Logiciel d'analyse financière SYSTEM - Fi

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1 Guide de l'utilisateur Logiciel d'analyse financière SYSTEM - Fi Version 2005

2 Licence Garantie Maintenance. Sommaire. I. LICENCE GARANTIE MAINTENANCE. 4 II. INSTALLATION DU LOGICIEL. 5 A. Configuration requise. 5 B. Pour installer System-Fi. 5 C. Aide. 5 D. Première mise en route. 5 E. Lancement du logiciel. 5 III. GENERALITES. 6 A. Création, ouverture et enregistrement d'un dossier Création d'un nouveau dossier Initialisation du dossier Ouverture d un dossier Enregistrement d'un nouveau dossier Enregistrement d'un dossier existant. 7 B. Impression du document en cours. 7 C. Exporter un tableau au format Excel. 8 D. Insertion, suppression d'exercices Insertion d'un nouvel exercice Suppression d'un exercice. 9 E. Sortie de l application. 9 F. Méthodologie. 9 G. Analyse graphique. 10 IV. SAISIE D'UN DOSSIER. 11 A. Documents. 11 B. Principes de base : Validation Modification - Annulation Déplacement Saisie complémentaire Contrôle de vraisemblance. 12 V. MODIFICATION DE L UNITE MONETAIRE

3 Licence Garantie Maintenance. VI. ETUDE D'UN DOSSIER. 14 A. Généralités. 14 B. Les états. 14 C. Les tableaux comparatifs. 15 D. Méthodologie proposée. 17 E. Les graphiques Sélection des données Consultation du graphique. 20 F. Le rapport Consultation Modification - personnalisation Copier le rapport dans votre traitement de texte. 21 VII. LES EXERCICES PREVISIONNELS. 22 A. Généralités. 22 B. Création d'entreprise. 22 VIII. VISITE GUIDEE D'UN DOSSIER SAISI. 23 IX. INFORMATION COMPLEMENTAIRE

4 Licence Garantie Maintenance. I. Licence Garantie Maintenance. Le logiciel System-Fi est protégé par la loi sur les droits d'auteur. Il ne peut, de même que la documentation correspondante, être, en tout ou partie, copié, photocopié, reproduit, traduit ou enregistré sur support magnétique ou lisible par une machine sans le consentement écrit, préalable de la société "Ytram", éditeur du logiciel.. La licence est accordée pour une utilisation personnelle. Le logiciel ne peut être installé que sur un seul ordinateur. Clause de limitation de responsabilité : Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L'éditeur, le distributeur et le revendeur ne peuvent être en aucun cas considérés comme responsables des dommages éventuels, directs ou indirects, accidentels ou non, subis par le client au cas où le programme s'avérerait inapte ou en l'absence de sauvegarde faite par le client. Le logiciel System-Fi est garanti conforme à la description fonctionnelle générale fournie à l'utilisateur. La garantie ne s'appliquera qu'aux utilisateurs ayant retourné à la société "Ytram" la fiche de garantie (se trouvant dans la pochette du CD), dûment complétée et signée afin de permettre leur enregistrement et leur identification. Au delà d une période d un mois, vous pouvez souscrire un contrat de maintenance (précisions se trouvant dans la pochette du CD) pour bénéficier d une assistance et des mises à jour pendant la période de maintenance du logiciel

