Manuel de KOrganizer

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1 Carlos Leonhard Woelz Milos Prudek Paul E. Ahlquist, Jr. Jürgen Nagel Michel Boyer de la Giroday Développeur: Reinhold Kainhofer Développeur: Cornelius Schumacher Développeur: Preston Brown Relecteur: Lauri Watts Traduction française : Romain Quidet Traduction française : Éric Bischoff Traduction française : Nils Sergio Fernández Rønningen Traduction française : Olivier Delaune Traduction française : Xavier Besnard

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3 Table des matières 1 Introduction 8 2 Survol rapide de KOrganizer Saisie des évènements Saisie des tâches à faire Saisie des entrées de journal Re-planification des évènements Re-planifier ou modifier des tâches à faire Conclusion Importation, exportation et gestion des agendas Ressources d agenda Importation, exportation et maintenance des agendas Import des agendas Export des agendas Maintenir vos agendas Téléchargement en utilisant «Obtenir les dernières nouveautés» Vues et filtres Vues de KOrganizer Vue La suite du programme Vue de liste d évènements Vue Agenda Vue du jour Vue Les X jours suivants Vue de la semaine Vue des jours ouvrables Vue du mois Vue de la ligne de temps Liste des tâches Vue du journal Catégories Filtres Recherche

4 5 Saisie des données Évènements Onglet général Onglet Participants Onglet de rappel Onglet de périodicité Règle de périodicité Plage de périodicité Exceptions Pièces jointes Gère les modèles Tâches à faire Onglet général Champs nécessaires Planification de groupe Publication d un évènement, d une tâche à faire ou d une entrée de journal Être Organisateur dans une Planification de Groupe Envoi d invitations et traitements des réponses Annulation d un évènement ou d une tâche à faire Agir comme un participant Répondre à une invitation Envoyer une proposition alternative Chargement de la dernière version d un évènement ou d une tâche à faire Information de disponibilité Exemples Saisie d un nouvel évènement de groupe Configuration de KOrganizer Configuration principale de KOrganizer Page principale Onglet personnel Enregistrer l onglet Heure et date Onglet régional Onglet de valeurs par défaut Vues Onglet général Onglet d affichage de calendrier L onglet d affichage en mois

5 Onglet d affichage des tâches à faire Couleurs et polices Couleurs Onglet de polices Planification de groupe Disponible / Indisponible Publier Retrouver Modules externes Configuration des barres d outils Boîte de dialogue pour configurer les barres d outils Choix de la barre d outils Actions disponibles Menu contextuel de barre d outils Afficher le texte Position du texte Taille d icônes Verrouiller la position des barres d outils Modules externes Modules externes disponibles Module de numérotation des jours pour les calendriers Module externe de Wikipédia «Ce jour dans l histoire» Le module externe «Image du jour» de Wikipédia pour calendriers Module externe de prise en charge du calendrier juif Style pour l impression du journal Style d impression par année Référentiel Menus Fichier Édition Affichage Aller Actions Planifier Configuration Aide Raccourcis clavier Raccourcis clavier classés alphabétiquement Raccourcis clavier triés par fonction Boutons d action

6 10 Autres fonctionnalités Ligne de commande Opérations de glisser-déposer Interaction avec Konqueror Questions et réponses Remerciements et licence 63 A Installation 64 A.1 Comment obtenir KOrganizer A.2 Compilation et installation B Glossaire 65 6

7 Résumé KOrganizer est un agenda personnel facile à utiliser (un PIM, acronyme anglais de personal information manager). Vous pouvez écrire des articles, planifier des rendez-vous, des évènements et des tâches à effectuer. KOrganizer vous rappellera les tâches en instances et vous aidera à respecter votre emploi du temps.

8 Chapitre 1 Introduction KOrganizer est un agenda personnel intuitif et facile à utiliser (un PIM, acronyme anglais de personal information manager). Vous pouvez planifier des rendez-vous, des évènements et des tâches à effectuer et écrire des articles. KOrganizer vous rappellera les tâches en cours et vous aidera à respecter votre emploi du temps. Mais KOrganizer n est pas seulement un agenda personnel, il peut aussi vous aider à interagir avec vos collègues ainsi qu avec vos amis. Avec KOrganizer, vous pouvez publier un agenda sur une page Web, inviter quelqu un qui possède une adresse de courrier électronique à un évènement et traiter les réponses, partager un agenda (en utilisant un serveur de logiciels de collaboration ou simplement un fichier sur le réseau) et partager des évènements (par exemple l horaire d un championnat ou d une conférence), en utilisant l infrastructure de développement d applications de nouveautés. KOrganizer utilise des standards ouverts, et fonctionne avec différents serveurs de planification de groupe, ce qui vous permet un contrôle de votre information et la liberté de choisir les meilleures solutions. KOrganizer est aussi le composant pour l agenda, le journal et la liste des tâches pour Kontact. Il vous apportent une solution intégrée pour vos besoins de communication, d information et de gestion : courrier électronique, notes, gestion des contacts, lecteur de flux, et synchronisation avec les périphériques mobiles. Même si vous ne l utilisez pas au sein de Kontact, KOrganizer est intégré aux autres applications PIM de KDE. Par exemple, vous pouvez le configurer pour afficher dans votre agenda les dates d anniversaire renseignées via KAddressBook, utiliser KMail afin d envoyer et recevoir des invitations, etc. Fonctions principales de KOrganizer : Créer des tâches, des évènements planifiés et des entrées de journal écrit. Organiser vos évènements et vos tâches en groupant les sujets liés dans des catégories. Mettre en valeur les catégories avec des couleurs. Ouvrir plusieurs agendas pour les consulter et les modifier en douceur. Re-planifier des évènements par glisser-déposer. Générer facilement des évènements périodiques. Organiser ou participer à des évènements en utilisant les fonctionnalités de planification de groupe. Choisir parmi les multiples serveurs de logiciels de collaboration. Prise en charge native de vcalendar et icalendar (standards ouverts). Fusion et importation d agendas. Glisser-déposer entre agendas ouverts. Fonctions intégrées à Konqueror. Jeux d icônes personnalisables. 8

9 Positionnement des barres d outils par glisser-déposer. Bien plus... Maintenant effectuez un survol rapide de KOrganizer, ou bien plongez-vous dans la documentation! 9

10 Chapitre 2 Survol rapide de KOrganizer Pressé par le temps? Prenez facilement KOrganizer en main grâce à ce tutoriel rapide et pratique! Si vous avez déjà travaillé auparavant avec un agenda personnel électronique, vous serez très à l aise avec KOrganizer. Vous pourrez saisir de nouveaux évènements, re-planifier des évènements existants, leur assigner des catégories, créer des catégories supplémentaires, saisir et modifier des listes de participants et leurs rôles, envoyer automatiquement des invitations par courrier électronique et échanger des données avec d autres agendas, d autres listes de tâches et d autres articles gérés par KOrganizer. Ce tutoriel suppose que vous ayez une bonne connaissance de l environnement de travail KDE, et que vous préfériez découvrir les choses par vous-même. Seules les fonctions de base de KOrganizer seront abordées. 2.1 Saisie des évènements 1. Cliquez sur le bouton Agenda de la barre d outils ou choisissez l élément de menu Afficher Agenda. Ceci vous proposera Affichage de l agenda. 2. Cliquez sur la date souhaitée dans le navigateur par date. 3. Sélectionnez la zone de texte à côté de l heure souhaitée dans le panneau principal qui reflète l heure de l évènement. Double cliquez sur cette zone, ou commencez juste à saisir le titre de l évènement pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvel évènement. 4. Saisissez le détail de l évènement. Utilisez les cinq onglets dans le bas de la fenêtre pour vous déplacer dans la boîte de dialogue et accéder à toutes les caractéristiques de l évènement. 5. Appuyez sur Ok pour enregistrer l évènement. 2.2 Saisie des tâches à faire 1. Cliquez sur l élément de menu Actions Nouvelle tâche à faire... pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle tâche à faire. 2. Saisissez le détail de la tâche à faire. Utilisez les cinq onglets dans le bas de la fenêtre pour vous déplacer dans la boîte de dialogue et accéder à toutes les caractéristiques de l évènement. 3. Appuyez sur Ok pour enregistrer la tâche à faire. 10

