GUIDE DES SUBVENTIONS. pour des projets dans le domaine de l égalité des ChanCes et de la diversité en région de Bruxelles-Capitale

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1 GUIDE DES SUBVENTIONS pour des projets dans le domaine de l égalité des ChanCes et de la diversité en région de Bruxelles-Capitale

2 GUIDE DES SUBVENTIONS Nous sommes tous des Bruxellois. Nous avons tous nos côtés positifs et négatifs, nos antécédents spécifiques, notre passé, nos certitudes, semblables mêmes s ils ne sont pas identiques. Cependant, nous ne sommes pas tous traités de la même façon. Et c est cela que je désire changer, grâce à mes compétences en tant que Secrétaire d État à l Égalité des Chances et à la Diversité. Mais seul, je ne peux rien faire: j ai besoin de vous, les associations, les bénévoles et les professionnels bruxellois, les acteurs de terrain. Ce n est qu en agissant ensemble que nous pourrons faire de notre Région un endroit où chacun est apprécié pour ce qu il ou elle est, où l on se sent chez soi et accueilli et où la diversité est vécue comme une chance. Dans le cadre de ma politique, je travaille sur cinq domaines différents. J œuvre tout d abord à l amélioration de l égalité entre les hommes et les femmes. Dans cette thématique, la lutte contre la violence entre partenaires et intrafamiliale est un important point d attention. S il est vrai que beaucoup de choses ont déjà été réalisées, il reste pas mal de pain sur la planche. Heureusement, je constate que tant les associations que les dirigeants politiques sont motivés à aller ensemble dans la même direction. Pour pouvoir réaliser cela, la Région bruxelloise octroie des subventions quatre fois par an aux associations actives dans le domaine de l égalité des chances et de la diversité. Le but de ce guide des subventions est de vous aider à constituer un dossier de subventions. Quelles sont les obligations administratives? A quels critères de contenu votre dossier doit-il répondre? Comment se déroulent les procédures? Comment votre dossier est-il traité? Vous trouverez les réponses à de nombreuses questions dans ce guide pratique. Vous avez quand même une question à laquelle vous ne trouvez pas de réponse? N hésitez pas à prendre contact avec la Cellule Égalité des Chances du Ministère de Bruxelles-Capitale. Ils se feront un plaisir de vous aider. Je compte sur vous pour faire de notre Région un exemple en matière de diversité et d égalité des chances, bonne chance à tous. Bruno De Lille Secrétaire d État pour l Égalité des Chances et la Diversité de la Région de Bruxelles- Capitale Outre la problématique du genre, je me concentre sur les personnes avec un handicap, la diversité ethnoculturelle et les LGBT (lesbiennes, gays, bisexuel-le-s et transgenres). Nous devons agir contre toutes les formes de discrimination, nous devons promouvoir la richesse de la diversité, nous devons créer de l espace pour des rencontres et des échanges de savoir-faire. 2

3 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE table des matieres en quoi Consiste la politique régionale d égalité des ChanCes? Quel est le cadre général de la politique régionale d égalité des chances? Quelles sont les priorités politiques? Comment introduire une demande de subvention de projet? Qui peut introduire une demande? Quand peut-on introduire une demande? Où peut-on introduire une demande de subvention? Pour quelles dépenses peut-on demander une subvention? Comment constituer un dossier de demande de subvention? Comment sera évaluée votre demande de subvention? Quand une demande est-elle recevable? Quels sont les atouts supplémentaires pour l évaluation de votre projet? Comment intégrer les aspects de genre, de développement durable et d accessibilité dans votre projet? quelles sont les exigences en matière de CommuniCation? quand une association reçoit-elle une décision officielle ConCernant sa demande de subvention? quand et Comment sera liquidée la subvention? En combien de tranches sera liquidé le montant de la subvention? Quand sera liquidé le montant de la subvention? Quel montant sera liquidé? avez-vous encore des questions? Quels sont les critères décisifs pour une évaluation positive de votre projet?... 8 FORMULAIRES 1. Formulaire de demande de subvention Formulaire pour la préparation du rapport financier Formulaire pour la préparation du rapport d activités Ce guide des subventions est également disponible sur 3

