion des mentions, gestion des fiches individuelles et familiales d état civil Cet outil fonctionne en parallèle avec les autres modules CIL, notamment les modules Administrés (la liste des personnes est récupérable) et Interrogations (génération d états paramétrable). Il peut être installé sur un seul poste ou en réseau, en environnement Windows. En réseau, chaque poste peut être configuré différemment : accès à certains menus et options des menus et pas à d autres (création des actes réservé aux officiers de l Etat Civil). Le module Personnaliser permet à chaque poste d affiner la configuration du logiciel (mode de saisie, présentation des écrans ). Il bénéficie de tous les outils CIL standards : la calculette, l aide en ligne disponible à tout moment, un bloc note permettant à l utilisateur d annoter (pour son usage) chaque acte ou traitement, la gestion de plusieurs configurations pour chacune de ses imprimantes, l aide à la saisie systématique (choix dans une liste) Comme tous les modules CIL, le module Etat Civil est inclus dans le logiciel général et est paramétré pour la commune (collectivité) qui l utilise : les saisies et éditions en tiennent compte. L accès à ses menus se fait en sélectionnant l option «ETAT CIVIL» dans le menu des modules (le plus à gauche). Ce module se réfère dans ses principes de fonctionnement à la législation et réglementation de l «Instruction générale relative à l état civil». Il fonctionne notamment par année civile et gère un ou trois (ou plus) registres, où les actes sont inscrits et numérotés chronologiquement. L impression des actes se fait sur des feuilles au format A4 «classique» et en recto verso. Les autres documents sont éditables sur papier blanc ou papier à entête. Page : 3
II. Sécurité et Sauvegarde A. Sécurité logique L accès au logiciel CIL est protégé par un mot de passe (facultatif). Lors de l accès au module, l utilisateur s identifie, et toutes les saisies et éditions qu il fera lui seront attribuées. Suivant la configuration, l utilisateur travaillera sur la version complète, simplifiée ou au choix (réponse à la question posée lors de l accès). B. Sécurité physique Classiquement dans CIL, la sauvegarde (et la récupération) des données se fait sur disquette (ou autre) grâce à une option du menu Outils. Elle s'effectue en même temps que celle des modules Administrés, Electeurs et Facturations (si ceux-ci sont présents). Aucune sauvegarde complémentaire n'est donc nécessaire, mais pensez bien à effectuer des sauvegardes de façon régulière (en double de préférence). Page : 4
III. Détail des menus Etat Civil Simplifié Ecran général des menus de l Etat Civil version simplifiée pour la collectivité «CILOGICIELS» et l utilisateur (fictif) «Michel BLOND». A. Menu Divers 1. Collectivité La fiche de la commune contient en particulier : l année civile en cours (celle des actes) : TRES IMPORTANTE et à ne pas modifier sauf cas exceptionnel ; la clôture annuelle s en charge. la dernière année clôturée (repère de la dernière édition de clôture des registres) ; normalement, l année précédant l année en cours. la liste des registres (donc des tables annuelles) avec les actes qu ils contiennent : un ou trois (ou plus) registres. Page : 5
2. Départements ; Officiers de l état civil La première option gère la liste des départements (liste fournie) pour l aide à la saisie des actes. La seconde, la liste des utilisateurs du logiciels (identification lors de l accès) avec leur qualité ( Maire ou autre). 3. Dessin des éditions Fonction de CIL permettant de mettre au point (réglages personnels) les éditions paramétrables livrées avec le logiciel (donc adaptables à chacun). B. Menu Fiches 1. Fiches individuelles Liste (standard dans CIL) des fiches d état civil saisies (voir liste Fiches familiales) : possibilité d en créer, modifier (visualiser), supprimer ou d imprimer la fiche (format de l édition géré par l option Dessin des éditions). 2. Fiches familiales Liste des fiches d état civil avec (en plus) un numéro de famille qui lie les fiches (individuelles) : dans la colonne «n f_fam» pour les parents et dans la colonne «n f_asc» pour les enfants (lien avec les ascendants). C. Menu Actes 1. Acte de naissance Liste des actes de naissance (triés par numéro) ; les lignes en bleu sont celles des actes (de l année civile en cours) modifiables, celles en gris sont celles de ceux accessibles uniquement en consultation. Possibilité de créer un nouvel acte (de l année) avec numérotation automatique, d en annuler un, d imprimer la liste des actes. Page : 6
