Cette note d information est adressée, à l identique, au sein de leurs réseaux respectifs par le siège national.

Transcription

1 Note d information aux réseaux SNAM, FFRandonnée, FFME, FFCAM et Nordique France Cette note d information est adressée, à l identique, au sein de leurs réseaux respectifs par le siège national. La 10 ème édition de la Journée Nationale de la Raquette à Neige se déroulera le dimanche 9 janvier 2011 et sera désormais déclinée sous l appellation : Fête de la Raquette à neige Journée Nationale de la Raquette à Neige L action J.N.R. est portée, depuis 2003, par un comité national de pilotage composé de représentants du Syndicat National des Accompagnateurs en Montagne, de la Fédération Française de la Randonnée, de la Fédération Française de la Montagne et de l Escalade, de la Fédération Française des Clubs Alpins et de Montagne et, depuis 2008, de Nordique France. Pour les 10 ans de cette manifestation, qui se veut être le temps fort national de promotion de la pratique de la raquette à neige vers le grand public, les organisations nationales partenaires ont souhaité que chaque opérateur technique potentiel à l encadrement (réseau professionnel AeM, réseaux fédéraux) puisse mieux se retrouver identitairement dans cette action en proposant, en plus des ateliers obligatoires (initiation, promenades, atelier sécurité), des activités en raquettes à neige correspondant à sa manière de les décliner. Cela revient à dire que seront validés tous les sites J.N.R. dont le cahier des charges «opérateur technique» et «territoire hôte» seront garantis au respect, quand bien même un seul réseau opérateur technique est présent et identifié sur le site géographique. Bien sûr, là où les situations de co-organisation (SNAM/une fédération ou 2 fédération) existent, elles restent possibles et encouragées. La lisibilité des uns et des autres sera accrue sur le web dédié à l action (voir infra) Dans tous les cas de figure, la J.N.R. reste ouverte au grand public. L opérateur technique doit disposer de réelles capacités d encadrement des activités qu il propose. La J.N.R. se veut festive. Il appartient à chaque organisateur local de solliciter le territoire d accueil ou son carnet d adresse pour «animer l animation» (groupe folklorique, contes et légendes, intervenants extérieurs : naturaliste, secours en montagne, agent de l espace naturel, dégustation de produits du terroir ) La communication nationale, départementale et locale s effectuera toujours avec des supports portant mention de toutes les organisations nationales partenaires, chaque site, quel que soit l identité du réseau opérateur, dès lors qu il est validé, recevra la même dotation (banderoles, affiches, lots «raquettes à neige» négociés nationalement et équitablement répartis). Le seul cas de figure qui ne sera pas validé par le comité national de pilotage serait celui d un site géographique où seraient présents, mais de manière totalement distincte, deux réseaux opérateurs non coordonnés. Page 1

2 Lisibilité de l identité / des identités des réseaux opérateurs techniques Le site web est le principal vecteur de communication qui est pointé par les sites web des organisations nationales partenaires et, en amont de la J.N.R. par les affiches et les parutions de presse. Une évolution de ce site web est en cours. Elle va se traduire tant en lecture publique qu en back-office. Concernant la lecture publique la page «Liste des sites» (classés par massif puis par département) fera apparaître clairement l identité du ou des réseaux opérateurs par la présence d un ou de plusieurs petits logos à côté du nom géographique du site. La fiche d information d un site géographique JNR ouverte depuis la page précédemment citée comportera également le ou les logos des réseaux opérateurs, lesquels pointeront vers une adresse URL librement choisie (section SNAM, «bureau montagne», club fédéral, comité départemental) Activités devant / pouvant être proposées sur un site J.N.R. Quel que soit le réseau opérateur, ou les réseaux co-opérateurs sur un site géographique J.N.R. les publics présents devront se voir systématiquement proposer : - des séances d initiation à la raquette à neige, - des séances portant sur la sécurité des pratiquants, - des promenades d une heure et demi ou à la demi-journée, En outre, en fonction des possibilités offertes par le site géographique et selon les souhaits / capacités des personnes physiques identifiées à l encadrement et ceci quel que soit leur réseau d appartenance pourront être proposées : - des randonnées à la journée, plus ou moins sportives, - des ateliers de type «terrain varié» à vocation d apprentissage ludique, - des parcours «liberté» sur des itinéraires dédiés à la raquette à neige ou spécifiquement balisés pour l occasion, - des zones de libre évolution pouvant porter tel jeu de type Q.C.M. ou de petite orientation Les activités proposées seront clairement mentionnées sur la fiche web de présentation du site J.N.R. afin que les publics intéressés puissent choisir leur destination en fonction des contenus présentés. Ces activités débutent vers 9 heures du matin et se terminent vers 17 heures. Les derniers «retours» doivent être compatibles avec le temps de convivialité de fin d après-midi (boisson chaude, tombola ). Encadrement En cas de présence de deux ou plusieurs réseaux opérateurs sur un même site géographique J.N.R. l encadrement des publics présents pourra être assuré par toute personne physique faisant partie des réseaux opérateurs dès lors qu elle est identifiée dans la partie administrative de la fiche web. Le nombre de personnes encadrées par groupe doit rester cohérent. Pour les Accompagnateurs en Montagne encadrant il est fixé par leur Code de Recommandations Déontologiques (article 3). Pour les encadrants fédéraux, ils suivront les recommandations fédérales. Activités gratuites ou sous participation financière des publics animés L organisateur d un site J.N.R. peut décider qu une participation financière sera réclamée aux personnes accueillies. Dans ce cas, cette participation sera au maximum de 3 Euros et elle sera appliquée à toutes les personnes accueillies. La mention de cette participation financière demandée doit être parfaitement lisible sur la fiche web du site J.N.R. Page 2