4 GUIDE DES SUBVENTIONS 1. en quoi Consiste la politique régionale d égalité des ChanCes? La Région de Bruxelles-Capitale mène une politique active en matière d égalité des chances et de diversité. Chaque année, diverses associations bruxelloises reçoivent des subventions. Ces appuis financiers leur permettent de sensibiliser un large public et de l associer aux différents aspects de la politique régionale en matière d égalité des chances et de diversité. Pour pouvoir prétendre à une subvention, la motivation de la demande de subvention doit s inscrire dans le cadre général et dans les priorités politiques de la politique régionale d égalité des chances (voir plus loin point 1.1 et 1.2). Afin d atteindre les objectifs de la politique régionale d égalité des chances, une «Quinzaine de l Égalité des Chances et de la Diversité» est organisée chaque année du 10 au 25 novembre. Pendant cet événement, le grand public peut participer à un vaste programme d information, de sensibilisation, de débats, etc. ayant pour sujet l égalité des chances et la diversité. Lors d un appel à projet lancé pendant la première semaine de février, les associations bruxelloises ont la possibilité d introduire une proposition de projet afin de participer à cette Quinzaine. Vous trouverez de plus amples informations concernant la Quinzaine sur le site de la Cellule Égalité des Chances du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale: quel est le cadre général de la politique régionale d égalité des chances? La politique d égalité des chances en Région de Bruxelles-Capitale se focalise sur divers publicscibles et thématiques: Genre: l égalité ou l équivalence entre les femmes et les hommes; Diversité ethnoculturelle: l égalité, sans distinction de nationalité ou d origine ethnique; LGTB (Lesbiennes, Gays, Bisexuel-le-s et Transgenres): l égalité, sans distinction d orientation sexuelle ou d identités de genre; Personnes avec un handicap: l égalité des droits et l accessibilité maximale sans distinction de l état de santé actuel ou futur; Violence entre partenaires et intrafamiliale: toutes les formes de violence entre partenaires, les mariages forcés, les crimes dits liés à l honneur et les mutilations génitales féminines. 1.2 quelles sont les priorités politiques? La politique vise prioritairement: le renforcement de l émancipation: l émancipation doit être comprise comme un processus orienté vers la suppression d une situation d inégalité entre individus ou groupes ainsi que la création d une situation d autonomie et d indépendance pour chacun-e. L émancipation peut être conçue comme un processus individuel, mais le plus important est le changement des relations sociales; la promotion de la participation à la vie sociale et politique: l accent est mis sur une citoyenneté à part entière. Citoyenneté à part entière signifie que les individus peuvent trouver leur chemin dans la société et savent où et comment ils peuvent y prendre part. La citoyenneté à part entière est, en règle générale, définie comme ayant deux composantes: la «participation active» et la «participation passive»; la promotion du vivre ensemble dans la diversité: la diversité dans la société est stimulée. La stimulation des idées liées à la diversité est une source de progrès et de créativité. La diversité signifie ici les différences existantes entre les individus dans notre société. 4

5 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 2. Comment introduire une demande de subvention de projet? 2.1 qui peut introduire une demande? Oui: Les institutions privées et toutes les associations ayant la personnalité juridique, situées en Région de Bruxelles-Capitale et actives dans le domaine de l égalité des chances et de la diversité. Vous trouverez de plus amples informations concernant la procédure d octroi d une subvention dans la cinquième partie de ce guide des subventions. Non: Tous les organismes du secteur privé ainsi que les personnes physiques. 2.2 quand peut-on introduire une demande? Les demandes de subvention de projet peuvent être introduites tout au long de l année, mais elles sont examinées trimestriellement par l administration. C est pourquoi une demande doit être introduite avant les dates suivantes: date limite 1 février 15 mars 1 mai 15 juin 1 septembre 15 octobre 1 novembre (*) 15 décembre la décision d octroi ou de refus est Communiquée à partir du: (*) Pour la date limite du 1 er novembre, la demande de subvention ne peut excéder un montant de Les demandes introduites après ces dates seront reprises dans la session suivante. Seul le cachet de la poste ou l accusé de réception fera foi. La procédure d octroi officiel d un subside prend un peu plus de trois mois. Ne planifiez donc pas le démarrage de votre projet dans les trois mois qui suivent l introduction de votre demande de subvention. 2.3 où peut-on introduire une demande de subvention? Votre demande de subvention doit être adressée par écrit à l adresse suivante: Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale Direction Ressources humaines et Égalité des Chances Cellule Égalité des Chances City Center Offices Boulevard du Jardin Botanique BRUXELLES Un accusé de réception de votre demande vous sera envoyé par . Ce guide des subventions est également disponible sur 5