5 Installation du logiciel. II. Installation du logiciel. A. Configuration requise. Vous devez disposer d'un micro-ordinateur "Pentium" muni d'un lecteur de CD. La mémoire centrale sera au minimum de 256 M.o. et la capacité disponible du disque dur de 20 M.o. minimum. Le système d'exploitation doit être "Windows " dans une version 98 SE ou suivante. B. Pour installer System-Fi. 1 - Insérez le CD dans le lecteur. 2 - Double-cliquez sur : «Poste de travail» ; 3 - Double-cliquez sur : «Unité du CD (D,E ou autre lettre)» ; 4 - Double-cliquez sur : «InstSys_Fi». 5 - Suivez les instructions. C. Aide. Lorsque vous êtes sur une zone de saisie ou sur une zone de calcul, taper sur F1 pour accéder à l'aide spécifique à la zone sélectionnée. En dehors de ces zones, taper sur F1 pour visualiser le manuel d'aide. D. Première mise en route. Pour démarrer le logiciel, cliquez deux fois sur l'icône System-Fi ou cliquez sur «Démarrer» «Programmes» «System-Fi». Téléphoner à la société "Ytram" pour obtenir le code demandé. N (de préférence de 10heures à 12 heures.) E. Lancement du logiciel. Cliquez sur l'icône "System-Fi ". A l'apparition de l'écran de "Bienvenue dans System-Fi ", cliquez sur un endroit quelconque de la feuille pour commencer votre saisie ou votre analyse

6 Généralités. III.Généralités. On distingue deux types d'exercices : les exercices clos et les exercices prévisionnels. Dans le cadre d'un dossier, le nombre d'exercices (clos ou prévisionnels) ne peut être supérieur à 10. Nous allons examiner successivement les différents outils mis à votre disposition dans la barre située dans la partie haute de la fenêtre : Présentation Barre de menus et barre d'outils. Barre de Menus A. Création, ouverture et enregistrement d'un dossier. 1. Création d'un nouveau dossier. Sélectionner "Nouveau" dans le menu "Fichier". Ou : Cliquez sur le bouton : "Nouveau". 2. Initialisation du dossier. Cliquez sur le bouton : Inscrire les paramètres du dossier : Nom de la société. Unité monétaire : Franc (FRF) ou XEU (EURO)

7 Généralités. Premier exercice étudié. 3. Ouverture d un dossier. Sélectionner "Ouvrir" dans le menu "Fichier". Ou : Cliquez sur le bouton : "Ouvrir" Vous recherchez le répertoire où vous avez enregistré votre dossier. Vous choisissez alors votre dossier dans la liste. Les noms des fichiers ont une extension.sfi. 4. Enregistrement d'un nouveau dossier. Sélectionner "Enregistrer sous" dans le menu "Fichier". Créer éventuellement un répertoire. Par défaut, votre dossier sera placé dans un répertoire du nom indiqué lors de l'initialisation. Cliquez sur le bouton "Enregistrer". 5. Enregistrement d'un dossier existant. Pour enregistrer le dossier en cours, cliquez sur le bouton : "Enregistrer". Le dossier sera enregistré à l'endroit où il se trouvait sous son nom. B. Impression du document en cours. Cliquez sur le bouton "Imprimer" : Vous accédez alors à un écran qui vous demande : de confirmer l imprimante et les paramètres indiqués par défaut, ou de changer les paramètres (configuration) ou éventuellement de choisir une imprimante spécifique

8 Généralités. C. Exporter un tableau au format Excel. Sélectionner "Exporter sous Excel" dans le menu "Fichier". La boite de dialogue vous indique le répertoire dans lequel le fichier au format Excel sera enregistré et le nom proposé du fichier (informations par défaut que vous pouvez modifier). Remarque : le logiciel crée par défaut un dossier dont le nom correspond à celui que vous indiquez lors de l'initialisation. Dans ce dossier, vous placerez successivement les tableaux exportés sous Excel dont les noms seront définis par défaut selon les noms des tableaux exportés. Vous pouvez bien entendu modifier les noms des fichiers. Exemple : Dans le cadre de l'initialisation, vous avez nommé la société "SOCIETE X". Le fichier "SOCIETE X.SFI" sera placé par défaut dans un dossier : "SOCIETE X" dans lequel vous pourrez placer successivement les fichiers exportés : "Soldes intermédiaires de gestion" etc. D. Insertion, suppression d'exercices. 1. Insertion d'un nouvel exercice. Cliquez le bouton "Insérer un exercice". Choisissez le type d'exercice à ajouter : "exercice clos" ou "exercice prévisionnel". Si vous ajoutez un exercice à la suite de celui ou de ceux précédemment saisi(s), vous pouvez cliquer directement sur "Fin". Si vous voulez insérer un exercice, cliquez sur "Suivant". Choisissez la position de l'insertion. Après l'exercice ou les exercices déjà saisi(s), - 8 -

