Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation

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1 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique Choisir de poursuivre des études universitaires de troisième cycle menant au grade académique de docteur, c est se former à un métier passionnant, celui de chercheur. Le doctorat représente un travail personnel de longue haleine, en étroite collaboration avec son (ses) promoteur(s), souvent au sein d une équipe de recherche et en contact avec la communauté scientifique internationale. Au terme de ce parcours, le doctorant est convié à soutenir publiquement sa thèse. Poursuivre un doctorat représente l opportunité de bénéficier d une formation individualisée et de grande qualité tant au travers de l acquisition d un niveau élevé de qualification scientifique et professionnelle que du développement des compétences transversales et l invitation à l ouverture internationale. Devenir un expert reconnu au sein de sa discipline et développer les qualités indispensables sur le marché de l emploi constituent les deux piliers du doctorat. Ce souci d une formation pointue et souple, spécialisée et transversale, individualisée et ouverte sur le monde se retrouve dans les deux composantes du cursus doctoral organisé au sein de l Académie universitaire Louvain (en abrégé, l AUL) : la formation doctorale et les travaux de recherche relatifs à la préparation de la thèse de doctorat. Ce vademecum a pour but de rendre plus aisée la bonne compréhension du cursus doctoral et des droits et devoirs incombant au doctorant. Il est subdivisé en six sections : règlements, organisation du doctorat, formation doctorale, grandes étapes du doctorat, FAQ, balises. 1. Règlements Les doctorants en sciences psychologiques et de l éducation sont soumis à deux règlements : 1. Règlement doctoral de l AUL 2. Dispositions particulières d application du règlement de l AUL pour la Commission doctorale du domaine "Sciences psychologiques et de l éducation" Ces règlements constituent les textes de référence qui régissent les doctorats : en cas de litige, ce sont les seuls qui fassent foi. Ils sont téléchargeables sur le site web de l AUL (voir point 6, «balises») et distribués à tout candidat au doctorat. Les autres informations et procédures disponibles en sont des compléments utiles mais ne remplacent ni ne modifient les textes réglementaires. Dès lors, tout doctorant ou candidat au doctorat est très vivement invité à lire ces textes avec attention afin de se les approprier. 2. Organisation du doctorat L organisation du doctorat dépend de l AUL (qui regroupe quatre universités : l UCL, les FUNDP, les FUCaM, et les FUSL). Cela implique différents acteurs intervenant à plusieurs niveaux. Le doctorat est régi par un règlement unique dont il vient d être fait mention, et ce quelle que soit l université de l AUL dans laquelle le doctorant est inscrit et le domaine d études concerné. C est la Commission doctorale de l Académie Louvain (en abrégé, la CODAL) qui est chargée de veiller au respect des dispositions prévues par le règlement doctoral de l AUL. Les Commissions doctorales de domaines (en abrégé, les CDD), organisées au niveau de l AUL, sont les organes responsables de la mise en œuvre du doctorat dans leur(s) domaine(s) d études. A ce titre, la CDD

2 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique constitue l interlocuteur privilégié du doctorant et de son comité d accompagnement tout au long du parcours du doctorant et, en particulier, lors de la validation des quatre étapes obligatoires du cursus doctoral (éventuellement précédées d une étape facultative de pré-admission) : l admission au doctorat ; la confirmation (dans un délai de 12 à 24 mois après l admission) ; la défense privée ; la soutenance publique. Ces étapes seront davantage détaillées au point 4 du présent vademecum. Les CDD ont également pour mission l arbitrage d éventuels conflits entre le doctorant et son promoteur, la CODAL pouvant être sollicitée si le doctorant conteste une décision de la CDD. Dans le respect des dispositions générales prévues par le règlement doctoral de l Académie, chaque CDD a adopté des dispositions particulières qui fixent les modalités de mise en œuvre du doctorat dans leur domaine d études. C est de ces dispositions dont il était question dans la section «règlements» de ce vademecum. Enfin, il est important de savoir que tout ce qui concerne le doctorat n est pas du ressort de la CDD. L inscription et la diplômation sont du ressort de l université où est réalisé le doctorat, soit de l UCL dans le cas présent. La CDD «Sciences psychologiques et de l éducation» Cette CDD possède une particularité : tous ses membres et tous les étudiants qui en dépendent appartiennent à l UCL. En effet, au sein de l AUL, seule l UCL délivre des diplômes de docteurs en psychologie ou sciences de l éducation. Cette particularité pourrait faire penser que la CDD est une instance facultaire, mais il convient de garder à l esprit qu il n en est rien