6 GUIDE DES SUBVENTIONS 2.4 pour quelles dépenses peut-on demander une subvention? Les catégories suivantes sont considérées comme admissibles pour une subvention: I. Loyers et charges locatives: Loyer qui doit être payé à des tiers pour l utilisation de salles, locaux, appareils et infrastructures. Ces dépenses sont prouvées par des factures; II. Frais de promotion et de publication: Frais dans le cadre de la communication du projet, la promotion des activités du projet et l annonce des résultats par le biais de publications, etc. Ces dépenses doivent être prouvées par des factures; III. Frais administratifs: Frais de fonctionnement directement attribuables au développement du projet, à savoir: l achat de matériel de bureau, les frais d envoi, etc. Bien qu il soit parfois difficile d apporter une preuve, il est nécessaire de fournir des factures, tickets de caisse, Les frais de fonctionnement, qui ne sont qu en partie attribuables au projet, doivent être justifiés sur base d une clé de répartition motivée et acceptable (% ou fraction); IV. Frais de véhicule et de déplacement: Les frais de déplacement du personnel dans le cadre des activités faisant partie du projet. En ce qui concerne les frais de véhicule: les demandes d indemnités kilométriques doivent mentionner la date du déplacement, la destination et le nombre de kilomètres parcourus. L indemnité kilométrique maximale doit rester dans une marge raisonnable. Les barèmes (0,32 /km pour l année 2011) utilisés par la Région de Bruxelles-Capitale peuvent vous servir de base. Ces frais sont justifiés au moyen de factures, demandes d indemnités kilométriques, preuves de transport, etc; V. Rétributions de tiers, de sous-traitants, honoraires: Dépenses liées à la sous-traitance de tiers pour des activités ayant lieu dans le cadre du projet, à savoir: orateurs, traducteurs, formateurs, restauration, Les prestations des tiers doivent être facturées en détails en mentionnant: le nom du prestataire, la date de la prestation, la nature des services et, le cas échéant, le nombre d heures. Le bénévolat peut être introduit sur base des modalités prévues dans la législation belge (indemnité forfaitaire ou indemnité pour les frais engagés). Ces indemnités sont prouvées au moyen de factures ou notes de frais au nom du bénévole; VI. Frais de personnel: Frais liés au personnel qui possède un contrat de travail avec l association qui a introduit la demande. Les frais salariaux sont calculés et prouvés au moyen de fiches de salaires mensuelles et individuelles. Les frais de personnel, qui ne sont qu en partie attribuables au projet, doivent être justifiés sur base d une clé de répartition motivée et acceptable (% ou fraction); VII. Amortissements et investissements: Les dépenses destinées aux biens d investissement utiles pour l organisation des activités liées au projet et donc achetés spécifiquement dans le cadre de ce projet. La totalité du prix d achat du bien d investissement ne peut être déclarée, mais bien la valeur d amortissement en rapport avec la durée du projet et calculée sur base de la durée totale d amortissement (selon les pratiques comptables habituelles). L achat du bien d investissement doit être justifié au moyen d une facture; VIII. Autres (ex. frais liés à l accessibilité): Les frais liés à l accessibilité de votre projet appartiennent à cette catégorie pour e.a. les personnes avec un handicap. Cela concerne tant les frais visant à augmenter l accessibilité, l utilisabilité que la compréhensibilité (voir plus loin point 3.4.3). Ces frais sont à prouver au moyen de factures. Les frais liés aux travaux d infrastructure pour l accessibilité aux bâtiments ne sont pas admissibles. 6