Saisie des informations (de base) de l acte : année (donnée), numéro (contrôlé), remarque (imprimé facultativement sur les tables), nom Toutes ces informations serviront lors de l édition des tables annuelles et décennales. 2. Avis de naissance ; Jugement de naissance ; Acte de reconnaissance ; Acte de mariage ; Acte de décès ; Transcription de décès Exactement le même principe que pour les actes de naissance. L avis de naissance n étant pas un acte, mais le rappel (apparaît sur les tables) d une naissance hors commune pour des parents de la commune. 3. Edition tables annuelles / tables décennales Edition SUR LES REGISTRES des trois tables annuelles (Naissances, Mariages et Décès) pour une année civile (en début d année pour l année précédente close) et par ordre alphabétique. En cas de registre unique (paramétrage de la fiche collectivité), il est possible d imprimer ces trois tables à suivre (sur la même page). L édition décennale fonctionne de même et cumule dix ans de registres. D. Menu Outils Les outils CIL standards : Sauvegarder les données (sur disquette), A FAIRE REGULIEREMENT ; Repartir d une sauvegarde (en cas de problème majeur ou d erreur de saisie) ; Consulter un disque (votre disque dur ou une disquette)... Page : 7
IV. Détail des menus Etat Civil Complet Cette version, dite complète, prévoit tous les cas généraux de l état civil (génération automatique des textes des actes et des mentions) et offre la possibilité de gérer les cas particuliers grâce à la saisie libre dans ces textes. La liaison (éventuelle) avec le module Administrés facilite les saisies par récupération des informations. Les mentions - à porter manuellement sur les registres pour la raison que ces supports et leur contenu sont très variables - sont saisies dans le logiciel et apparaissent donc sur les copies et extraits d actes édités par la suite. La saisie de ces mentions se fait soit à la suite de celle des actes (cas d une mention de reconnaissance sur l acte de naissance), soit indépendamment grâce à l option Avis de mentions (cas d un avis de mention reçu de l extérieur). Et si la commune n est pas celle de l acte concerné, un avis de mention est édité pour la commune détentrice. Un autre type d avis de mention (sans récépissé) est éditable pour le détenteur du second exemplaire du registre (Procureur de la République). Toutes les éditions (sauf cas particulier) sont rééditables plusieurs fois ; la possibilité d éditer des actes étant limitée par sécurité à quelques jours après la date de l acte. Chaque acte (chaque option des menus aussi) peut être annotée par l utilisateur de façon interne (utile pour garder trace des détails pratiques d un mariage, par exemple) : la saisie de ces notes n est que consultable et n apparaîtra jamais sur aucun document. A. Menu Divers 1. Collectivité Semblable à la version simplifiée, la fiche de la commune contient en plus : les réglages des éditions (papier à entête, marge, texte ) la numérotation (facultative) des avis de mention. Page : 8