et que c est une instance qui relève de l AUL. L échelon supérieur à la CDD n est donc pas à chercher au sein de la faculté, mais au sein de l Académie Louvain : il s agit de la CODAL, la Commission Doctorale de l Académie Louvain. Voici la constitution actuelle de la CDD «Sciences psychologiques et de l éducation». La liste de ses membres est également disponible sur le site web de l AUL (voir point 6, «balises»). Président de la Commission doctorale du domaine : Olivier Corneille (Jean Kinable par intérim) Secrétaire de la Commission doctorale du domaine : Vinciane Desnoeck Membres : Raymond Bruyer, Donatienne Desmette, Vincent Dupriez, Jean Kinable, Marie-Pascale Noël et Emmanuelle Zech Représentant des doctorants : Jean-Baptiste Dayez 3. Formation doctorale ( crédits) La formation doctorale est définie de manière souple et spécifique, selon les besoins du doctorant. Le programme de formation doctorale, évolutif par essence, est proposé par le doctorant en étroite collaboration avec son (ses) promoteur(s) et les membres de son comité d accompagnement. Le contenu du programme de formation doctorale, équivalent à 60 crédits, est approuvé par la CDD qui en évalue régulièrement la progression et valide les activités suivies dans ce cadre. La formation doctorale s articule autour de trois axes principaux : La formation disciplinaire, constituée o d un ensemble de cours avancés et o de la participation à des séminaires locaux et internationaux ; La communication scientifique, orale ou écrite (publications scientifiques, rapports de recherche ) ; Le développement de compétences transversales (langues étrangères, gestion de projets, pédagogie, propriété intellectuelle ). Au titre de formation doctorale à la communication scientifique, la réussite des épreuves de confirmation, de défense privée et de soutenance publique est valorisée à raison de 5, 10 et 5 crédits, respectivement. Dès lors, le doctorant doit, en plus de ces 20 crédits, acquérir 40 autres crédits de formation doctorale. Ces crédits peuvent être acquis en participant à diverses activités. Le tableau ci-dessous reprend la valeur ECTS attribuée à

3 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique certaines activités, ainsi que les minimums et maximums en vigueur pour les doctorants inscrits en ou ultérieurement. Type d activité Valeur ECTS Valeur minimale ou maximale (uniquement pour les doctorants inscrits en ou ultérieurement) Cours en école doctorale variable min. 18 Article soumis 3 Article accepté ou paru 6 min. 6 Congrès international Présentation orale 4 Présentation d un poster 3 min. 4 Participation sans présentation 2 Encadrement didactique 6 max. 6 Rédaction d un projet pour un grand fonds 3 max. 3 École d été Moins d une semaine Plus d une semaine Les écoles doctorales thématiques 2 4 max. 6 La formation doctorale s acquiert en partie au sein des écoles doctorales thématiques (en abrégé, les EDT), agréées par le Fonds de la Recherche Scientifique-FNRS. L offre de formation des écoles doctorales thématiques est organisée conjointement par les différentes académies universitaires, favorisant ainsi l interdisciplinarité et les échanges entre les doctorants issus des différentes institutions universitaires de la Communauté française de Belgique (UCL, ULB, ULg, UMH). Les doctorants sont bien entendu fortement encouragés à participer aux activités de formation que ces écoles organisent. En fonction des thèmes abordés par les EDT, et des thèmes de recherche des doctorants, il est néanmoins important de savoir qu un doctorant ne doit pas «choisir» une EDT plutôt qu une autre. Dans beaucoup de cas, les doctorants seront même encouragés à participer aux activités de plusieurs EDT, afin de profiter d une offre de formation plus étendue et plus variée. La notion d appartenance ou d inscription d un doctorant à une EDT n existe pas, puisque par définition les doctorants peuvent participer aux activités de plusieurs EDT. Rien n empêche évidemment les responsables d EDT de tenir à jour des listes de doctorants intéressés par leurs activités, ne fût-ce qu à des fins de distribution de l information, mais ces listes ne doivent en aucun cas être considérées comme des listes d inscriptions exclusives. 4. Grandes étapes du doctorat 1 ère étape : procédure de candidature et d inscription a) Conditions d accès Pour être admis en thèse dans le domaine des sciences psychologiques et de l éducation, il faut au préalable avoir suivi avec fruit une formation universitaire de deuxième cycle. Si cette formation n a pas été acquise dans une des disciplines du domaine (la psychologie ou les sciences de l éducation) ou si le nombre de crédits est insuffisant, la CDD pourra proposer, sur la base de l examen du cursus antérieur du candidat, un ou plusieurs enseignement(s) complémentaire(s) de niveau Master. Si la charge de ceux-ci dépasse 15 crédits, le candidat pourra se voir imposer au préalable une année d études complémentaire comportant jusqu à 60 crédits de cours de niveau Master dans la discipline du doctorat.