7 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE Les dépenses qui ne sont pas admissibles dans le cadre de l octroi de la subvention, sont les suivantes: les frais de fonctionnement généraux de l association qui ne sont pas directement liés à la réalisation du projet; la valeur d achat des biens d investissement (sauf: les amortissements limités à la durée du projet et calculés en fonction de la période totale d amortissement); les dépenses liées aux travaux d infrastructure pour l accessibilité des bâtiments. 2.5 Comment constituer un dossier de demande de subvention? Pour introduire une demande, vous devez constituer un dossier qui comprendra obligatoirement les documents suivants: le formulaire de demande de subvention (dans la partie «Formulaires» de ce guide) dûment complété, daté et signé; un budget du projet détaillé et réaliste de l ensemble des recettes et dépenses estimées. Vous trouverez un modèle de budget et des explications quant aux exigences de forme dans le formulaire de demande de subvention (dans la partie «Formulaires» de ce guide); les statuts de l association; un bilan comptable et des comptes de résultats récents; le rapport d activité de l année précédant l année de la demande. Ce guide des subventions est également disponible sur 7

8 GUIDE DES SUBVENTIONS 3. Comment sera évaluée votre demande de subvention? 3.1 quand la demande est-elle recevable? Une demande recevable répond aux conditions suivantes: la composition du dossier de demande de subvention est complète (tel que décrit au point 2.5 du guide des subventions); le délai d au moins 3 mois entre la date d introduction de la demande et la date de début du projet est respecté; le demandeur démontre par une motivation claire et concrète pourquoi le projet s inscrit bien, d une part, dans les priorités politiques et, d autre part, dans les groupes-cibles et thématiques de la politique régionale d égalité des chances; la période du projet ne peut pas dépasser la durée maximale d un an (i.e. le caractère non récurrent d une subvention); les activités faisant partie du fonctionnement régulier d une association ne sont pas considérées comme un projet. Une demande non recevable n entre pas en ligne de compte pour une subvention. Ensuite, les demandes recevables sont examinées du point de vue de leur qualité (voir point 3.2). 3.2 quels sont les critères décisifs pour une évaluation positive de votre projet? Un projet est admissible pour une subvention quand son approche répond aux critères suivants: qualité des résultats escomptés - impact clair sur un ou plusieurs groupes-cibles ou thématiques de la politique régionale d égalité des chances: égalité femmes-hommes, diversité ethnoculturelle, personnes avec un handicap, LGBT (Lesbiennes, gays, bisexuelle-s et transgenres), violence entre partenaires et intrafamiliale; - impact clair sur une (ou plusieurs) priorité(s) politique(s) de la politique régionale d égalité des chances; - pertinence des résultats par rapport aux objectifs poursuivis dans ce projet; - cohérence entre les résultats et les activités au sein du projet; - durabilité des résultats (par ex. produit final concret, ); - si possible: une traduction des résultats en données mesurables. qualité de l organisation du projet: - un choix des activités les plus appropriées reprises dans le plan d approche; - un phasage transparent et logique des activités à entreprendre assorties de «bornes» (pour clôturer les phases); - la qualité du budget, réalisé suivant les exigences de forme comme indiqué dans le formulaire de demande de subvention. implication de l association: - présence d expertise et d expérience dans le cadre de la réalisation du projet; - connaissance et expérience avec le(s) public(s)- cible(s) et/ou thématique-s. faisabilité du projet: - faisabilité du plan d approche, du timing proposé et des résultats; - assez de personnel; - faisabilité financière: garantie qu il y ait suffisamment de recettes pour couvrir les dépenses. 8