3 Mise à disposition des raquettes à neige et bâtons Les raquettes à neige et les bâtons nécessaires à l équipement des participants seront prélevés sur les stocks locaux des magasins de sports ou des foyers de ski nordique dans une logique de soutien à l économie locale Il appartient à l organisateur de négocier, pour ce jour-là, un tarif unique si possible un peu inférieur au prix habituel du marché local. Ce n est qu en cas de rupture de stock local que des raquettes pourront être fournies par les organisateurs. Dans ce cas, il peut être décidé que cette mise à disposition est gratuite ou payante dans ce cas, au même prix que celui de la location locale. Cette information devra être parfaitement lisible sur la fiche web du site J.N.R. Déclaration et processus de candidature Le dispositif J.N.R compte 49 sites identifiés. Ces sites 2010 seront sollicités en direct pour connaître leur position quant à la J.N.R Ils ne seront toutefois pas exonérés de représenter les garanties d acception des cahiers des charges «opérateur technique / encadrement» et «territoire hôte». Cette nouvelle approche de la J.N.R., essentiellement la lisibilité accrue des réseaux opérateurs et la latitude renforcée pour l organisation d activités mieux acceptées par les réseaux opérateurs peut se traduire par de nouvelles candidatures pouvant émaner soit d un réseau soit d un territoire (dans notre cas : un site nordique relevant du réseau de Nordique France) Cas n 1 : un réseau (un «bureau montagne d AeM», une section SNAM, un comité départemental fédéral, un ou plusieurs clubs associatifs), après avoir pris connaissance des cahiers des charges, souhaite organiser une J.N.R. car il pense réunir, pour ce qui le concerne, toutes les conditions requises, en particulier un nombre suffisant de personnes physiques capables ou autorisées à encadrer le grand public. Par expérience, un site J.N.R. avec moins de 4 ou 5 «encadrant de terrain» (en plus des personnes émanant des réseaux et spécifiquement en charge de l accueil, de l animation des ateliers statiques (sécurité) et en plus des personnes mises à disposition par le territoire d accueil) n est logistiquement pas viable. Démarche proposée: - le réseau se rapproche d un territoire susceptible d accueillir la J.N.R. Cette note d information et ses annexes (cahier des charges) sont remises aux représentants du territoire. - dès lors que le territoire se prononce favorablement à sa participation à la J.N.R. sur son site géographique, le réseau initiateur de la J.N.R. informe son relais national (selon des modalités définies par chacune d entre elles), - le correspondant J.N.R. de l organisation nationale du réseau initiateur d un site J.N.R. ouvre les droits d administration de la fiche web du site et en communique les codes d accès à son équipe de terrain qui la renseigne (voir infra) Cas n 2 : un site nordique, relevant du réseau Nordique France souhaite accueillir la manifestation, après avoir pris connaissance de cette note d information et des cahiers des charges en particulier celui le concernant directement : cahier des charges «territoire». Démarche proposée : - le responsable du site nordique sollicite, un ou plusieurs réseaux locaux d opérateurs potentiels (encadrants) relevant, à son libre choix, du S.N.A.M., de la FFRandonnée, de la F.F.M.E. ou de la F.F.C.A.M. (lesquels sont informés du dispositif J.N.R. par leurs réseaux respectifs). Page 3

4 - un ou plusieurs de ces réseaux répondent favorablement à la sollicitation du site nordique et il y a accord de partenariat pour mettre en place une J.N.R. répondant au cahier des charges, - le site nordique informe son réseau de niveau supérieur (département et niveau national) tandis que le ou les réseaux d opérateurs (encadrants) informent leur organisation nationale, - les droits d administration de la fiche web du site J.N.R. sont ouverts par Nordique France et communiqués au directeur du site nordique. La fiche web est renseignée. Dans tous les cas de figure il faudra que : - la fiche web du site J.N.R. soit renseignée à minima le 15 octobre le document «engagement réseau / territoire» soit signé et adressé à l organisation nationale de tutelle à cette même date. Le prochain comité national de pilotage, réuni à Paris, au siège de la F.F.C.A.M. le 20 octobre prochain a pour mission de valider les sites J.N.R. présentant les garanties minimales d organisation. Site web La fiche web du site JNR comporte, en lecture publique, les éléments suivants - Nom du site J.N.R. - Logo du territoire d accueil pointant vers l URL de son site Internet propre, - Logo(s) d identification des réseaux organisateurs - 1 pavé de texte destiné à présenter le programme précis de la J.N.R. - 1 pavé de texte destiné à présenter le territoire sous l angle de la pratique de la raquette à neige - 1 pavé de texte destiné à présenter le ou les réseaux présents sur le site J.N.R. (Chaque pavé de texte peut générer une photo. De même des liens URL peuvent être établis) - Une zone de téléchargement d un document (par exemple le programme en mode PDF) En seule lecture administrative, la fiche web du site JNR comporte les rubriques suivantes : - Un tableur n 1 recensant les personnes physiques présentes dans le dispositif d animation et d encadrement J.N.R. Ce tableur permet de connaître leur réseau d appartenance, leurs coordonnées téléphoniques et électroniques. Ce tableur permet de générer tant depuis le niveau national que depuis le niveau local des Mels d information en amont et en aval de l action. Ce tableur permet également un export des données pour recenser et donc assurer ces opérateurs personnes physiques (via l assurance en responsabilité civile souscrite par le comité national de pilotage pour le jour de la manifestation), - Un tableur n 2 recensant les personnes physiques relevant du territoire d accueil qui sont concernées de près ou de loin par l action J.N.R. Doté d une fonction de génération de Mels il sera ainsi plus simple d informer en amont les interlocuteurs du territoire, de leur adresser un compte rendu en aval de l opération et, depuis le niveau national de leur faire part du bilan national, de la couverture de presse et l année suivante de les informer, à toutes fins utiles, de la date de la prochaine J.N.R. - Un tableur de bilan très simple permettant de saisir le nombre de participants sur le site, les conditions d enneigement et de météorologie du jour, - Un accès à une zone de téléchargement (modèles de communiqués de presse locaux, affiche en divers formats numériques, modèle de flyer, modèle d affiche de bord de route ) Un mode d emploi sera transmis à tout administrateur de fiche web J.N.R. Page 4