11 2.3 Saisie des entrées de journal 1. Sélectionnez l élément de menu Afficher Journal pour ouvrir la vue principale du Journal. 2. Cliquez sur l élément de menu Actions Nouveau Journal. 3. Saisissez le titre et le texte de l article. 2.4 Re-planification des évènements Re-planifier des évènements constitue une simple opération de glisser-déposer : 1. Utilisez lenavigateur par date pour accéder à l évènement que vous souhaitez re-planifier. 2. Vous devriez choisir un affichage approprié avant de vous lancer dans cette opération. Seuls la vue agenda (aperçu du jour, des jours ouvrables et de la semaine) affichent les créneaux horaires individuels et sont adaptés à la modification d évènements planifiés avec une heure précise (rendez-vous), alors que l aperçu du mois ne montre que des jours entiers. C est pourquoi l aperçu du mois convient mieux aux évènements de longue durée comme des vacances. 3. Pour afficher la vue de la semaine, sélectionnez la vue d agenda et appuyez sur le bouton de la barre d affichage Semaine ou choisissez l élément de menu Aller Semaine. 4. Glisser-déposez l évènement sur la nouvelle date, au nouvel horaire. Si vous souhaitez re-planifier plus précisément, double-cliquez sur l évènement et modifiez les heures de début et de fin en utilisant les menus déroulants qui divisent la journée en créneaux horaires d un quart d heure. Si ce n est pas assez précis, vous pouvez saisir directement l heure souhaitée. 2.5 Re-planifier ou modifier des tâches à faire Vous devriez choisir un affichage approprié avant de vous lancer dans cette opération. Seuls l affichage de la liste et le composant de la barre latérale de l affichage des tâches affichent les tâches qui n ont pas de date d échéance. Pour afficher la liste des tâches à faire, appuyez sur le bouton de barre d affichage de tâches à faire ou choisissez l élément de menu Affichage Liste de tâches à faire. Liste Pour re-planifier une tâche à faire, cliquez dessus avec le bouton droit. Ceci affichera un menu contextuel. Choisissez les éléments de menu Copier vers ou Déplacer vers et sélectionnez la nouvelle date dans l agenda qui apparaît. La tâche à faire est alors copiée ou déplacée à la date choisie. De façon alternative, si le panneau principal contient une Liste des tâches à faire, cliquez simplement avec le bouton droit sur la colonnedate ou heure d échéance. Un agenda apparaîtra immédiatement vous permettant de définir une nouvelle date d échéance. Pour modifier une tâche, cliquez dessus avec le bouton droit et choisissez l élément de menu Modifier Conclusion Ce tutoriel rapide n a traité que des opérations de base de KOrganizer. Vous devriez à présent continuer sur votre lancée et lire le reste de ce manuel afin de déchaîner toute la puissance des fonctionnalités de KOrganizer. Si cela ne vous dit rien, nous vous conseillons d au moins parcourir la FAQ. 11

12 Chapitre 3 Importation, exportation et gestion des agendas KOrganizer peut stocker (et retrouver) des évènements, des entrées de journal et des tâches à faire de plusieurs manières mais aussi provenant de différentes sources. Chacune de ses sources est appelée une ressource d agenda. KOrganizer prend en charge nativement les fichiers utilisant des standards tels icalendar et vcalendar (en les ajoutant comme des nouvelles ressources), mais vous pouvez aussi importer les données (fusionner) dans une ressource existante et ouvrir le fichier dans une nouvelle fenêtre. Les fichiers importés dans le format utilisé par l ancienne application ical sont aussi pris en charge. Vous pouvez exporter vos données en tant que page Web, comme un fichier icalendar ou vcalendar. Ces fichiers sont pris en charge par la plupart des applications de planification. La page Web peut être utilisée pour publier sur Internet ou sur votre réseau local, votre agenda et votre liste de tâches à faire. Dans ce chapitre, nous vous expliquerons comment gérer votre agenda, en utilisant les ressources, importer et exporter des actions et le modèle des nouveautés. 3.1 Ressources d agenda KOrganizer utilise un fichier local, habituellement $KDEHOME/share/apps/korganizer/std.ics, comme sa ressource par défaut. Mais ce n est pas votre unique option : il y a plusieurs autres ressources que vous pouvez ajouter : serveurs de logiciels de collaboration, des entrées de journaux comme des articles de blogs, des fichiers réseau, etc.. Si vous utilisez plus d une seule ressource, KOrganizer peut être configuré pour utiliser la ressource par défaut ou demander quelle ressource il faut utiliser lors de l enregistrement de nouveaux évènements, des tâches à faire ou des entrées de journaux. KOrganizer fusionnera sans encombre les éléments de deux ressources ou plus dans les vues. La ressource par défaut est un bon choix dans de nombreux cas d utilisation, mais vous pourriez vouloir utiliser une autre ressource, en particulier si vous utilisez un serveur de logiciel de collaboration pris en charge. Veuillez demander à l administrateur du serveur pour obtenir les informations nécessaires à la configuration de la ressource du groupe de logiciels de collaboration, incluant la publication et le téléchargement des informations de disponibilité. L accès aux informations de disponibilité permet à l organisateur d un évènement de prendre en compte l agenda du participant lors de son ajout à la liste des participants. 12

13 NOTE Outre l enregistrement d agenda, les serveurs de logiciels de collaboration proposent généralement l enregistrement des contacts, des courriers électroniques et des informations de disponibilité. En conséquence, certaines des ressources décrites ici peuvent être liées à d autres ressources de KMail et KAddressBook (les composants de Kontact relatifs aux courriers électroniques et aux contacts), ou aux paramètres de disponibilité dans la configuration principale. Veuillez noter que la communication de la planification de groupe de KOrganizer utilise un standard de courrier électronique pair-à-pair. Cela signifie que vous n avez pas besoin de serveur de logiciels de collaboration pour l utiliser! Une capture d écran de la boîte de dialogue «Ajouter des agendas» de KOrganizer 1. Ouvrir la boîte de dialogue de configuration de KOrganizer avec Configuration Configurer KOrganizer... et sélectionner l onglet Calendriers à partir de la page Général. De façon alternative, ouvrez le menu contextuel dans le panneau latéral Gestionnaire d agendas avec un clic sur le bouton gauche de la souris et sélectionnez Ajouter un agenda Si le gestionnaire de calendrier n est pas affiché dans le panneau latéral, choisissez l élément de menu Configuration Panneau latéral Afficher le gestionnaire de calendriers pour l afficher. 3. Appuyer sur le bouton Ajouter... pour ajouter de nouvelles ressources à la liste des ressources disponibles. 4. Cocher ou décocher la boîte de ressources pour l activer ou la désactiver. 5. Par la suite, si vous souhaitez modifier ou supprimer une ressource, sélectionnez la dans le panneau latéral Gestionnaire d agendas et appuyez sur Supprimer l agenda pour la supprimer ou sur Propriétés d agenda pour la modifier. Parmi les ressources existantes, vous pouvez trouver dans KOrganizer : Anniversaires Fournit l accès aux dates d anniversaires des contacts dans votre carnet d adresses comme des évènements d agendas. 13

14 Ressource pour le serveur de logiciels de collaboration DAV Ressource pour gérer les calendriers et les carnets d adresses DAV (CalDAV, GroupDAV). Fichier d agenda ICal Charge des données à partir d un fichier ical. Carnet d adresses KDE (classique) Charge des données à partir de ressource de carnet d adresses classique de KDE. Serveur de logiciels de collaboration Kolab Fournit un accès aux dossiers de serveur de logiciels de collaboration Kolab sur un serveur IMAP (les comptes IMAP doivent être définis séparément). Serveur de logiciels de collaboration Open-Xchange Fournit un accès à des rendez-vous, des tâches et des contacts d un serveur de logiciels de collaboration Open-Xchange Autrement, vous pouvez configurer les ressources de KOrganizer (ainsi que toutes les autres ressources de KDE), dans la configuration du système, en utilisant le module de configuration Ressources KDE. Akonadi Fournit un accès aux agendas enregistrés dans des dossiers d agendas Akonadi. Journal dans une discussion Ajouter cette ressource pour pouvoir lire vos blogs comme des articles, directement depuis les serveurs de blogs, tels que Blogger et Drupal. Une liste de tâches à faire de Bugzilla Ajouter cette ressource pour charger les bogues ouvert dans bugzilla comme des tâches. Cette ressource est fondée sur l application kbugbuster et utilise l information du cache du bogue. Bugzilla est un logiciel libre de système de suivi de bogues. Si vous êtes un développeur travaillant sur un projet qui utilise bugzilla, vous pouvez utiliser cette ressource pour afficher comme des tâches à faire, les bogues ouverts pour les applications ou les bibliothèques qui vous intéressent (elles sont appelées produits et / ou composants dans bugzilla). Cette ressource est disponible en tant que partie du kit de développement logiciel de KDE. Un agenda dans un fichier local Ajouter cette ressource pour pouvoir enregistrer (et ouvrir) vos évènements, vos tâches et vos articles dans un fichier local. Le fichier pourra être enregistré dans les formats standards icalendar ou vcalendar. KOrganizer utilise cette ressource par défaut, en stockant les informations de votre agenda dans $KDEHOME/share/apps/korganizer/std.ics. Un serveur GroupDAV (par exemple, Open-Groupware) Si vous avez accès à un serveur qui prend en charge le protocole GroupDav, ajoutez cette ressource afin de pouvoir enregistrer (et ouvrir) les évènements et les tâches vers le serveur. Pour ajouter la ressource, vous devrez connaître l URL du serveur, votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Le protocole GroupDav prend en charge le stockage des contacts, ainsi vous pourrez également ajouter et configurer une ressource pour KAddressBook. En juin 2005, les serveurs de logiciels de collaboration implémentant ce protocole sont les serveurs OpenGroupware et Citadel. Une liste à jour est disponible sur le site internet de GroupDav. Un agenda sur un serveur IMAP via KMail Si vous avez accès à un serveur qui partage des données d agenda via IMAP, ajoutez cette ressource afin de pouvoir enregistrer (et ouvrir) les évènements, les tâches, les informations de disponibilité et les articles sur les serveur IMAP. Pour activer l accès IMAP, vous devrez d abord configurer KMail, ensuite ajoutez la ressource de KOrganizer. Par ailleurs, puisque vous utilisez KMail pour contacter le serveur, KOrganizer ouvrira KMail automatiquement, et l utilisera pour accéder à vos données. Le schéma du serveur IMAP via KMail prend en charge le stockage des contacts, ainsi vous pourrez également ajouter une ressource pour KAddressBook. 14

15 La plupart des serveurs IMAP peuvent être utilisés pour gérer des ressources d agenda et de carnets d adresses. Ils vous permettent d accéder à vos données depuis n importe où! Si vous êtes un utilisateur à la recherche d un moyen simple d accéder et de gérer vos informations pour logiciel de collaboration, ceci est une solution simple et très efficace. Pour utiliser cette ressource, il est d abord nécessaire de configurer KMail. Choisissez l élément de menu Configuration Configurer KMail... Cliquez sur l icône Comptesdans le panneau latéral et ajouter le serveur IMAP comme un compte de réception IMAP en mode déconnecté. Maintenant, cliquez sur l icône Divers dans le panneau latéral et cliquez sur l onglet Serveur de logiciels de collaboration pour activer et configurer les options du dossier de ressources IMAP. Seulement ensuite, vous pourrez ajouter les ressources dans KOrganizer (et dans KAddressBook). Pour plus d informations sur la configuration de KMail, veuillez consulter le manuel de KMail. Une implémentation plus complète de ce schéma est serveur Kolab. Cette implémentation de logiciels de collaboration offre des fonctionnalités supplémentaires pour les administrateurs système, telles que la prise en charge des environnements clients hétérogènes (Microsoft Outlook(R), KDE PIM et un accès par navigateur de courrier électronique), une interface d administration web, un carnet d adresses partagé, un serveur de courrier électronique, etc.. En juin 2005, les serveurs de logiciels de collaboration implémentant les protocoles Kolab 1 et Kolab 2 sont les serveurs Kolab, version 1 et 2, et les serveurs Citadel (Kolab 1 uniquement). Une liste à jour est disponible sur le site internet de Kolab. Le moyen le plus pratique de configurer l accès à un serveur Kolab est d utiliser l application kolabwizard. Vous pouvez la démarrer à l aide de cette ligne de commande : $kolabwizard Agenda dans un dossier local Ajoutez cette ressource pour pouvoir enregistrer et ouvrir vos évènements, vos tâches et vos articles depuis un dossier local. Chaque élément de l agenda sera enregistré dans un fichier séparé, à l intérieur du dossier. Comme il n y a qu un seul fichier par évènement, par tâche ou par article, KOrganizer n a pas besoin d analyser un gros fichier d agenda, parfois avec des milliers d éléments lors de l enregistrement ou de l ouverture, uniquement un seul élément d agenda. En outre, en cas de corruption de fichier, vous perdrez uniquement un élément de l agenda, et pas l agenda tout entier. Agenda dans un fichier distant Ajouter cette ressource to être capable d enregistrer ou de charger vos évènements, vos tâches and vos articles à partir d un fichier distant. Il y a deux principaux avantages de conserver les données de votre agenda sur un serveur distant : vous pouvez accéder à vos données même si vous êtes loin de votre ordinateur, et vous pouvez laisser d autres personnes (par exemple, une secrétaire) y accéder. KOrganizer garde localement un cache des données. 15

16 Une capture d écran de configuration des ressources de fichier à distance de KOrganizer Vous pouvez configurer la ressource pour qu elle ne soit qu en lecture et ainsi conserver le fichier distant intact. Dans ce cas, vous n aurez pas besoin de fournir un emplacement pour Envoyer vers, mais uniquement un emplacement pour Télécharger depuis pour le fichier distant. Si vous envisagez d utiliser une ressource distante accessible en écriture, vous devrez indiquer les deux emplacements. La raison d avoir deux emplacements séparés est que certains serveurs peuvent avoir une file d attente d envoi, un emplacement où vous devrez mettre votre fichier à envoyer, différent d où il sera. Dans la plupart des cas, si vous avez un accès en écriture sur le fichier distant, les emplacements du fichier pour Envoyer vers et Télécharger depuis devraient être les mêmes. Il est important de comprendre qu une ressource de fichier distant n ajoute ou ne supprime pas les éléments individuels du fichier distant, il enregistre simplement le fichier distant sur un cache local lorsqu il télécharge et enregistre le cache local sur le fichier distant lorsqu il envoie. Donc, si la ressource est en lecture seule, il est logique de fixer l option Rechargement automatique à Intervalle régulier, mais si ce n est pas le cas (si la ressource est accessible en écriture), il est recommandé de recharger le fichier uniquement avant de commencer à le modifier, en fixant l option Rechargement automatique à Au démarrage, et de l enregistrer avant de quitter, en fixant l option Enregistrement automatique au moins à À la sortie, ou encore mieux, si vous avez une connexion rapide et stable au fichier distant, fixer le à À chaque changement pour éviter de perdre des données. 16