9 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 3.3 quels sont les atouts supplémentaires pour l évaluation du projet? Les aspects suivants sont des atouts supplémentaires pour votre demande: Gender mainstreaming Il s agit de l intégration de la dimension de genre dans le projet c.-à-d. que, lors de la conception et réalisation du projet, il est nécessaire de tenir compte des différents effets possibles sur les femmes et les hommes. Pour de plus amples informations, voir point 3.4 du guide des subventions. Accessibilité L accessibilité est le processus par lequel les divers systèmes de la société, le cadre matériel, les services, les activités et informations sont rendus accessibles à tous. Votre projet a plus de chance de répondre au principe d égalité des chances si vous prêtez attention à l accessibilité de l environnement dans lequel vous organisez votre projet ainsi qu à l accessibilité de l information dispensée dans le cadre de votre projet. Pour de plus amples informations, voir point 3.4 du guide des subventions. Développement durable L organisation durable d un projet implique que l on tienne compte des aspects sociaux, économiques et environnementaux. Pour de plus amples informations, voir point 3.4 du guide des subventions. Renouvellement ou innovation Cet aspect a trait aux idées, biens, services et processus innovateurs. Le renouvellement ou l innovation du projet se situe au niveau de l approche, du contenu et de la forme. Originalité Il s agit de la créativité qui ressort lors de la conception et de la réalisation d un projet. 3.4 Comment intégrer les aspects de genre, de développement durable et d accessibilité dans votre projet? Intégration de la dimension de genre: L intégration de la dimension de genre peut s appliquer à l ensemble des activités financées, tant au niveau de l organisation que des objectifs. L intégration de la dimension de genre n est pas un but en soi mais un principe et une démarche. La check-list ci-dessous, relative à l intégration de la dimension de genre, peut vous être utile dans le cadre de l organisation de votre projet: Groupe - Quel public-cible voulez-vous atteindre avec votre projet, plutôt les femmes, les hommes, ou les deux? Balisez bien le groupe ciblé. Assurez-vous que tous les groupes-cibles soient à un moment donné pris en compte. Si vous ne choisissez pas un groupe donné, quelle est votre motivation, avez-vous prévu d autres moments pour vous en occuper? - Qu est-ce qui empêche les hommes/femmes de participer à ce projet? Peut-on prendre des mesures supplémentaires pour les toucher? Accompagnement - Qui accompagnera le(s) groupe(s)-cible(s): sexe (âge et origine) de l accompagnement? - Est-ce qu une formation/un soutien supplémentaire est éventuellement nécessaire pour assurer cet accompagnement? Offre - Qu allez-vous faire avec ce(s) groupe(s)-cible(s)? Quel est l objectif? - Est-ce que tout le monde est concerné (les activités proposées sont-elles alignées aux besoins des groupes-cibles visés)? - La proposition permet-elle de changer la répartition traditionnelle des rôles? Infrastructure - Dans quel lieu comptez-vous organiser votre activité (à l intérieur, à l extérieur, quel quartier)? - Ce lieu est-il accessible pour mon/mes groupe(s)-cible(s) (en ce qui concerne la mobilité et la sécurité)? Ce guide des subventions est également disponible sur 9

10 GUIDE DES SUBVENTIONS Intégration de la dimension développement durable : Ci-dessous, vous trouverez les directives à respecter pour une organisation durable du projet: Lieu: Lors du choix du lieu pour l évènement et la mise à disposition de lieux de séjour pour les participants, l organisateur tiendra compte de la présence d une gestion durable sur place. Mobilité: L organisateur s efforcera de limiter à un minimum l impact des déplacements de ses participants et de recommander les alternatives les plus durables pour tous les déplacements des participants. Restauration: L organisateur veillera à ce qu une restauration durable soit assurée pendant l évènement (produits et gestion) Intégration de la dimension accessibilité : Accessibilité intégrale signifie «accessibilité pour tous». L accessibilité intégrale peut être vérifiée selon 3 aspects: Accessibilité u est-ce que la destination est facile à atteindre, par ex. avec les transports en commun ou devez-vous organiser un transport spécifique pour certains publics-cibles? Utilisabilité u est-ce que le public-cible visé peut faire ce pourquoi vous l avez invité par ex. peuvent-ils se déplacer, s asseoir, entrer et sortir aisément? Compréhensibilité u Est-ce que tout le monde peut tout comprendre? Est-ce que tout le monde à la possibilité de s exprimer et d être compris par tous? Ou devez-vous veiller à ce qu il y ait une aide supplémentaire comme le sous-titrage des films, la mise à disposition d interprètes en langue des signes,? Communication: Lors de toute communication, l organisateur tiendra compte de critères de durabilité et il/ elle mettra en œuvre le principe d une organisation durable. Matériel: L organisateur s efforcera d utiliser du matériel durable et de mener une politique d achat durable qui soit respectueuse de l environnement, stimule une économie durable et renforce le tissu social de la société. Evènements en marge: Lors de l organisation d évènements en marge, l organisateur tiendra compte de critères de durabilité et il/elle mettra à profit ces évènements pour impliquer l économie et la société locales. Evaluation: L organisateur assurera une évaluation approfondie afin d améliorer et de diffuser, à l avenir, le concept d une organisation durable d événements. 10

