SMARTCAISSE NOTICE DE PARAMETRAGE SmartCaisse est une solution d encaissement disponible sur ordinateur sous Windows (toutes versions). Un logiciel complet qui s'adapte parfaitement à vos besoins. Vous pourrez ainsi gérer facilement votre commerce, que ce soit dans la restauration, un bar, un snack, une pizzeria, un salon de coiffure, une boulangerie, un fleuriste... La version la plus complète de la gamme de logiciels SmartCaisse étant la version Restauration, beaucoup de paramètres décrits ci-dessous ne servent qu à cette version et sont inutiles aux autres versions (Boulangerie, Fleuriste, Coiffure, etc )
1 SMARTCAISSE BACK OFFICE / GESTION DES PRODUITS 2 PROTECTION DE LA PARTIE PARAMETRAGE : 2 PROCEDURE SIMPLIFIEE DE PARAMETRAGE D UNE NOUVELLE CONFIGURATION 4 ETAPE 1. PARAMETRES TICKETS. 4 ETAPE 2. PARAMETRAGE TAXES ET FAMILLES D ARTICLES 5 ETAPE 3 PARAMETRAGE DES IMPRIMANTES. 9 ETAPE 4 PARAMETRAGE DES OPTIONS CUISINE (POUR LA VERSION RESTAURATION UNIQUEMENT) 13 ETAPE 5 PARAMETRAGE D UN ARTICLE COMPLET 13 GESTION DES DROITS ET DES AUTORISATIONS 15 GESTION DES FORMULES ET MENUS (RESTAURATION) 16 GESTION DE FIDELITE CLIENT 18 ENVOI DES RESULTATS PAR EMAIL 19 SUIVI EN TEMPS REEL DES CHIFFRES SUR MOBILE 2 DETECTION TELEPHONIQUE 21
2 BACK OFFICE / GESTION DES PRODUITS Dans cette catégorie, nous allons maintenant voir ensemble comment configurer votre caisse enregistreuse en détaillant chaque étape. Pour accéder au paramétrage, il Exécuter Clavierprog qui se trouve sur le bureau Windows. Seul le responsable doit pouvoir accéder à la programmation du clavier, car c est à cet endroit que seront programmés les différents codes. PROTECTION DE LA PARTIE PARAMETRAGE : Au lancement du logiciel de paramétrage, un code d accès sera demandé, si aucun code n est enregistré, l écran de demande de code disparaitra au bout d une seconde. Il est important de paramétrer un code d accès afin d éviter que quiconque puisse modifier les paramètres de fonctionnement. Une fois le code entré, il vous faudra vous identifier :
3 Cette notice est basée sur la version restauration, mais toutes les versions, boulangerie, coiffure etc. possèdent le même paramétrage. Vous accèderez au logiciel qui se présente ainsi : Sur cet écran, nous retrouvons en :
4 1. Les différentes touches articles préprogrammées et des touches articles vides auxquelles vous pourrez attribuer des produits. 2. L endroit où vous entrerez les paramètres des produits. (visible que si une touche article a été frappée) 3. Différents menus que nous verrons plus tard. 4. Le nom (texte) des différentes catégories (que vous pouvez modifier.. PROCEDURE SIMPLIFIEE DE PARAMETRAGE D UNE NOUVELLE CONFIGURATION Dans le cadre d une nouvelle programmation de caisse, quelques étapes doivent être suivies : Etape 1. Paramètres entête de ticket. Paramétrage du nom de votre établissement. 1/ Cliquez sur le bouton entête et message fin de ticket. Vous arriverez sur cet écran qui vous permettra de paramétrer votre nom d établissement, numéros de TVA et de société: Entrez le nom et l adresse de votre établissement. (lorsqu une licence est enregistrée, ces paramètres ne sont pas modifiables, c est la licence qui intègre ces données) Vous pouvez utiliser la touche «Effacer la totalité du clavier» pour effacer tous les articles de la version de démonstration. (activez le clavier tactile si besoin).