2. Départements ; Rues et lieux-dits ; Officiers de l état civil ; Professions ; Nationalités ; Lieux de naissance ; Communes Options semblables à la version simplifiée facilitant la saisie ; par ailleurs, la plupart de ces informations sont saisissables «à la volée», c est à dire en cours de saisie (des actes). «Rue et lieux-dits» gère la liste des rues de la commune, et permet en plus d afficher la liste des habitants de chaque rue (en liaison avec le module Administrés). «Professions» gère une liste pour la saisie : un code donne un libellé homme ou femme (en fonction du sexe) ; à saisir en minuscule, car sert lors de la rédaction des actes. «Nationalités» de même ; le code FR doit exister pour «française». «Lieux de naissance» permet de même de stocker les adresses des maternités «Communes» offre de même leur liste avec leurs codes INSEE et postaux (lien avec le département). 3. Dessin des éditions Comme pour la version simplifiée, cette fonction (standard) de CIL permet de mettre au point les éditions paramétrables (donc adaptables à chacun) livrées avec le logiciel : papier à entête ou pas (adresse, logo), mettre en valeur une partie du document (caractères en gras)... Au total, une quarantaine d éditions : fiches d état civil, avis de mention, bulletins statistiques, certificats, autorisations, permis... En fait, toutes les éditions hormis les listes, les actes, copies et extraits. Page : 9
B. Menu Naissance 1. Acte de naissance Comme dans la version simplifiée, liste des actes de naissance (triés par numéro) ; les lignes en bleu sont celles des actes de l année civile en cours (au choix modifiables ou consultables), celles en gris sont celles des actes uniquement consultables. Possibilité de créer un nouvel acte (de l année) avec numérotation automatique, d en modifier, dupliquer ou annuler un. ATTENTION! L annulation d un acte est sécurisé : uniquement pour l année en cours et le dernier saisi du registre (dernier numéro ; à noter, par exemple, que le dernier acte de décès n est pas forcément le dernier du registre des décès, s il existe une transcription de décès postérieure). L écran de saisie de l acte fonctionnera différemment selon que l on soit en Consultation, en Modification ou en Création. En effet, en consultation, le texte de l acte affiché contiendra également à la fin les mentions éventuellement portées (telles qu elles apparaîtront sur l édition de la copie de l acte). Sur cet écran apparaît notamment le code de l officier d état civil signataire et l année de l acte. Le «numéro d ordre» (incrémenté automatiquement) correspond au numéro du bulletin INSEE (on le retrouve sur tous les actes donnant lieu à la création d un bulletin). Un déclarant doit être saisi (appel d un écran de saisie complémentaire), et la liste des mentions portées sur cet acte, affichée (avec la possibilité de supprimer une mention dans le cas rare d une erreur de saisie). Page : 10
En fin de saisie de l acte (en Création et en Modification), son texte littéral apparaît à l écran. Ce texte, généré automatiquement, est entièrement modifiable par l utilisateur. Pour imprimer les documents concernant cette naissance (l acte, le bulletin INSEE n 5, les avis de mention, la copie de l acte, ou l extrait de l acte), il suffit de se placer dans la liste sur la ligne de l acte et de choisir quelle (ou quelles) impression(s) on souhaite faire. Autant d impressions que l on souhaite du même document sont possibles (essais sur papier blanc avant l impression définitive). L impression (correcte) de l acte devant bien sûr être faite sur chacun des registres de naissance. Page : 11
2. Acte de reconnaissance Mêmes principes que pour l acte de naissance. Deux particularités : en cas d enfant légitimé, la création peut se faire en récupérant les informations saisies dans l acte de mariage ; le cas de la déclaration de plusieurs enfants sur le même acte est géré par duplication du premier acte. Ecran de saisie similaire à l acte de naissance. Impressions des documents comme pour l acte de naissance : acte, bulletin INSEE n 4, avis de mention, copie de l acte. Page : 12