5 Cahier des charges / Engagements du ou des réseaux organisateurs (encadrement) Le responsable de site est une personne physique relevant de l un des réseaux SNAM ou FFRandonnée ou FFME ou FFCAM. En cas de réelle co-organisation d un site JNR (par deux ou trois personnes physiques relevant de réseaux différents), cette qualité sera portée sur la partie administrative de la fiche web du site permettant ainsi au comité national de pilotage d identifier ces référents qui sont alors, à égalité, ses interlocuteurs pour le site JNR concerné. Le responsable de site, soutenu par les personnes physiques membre de l équipe locale d encadrement, d accueil et d animation, s engage à : - proposer tout au long de la journée d environ 9 heures à 16h30, des activités de type «initiation» «promenades d une heure et demi à la demi-journée» et atelier «sécurité en montagne», - proposer éventuellement d autres activités encadrées telles que : randonnée à la journée, atelier de terrain varié et de franchissement - proposer éventuellement d autres activités animées mais non encadrées telles que : mise à disposition de topos de petits itinéraires adaptés la promenade liberté du grand public, zone définie de libre évolution (QCM, orientation ) - solliciter les magasins de sports et/ou foyers de ski nordique pour la mise à disposition de raquettes à neige + bâtons à un tarif commun au site (si plusieurs loueurs), - prévoir, en lien avec son équipe, un stock de raquettes à neige venant en complément du stock commercial local une fois celui-ci épuisé (si il est décidé que ces raquettes à neige venant du stock de l équipe d organisation sont payantes, le prix est alors identique au prix négocié avec les stocks commerciaux), - veiller à ce que les conditions d encadrement (nombre de participants par groupe) dès lors qu il y a déplacement sur le terrain soient en adéquation avec les recommandations établies par les réseaux de tutelle (15 personnes maximum / Accompagnateur en Montagne et le nombre fixé par chacune des fédérations sportives, nombre pouvant varier selon de le type d activité), - déterminer clairement si l accès aux activités proposées par la JNR est payant (au maximum 3 Euros) ou non, mais dans le cas d une taxe de participation établie qu elle soit acquittée par tous les publics présents dès lors qu ils ne sont pas en appui de l organisation, - veiller à ce que tous les encadrants présents sur le site JNR, à quelque réseau qu ils appartiennent soient effectivement sollicités pour l encadrement des groupes, - veiller à ce que les encadrants présents sur le site JNR soient tous personnellement identifiés, selon le cas par une tenue professionnelle ou fédérale, une médaille ou un écusson, - renseigner ou à faire renseigner par délégation la fiche web du site JNR dans toute l étendue de ses champs (informations de «lecture publiques» et information «administratives), - rester régulièrement en lien avec le représentant identifié du territoire d accueil de la JNR, - participer, en lien avec le représentant du territoire d accueil à la communication vers la presse locale en utilisant les supports fournis par le comité national de pilotage, - participer à toute réunion départementale pouvant être mise en place, aux fins de coordination, d information mutuelle, par l un ou l autre des réseaux Page 5

6 Cahier des charges / Engagements du territoire d accueil Le territoire d accueil d un site JNR est représenté par un interlocuteur principal qui est en lien régulier avec le responsable de site opérateur technique. Ce représentant de territoire peut être un élu municipal, un responsable d OTSI, un responsable de «station» ou un responsable de site nordique relevant du réseau de Nordique France. Ce représentant de territoire et, si nécessaire ses collaborateurs impliqués dans l action JNR pour la part «actions du territoire» sont identifiés dans le formulaire administratif du web dédié au site JNR concerné. Le territoire d accueil s engage à : - autoriser ou faire autoriser la manifestation, - promouvoir par tous moyens (site Internet du territoire, programme d animation ) la JNR organisée sur son site, - participer, en lien avec le responsable de site, aux actions de communication vers la presse locale, - fournir un soutien logistique effectif à la manifestation par, principalement, o un appui technique à l affichage local et à la pose des banderoles sur site, o la mise à disposition d un point d accueil JNR bien identifié et fléché, o la mise à disposition d une salle «hors sac» ou de tout local adapté permettant d y regrouper les participants à la JNR, o la mise à disposition d une unité de sonorisation, o la mise à disposition d un agent d accueil / d information - fournir les éléments de convivialité tels que café/thé/brioches du matin, apéritif de midi, boisson chaude/vin chaud du soir, - soutenir ou effectuer les démarches de collecte auprès des commerçants locaux de petits lots venant nourrir la tombola de fin de journée, - inviter les élus du territoire à l un des moments de rassemblement de la journée, - accueillir, en lien avec le responsable de site, la presse si elle se présente sur le site. Page 6

7 Formulaire d engagement du ou des réseaux opérateurs et du territoire d accueil. A retourner au siège national du réseau organisateur avant le 15 octobre 2011 Site JNR 2011 Département Organisateur responsable de site Nom Prénom Réseau d appartenance SNAM FFRandonnée FFME FFCAM (1) Téléphone Courriel Co-organisateur, co-responsable de site Nom Prénom Réseau d appartenance SNAM FFRandonnée FFME FFCAM (1) Téléphone Courriel Nom Prénom Qualité Organisme Téléphone Courriel Référent du territoire d accueil Déclarent avoir pris connaissance de leurs obligations respectives qu ils mettront en œuvre, au mieux de leurs possibilités, permettant ainsi la bonne organisation de l action JNR du dimanche 9 janvier Fait à : Le : Le(s) organisateurs «réseaux» Signature(s) Le référent du territoire d accueil Signature Page 7

8 Page 8