5 Etape 2. Paramétrage taxes et Familles d articles Cliquez sur le bouton «Autres paramètres». Vous arriverez sur cet écran :
6 Réglez les différents paramètres : 1. Un code Patron (Manager) de 4 chiffres permettant de protéger l accès aux données de fin de journée. L appui sur la touche admin dans la partie encaissement demandera ce code si vous en avez paramétré un. 2. Entrez, si vous le désirez le code qui doit être demandé au lancement du logiciel de paramétrage des tarifs. 3. Un code frappe Avoir (passage en mode Refund). Ce code protège le gérant des tickets de remboursement non désirés. Il devra être entré avant la frappe d une annulation de ticket ou ticket de remboursement. 4. Modification éventuelle des taux de TVA afin de l adapter à votre pays. Adaptez aussi le symbole monétaire (N entrez pas le symbole mais préférez Eur, car certaines imprimantes refusent ce symbole). 5. Ajoutez ou modifiez le nom des différentes familles d articles. IMPORTANT Modification du nom des différentes familles d articles. Les familles d articles constituent une donnée de statistique importante et serviront lors du paramétrage des articles, modifiez et adaptez les familles d articles à votre activité. Vous pouvez ajouter autant de famille que vous le souhaitez. Sur le second onglet de cette page, plusieurs options sont paramétrables :
7 Beaucoup de paramètres que nous allons regarder : 1. Choix du nombre de décimales pour s adapter aux autres pays. 2. Calculer la marge en fin de journée. 3. Autoriser la création de nouveaux articles codes barre depuis l écran d encaissement. Lorsqu un code barre inconnu sera scanné, la caisse proposera de l ajouter à la base de donnée comme un nouvel article si vous activez cette fonction. 4. Produire un son lors de la frappe d un article. 5. Ouverture tiroir-caisse. 6. Permet de limiter la longueur du ticket qui sera imprimé. 7. Cacher cette touche pour éviter les ouvertures par les employés. 8. Si vous ne distinguez pas les ventes à emporter des ventes sur place (version restauration), vous pouvez cacher la touche emporté, elle sera remplacée par une touche total Espèce qui permettra un encaissement plus rapide en espèce. 9. Version Restauration, utiliser des touches Ticket restaurant et chèques vacances, avec ou sans rendu de monnaie. (Attention, dans certains pays comme la France, le rendu de monnaie est interdit). Les tickets restaurants peuvent être scannés depuis la caisse enregistreuse si vous possédez une douchette code barre) 1. Comptabiliser et demander le nombre de couverts lors de l ouverture d une table (version restauration). 11. Touche terrasse avec tarif différent (version restauration) 12. Avoir la possibilité de percevoir un montant sans finaliser le ticket. 13. Ajouter un supplément service à vos tickets. 14. Avoir un rappel pour s occuper d une table au bout d un certain temps. 15. Cacher la touche ProForma. 16. Afficher le stock en temps réel sur les touches articles. Cela correspond à un petite bulle qui affiche la quantité disponible à la vente. 17. Rendre visible la touche remboursement, par exemple pour le remboursement d un jeu gagnant. Les différents motifs des sorties d argent se paramètrent avec la touche «modifier les textes». 18. Activer ou désactiver la touche Fiche, cette touche, utile en restauration permet d imprimer une fiche sans détail. 19. Rends le curseur de la souris invisible si vous utilisez un écran tactile. 2. Permet de d éteindre l ordinateur de caisse à chaque sortie du logiciel. 21. Paramétrage d une taxe avec ration de deux TVA. (Vérifiez la législation de votre pays) 22. Utilisation du logiciel en plein écran (il recouvre alors la totalité de l écran de l ordinateur interdisant de faire autre chose que de l encaissement) ou passage en mode fenêtré avec la possibilité de réduire l application de caisse dans la barre de tache).