Autre particularité en création, dans le cas ou l enfant reconnu est né dans la commune : une mention automatique sur l acte de naissance est proposée (texte généré et modifiable) et l utilisateur confirme ou non cette mention. Rappel : cette nouvelle mention apparaîtra alors sur toutes les éditions de l acte (copie, extrait), et elle devra être portée de façon manuelle sur le ou les deux registres. Dans les autres cas (naissance hors commune ou second registre parti), l édition des avis de mention ordonne l opération. 3. Avis de naissance Tout a fait similaire à la version simplifiée. 4. Transcription Mêmes principes que pour l acte de naissance. Particularité en création, dans le cas d une adoption plénière : une mention automatique sur l acte de naissance est proposée. Impressions des documents comme pour l acte de naissance : transcription, bulletin INSEE n 1, copie de la transcription. 5. Editions Ces options permettent d imprimer directement les copies d acte, extraits de naissance, copies de reconnaissance et copies de transcriptions de naissance, pour toutes les années des registres. Exemple de l impression (à l écran) de la copie d un acte de reconnaissance. Page : 13
C. Menu Mariage 1. Dossier de mariage Un dossier de mariage correspond à un acte : il sert à la préparation du mariage et au contrôle des pièces nécessaires. Lors de la création de l acte, les éléments du dossier sont récupérés et verrouillés. Mêmes principes que pour l acte de naissance sauf que les dossiers, s ils sont numérotés, ne sont jamais inscrits sur les registres, et ne donnent lieu qu à des éditions spécifiques (publications). Les dossiers sont supprimables individuellement (attention!), sauf le dernier de l année, qui indique le numéro en cours. Rappel : Ne pas remplir de date de publication. Après l édition de la publication, CIL vous demandera " Validation de l édition des publications " en répondant OUI, cette zone sera automatiquement complétée. L écran de saisie habituel, avec la particularité que sa partie basse concerne alternativement l époux et l épouse (voir l écran épouse plus après) : on bascule de l un à l autre à l aide de l icône Un nombre non limité de témoins peut être saisi (pour l acte, il en faut au moins deux) ; de même pour les éventuels enfants légitimés par ce mariage ; mais pas de mentions (ce n est pas un acte). Trois types d éditions : le dossier lui-même, la publication du mariage (une édition pour la commune, et si l un ou l autre des époux n est pas domicilié dans la commune, trois autres éditions), et le certificat de futur mariage. A noter que la publication n est possible qu une fois (date vide sur l écran de saisie) et que si les certificats médicaux ont été fournis. Page : 14
2. Acte de mariage L acte de mariage reprend les éléments du dossier avec quelques éléments en plus : la partie «Suivi dossier» n est plus modifiable et les deux témoins majeurs sont obligatoires. Mêmes principes que pour l acte de naissance (liste des actes et saisie). Particularités en création : des mentions (de mariage) sont (éventuellement) proposées pour l acte de naissance de l époux, de l épouse et des enfants légitimés par ce mariage. Documents imprimés à la demande : l acte, le bulletin INSEE n 2, les avis de mention de mariage, les avis de mention de légitimation, les certificats de mariage, la copie de l acte, ou l extrait de l acte. 3. Transcription Mêmes principes que pour la transcription de naissance. Impressions des documents : transcription, bulletin INSEE n 1, copie de la transcription. 4. Editions Ces options permettent d imprimer directement les copies d acte, extraits, et copies de transcriptions de mariage, pour toutes les années des registres. D. Menu Décès Par convention et du fait de leur taille réduite, deux actes peuvent être inscrits par page sur le registre des décès : l espace est dans ce cas partagé en deux. Lors de l édition, la question est posée de savoir dans quelle partie de la page du registre l acte doit être imprimé. Page : 15
1. Acte de décès Mêmes principes que pour l acte de naissance (liste des actes et saisie). La saisie d une personne déclarante est obligatoire (une liste des déclarants répétitifs est utilisable). Particularité en création au cas où le défunt est né dans la commune : une mention sur l acte de naissance est proposée. Impressions des nombreux documents suivant le même principe que pour l acte de naissance : Acte, Bulletin INSEE n 7 et 7bis, Avis de mention, Copie de l acte, Copie pour transcription, Extrait de l acte, Bulletin de décès, Certificat d hérédité, Autorisation soins conservatoires, Autorisation transport de corps avant mise en bière, Autorisation transport de corps après mise en bière, Autorisation fermeture cercueil, Permis d'inhumer, Autorisation de crémation et de transport de corps, ou Permis d'exhumer. Page : 16