17 AVERTISSEMENT Si vous ajoutez, modifiez ou supprimez des évènements, des articles ou des tâches et que vous rechargez votre fichier distant, toutes les modifications locales seront perdues, et le fichier reviendra à son état précédent. Cela peut arriver dans différents scénarios (par exemple, si le système tombe en panne, KOrganizer rechargera le fichier distant au prochain démarrage, si vous avez fixer Enregistrement automatique à Jamais, ou si vous avez fixer Rechargement automatique à Intervalle régulier). Si vous envisagez d utiliser une ressource d agenda avec accès en écriture, assurez vous que votre connexion est stable, configurez la ressource de manière à enregistrer le fichier à chaque changement (ou à intervalles réguliers), et ne rechargez pas le fichier à intervalles réguliers. Un problème lié, mais opposé, est que deux utilisateurs ne peuvent pas modifier en toute sécurité le même fichier distant au même moment, parce que la ressource de fichier distant ne dispose pas d un mécanisme de résolution de conflits. Par exemple, si quelqu un d autre modifie (et enregistre) le fichier distant, après que vous l ayez chargé, et quelque temps plus tard, vous enregistriez le fichier, ses modifications seront perdues. 3.2 Importation, exportation et maintenance des agendas Bien que les fichiers locaux ne représentent qu une parti parmi l ensemble des ressources qui peuvent être utilisées par KOrganizer, ils sont le moyen le plus pratique pour partager des agendas, enregistrer des copies, ou importer des éléments depuis un vieux programme d agenda Import des agendas Si vous avez un fichier icalendar ou vcalendar et que vous souhaitez l importer, choisissez Fichier Importer Importer un agenda... KOrganizer vous demandera si vous souhaitez Ajouter comme nouveau calendrier, ce qui ajoute le fichier de calendrier comme une nouvelle ressource locale, Fusionner dans un calendrier existant, ce qui fusionne les éléments du calendrier dans une ressource existante ou Ouvrir dans une fenêtre séparée, ce qui vous permettra de voir et de modifier le calendrier, mais il ne sera pas ajouté à son affichage par défaut. Un bon moment pour le faire serait si vous avez reçu un objet vcalendar avec quelques entrées par courrier électronique, par exemple, ou si vous avez prévu d importer votre agenda depuis une autre application. Dans ce dernier cas, la première chose à faire est d utiliser cette application pour exporter les données d agenda dans un des formats ci-dessus ou d utiliser un outil pour faire une conversion à partir du format natif de l application. Si vous avez déjà utilisé ical, un programme de gestion d agenda sous UNIX, populaire mais ancien, vous souhaiterez peut-être importer vos évènements, articles et tâches directement dans KOrganizer. Pour ce faire, choisissez l élément de menu Fichier Importer Importer depuis l outil UNIX Ical. Cette action lira le fichier.calendar de votre dossier personnel et fusionnera toutes les entrées qu il comporte avec votre agenda courant. Si certaines erreurs ou des choses étranges se produisent pendant cette opération, vous en serez informé par une boîte de dialogue Export des agendas Vous pouvez exporter vos données en tant que page Internet ou en tant que fichier icalendar ou vcalendar, qui sont pris en charge par la plupart des applications de gestion d agendas. La page Internet peut être utilisée pour publier votre calendrier et votre liste de tâches à faire sur Internet ou sur le réseau local. Quoi qu il en soit, KOrganizer exportera tous les éléments de l agenda à partir des ressources activées (cochées) qui ne sont pas filtrées (appelons ces éléments des éléments actifs ). Autrement dit, si vous ne pouvez pas voir les éléments de l agenda, il ne 17

18 figurera pas dans le fichier exporté. Pour filtrer les éléments non désirés avant de les exporter, vous pouvez créer des filtres. Les filtres sont même plus efficaces si vous classez vos évènements et vos tâches à faire dans des catégories. Pour activer ou désactiver les ressources, cochez ou décochez la case de ressources dans le panneau latéralgestionnaire de calendriers. Pour exporter tous les évènements, tâches et articles actifs (indépendamment de la ressource à laquelle ils appartiennent) comme un fichier icalendar, choisissez l élément de menu Fichier Exporter Exporter comme icalendar... Pour exporter les mêmes données dans un nouveau fichier vcalendar, choisissez l élément de menu Fichier Exporter Exporter comme vcalendar... La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaîtra. Saisissez le nom et l emplacement du nouveau fichier pour terminer le processus d exportation. Vous pouvez exporter votre agenda ou une partie de celui-ci dans un fichier HTML, adapté pour une publication sur Internet. Toute personne qui aura accès à ce fichier, en utilisant un navigateur web, pourra le voir. Cela est un moyen simple de partager les informations d un agenda avec vos collègues et amis. 1. Désactivez toutes les ressources que vous ne voulez pas exporter, et filtrez les éléments que vous ne souhaitez pas exporter. 2. Choisissez l élément de menu Fichier Exporter Exporter en tant que page web... Vous verrez apparaître une fenêtre avec trois onglets : Général, Évènements et Tâches. 3. Onglet Général : (a) Spécifiez la plage de dates que vous voulez exporter. Saisissez les dates manuellement ou bien utilisez le composant graphique du calendrier. (b) Si vous souhaitez exporter les tâches, cochez la case Exporter la liste des tâches. (c) Si vous souhaitez exporter les éléments affichés dans la vue du mois, sélectionnez l option Exporter en vue mensuelle. (d) Si vous souhaitez exporter les évènements formatés comme une liste d évènements, cochez la case Exporter les évènements comme une liste. (e) Définir le fichier web de sortie dans le champ Fichier de sortie. Si vous voulez définir un autre emplacement, appuyez sur le bouton fichiers pour le trouver. Ouvrir la boîte de dialogue de 4. Onglet Évènements : indiquez si vous voulez inclure les catégories et les participants dans la page web exportée. 5. Onglet Tâches : indiquez si vous voulez lister les dates d échéance, les catégories et les participants Maintenir vos agendas Les ordinateurs actuels disposent de volumes de stockage importants. Cependant, si vous synchronisez votre agenda KOrganizer avec un appareil limité en mémoire comme les machines Palm, l archivage vous paraîtra utile. De plus, les performances de KOrganizer peuvent être affectées s il y a trop d évènements. Pour archiver les vieux éléments, suivez la procédure ci-dessous : 1. Choisissez l élément de menu Fichier Archiver les anciennes entrées Renseignez la date dans le champ Archiver maintenant les incidences plus vielles que ou bien utilisez le composant graphique du calendrier pour sélectionner la date. Autrement, vous pouvez archiver automatiquement tous les éléments plus anciens qu une certains période. 3. Si vous avez choisi d archiver, vous devez aussi fournir un nom de fichier pour l archive dans le champ Fichier d archive. Si vous souhaitez réutiliser un fichier d archive plus ancien, cliquez sur le bouton Ouvrir la boîte de dialogue de fichier et chercher une archive existante. Les entrées seront ajoutées au fichier, de sorte que toutes les entrées déjà présentes dans le fichier resteront inchangées. 18

19 L archivage conservera tous les anciens éléments dans un fichier, y compris les tâches à faire terminées. Mais, si vous ne souhaitez pas du tout conserver les tâches à faire terminées, choisissez l élément de menu Fichier Supprimer les tâches à faire terminées pour supprimer toutes les tâches terminées de vos ressources actives. Si vous souhaitez conserver vos tâches à faire terminées, mais que vous ne souhaitez pas les voir dans les listes de tâches à faire, filtrez les au lieu de les supprimer. 3.3 Téléchargement en utilisant «Obtenir les dernières nouveautés» Pour ouvrir la boîte dialogue Nouveautés, qui vous propose une liste d agendas à télécharger, choisissez l élément de menu Fichier Importer Recevoir des nouveautés.... Si vous sélectionnez l un des agendas, une boîte de dialogue avec la liste des évènements des agendas apparaîtra. Pour fusionner les évènements affichés avec votre ressource par défaut, appuyer sur Fusionner. 19

20 Chapitre 4 Vues et filtres Bien que les agendas (ressources) peuvent organiser des évènements, des tâches et/ou des articles, ces éléments ont des natures très différentes. Les tâches peuvent ne pas avoir de dates associées, et donc qu un point de vue horaire ne leur correspond pas. Les articles sont une collection de vos réflexions, de vos évènements ou de vos expériences. Cela nécessite un mode de vue qui leur est propre, car ils ne sont pas liés avec la liste des évènements prévus ou la liste des tâches, etc. Pour résoudre ce problème d affichage de vos informations de façon utile et intuitive, KOrganizer propose différents affichages, des filtres et des possibilités de recherche. Vous pouvez aussi associer des évènements et des tâches à faire correspondants à des catégories, ce qui vous aidera à les afficher plus tard, en utilisant des filtres ou des couleurs. 4.1 Vues de KOrganizer Dans cette section, nous décrivons les différents modes de vue et présentons un aperçu de la façon de parcourir vos données personnelles en utilisant KOrganizer. La fenêtre de KOrganizer peut être divisée en deux zones principales : la fenêtre principale et le panneau latéral. La fenêtre principale présente les affichages principaux et le panneau latéral présente le navigateur de dates, l affichage des tâches à faire, l affichage du gestionnaire de calendrier. Pour afficher ou cacher les composants du panneau latéral, cocher ou décocher les éléments de menu dans le sous-menu Configuration Panneau latéral. Le navigateur de dates est fourni pour parcourir et sélectionner des dates. La date du jour sera mise en évidence avec une petite boîte autour. Les dates pour lesquelles un évènement est programmé seront affichées en gras (les évènements quotidiens ou hebdomadaires récurrents pourront ne pas être affichés en gras, en fonction de la configuration de l affichage) et les vacances seront colorées en rouge. Si vous voulez aller à une date, cliquez simplement sur elle. Maintenez enfoncée la souris pour sélectionner plusieurs dates contiguës en une seule fois. Les affichages Suite du programme, Liste, Agenda et Journal n afficheront que les évènements, les tâches à faire à partir du premier mois affiché dans le navigateur par dates. L affichage en Mois affichera les évènements et les tâches à faire à partir du premier mois affiché dans le navigateur par date (les jours sélectionnés dans le mois ne modifieront pas l affichage en mois, seul le mois sera modifié). Le composant du panneau latéral d affichage des tâches à faire liste vos tâches à faire, de la même manière que la vue des tâches à faire. Cela est utile si vous voulez voir vos tâches à faire pendant que vous utilisez d autres vues. Le composant du panneau latéral pour l afficheur d éléments affiche des détails concernant les évènements, les tâches à faire ou les entrées de journal actuellement sélectionnés. 20