8 Le dernier onglet permet de paramétrer le nom de certaines touches d encaissement et de ventilation :
9 Validez afin de sortir de cet écran. Etape 3 Paramétrage des Imprimantes. Cliquez sur le bouton «Imprimantes». Vous pourrez définir l imprimante ticket ou bureau que vous utilisez. IMPRIMANTE TICKET RECU CLIENT En version restauration, vous pourrez définir jusque 3 imprimantes de préparation. Vous arriverez sur cet écran : 4 onglets pour les 4 imprimantes suivant leur fonction. 1. Mettez le slider sur Oui pour indiquer que vous utilisez une imprimante tickets. 2. Cochez cette case si vous utilisez une imprimante bureautique. Le ticket sera alors imprimé au format A5 et vous pourrez choisir l imprimante (qui doit être installée sous Windows) et personnaliser votre ticket sur l écran suivant. (ajout d une image, choix de la police de caractère, etc.)
1 3. Si vous utilisez une imprimante série et que vous ne désirez pas l installer sous Windows, le logiciel peut dialoguer avec elle si vous lui indiquez le port et la vitesse de dialogue. Cette solution ne donne pas le meilleur rendu d impression et est déconseillée. 4. si vous utilisez une imprimante ticket thermique dont le papier est de 8mm dont le pilote est installé sous Windows, utilisez cette option. 5. Permet de choisir l imprimante si vous êtes dans le cas précédent.
11 6. Permet d indiquer si vous utilisez un afficheur client et de le paramétrer. 7. Texte qui défilera sur l afficheur client lorsque la caisse ne sera pas utilisée. 8. Impression automatique du ticket ou demande d impression manuelle. (en version restauration (en France) l impression ne peut être manuelle en raison de la législation). Si vous choisissez une impression manuelle, lorsque la vente dépasse 25 Euros, le ticket sera imprimé automatiquement afin d être conforme à la législation. 9. Choisissez quand le tiroir-caisse doit s ouvrir. 1. vous pouvez modifier le texte qui sera imprimé sur les fiches clients sans détail. 11. Demande d impression en double des tickets de caisse afin d en conserver une copie. IMPRIMANTE DE PREPARATION CUISINE (VERSION RESTAURATION) Vous pouvez paramétrer jusque 3 imprimantes de préparations en cuisine. Leur paramétrage est identique et le paramétrage de la première va être détaillé.
12 Cliquez sur l onglet «Imprimante de préparation1» Le paramétrage et simple et vous choisirez entre 2 et 3 après avoir activé l imprimante. Si vous téléchargez l application ShopCuisine sur l Apple Store, votre ipad deviendra un écran d affichage des envois cuisine. Il devra être sur le même réseau WiFi que votre caisse et recevra les ordres de préparation. Il vous fournira l adresse IP à entrer en 4. En 5 vous indiquerez si votre imprimante est thermique ou à impacts, l impression en thermique est plus rapide, plus lisible et plus silencieuse. En 6, vous pourrez ajouter un numéro de commande sur le ticket de préparation, ce même numéro de commande sera ajouté sur le ticket facture afin de ne pas mélanger factures, clients et préparations. En 7, vous pourrez inhiber l impression déportée lorsque les commandes sont saisies depuis la caisse, si elles proviennent de tablettes de prise de commande, l impression sera active. Pratique si l impression déportée est destinée à la préparation de boissons, seules les commandes prises depuis une tablette en terrasse par exemple sera imprimée. Ce qui sera frappé sur la caisse ne sera pas transmis à l imprimante. Vous pouvez indiquer que c est la même imprimante que l imprimante ticket client.