2. Transcription Mêmes principes que pour l acte de décès. Impressions des documents : transcription, bulletin INSEE n 1, copie de la transcription. 3. Acte enfant sans vie Mêmes principes que pour l acte de décès. Impressions des documents : acte, bulletin INSEE n 6, copie de l acte. 4. Editions Ces options permettent d imprimer directement les copies et extraits d acte de décès, les copies d acte d enfant sans vis et les copies de transcriptions de décès, pour toutes les années des registres. Page : 17
E. Menu Autre 1. Fiche individuelle ; Fiche familiale Tout a fait similaire à la version simplifiée. 2. Avis de mention Mêmes principes que pour l acte de naissance (liste et saisie), sauf que les avis de mention, s ils sont numérotés automatiquement, ne font pas partie des registres : cette saisie permet juste d ajouter sur un à trois actes la même mention (issue d un avis reçu). On peut donc les supprimer à loisir. L intérêt de les garder réside dans le suivi des avis reçus et des mentions complémentaires inscrites. Le contenu de l écran de saisie va être variable selon le type de mention demandé lors de la création. Page : 18
Pour chaque acte sélectionné (généralement de naissance ou de mariage), un texte de mention modifiable est généré, texte que l utilisateur après contrôle n a plus qu à valider. Rappel : cette nouvelle mention apparaîtra alors sur toutes les éditions de l acte (copie, extrait), et elle devra être portée de façon manuelle sur le ou les deux registres. Certaines mentions donnent lieu à l édition d un bulletin INSEE n 1bis pour chaque acte concerné, d où la saisie d un numéro (incrémenté automatiquement). Impressions des documents depuis la liste : la liste elle-même ou le bulletin INSEE n 1bis concernant un des actes (que l on choisi) si le type de mention le prévoit. 3. Clôture registres Cette option permet à la fois la clôture des registres de l année en cours, et l ouverture des registres de la nouvelle année : deux textes qui sont imprimés sur les deux exemplaires des registres. Ces opérations sont en principe effectuées par le Maire (utilisateur). Dans le premier cas, et pour chaque registre, un texte modifiable est généré totalisant les actes de ce registre. Ce texte, s il est validé, est imprimé sur la dernière page des deux exemplaires du registre. Si toutes les éditions ont bien été confirmées, l année civile est clôturée (sur la fiche collectivité). Dans le second cas, et pour chaque registre, le texte d ouverture de registre (A COMPLETER avec les références) est généré. Ce texte, s il est validé, est imprimé sur la première page des deux exemplaires du registre. Si toutes les éditions ont bien été confirmées, la nouvelle année civile devient l année en cours (sur la fiche collectivité). 4. Edition tables annuelles / décennales Tout a fait similaire à la version simplifiée. 5. Envoi disquette INSEE/ Envoi disquette DGI Ces options permettent la génération de fichiers sur support disquette, ce qui vous permet par la suite de choisir le mode d envoi : disquette physique ou envoi via Internet. Pour l INSEE : génération d un fichier des bulletins statistiques. Dans le menu "Divers" puis "Collectivité", vous devez indiquer votre numéro INSEE sur la zone correspondante, celui-ci est composé de 5 caractères et commence par les 2 premiers chiffres de votre code postal. Page : 19
Pour la DGI : génération périodique (par mois ou par trimestre) du fichier des actes de décès. Dans le menu "Divers" puis "Collectivité", vous devez indiquer la période de transmission sur la zone correspondante "Pério. DGI" : mois ou trimestre. La transmission du mois, faite dans les premiers jours de ce mois, concerne la période échue précédente (mois ou trimestre). F. Menu Outils Identique à la version simplifiée. Page : 20