21 Enfin, le composant du panneau latéral «Afficheur de gestionnaire de calendrier» vous permet d activer ou de désactiver les ressources de la liste en cochant ou décochant l option de ressource et de gérer vos ressources. Pour plus d informations, veuillez consulter Section 3.1. Vous pouvez aussi naviguer dans votre calendrier en choisissant l élément de menu Aller En arrière (ou en appuyant sur le bouton de la barre d outils ), ce qui vous positionnera au jour, à la semaine, au mois ou à l année précédent, en choisissant l élément de menu Aller En avant (ou en appuyant sur le bouton de la barre d outils ), ce qui vous positionnera au jour, à la semaine, au mois ou à l année suivant (dépend de la vue) ou en choisissant l élément de menu Aller Aller à aujourd hui (ou en appuyant sur le bouton de la barre d outils ), ce qui contiendra le jour d aujourd hui dans la vue actuelle Vue La suite du programme Cette vue affiche les évènements et les tâches dans un format simple pour que vous puissiez lire rapidement. Toutes les tâches ouvertes seront affichées, mais seuls les évènements des jours sélectionnés dans le Navigateur par date de la barre latérale seront affichés. Les évènements et les tâches sont affichés un par ligne. Changer vers la vue des prochains jours en choisissant l élément de menu Affichage A suivre Vue de liste d évènements Cet affichage présente toutes vos tâches à faire, tous les évènements et toutes les entrées de journal pour les dates sélectionnées dans le navigateur de dates sous forme de liste. Les tâches à faire ouvertes dont les dates d échéance ne correspondent pas aux dates sélectionnées ne sont pas affichées. Cet affichage est adapté pour afficher de nombreux éléments différents dans un affichage simplifié. Elle est également utile si vos évènements sont répartis sur une longue période, empêchant leur affichage complet sur l écran avec d autres affichages. Les éléments sont affichés un par ligne. Les colonnes indiquent si un rappel est défini (une icône en forme de cloche affiché à l intérieur de celle-ci indique qu un rappel est défini), s il se répète plusieurs fois (une icône représentant deux flèches formant un cercle signifie un évènement avec plusieurs occurrences) et les informations de début et de fin. Un survol d un élément avec la souris fera apparaître une infobulle contenant les informations détaillées sur l élément. Changer l affichage vers la vue en liste en choisissant l élément de menu Affichage Liste des évènements Vue Agenda L affichage en calendrier présente vos évènements ou tâches à faire pour un ou plusieurs jours dans un ordre chronologique. Vous pouvez aussi voir la durée de chaque évènement dans le calendrier du jour. Pour activer l affichage en calendrier, sélectionnez l élément de menu Afficher Calendrierou appuyez sur le bouton de la barre d outils. Les affichages en Jours, Semaine ouvrée et Semaine sont des variantes de l affichage de calendrier. En fait, vous pouvez définir les jours affichés dans l affichage de calendrier à tout moment en les sélectionnant dans le navigateur de dates. L heure est indiquée par une barre de temps sur le côté gauche de l affichage. Une barre de défilement sur la droite est affichée lorsque la journée complète ne peut être affiché sur un seul écran (ce qui est habituellement le cas). Chaque rectangle dans l affichage représente un évènement particulier ou une tâche à faire particulière et en affiche les heures de début et de fin, ainsi que 21

22 son résumé. Une icône en forme de cloche apparaît si un rappel est défini. Une icône avec deux flèches formant un cercle est affichée si l se répète plusieurs fois. Un survol d un élément de calendrier avec la souris fera apparaître une infobulle, contenant les informations détaillées de l élément. Pour que KOrganizer affiche une ligne rouge marquant l heure courante dans le jour courant (ligne de Marcus Bains), cochez l option Afficher la ligne d heure courante (ligne de Marcus Bains) dans la configuration d affichage de KOrganizer. Chaque évènement peut être redimensionné. Déplacez simplement le pointeur de la souris vers la bordure supérieure ou bien inférieure de l évènement et faites glisser cette bordure vers le haut ou bien vers le bas. De cette manière, vous pouvez modifier visuellement l heure de début et de fin de votre évènement. Cela fonctionne également pour les aperçus des jours ouvrables et de la semaine. En d autres termes, il est possible de modifier les heures à la souris, tout simplement en déplaçant les bordures supérieure ou inférieure de l évènement vers le nouvel horaire choisi. Tout évènement peut être re-planifier en utilisant la souris. Placez le pointeur de la souris sur l évènement et faites le glisser vers le nouveau créneau horaire. Cela fonctionne également pour les affichages en Semaine et en Semaine ouvrée. Les évènements peuvent être déplacés dans d autres, actuellement à des dates non-visibles. Placez le pointeur de la souris sur l évènement et faites le glisser vers le navigateur de dates. Puisque l affichage en calendrier ne peut pas présenter le jour complet sur la plupart des écrans, vous devez utiliser l ascenseur pour monter et descendre dans la page. Il y a un petit indice qui vous dit s il existe des évènements cachés au-dessus ou en dessous de l affichage courant. Il y a une petite flèche pointant soit vers le le bas ou soit vers le haut respectivement au bas ou en haut de chaque affichage en jours. TUYAU Il y a deux raccourcis utiles pour ajouter des évènements : Double-cliquez sur n importe quel créneau horaire, et KOrganizer créera automatiquement un évènement d une durée telle que définie par défaut (personnalisable dans la boîte de dialogue des préférences). Vous pouvez immédiatement en modifier la description. Les évènements sont placés à la demi-heure près, donc sur la demi-heure la plus proche de l emplacement de votre clic. Sélectionnez n importe quelle période horaire, and faites un double-clic dessus ou démarrez la saisie du titre de l évènement. KOrganizer fixera automatiquement la durée et l heure de début comme défini par la zone sélectionnée dans la vue d agenda. Pour vous aider à organiser votre agenda, les couleurs des évènements sont associées à des catégories, et dépendant de la KOrganizer configuration des vues, cela peut aussi indiquer sa ressource. En conséquence, si vous assignez des catégories aux évènements et différentes couleurs aux catégories, vous serez capable d identifier rapidement le type d évènement par sa couleur. La vue d agenda peut afficher les évènements provenant de tous vos calendriers fusionnés dans une seule vue ou afficher une vue par calendrier. Il est également possible d avoir les deux vues disponibles grâce à des onglets et de la personnaliser dans la boîte de dialogue de préférences Vue du jour Cette vue présente la vue d agenda pour un seul jour. Changez l affichage vers la vue en jours en choisissant l élément de menu Aller Jour ou en appuyant sur le bouton Jour dans la barre d outils Vue Les X jours suivants Cette vue présente la vue d agenda pour les prochains jours, en partant d aujourd hui. Vous pouvez modifier le nombre de jours devant être affichés dans la configuration de la vue de KOrganizer. La valeur par défaut est de 3. 22