13 Etape 4 Paramétrage des Options cuisine (pour la version Restauration Uniquement) Les options cuisine correspondent aux textes de préparation que vous pourrez utiliser en accompagnements de vos plats ou boissons. Cliquez sur le bouton «Options cuisine». Vous arriverez sur cet écran : Vous disposez de 5 menus comprenant des options de préparation et de cuisson, vous pouvez y ajouter vos options et même renommer le nom de ces menus de préparation, ce sont ces textes que vous pourrez ajouter aux envois en cuisine. Un menu «Suite» en bas à gauche est un menu qui pourra être déclenché même sans envoi d article, il sert généralement aux rappels cuisine et à dialoguer avec la cuisine. Appuyez ensuite sur la touche Sauver et quitter. Nous allons maintenant passer au paramétrage des articles sur les touches. Etape 5 Paramétrage d un article complet Cliquez maintenant sur une touche article que vous désirez modifier ou paramétrer avec un nouvel article afin de découvrir ses paramètres :
14 1. Vous pouvez entrer le texte qui sera visible sur la touche articles (2 ou 3 lignes de 8 caractères). 2. Puis le texte qui sera imprimé sur le reçu client, avec plus de détails, jusque 3 caractères. 3. Le tarif de vente normal, en dessous les tarifs Emporté, happy ou livraison en cas de besoin. 4. Le type de taxe qui est appliqué à cet article en fonction de la finalisation (Total (sur place) ou Emporté (Emp). 5. En cliquant sur Choisir Image, vous pourrez attribuer une image à la touche pour mieux la localiser. 6. Puis modifier sa couleur. 7. Important pour les statistiques, l inclure dans une famille d articles. 8. Puis indiquer si vous désirez gérer le stock sur cet article, en indiquant le stock actuel et le stock minimum en dessous duquel vous devez être prévenu pour passer commande auprès de votre fournisseur. (les fournisseurs peuvent être définis en cliquant sur la touche Info Fournisseur). 9. En version Restauration, vous pouvez indiquer si l article doit être envoyé sur une des imprimantes de préparation, et si c est le cas, s il doit déclencher l ouverture d un menu permettant d ajouter des options de préparation ou cuisson. Vous pourrez attribuer l imprimante de préparation, attribuer ou non l ouverture d un menu options permettant de définir des options de cuisson à l article et indiquer si cet article doit être servi en entrée, plat, etc.. 1. Le menu supplément correspond à l ouverture d un menu qui proposera des suppléments avec un tarif non nul (les suppléments doivent avoir un tarif positif). 11. En cas d envoi sur une imprimante de préparation, vous pourrez aussi définir un rang pour l article. 12. Si cet article peut être vendu avec la lecture d un code barre, entrez ici le code barre.
15 13. Si vous gérer la fidélité client, vous pouvez décider du nombre de points que le client va gagner en achetant cet article. Nous verrons plus loin comment déterminer le seuil au-delà duquel vous décidez d offrir votre cadeau fidélité. 14. Si vous entrez le tarif d achat HT (pour tous les articles que vous allez paramétrer), Le logiciel vous calculera chaque soir et en fin de mois la marge brute ainsi que le taux de marge. (Attention, ces calculs théoriques dépendent des données que vous aurez entrées). 15. La notion de pack correspond à un article contenant plusieurs autres articles existants. Par exemple Menu Pizza peut contenir une boisson, une pizza, un dessert. En activant le pack et en définissant le contenu, vous arriverez sur cet écran : PACK D ARTICLES Si vous utilisez les prises de commandes IOS ou Android, tous ces paramètres articles sont automatiquement transférés à chaque lancement des applications tablettes, aucun paramétrage n est à refaire sur les tablettes. GESTION DES DROITS ET DES AUTORISATIONS Dans cette partie, vous pourrez définir pour chaque vendeur (serveur) ce qu il a ou n a pas comme droit. En cliquant sur cette touche, vous arriverez sur cet écran : 2 1 3 4 1. Cliquez sur ce bouton pour activer la gestion des droits. 2. Choisissez le mode d authentification du serveur en cochant minimum une des cases. (préférez un mode avec cartes RFID, disponible sur la boutique SmartCaisse, plus simple à mettre en œuvre qu un lecteur dallas)
16 3. Bloquez ou non la caisse au lancement du logiciel. 4. Puis «accédez à la gestion des droits» pour paramétrer les droits de chaque serveur. Un nouvel écran apparait où vous allez choisir le serveur à qui vous allez attribuer des droits : Cliquez sur un bouton serveur et complétez les droits qui lui sont attribués : Recommencez pour chaque serveur, en n oubliant pas qu au moins un serveur, manager, doit avoir tous les droits. GESTION DES FORMULES ET MENUS (RESTAURATION) Une formule ou menu est composé d un choix d entrées, de plats, etc disponibles à la carte et vendus à un tarif global. Pour être conforme à la législation, Il ne sera pas autorisé de produits possédant une TVA de 21% dans les menus.