4 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique Pratiquement, cela signifie qu il y a un accès au doctorat pour les diplômés d une institution universitaire de la Communauté française de Belgique titulaires d une licence ou, sous le nouveau régime (Bologne), d un diplôme de Master dans les disciplines couvertes par le domaine. Dans tous les autres cas, un examen individualisé du dossier par la CDD est requis afin de statuer sur l opportunité ou non d un complément de formation. b) Promoteur de thèse Si les conditions d accès sont remplies, le candidat au doctorat devra rechercher en la personne d un membre de la Faculté de psychologie et des sciences de l éducation de l UCL, un promoteur de thèse qui s engage à diriger effectivement et personnellement les travaux relatifs à la préparation de sa thèse ; si la thématique de recherche le justifie, le candidat peut disposer de plusieurs promoteurs, dont un au moins est membre de la Faculté de psychologie et des sciences de l éducation de l UCL. La CDD conseille cependant de se limiter, dans la mesure du possible, à deux promoteurs. Chaque promoteur potentiel est libre d accepter ou non d encadrer un candidat au doctorat. Sa décision sera généralement dictée par le curriculum du candidat, l intérêt (pour le promoteur et son équipe de recherche) du sujet de thèse proposé, le nombre de thèses déjà encadrées par le promoteur et sa disponibilité. c) Dossier de candidature En accord avec son promoteur de thèse, le candidat préparera son dossier de candidature qui se composera des 4 éléments suivants et qu il fera parvenir à la secrétaire de la CDD (soit Vinciane Desnoeck) : 1. Le formulaire de demande d admission au doctorat dûment complété. Ce dernier demande notamment une proposition de composition du comité d accompagnement (point du règlement AUL et dispositions particulières), dont le(s) promoteur(s) fait (font) partie. Cette proposition doit être accompagnée des signatures des personnes concernées (ou, pour les personnes extérieures à la faculté, d un mail de confirmation). Un inventaire des moyens humains, matériels et financiers à mettre en œuvre est également demandé. 2. Le CV du candidat 3. Un projet de thèse comprenant : a. un titre provisoire ; b. la définition d une problématique limitée dans le temps et dans l espace, la justification du choix du sujet (originalité, intérêt historique, objectifs ), les hypothèses principales et la méthode utilisée (2 pages) ; c. une bibliographie sommaire (max. 2 pages). 4. Un calendrier des étapes de réalisation du doctorat (10 lignes). 5. Un projet de programme de formation doctorale (en conformité avec les critères énoncés au point du règlement doctoral) La formation doctorale est, avec la préparation de la thèse de doctorat proprement dite, une des deux composantes obligatoires du cursus doctoral (article 1 du règlement doctoral). Le projet de formation doctorale d au moins 60 crédits est établi d un commun accord avec le promoteur. Il sera adapté au profil scientifique du doctorant et au projet de recherche proposé. La formation doctorale peut comporter le programme (complet ou partiel) d une EDT, un programme composé à la carte à partir de l offre combinée de plusieurs EDT ou d autres formations équivalentes et/ou la valorisation d activités scientifiques menées tout au long de la thèse (via des communications

5 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique à des colloques, des publications, etc.). En outre, certains éléments de la formation ou de l expérience antérieure du candidat peuvent être valorisés au cas par cas. Le site du FNRS présente les EDT reconnues et donne accès à leur site web. Dans le domaine des sciences psychologiques et de l éducation, les EDT suivantes sont les plus fréquentées : PSYCEDUC et l Ecole de Neurosciences. La formation doctorale peut être concentrée sur une année ou s étaler tout au long de la réalisation de la thèse de doctorat. Il peut s avérer judicieux de concentrer un maximum d activités au début du cursus doctoral, mais certaines activités peuvent s avérer davantage profitables et/ou envisageables après un certain temps (ex. rédaction d articles). Le doctorant est donc invité, avec son (ses) promoteur(s), à réfléchir à cette question d étalement avec sérieux. Dans le cas où la formation doctorale