23 Changez l affichage en la vue des prochains jours en choisissant l élément de menu Aller X prochains jours (X représente le nombre de jours, en général 3) Vue de la semaine La vue en semaine fournit une vue similaire à la vue en jour. Les évènements pour sept jours sont affichés côte à côte. Changez l affichage vers la vue en semaines, en choisissant l élément de menu Aller Semaine ou en appuyant sur le bouton Semaine dans la barre d outils Vue des jours ouvrables Ceci est identique à la vue par semaine, sauf qu elle affiche uniquement les jours ouvrables de la semaine. Changez l affichage vers la vue en semaine ouvrée, en choisissant l élément de menu Aller Semaine ouvrée Vue du mois L affichage en mois présente tous les évènements et les tâches à faire avec une échéance dans le mois courant dans une disposition classique de calendrier mensuel. Chaque cellule de l affichage représente un jour et chaque jour contient tous les évènements qui peuvent tenir dans l espace disponible. Le passage en taille de fenêtre maximale vous permettra de voir plus de rendez-vous. Les informations concernant la périodicité et l état des rappels sont indiquées par des icônes d une cloche et de flèches formant un cercle de façon similaire que dans les autres types d affichage. Naviguez dans la vue du mois en utilisant les flèches du navigateur par date, ou les éléments et les boutons de la barre d outils à partir du menu Aller. Puisque la zone visible d une cellule d un jour peut ne pas contenir tous les évènements et tâches, vous pouvez utiliser le clavier pour parcourir les éléments, ou, si vous cochez la caseactiver les barres de défilement dans les cellules de la vue mensuelle dans la configuration des vues de KOrganizer, vous pouvez les utiliser pour voir tous les évènements et tâches à partir de ce jour. Passez votre souris sur un élément de l agenda pour afficher une infobulle qui contient les détails de l élément. Double-cliquez sur une zone vide pour créer un évènement, double-cliquez sur un élément de l agenda pour le modifier. Pour vous aider à organiser vos données, les couleurs des évènements peuvent refléter leur catégorie, et sa ressource, en fonction de la configuration des vues de KOrganizer. En conséquence, si vous assignez des catégories aux évènements, vous pouvez identifier le type de l évènement (ou de la ressource) par sa couleur. Changez l affichage en la vue en mois, en choisissant l élément de menu Afficher Vue en mois ou en appuyant sur le bouton Mois dans la barre d outils Vue de la ligne de temps La vue de la ligne de temps montre tous les évènements pour le créneau de temps sélectionné dans un diagramme de Gantt. Chaque calendrier est affiché avec une ligne séparée. Passez votre souris sur un élément de l agenda pour afficher une infobulle qui contient les détails de l élément. Double-cliquez sur une zone vide pour créer un évènement, double-cliquez sur un élément de l agenda pour le modifier. 23

24 4.1.6 Liste des tâches La liste des tâches à faire vous propose un endroit pour rédiger vos notes concernant des choses à faire à court-terme (ou à long-terme). Le composant de panneau latéral pour l affichage des tâches à faire apparaît à droite sous le navigateur de dates. Vous pouvez également l afficher dans le panneau principal si vous cliquez sur le bouton de barre d outils pour l affichage de Liste des tâches à faire ou si vous sélectionnez l élément de menu Afficher Liste des tâches à faire. Vous pouvez associer une date limite à votre tâche, en d autres termes la date à laquelle la tâche aura dû être effectuée. Vous pouvez également assigner des priorités aux tâches, et elles apparaîtront triées dans l ordre des priorités. Plus le chiffre est bas, plus la priorité est haute, exception faite du zéro (0) qui indique l absence de priorité. Pour créer une nouvelle tâche à faire, faites un clic droit sur le composant du panneau latéral pour l affichage des tâches à faire ou sur l affichage en liste des tâches à faire puis sélectionnez l élément de menu Nouvelle tâche à faire. Si vous avez fait un clic droit sur une tâche à faire existante, vous obtiendrez plus de choix : vous pourrez Afficher le résumé, Modifier... les détails de la tâche à faire, Supprimer complètement la tâche à faire ou vous pouvez créer une Nouvelle soustâche à faire... Vous pourriez, par exemple, créer une tâche à faire globale, comme construire une maison et créer des sous-tâches à faire comme Choisir le terrain adapté, embaucher un architecte, recruter des ouvriers et enfin organiser une fête pour vos amis. Quand vous choisissez Nouvelle tâche, une boîte de dialogue s ouvrira, vous permettant ainsi de saisir toutes les informations nécessaires. Cliquez sur n importe quelle tâche dans la liste pour la sélectionner. Si vous cliquez sur la case à cocher à gauche de la description de la tâche, vous modifierez l état de la tâche (terminée ou non). Si vous double-cliquez sur la description de la tâche, vous pourrez modifier tous les détails de cette tâche. Vous pouvez également sélectionner le menu Purger les tâches terminées en cliquant avec le bouton droit de la souris pour supprimer toutes les tâches marquées comme terminées. Les tâches à faire peuvent également être déplacées par glisser-déposer avec la souris pour modifier leurs hiérarchies ou bien pour échanger des tâches à faire avec d autres fenêtres de calendrier. Vous pouvez également avoir un aperçu de toutes les opérations de glisser-déposer disponibles Vue du journal L affichage en journal fournit un endroit pour que vous puissiez enregistrer vos réflexions, vos souvenirs ou vos expériences. Vous pouvez afficher l affichage en journal si vous appuyer dans le panneau principal sur le bouton de barre d outils choisissant l élément de menu Afficher Journal. Affichage en journal ou bien en Lorsque vous cliquez sur le lien ajouter une entrée de journal, une nouvelle entrée de journal sera créé. Si vous souhaitez modifier une entrée de journal, cliquez simplement sur la zone de texte et modifiez le! Pour supprimer une entrée de journal, appuyez sur le bouton Supprimer à côté du Titre de l entrée de journal. 4.2 Catégories Pour vous aider à organiser vos articles en groupes spécifiques, vous pouvez assigner des catégories aux évènements, aux tâches à faire et aux entrées de journal. Si vous leur assignez des catégories, vous pourrez les utiliser plus tard lors d une recherche, d un filtrage ou de l affichage des évènements et tâches à faire. 24

25 Pour assigner des catégories lorsque vous modifiez ou créez de nouveaux évènements ou de nouvelles tâches à faire, sélectionnez une catégorie à partir de la boîte de dialogue à liste déroulante marquée Catégories dans l onglet Général. Vous pouvez assigner plusieurs catégories pour chaque élément. Pour créer, supprimer ou modifier les catégories, choisissez l élément de menu Configuration Gérer les catégories... pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier les catégories. Si vous associez différentes couleurs aux catégories, vous pourrez identifier rapidement le type de l évènement par sa couleur, que ce soit dans l affichage en Calendrier ou dans l affichage en Mois (en fonction de la configuration des affichages de KOrganizer). 4.3 Filtres Pour vous aider à voir, chercher et exporter vos données, vous pouvez créer et utiliser des filtres pour vos agendas. Par exemple, si vous ne voulez pas voir les tâches achevées, vous pouvez les filtrer, au lieu de les purger. Si vous assignez des catégories, vous pouvez les utiliser pour créer des filtres. Pour créer, supprimer et modifier les filtres, choisissez l élément de menu Configuration Gérer les vues et les filtres... ce qui ouvrira la boîte de dialogue Modifier les filtres d agenda. En utilisant cette boîte de dialogue, vous pouvez créer, supprimer et modifier les filtres qui affecteront les éléments qui seront affichés par KOrganizer. Le sous-menu Afficher Filtre et la liste déroulante de filtres de la barre d outils vous offre un accès à tous les filtres disponibles créés en utilisant la boîte de dialogue Modifier les filtres d agendas. Pour activer ou désactiver l affichage de la barre d outils des filtres, choisissez Configuration Barres d outils affichées Barre d outils de filtres. Si vous ne voulez pas utiliser de filtre, choisissez Pas de filtre. Les filtres sont utiles lors de l export de votre agenda. Si vous utilisez un filtre, seul les éléments filtrés (visibles) seront exportés. Par ailleurs, les filtres sont plus efficace lorsque les éléments sont déjà classés et organisés dans des catégories, étant donné que vous pouvez facilement créer des filtres fondés sur les catégories. 4.4 Recherche Choisissez l élément de menu Modifier Chercher... ou appuyez sur le raccourci Ctrl+F pour rechercher des éléments (évènements, tâches à faire ou entrées de journal) en fonction de leur titre, leur description et / ou leur catégorie. Cette action «Chercher» recherchera uniquement dans les champs spécifiés. TUYAU Vous pouvez utiliser des caractères de substitution si vous ne vous souvenez plus du résumé exact. Si vous ne vous souvenez plus d un caractère isolé du résumé, saisissez un? à la place du caractère manquant. Si plusieurs caractères vous manquent, utilisez *. Par exemple, si vous savez que l évènement ou la tâche à faire contiennent le mot réunion au début et produit ensuite, vous pourriez écrire *travail*produit dans la boîte de dialogue Rechercher. KOrganizer identifiera toutes les entrées comme Tâche à faire : organiser une réunion à propos du nouveau produit, Réunion pour discuter de l ancienne ligne de production, et d autres. La casse est ignorée. Le résultat de l opération de recherche est une liste d évènements, d articles et/ou de tâches avec la description de résumé spécifiée. Les colonnes affichées dans la liste sont les mêmes que les colonnes de l Vue Liste. Cette liste de résultat est active. Vous pouvez double-cliquer sur une ligne pour afficher ou modifier les détails d un évènement ou d une tâche. Obtenez plus d informations sur ces détails dans les sections Section 5.1 et Section