17 Les formules sont donc des articles spéciaux qui sont présents sur le panel de touches articles restauration si il n a pas été renommé. 1 Cliquez sur cette touche pour accéder aux touches formules. Les taxes ne sont pas modifiables. Les touches formules se trouvent en haut à gauche. 1 Paramétrez le nom, tarif et autres paramètres de votre menu puis cliquez sur la touche Formules Menu pour entrer le contenu de votre formule. Un nouvel écran : 2 3 1 4 5
18 1. Cliquez sur la formule que vous désirez modifier. 2. Vous pouvez modifier le nom des catégories. 3. Vous pouvez effacer le nom d une catégorie. 4. Ajouter un article dans la catégorie. 5. Visualiser le résultat du contenu de votre formule. Lorsque vous cliquez sur Ajout article, vous retournez sur l écran article, cliquez simplement sur les produits que vous désirez inclure dans la catégorie de la formule (1). 2 1 Appuyer sur Valider et revenir aux formules (2) pour poursuivre avec une nouvelle catégorie. GESTION DE FIDELITE CLIENT En cliquant sur le bouton Fidélité client, vous allez pouvoir définir comment le logiciel va réagir au niveau des cartes de fidélité.
19 Vous arrivez sur l écran fidélité : 1 2 3 1. Indiquez comment la gestion de fidélité doit être traitée, soit avec un nombre de points en fonction du montant d achat, soit avec les points définis sur chaque article. (exemple, une pizza= 1 points et au bout de 1 points, un cadeau ou une pizza gratuite) 2. Indiquez le seuil de points qui doit déclencher un cadeau 3. Indiquez si le nombre de points obtenus doit être imprimé sur le reçu client. ENVOI DES RESULTATS PAR EMAIL Le logiciel peut (si vous êtes connecté à Internet et que vous le désirez), envoyer vos chiffres et statistiques par messagerie Internet. Cliquez sur le bouton Paramètres Email.
2 Entrez les informations demandées dans ce nouvel écran : Vous pourrez choisir quelles informations vous désirez recevoir par mail à la sortie de la caisse. SUIVI EN TEMPS REEL DES CHIFFRES SUR MOBILE Le logiciel peut (si vous êtes connecté à Internet et que vous le désirez), envoyer vos chiffres (toutes les 5 à 7 minutes) sur notre serveur Internet afin que vous permettre de les consulter quel que soit l endroit où vous vous trouvez. Les données envoyées sont : Le X en cours. La bande de contrôle L état des stocks La liste des articles vendus Il suffit d activer le dialogue avec le serveur Web et de relever le numéro donné par le logiciel. Ce numéro vous sera demandé par les applications SmartStat.
21 DETECTION TELEPHONIQUE Il est possible de connecter un modem USB afin de recevoir les appels téléphonique sur la caisse et accéder directement à la fiche client si son numéro de téléphone est enregistré, pour cela, vous devez installer votre modem, puis indiquer sur quel port il est sur l écran suivant :