est étalée sur plusieurs années, elle ne pourra évidemment pas être entièrement programmée lors du dépôt de la candidature. En effet, l offre des écoles doctorales étant rarement planifiée sur plus de deux ans et plusieurs opportunités de formation n étant diffusées qu épisodiquement (ex. colloques et autres conférences), il peut être difficile d envisager précisément de quoi seront faits les 60 crédits de formation doctorale. En conséquence, la CDD attend du candidat qu il puisse en définir 20 crédits sur base de l offre de cours disponible, et donne un aperçu du genre d éléments qui seront choisis pour compléter les crédits restants. Il est de toute façon toujours possible de demander à la CDD l ajout ou le retrait d une activité au programme de formation. Une fois le dossier comprenant les points 1 à 4 ci-dessus introduit auprès de la CDD, celle-ci l examine dans les meilleurs délais, statue et informe le candidat de la décision prise. Si le dossier est incomplet ou ne respecte pas les contraintes règlementaires, il sera demandé au candidat de le renvoyer corrigé et/ou complété. La possibilité existe aussi de solliciter une pré-admission, mais uniquement dans des cas particuliers évalués par le CDD. Tant en ce qui concerne l admission que la pré-admission, un recours pourra être introduit auprès de la CDD en cas de litige. L instance ultime sera, en cas de nécessité, la CODAL. d) Dossier d inscription au plan administratif Une fois l admission au doctorat validée par la CDD, le doctorant devra s inscrire auprès du Service d inscription de l Université où il a soumis son dossier. Le candidat devra s acquitter du montant du minerval la 1ère année (788 ), puis de l inscription au rôle (31 ) les années suivantes. Il devra en outre s inscrire sans frais à la formation doctorale. En cas de difficulté de paiement, une aide financière peut être apportée. A ce sujet, veuillez demander plus d information à Vinciane Desnoeck. 2 e étape : épreuve de confirmation En vertu du point du règlement doctoral de l AUL, le candidat présente une épreuve de confirmation, au plus tard 24 mois après son admission au doctorat. Le délai de 24 mois est porté à 36 mois pour le candidat qui exerce son activité de recherche doctorale à temps partiel. Si les circonstances le justifient, le délai peut être prolongé par le comité d accompagnement, qui en informe la CDD. L épreuve de confirmation a pour objectif de constater, sur la base de l état d avancement des travaux de recherche du candidat, que ceux-ci sont bien de nature à aboutir à la présentation d une thèse de doctorat.

6 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique Le comité d accompagnement fait rapport à la CDD qui, soit constate la réussite de l épreuve de confirmation et autorise la poursuite du doctorat, soit constate l échec de l épreuve de confirmation. En cas d échec, un délai d un maximum de 12 mois peut être fixé par la CDD pour la présentation d une nouvelle épreuve de confirmation. La décision du comité d accompagnement se fait le plus souvent sur base d un exposé (et aussi, parfois, un document) réalisé par le doctorant. Cet exposé est généralement suivi de questions et de suggestions de la part du comité. Enfin, le comité remplit un document officiel attestant de la réussite (ou non) de l épreuve. Ce document doit impérativement être transmis au secrétariat de la CDD dans les meilleurs délais. En cas de désaccord avec la décision du comité d accompagnement ou de la CDD, le doctorant peut introduire un recours auprès de la CODAL. 3 e étape : défense La CDD valide la composition du jury de thèse proposée par le comité d accompagnement. Cette proposition est transmise au Doyen de la Faculté concernée pour approbation. Les membres du jury sont nommés par le Recteur. La défense de thèse se fait en deux étapes : la défense privée ; la soutenance publique. À l issue de la défense privée, le candidat et la CDD reçoivent : le résultat de la délibération du jury (celle-ci porte sur la recevabilité de la thèse et les modifications éventuelles à apporter au texte) ; la date et l heure de la soutenance publique (si la thèse est jugée recevable). A l issue de la soutenance publique (qui est constituée d un exposé oral par le candidat, suivi d une discussion), le jury se réunit pour délibérer et rédiger un rapport. Le jury proclame le résultat en séance publique. Le jury valide également la formation doctorale du candidat. La formation doctorale est considérée comme acquise lorsque le doctorant peut se prévaloir auprès du jury de l obtention des 60 crédits visés au point du règlement AUL, et, le cas échéant, des 60 crédits complémentaires visés au dernier alinéa de du même règlement. Tout au long du doctorat Pendant toute la durée du doctorat, le doctorant est invité à tenir la secrétaire de la CDD, V. Desnoeck, au courant des changements et ajouts qu il souhaite apporter à son projet de formation doctorale. Pour toutes les questions qui concernent le doctorat en sciences psychologie et de l éducation, V. Desnoeck est par ailleurs la personne de référence. Elle renverra le cas échéant le doctorant vers la personne la plus compétente pour répondre à sa question. Tout problème rencontré par le doctorant dans la relation avec son promoteur doit d abord être discuté avec lui. Dans un second temps, le comité d accompagnement peut être mobilisé pour résoudre le problème. Enfin, le doctorant peut saisir la CDD pour l aider à dénouer tout problème qui se pose au niveau de son comité d accompagnement. Dans le cas où quelque chose poserait problème au doctorant par rapport au fonctionnement de la CDD ou à une de ses décisions, le doctorant peut en parler à son représentant au sein de la CDD (J.-B. Dayez) ou faire appel à la CODAL.

7 Vademecum du doctorant en sciences psychologiques et de l éducation année académique FAQ : Foire Aux Questions Cette section reprend diverses questions qui se sont déjà posées par le passé. Aidez-nous à la rendre plus complète au fil des années en nous faisant part de vos interrogations! Quelles est la date limite pour demander une admission au doctorat? Le règlement AUL vous autorise à rentrer une demande d admission à tout moment. Cependant, il est probable que vous le fassiez effectivement dans les premiers mois de l année académique (septembrenovembre). Dans certains cas, votre admission au doctorat endéans une certaine date butoir conditionne le financement de certaines bourses doctorales (ex. FSR). Soyez-y attentifs. En outre, certaines écoles doctorales (ex. PSYCEDUC) ne vous inscriront officiellement à un cours que si vous êtes effectivement engagés dans un cursus doctoral. Enfin, sachez qu il est préférable pour l université que vous vous inscriviez au plus tard fin novembre, ceci afin d être comptabilisé dans les calculs aboutissant à l établissement du montant du financement des universités pour l année à venir. L université ne reçoit pas de financement pour un étudiant qui s inscrit après le 1 e décembre. (Attention à ne pas confondre admission et inscription : l admission peut prendre du temps puisqu elle nécessite l aval de la CDD ; c est sur base d une admission par la CDD que vous pouvez ensuite vous inscrire, au secrétariat des étudiants de l université, et ce assez rapidement.) Comment connaître la valorisation en crédits des activités réalisées en dehors des écoles doctorales? Sur base de valeurs fournies par le FNRS, la CDD a récemment proposé des valeurs en crédits correspondant à différents types d activités (voir p. 3 de ce vademecum). Sur base de cette grille, vous êtes invité à remettre périodiquement à la CDD une proposition de valorisation de vos activités à la CDD, qui statuera sur le nombre de crédits finalement attribués. A quelle fréquence faut-il rencontrer son comité d accompagnement? Le règlement AUL stipule que «le comité d accompagnement et le candidat interagissent au moins une fois par an». Cette rencontre amène le comité à compléter un document évaluant l état d avancement de la thèse. Ce document est disponible auprès de V. Desnoeck. Qu en est-il des notions de co-promoteur et de comité d encadrement? Ces notions ont disparu dans le nouveau système de doctorat. S il y a deux promoteurs, ils portent tous deux le titre de «promoteur», et sont sur le même pied. Le terme «comité d encadrement» a été remplacé par celui de «comité d accompagnement». 6. Balises Abréviations AUL : Académie universitaire Louvain CDD : Commission doctorale du domaine CODAL : Commission doctorale de l Académie Louvain EDT : école doctorale thématique Sites web utiles Académie universitaire Louvain : PSYCEDUC : Ecole de Neurosciences :