26 Chapitre 5 Saisie des données 5.1 Évènements Les évènements sont des rendez-vous passés ou futurs, comme des réunions professionnelles, des fêtes d anniversaires ou des sorties au cinéma. Les évènements peuvent également s étaler sur plusieurs jours, comme par exemple les vacances. Saisir un nouvel évènement est très facile. Cliquez simplement sur l élément de menu Actions Nouvel évènement... Une fenêtre avec cinq onglets apparaîtra à la base. Si vous le désirez, vous pouvez également choisir une autre manière de saisir un nouvel évènement : 1. Utiliser le navigateur de dates pour aller à la date de l évènement. 2. Changer pour l affichage en vue de calendrier et cliquez sur l icône désirée d affichage dans la barre d affichage ou sélectionnez l affichage voulu à partir du menu Aller. Comme votre évènement débute à une heure précise, vous devrez choisir un affichage qui présente les heures de la journée. Vous pouvez choisir l affichage en Jour, ensemaine ouvrée ou en Semaine. L affichage en Mois est pour sa part mieux adapté pour les tâches à faire, décrites ci-dessous. 3. Dans la fenêtre principale, double-cliquez sur la date et l heure auxquelles votre évènement débute. 4. Une boîte de dialogue apparaît, à la base de la fenêtre avec cinq onglets. Saisissez vos données comme décrit ci-dessous. 26

27 Une copie d écran de la boîte de dialogue de modification d évènement de KOrganizer Ceci est une description détaillée des champs et composants graphiques de la fenêtre des évènements. Il n est pas nécessaire de renseigner tous les champs, certains pouvant rester vides. Lisez la Section des champs requis pour une information plus détaillée. Si vous préférez apprendre par l exemple, vous en trouverez un dans la section Saisie d un évènement. Titre : Dans le champ Titre saisissez une brève description de l évènement. C est ce texte qui sera affichée dans la fenêtre principale de KOrganizer. Emplacement : Saisissez une brève description de l emplacement où se déroulera l évènement. Début et Fin Les dates de début et de fin pour votre évènement, proposées par KOrganizer. Les évènements sont supposés débuter et se terminer à la même date. Modifiez ces dates selon vos souhaits. Saisissez ces dates directement ou bien utilisez le composant graphique de calendrier. Sélectionnez l heure par intervalle de quinze minutes ou saisissez l heure désirée directement dans le champ d heure. Ces champs sont uniquement disponibles lorsque l option Utilisez la journée entière est non sélectionnée Onglet général Détails : Saisissez une description longue de l évènement dans le grand rectangle sans titre. Vous pouvez y mettre autant de détails que vous le souhaitez. Par exemple, si votre évènement concerne la réparation de votre voiture, vous pouvez faire la liste de toutes les pièces devant être réparées. Plus tard, vous pourrez imprimer cette liste et la remettre à votre garagiste. Si l évènement consiste en faire vos courses, vous pouvez dresser la liste des produits à acheter. Imprimez-la et emportez-la au magasin. Catégories 27

28 Vous pouvez assigner plusieurs catégories à un élément de calendrier. Cliquez sur la boîte de dialogue à liste déroulante pour afficher toutes les catégories disponibles. Cochez toutes les catégories pour assigner celles adaptées à l évènement. Vous pouvez aussi ajouter une nouvelle catégorie, en modifier une ou en supprimer une grâce à la boîte de dialogue Modifier les catégories. Ouvrez cette boîte de dialogue avec Configuration Gérer les catégories. TUYAU Par exemple, vos cours de langue au bureau recoupent les catégories Affaires et Scolarité, tandis que votre anniversaire de mariage fait plutôt partie de la catégorie Personnel et/ou Occasion spéciale - à vous de voir. Accès : Choisissez Public, Privé ou Confidentiel pour conserver l évènement privé ou confidentiel. Actuellement, ce choix définit correctement l attribut CLASS des évènements à PU- BLIC, PRIVE ou CONFIDENTIEL. Cependant, si ces paramètres sont réellement utilisés pour limiter l accès aux informations, cela dépend du client et / ou de l implémentation du serveur de logiciels de collaboration. AVERTISSEMENT Habituellement, KOrganizer affichera les éléments appartenant à d autres personnes et marqué comme confidentiel. Les autres clients peuvent les traiter différemment, mais faites attention lorsque vous publiez des évènements privé ou confidentiel : vcalendar et icalendar sont des fichiers texte et peuvent être lu avec n importe quel éditeur de texte (si quelqu un a un accès en lecture). Donc, si vous souhaitez conserver les éléments réellement confidentiels, assurez vous d utiliser une ressource à laquelle vous seul pouvez accéder Onglet Participants Choisissez dans cet onglet les personnes que vous voulez inviter à votre évènement. Une copie d écran de la boîte de dialogue «Modifier l évènement» de l onglet «Invités» KOrganizer 28

29 Organisateur de réunion : Définit l identité correspondant à l organisateur de cette tâche à faire ou à cet évènement. Si KOrganizer est configuré pour envoyer des courriers électronique d invitation, l identité sélectionnée dans cette boîte à cocher sera utilisée pour l envoi de ces courriers électroniques. L identité par défaut peut être définie dans la section Personnel de la configuration de KOrganizer, d autres identités dans le module de la configuration du système Détails du compte-> Mot de passe & Compte Utilisateur. Liste des participants La liste au centre de l onglet affiche les invités sélectionnés pour cet évènement et vous permet d en ajouter en saisissant le nom et l adresse électronique, de les modifier ou de les supprimer. Si le participant est dans votre carnet d adresses, vous n avez pas besoin de vous rappeler ou de saisir son adresse électronique pour l ajouter à la liste des participants. Cliquez simplement sur le bouton Sélectionner le participant... et sélectionnez le ou les. Veuillez noter qu il s agit du carnet d adresses standard de KDE qui est également utilisé par KMail et qui peut aussi être utilisé par une application tierce (KAddressBook). Participants Choisissez le rôle du participant (Participant, Participant optionnel, Observateur ou Acteur) dans le menu déroulant sur le coté gauche de l entrée. Ce rôle est un simple rappel sur l implication du participant dans cet évènement. État Choisissez l état du participant (Action requise, Accepté, Refusé, Provisoire, Délégué) à partir d un menu à liste déroulante sur le coté droit d une entrée. Si vous utilisez un calendrier de serveur de logiciels de collaboration et vous demandez des réponses de vos participants, lorsque que vous recevez les réponses, l état du participant sera mis à jour. Si vous ne demandez pas de réponses, vous devrez mettre à jour l état manuellement. Nécessite une réponse Sélectionnez l option Nécessite une réponse à partir de la boîte de dialogue à liste déroulante si ce participant doit donner sa réponse à votre proposition de calendrier. Par la suite, le participant recevra un courrier électronique avec les informations sur le calendrier de l évènement. Une petite enveloppe apparaîtra dans la liste détaillée pour l indiquer. Cette fonctionnalité sera particulièrement utile quand la gestion de calendrier par un serveur de logiciels de collaboration est utilisée puisque l état du participant est mis à jour automatiquement Onglet de rappel Rappel Sélectionnez un rappel par défaut dans la boîte à menu déroulant et appuyez sur Ajouter si KOrganizer doit vous rappeler un évènement. Utilisez le bouton Configurer pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le rappel existant. En utilisant celle-ci, vous pouvez définir combien de minutes, heures ou jours avant ou après le début de l évènement, vous souhaitez être averti. En utilisant cette boîte de dialogue, vous pouvez fixer l intervalle de répétition pour vos rappels et créez des rappels spéciaux qui jouent un son ou lance des programmes. Vous pouvez définir des intervalles de répétition pour vos rappels et créer des rappels spécifiques qui affichent du texte, envoient des courrier électroniques, jouent des sons ou exécutent des programmes et des scripts. TUYAU Si vous sélectionnez d exécuter un programme ou un script spécifique au moment du rappel, veuillez d abord vous assurer cependant que vous avez les droits suffisants pour exécuter ce programme. Si vous ne le faites pas, le programme ne s exécutera pas. 29

30 5.1.4 Onglet de périodicité Certaines évènements se répètent. Vous pouvez spécifier leur planification exacte à cet endroit. Une copie d écran de la boîte de dialogue de modification d un évènement de KOrganizer - Onglet de périodicité NOTE Pour activer la configuration, démarrez en sélectionnant un règle de périodicité sur la droite de Se répète à partir de la boîte de dialogue à menu déroulant. Si Jamais est sélectionné, vous ne pourrez faire aucune modification dans cet onglet Règle de périodicité Précisez si vous souhaitez que cet évènement se répète : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuellement. Des options plus détaillées apparaissent comme suit : Quotidien Spécifiez si l évènement se reproduit tous les jours (1), tous les deux jours (2), etc. Hebdomadaire Spécifiez si l évènement se produit toutes les semaines (1), toutes les deux semaines (2), etc. Spécifiez également le jour (Dimanche... Lundi) où se tient l évènement. Mensuel Vous pouvez faire en sorte que l évènement se produise le même jour tous les mois, ou bien un jour particulier d une semaine particulière. Vous devez faire votre choix entre ces deux possibilités. Par défaut, KOrganizer suppose que vous souhaitez répéter l évènement le même jour calendaire tous les mois (par exemple le 15). Vous pouvez aussi ajuster cette périodicité, de façon que l évènement se reproduise mensuellement, trimestriellement, etc. Annuel Cette option est similaire à «Mensuel». Vous devez choisir si vous indiquez ou non un jour précis de l année (par exemple, le 250 ième jour de l année), dans une semaine spécifique pour un jour précis d une semaine dans un mois (par exemple, le deuxième Mardi de Mars) ou le jour d un mois d un mois particulier dans l année. Par défaut, KOrganizer suppose que vous avez choisi le jour du mois. Vous pouvez ajuster la périodicité pour définir des évènements se reproduisant deux fois par an, tous les quatre ans, etc. 30

31 Plage de périodicité Par défaut, les évènements qui se répètent le feront éternellement ; il n y a pas de fin à cette répétition. Ceci est ou non souhaitable. Ainsi, vous pouvez arrêter la répétition en saisissant une date de fin, ou un nombre total de répétitions Exceptions Vous pouvez avoir configuré une règle de périodicité très pratique, tout en réalisant qu il y aura quelques exceptions. Si par exemple vous planifiez votre emploi du temps scolaire, vous pouvez avoir besoin d exceptions, pour les vacances ou autres choses de ce genre. Dans cette section, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des dates dans la liste des exceptions (c est-à-dire des dates qui correspondent à la règle de périodicité définie, mais pour lesquelles l évènement ne sera pas programmé). Choisissez une date avec le sélecteur et cliquez sur Ajouter pour l intégrer à la liste. Pour retirer des dates, sélectionnez-les dans le cadre de droite et cliquez ensuite sur Supprimer Pièces jointes Les évènements ou les tâches à faire peuvent contenir des pièces jointes. Elles peuvent être enregistrées comme des liens ou sur le réseau. Pour ajouter une pièce jointe, appuyez sur le bouton Ajouter. Une copie d écran de la boîte de dialogue de modification d évènement de KOrganizer - Onglet des attachements En sélectionnant Enregistrer la pièce jointe en ligne, vous choisirez d enregistrer la pièce jointe à l intérieur de votre calendrier, ce qui peut prendre beaucoup d espace selon sa taille. Si vous ne sélectionnez pas cette option, alors, seul un lien pointant sur la pièce jointe sera enregistré. Ne pas utiliser un lien pour les pièces jointes qui sont souvent modifiées ou qui peuvent être déplacées (ou supprimées) de leur emplacement actuel. Les actions suivantes dans le menu contextuel sont fournies pour travailler avec des pièces jointes : Ouvrir Afficher la pièce jointe sélectionnée avec l application associée. Enregistrer sous... Permet d enregistrer une pièce jointe existante sous un nom différent. Copier, Couper et Coller Permet de copier, couper et coller vers ou à partir du presse-papiers. 31

32 Supprimer Supprime la pièce jointe sélectionnée. Propriétés... Permet de changer une pièce jointe existante Gère les modèles Le bouton Gérer les modèles ouvre une boîte de dialogue qui vous permet d enregistrer l évènement courant comme modèle. Ainsi, vous pouvez ré-utiliser les données saisies pour de futurs évènements. Par exemple, vous pouvez enregistrer un modèle pour une réunion qui se tien au même endroit et avec les mêmes personnes. Avec le bouton Appliquer, vous pouvez utiliser un modèle existant pour votre évènement. En poursuivant l exemple du paragraphe précédent, vous pouvez définir l ordre du jour de la réunion. 5.2 Tâches à faire La liste des tâches à faire est un endroit vous permettant de prendre des notes pour vous-même sur des choses que vous avez à faire. Les tâches à faire sont des actions qui peuvent ou non être planifiées. Il y a des tâches à faire à court terme ou à long terme. Par exemple, vous devriez aller chez le coiffeur dans la semaine et vous devriez vendre votre vieille voiture dans l année. Vous ne voulez pas probablement d un rappel à une date particulière, vous voulez juste avoir une liste de choses que vous avez à faire et des dates auxquelles elles doivent être terminées au plus tard (dates d échéance). pas besoin d être programmées à une date précise. Il y a des tâches à court terme et des tâches à long terme. Par exemple, vous devez aller chez votre coiffeur dans la semaine, ou vendre de votre voiture dans l année. Vous ne souhaitez pas être alerté à une date précise, mais voulez tout simplement avoir une liste de choses à faire, et leurs échéances. Pour saisir une nouvelle tâche, sélectionnez Actions Nouvelle tâche à faire. Une fenêtre apparaîtra à la base comprenant cinq onglets. 32

33 5.2.1 Onglet général Une copie d écran de la boîte de dialogue de modification d une tâche à faire de KOrganizer Cet onglet partage un grand nombre d options avec la boîte de dialogue Modifier les évènements mais possède quelques éléments additionnels pour les tâches à faire : Achèvement Il s agit d un menu déroulant proposant des pourcentages d avancement avec un réglage initial à 0 % d avancement. Par la suite, vous pouvez préciser votre pourcentage d avancement de la tâche par tranches de 10 %. Priorité Assignez une priorité à votre tâche à faire. Ce menu déroulant offre des priorités de un à cinq, un étant la plus haute. Par défaut, les tâches à faire sont considérées de priorité 5 (moyenne). 5.3 Champs nécessaires Ceci est un récapitulatif des champs nécessaires et de ceux qui peuvent rester vides lors de la saisie d évènements : Dans l onglet Général, vous devriez renseigner au moins le champ Titre et la description (le grand rectangle), même si aucun des deux n est obligatoire. Si vous cochez l option Rappel, il vous faudra spécifier la période, et aussi le son à jouer ou le programme à lancer. L onglet Participants peut être laissé complètement vide. L onglet Périodicité ne doit être rempli que si vous avez sélectionné une répétition journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. La boîte de dialogue Attachements peut être laissée complètement vide. 33