11 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 4. quelles sont les exigences en matière de CommuniCation? Lors de l événement et dans toutes les publications liées au projet (affiches, programmes, ), il sera fait mention du soutien de la Région de Bruxelles-Capitale et de ses logos: l Iris et le logo de la Cellule Égalité des Chances. Les logos peuvent être téléchargés sur le site internet de la Cellule Égalité des Chances: Si votre organisation dispose d un site internet, vous êtes tenu d y inclure le lien vers le site internet de la Cellule Égalité des Chances: Il est également recommandé d établir, au sein du plan d approche, un plan de communication: plan de communication: la détermination des initiatives de communication ayant pour but le profilage du projet et la promotion des activités destinées au public-cible mais aussi la portée géographique de ces initiatives. Ce guide des subventions est également disponible sur 11

12 GUIDE DES SUBVENTIONS 5. quand une association reçoit-elle une décision officielle ConCernant sa demande de subvention? Avant que vous receviez une décision officielle d octroi d une subvention, votre demande devra parcourir les étapes suivantes: Pour un montant de subvention inférieur ou égal à : L arrêté de subvention est soumis à la signature du Secrétaire d État du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l Égalité des Chances; Après signature du Secrétaire d État, le visa du contrôleur des engagements est demandé. Le montant de la subvention est alors engagé, c.-à-d. que le montant de subvention accordé vous est réservé; Ensuite, une copie conforme de l arrêté pourvue de la signature du Secrétaire d État du Gouvernement de la Région de Bruxelles- Capitale chargé de l Égalité des Chances et du visa du contrôleur des engagements est officiellement transmise au bénéficiaire. Pour un montant de subvention supérieur à : Si la subvention accordée est supérieure à , un arrêté de gouvernement est établi et doit être soumis au préalable au Gouvernement pour approbation. Remarque concernant les montants de subvention supérieurs à : La procédure dans laquelle un arrêté de gouvernement doit être établi et soumis au préalable au Gouvernement pour approbation dure au moins trois mois. Par conséquent, la réception d une première tranche aura également lieu plus tard. Les organisations qui souhaitent introduire une demande pour des montants de cet ordre de grandeur doivent faire preuve de réalisme par rapport à leur situation financière. Il est conseillé, dans ces cas, de disposer de fonds propres de manière à pouvoir financer le début du projet (sans être dépendant du versement de la première tranche du montant de la subvention). Pour un montant de subvention de à : Pour ces montants, l avis de l Inspection des Finances est également requis. Pour un montant de subvention de à : L avis de l Inspecteur des finances est obligatoire, ainsi que l accord du Ministre du Budget. 12

13 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 6. quand et Comment sera liquidée la subvention? 6.1 en combien de tranches sera liquidé le montant de la subvention? Le paiement d une subvention se déroule en une ou deux tranches suivant l importance du montant de la subvention. L arrêté de subvention détermine les termes de la liquidation et mentionne également les catégories de dépenses admises dans le cadre de la subvention ainsi que le délai dans lequel une déclaration de créance ou un dossier de liquidation doit être introduit à l administration Liquidation en une tranche: Quand le montant de la subvention est inférieur à 3.100, la liquidation aura lieu en une tranche après la clôture du projet. Le bénéficiaire introduira auprès de la Cellule Égalité des Chances et dans le délai mentionné dans l arrêté de subvention un dossier complet de décompte final, composé des documents suivants: Le rapport financier daté et signé (dans la partie «Formulaires» de ce guide des subventions), en 2 exemplaires; Un exemplaire «copie conforme» des pièces justificatives des dépenses réellement effectuées. Les conditions de forme concernant ces documents sont expliquées dans le rapport financier (dans la partie «Formulaires» de ce guide des subventions); Une copie de chaque preuve de paiement (extrait de compte) par pièce justificative; Le rapport d activités daté et signé (dans la partie «Formulaires» de ce guide des subventions), en 2 exemplaires; Un exemplaire d un bilan comptable et des comptes de résultats récents; Liquidation en deux tranches: Quand le montant de la subvention est supérieur à 3.100, la liquidation aura lieu en deux tranches: 1. