Gouvernance TI à l UdeM Introduction. Introduction 31 octobre 2013

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Amélie Fournier
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2 Objectifs de la gouvernance TI à l UdeM Optimiser les investissements informatiques Afin de composer avec une situation financière de plus en plus contraignante Répondre aux exigences de la loi 133 sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles Afin de permettre la reddition de compte qui sera exigées pour tous les investissements TI Gouvernance TI - Introduction 2

la loi 133 sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles Afin de permettre

3 LA GOUVERNANCE TI UDEM CA-Comité exécutif Comité de direction (CODIR) Comité stratégique TI (CSTI) Décision stratégiques TI Pilotage du cadre de gouvernance TI Approbation et des priorités d investissements Planification et contrôle du portefeuille de projets TI Gestion des risques TI Réalisation des bénéfices Composition VRFI Présidence VR Études VR Recherche 2 Doyens 2 DG de services DG - DGTIC Comités directeurs TI Solutions (CDTI) Orientations du domaine Besoins d investissements Partage de pratiques et de solutions Élaboration et exécution d un plan commun d évolution des solutions du domaine Contrôle des dépenses Réalisation des bénéfices 4 CDTI Solutions techno-pédagogiques Solutions de soutien à la recherche Solutions administrative et de gestion des études Solutions gestion des infrastructures et gestion du campus Comité d évaluation de projets TI Révision des demandes de projets (incl. autofinancé) Assignation des demandes au CDTI approprié Création de l équipe pour le dossier de projet Comité de projet ou comité opérationnel TI Suivi et contrôle du projet ou Suivi et contrôle des activités d un service / unité Gouvernance TI - Introduction 3

DG - DGTIC Comités directeurs TI Solutions (CDTI) Orientations du domaine Besoins d investissements Partage de pratiques et de solutions Élaboration et exécution d un plan commun d évolution des

4 COMITÉS DIRECTEURS TI SOLUTIONS (CDTI) Solutions d enseignement (techno-pédagogiques) Enseignement théorique Enseignement pratique (cliniques, stages, ) Formation régulière, à distance, continue Bibliothèques Soutien académique et aux études Solutions de soutien à la recherche Gestion des demandes et subventions Soutien aux activités de recherche Gestion de contenu et propriété intellectuelle Valorisation Solutions administratives et de gestion des études Finances et approvisionnements Actifs et inventaires Ressources humaines Corps professoral BRI Communications Archives Gestion des dons Recrutement et admission Programmes d'études Cheminement étudiant Diplomation Soutien financier Placement étudiant Relation avec les diplômés Solutions de gestion des infrastructures et de gestion de campus Gestion des immeubles et infrastructures Respect de l'environnement Sûreté Stationnements Services sportifs Résidences étudiantes Services de santé Vie étudiante et culturelle Librairies Services alimentaires Points de vente Technologies de l information Services d impression Gouvernance TI - Introduction 4

intellectuelle Valorisation Solutions administratives et de gestion des études Finances et approvisionnements Actifs et inventaires Ressources humaines Corps professoral BRI Communications Archives

5 COMITÉS DIRECTEURS TI MANDATS Chaque comité à un mandat générique définir les objectifs en concordance avec les orientations stratégiques recueillir, approuver et prioriser les demandes de projets réviser et présenter les dossiers* soutenant les besoins d investissements au comité stratégique, pour les projets TI dépassant 100$K être le porteur de dossiers pour tous les projets liés au champ de solutions réviser régulièrement et prioriser le portefeuille de projets recommander les règles et pratiques institutionnelles liés au champ de solutions et une portée spécifique selon son champ de solutions CDTI Solutions technopédagogiques CDTI Solutions de soutien à la recherche CDTI Solutions administratives et gestion des études CDTI Solutions de gestion des infrastructures et du campus Technologies de l apprentissage et de l enseignement en salle de classe ou à distance. Services TI qui soutiennent la recherche. Applications institutionnelles de gestion académique et administrative. Technologies institutionnelles de communication, d accès au campus et de services de soutien au campus. * à l exclusion des projets de recherche Gouvernance TI - Introduction 5

de solutions réviser régulièrement et prioriser le portefeuille de projets recommander les règles et pratiques institutionnelles liés au champ de solutions et une portée spécifique selon son champ de