9 Généralités. ou avant l'exercice que vous sélectionnerez dans la liste. Cliquez sur le bouton "Fin". Vérifier et éventuellement modifier l'année du premier exercice (initialisation du dossier). 2. Suppression d'un exercice. Cliquez le bouton "Supprimer un exercice". Choisissez le type d'exercice à supprimer : "exercice clos" ou "exercice prévisionnel". Si vous supprimez le premier exercice, vous pouvez cliquer directement sur "Fin". Sinon, vous cliquez sur "suivant". Sélectionnez l'exercice à supprimer (en cliquant dessus pour le mettre en "sur-brillance"), et cliquez sur le bouton "Fin". E. Sortie de l application. Cliquez sur l'icône : ou sur la croix.: ou sur Fichier Quitter. F. Méthodologie. Cliquez sur l'onglet Vous accédez au schéma d ensemble de la démarche de l analyse financière : - 9 -

10 Généralités. G. Analyse graphique. En cliquant sur le bouton «choix des variables du graphique» : vous accédez à un écran vous permettant de placer dans un même graphique plusieurs variables. Vous pouvez choisir le type de graphique et l'échelle. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre : "Les graphiques"

11 Saisie d'un dossier. IV.Saisie d'un dossier. Au préalable, Initialisez votre dossier. A. Documents. Après avoir sélectionné l'exercice, commencez votre saisie en complétant successivement les documents suivants : Document Bilan actif 2050 Bilan passif 2051 Référence liasse fiscale Compte de résultat Annexe Annexe C Ensuite passer en revue la saisie complémentaire pour éventuellement modifier les éléments positionnés par défaut. Pour passer d'un document à un autre, cliquez sur l'onglet correspondant au document suivant

12 Saisie d'un dossier. B. Principes de base : 1. Validation. Saisir dans la zone. Valider la saisie par : "Entrée" ou "Tabulation " ou les flèches de direction ou encore un clic gauche dans une autre cellule. 2. Modification - Annulation. Pour passer en mode :"Edition" et ainsi pouvoir modifier un chiffre au milieu d'un nombre, utiliser la touche "F2". Pour supprimer un nombre, utiliser la touche "Suppr"."retour arrière" ( ) ou taper 0. En cas d'erreur, utiliser éventuellement les touches : "Défaire Refaire". 3. Déplacement. Directement avec la souris : Cellule suivante : Tab Cellule précédente : Shift-Tab Flèches de direction. 4. Saisie complémentaire. Dans le cadre de la saisie complémentaire, vous pouvez : affiner la pertinence des informations saisies : retraitement de certains postes :(provisions, crédit-bail,...) et corriger certaines informations : délais : (stocks, tiers,...). Pour être guidé dans votre saisie, placez le curseur dans la zone à saisir et taper sur la touche : "F1". Vous obtenez alors l'explication vous permettant de comprendre l'information qu'il convient de fournir. La saisie complémentaire ne modifie pas les documents de base (bilan, compte de résultat,...). "System-Fi" en tient compte pour établir les états et analyser le dossier. 5. Contrôle de vraisemblance. A la fin de la saisie d'un exercice, contrôler vos données en cliquant sur l'onglet "Contrôles". "System-Fi" vous indique quelles sont les incohérences décelées et le montant de la différence observée pour apprécier l'anomalie de manière relative. (Négliger les faibles montants de l'ordre de quelques euros, car cela provient des arrondis). Si la différence est significative, il convient de vérifier la saisie avant de procéder à l'analyse. Contrôler de cette façon tous vos exercices

13 Modification de l unité monétaire. V. Modification de l unité monétaire. Pour modifier l unité monétaire du dossier, il convient de cliquer sur l icône «Référence du dossier» : Vous choisissez la nouvelle unité monétaire : Le logiciel vous demande si vous désirez convertir : N.B. OUI : Si vous répondez «OUI», il convertit toutes les données du dossier dans la nouvelle unité. NON : Dans le cas où vous auriez inscrit par erreur avant la saisie une mauvaise unité monétaire, il convient de répondre «NON». Le logiciel change l unité monétaire mais ne modifie pas les données. (Exemple : Vous aviez saisi des données en Euro alors que le dossier était référencé en Franc). Si : «OUI», toutes les données du dossier (de tous les exercices) sont converties

14 Etude d'un dossier. VI.Etude d'un dossier. A. Généralités. Pour obtenir l'explication d'une rubrique, il convient : de sélectionner le montant et de taper sur la touche : "F1". Si vous désirez obtenir le graphique représentant l'évolution de la variable observée, cliquez sur le bouton "Graphique". Après consultation, revenir à l'écran initial en cliquant sur la flèche "Précédent". B. Les états. Après sélection de l'exercice, vous choisissez l'état à consulter en cliquant sur l'onglet correspondant. Liste des états et tableaux : Bilan économique, Bilan par masses, Soldes intermédiaires de gestion, Cycles, Capacité d'autofinancement, Plan de financement (exercice prévisionnel) ou tableau de financement (exercice clos). Exemple : Bilan par masses :

15 Etude d'un dossier. Plan de financement : Dans le cadre du premier exercice étudié, l'état "plan (tableau) de financement" n'a de signification que s'il s'agit de la première année d'activité de l'entreprise. C. Les tableaux comparatifs. Les tableaux comparatifs permettent d'apprécier l'évolution des différentes grandeurs observées les unes par rapport aux autres dans le cadre d'un même graphique. Cliquez sur l'onglet "Tableaux comparatifs" et faites votre choix ou parcourez l'ensemble des tableaux en cliquant successivement sur les onglets suivants :

16 Etude d'un dossier. Invest. Investissement Immobilisations. Exploit. Exploitation Résultat net, excédent brut d'exploitation (EBE), valeur ajoutée (VA), chiffre d'affaires (CA). Charges fin. Charges financières Capacité de remboursement, frais financiers /EBE. En-cours Montants des stocks, clients, fournisseurs. Productivité Productivité Frais de personnel/effectif, valeur ajoutée /effectif. FR/BFR/TRE Fonds de roulement, besoin de fonds de roulement, trésorerie. Stocks Délais de stockage. Tiers Délais clients Fournisseurs. Equilibre fin. Fonds propres/total bilan, Fonds propres/capitaux permanents, Résultat Fonds propres, Actif économique, Rentabilité financière, CA H.T. Evolution Fonds de roulement, Besoin en fonds de roulement, Trésorerie, CA H.T

17 Etude d'un dossier. D. Méthodologie proposée. Cliquez sur le bouton "Méthodologie". Le schéma vous indique la démarche générale. Il suffit de cliquer sur un bouton : pour accéder aux états pluri annuels correspondant aux différents axes de l'analyse financière et permettant d'avoir une vue globale du dossier

18 Etude d'un dossier. La méthodologie proposée reprend le schéma suivant : Rentabilité : Activité et rentabilité, Sécurité : Cycle d'investissement, Développement : Cycle d'exploitation, Analyse économique. Exemple : Développement : Tableau "Flux"

19 Etude d'un dossier. Lorsque le pointeur de la souris est sur une zone chiffrée, Il suffit de taper sur la touche : "F1".pour obtenir l'explication : Pour obtenir le graphique, cliquer sur le bouton : E. Les graphiques. Vous pouvez consulter le graphique correspondant à une rubrique dans le cadre de la procédure décrite dans la partie (Etude d'un dossier - Généralités -). D'une façon plus générale, vous pouvez consulter directement un graphique en sélectionnant la ou les variables à observer selon la procédure suivante. 1. Sélection des données. Pour sélectionner les données, cliquez sur le bouton : Choisissez la (ou les) rubrique(s) à représenter sur un même graphique

20 Etude d'un dossier. Sélectionnez la variable dans la liste de gauche (Liste générale). Effectuez un "double-clic" sur la variable ou Cliquez sur la flèche orientée vers la droite pour transférer la variable dans la liste de droite (Liste du graphique). Effectuer les opérations inverses pour enlever la variable de la sélection. Votre choix étant fait, cliquez sur "OK". 2. Consultation du graphique. Placez-vous à l'aide de la souris sur l'emplacement du "Nom du graphique" et tapez le nom que vous voulez lui donner

21 Etude d'un dossier. Vous pouvez choisir le style de représentation (Graphe : liste déroulante). Vous pouvez choisir une échelle logarithmique pour l'axe des ordonnées en cliquant dans le menu "affichage" : "Semi log". Les valeurs négatives ne sont pas représentées. F. Le rapport. L'analyse financière effectue une appréciation monétaire et ne tient pas compte des conséquences directes ou indirectes non monétaires de l'activité de l'entreprise (environnement, aspect social,...). Le rapport constitue le résumé de l'analyse et met en évidence dans un langage courant les différentes données fondamentales en commentant et éventuellement en alertant l'utilisateur sur les déséquilibres financiers du dossier. 1. Consultation. Sélectionnez l'exercice pour lequel vous demandez le rapport et cliquez sur l'onglet "Rapport". 2. Modification - personnalisation. Vous pouvez modifier directement le texte du rapport ou le compléter. Pour l'imprimer, il convient de le transférer dans un traitement de texte selon la procédure décrite ci-après. 3. Copier le rapport dans votre traitement de texte. Sélectionner tout le texte en cliquant sur le bouton "souris" situé en haut à gauche : Copier en activant en même temps les touches "CTRL" et "C", Se positionner dans votre application de traitement de texte et effectuer un "Coller" en activant en même temps les touches "CTRL" et "V"

22 Les exercices prévisionnels. VII.Les exercices prévisionnels. A. Généralités. Vous pouvez disposer de plusieurs exercices prévisionnels dans la limite bien sûr de 10 exercices par dossier (le premier étant obligatoirement un exercice clos). Le nombre maximum d'exercices prévisionnels est donc de 9. La saisie est divisée en quatre grandes catégories : Activité, Charges, Investissement et financement, Produits et frais financiers. Pour obtenir des informations, placez-vous sur la zone à saisir (zone en blanc). Il suffit alors de taper F1. Des messages d'erreur (inscrits en rouge) vous indiqueront, s'il y a lieu, si vos informations sont incohérentes. Attention, les messages ne sont pas "bloquants". L'établissement des états financiers est automatique. Après saisie, il suffit de procéder à l'analyse du dossier comme nous l'avons présenté précédemment. B. Création d'entreprise. Pour simuler la création d'une entreprise, vous laissez la première année à zéro et saisissez la deuxième année dans le cadre du premier exercice prévisionnel

23 Visite guidée d'un dossier saisi. VIII.Visite guidée d'un dossier saisi. Au préalable. Contrôle de tous les exercices. Première impression : Visualisation successive pour toutes les années des documents suivants : (Etats) : Bilan par masses. et Cycles Axe "Sécurité". Méthodologie Equilibre financier. Méthodologie Bilan économique. Axe : Rentabilité Méthodologie Soldes intermédiaire de gestion. Méthodologie Capacité d'autofinancement. Développement Méthodologie Plan de financement. Méthodologie Tableau des flux Tableaux comparatifs Pour naviguer : Précédent Suivant

24 Information complémentaire. IX.Information complémentaire. Pour toute information complémentaire concernant le logiciel System-Fi, contacter : Stratégie et Finances 2 bis rue Charles CAILLö NANTES Tél. : Fax : YTRAM 73 rue du Moulin PIERREMONT Tél. : Fax :