6 COMITÉS DIRECTEURS TI COMPOSITION Chaque comité est présidé par une personne désignée par le comité stratégique TI assure la continuité de la structure de gouvernance présente les besoins en investissements de son domaine au comité stratégique TI et des membres selon son domaine Jean-Pierre Blondin (Coordonnateur) Dominique Bérubé (Coordonnatrice) Josée Veilleux (Coordonnatrice) Yves Bouchard (Coordonnateur CDTI Solutions technopédagogiques CDTI Solutions de soutien à la recherche CDTI Solutions administratives et gestion des études CDTI Solutions de gestion des infrastructures et du campus Représentant enseignement Représentants des facultés Représentant bibliothèques Représentant DGTIC Représentant recherche Vice-doyens et professeurs liés à certains domaines de recherche clés Représentant DGTIC Représentant finance Représentant RH Représentant registraire Représentant admission Représentant enseignement Représentant facultés Représentant DGTIC Représentant DI Représentant DPS Représentant VRFI Représentant bibliothèques Représentant DGTIC Note: Le directeur de l architecture de la DGTIC sera aussi présent sur chaque comité et y jouera un rôle de support au processus de gouvernance TI Gouvernance TI - Introduction 6

Bouchard (Coordonnateur CDTI Solutions technopédagogiques CDTI Solutions de soutien à la recherche CDTI Solutions administratives et gestion des études CDTI Solutions de gestion des infrastructures

7 COMITÉ STRATÉGIQUE TI (CSTI) Mandat définir les objectifs, stratégies et politiques TI au niveau de l'université mettre à jour annuellement le plan triennal TI d'investissements en capital revoir régulièrement le portefeuille de projets et d'investissements TI de l'université identifier les écarts, prioriser les investissements, identifier les opportunités vérifier que les projets soient fiscalement responsables et déterminer si les mécanismes de financement sont satisfaisants revoir périodiquement les investissements en personnel TI au niveau de l'université communiquer les priorités TI à la communauté approuver tous les projets TI de l université de plus de 100$k, incluant les projets autofinancés* * Tous les projets de plus de 10k$, incluant les projets autofinancés, doivent être validés par la DGTIC membres: Éric Filteau - Vice-recteur aux finances et aux infrastructure, Président Raymond Lalande - Vice-recteur aux études Geneviève Tanguay - Vice-rectrice à la recherche, à la création et à l'innovation Représentants des doyens: Pierre Moreau - Doyen de la faculté de pharmacie Christian Blanchette - Doyen de la faculté de l'éducation permanente Représentants des services: Richard Dumont - Directeur général à la direction des bibliothèques Michèle Glémaud - Directrice intérimaire à l'admission et le recrutement Yves Bouchard - Directeur général à la direction générale des technologies de l'information Gouvernance TI - Introduction 7

fiscalement responsables et déterminer si les mécanismes de financement sont satisfaisants revoir périodiquement les investissements en personnel TI au niveau de l'université communiquer les

8 Planification TI Cycle annuel Révision annuelle du plan stratégique TI mai juin juil août sept oct nov déc jan fév mars avril 1. Élaboration des axes TI* 2. Appels..... de projets et priorisation (CDTI) 4. Mise à jour du plan (DGTIC) 3. Approbation des initiatives (CSTI) Recommandation au CODIR Approbation du comité budget Approbation du conseil d administration réunion du CSTI (4 par an) Gouvernance TI - Introduction 9

9 Initiation de projets Unité (demandeur) CEPTI CDTI CSTI Bureau de projets 1 Demande de projet 2 Évaluation des demandes 3 Production de dossiers 4 Évaluation des dossiers 5 Demande d approbation 6 Réalisation des projets Demande de projet Évaluer toutes les demandes incluant les projets autofinancés Assigner les demandes au CDTI approprié Créer l équipe chargé de préparer les dossiers de projets Prioriser les initiatives selon les axes TI Approuver les initiatives pour fin d analyse et de préparation du dossier de projet Réviser les dossiers de projets présentés par les demandeurs Autoriser les dossiers pour présentation au comité stratégique Présentation des dossiers de projets par le CDTI Approbation des projets Réaliser les projets approuvés Support DGTIC P1 Cycle projet P2 Cycle projet P3-P7 Cycle projet Point de décision Gouvernance TI - Introduction 11

projets Prioriser les initiatives selon les axes TI Approuver les initiatives pour fin d analyse et de préparation du dossier de projet Réviser les dossiers de projets présentés par les demandeurs

10 Sommaire de Dossier de projet* Gabarit *Les dossiers de projets sont résumés selon ce gabarit à partir du dossier détaillé Gouvernance TI - Introduction 12

11 Questions? Gouvernance TI - Introduction 13

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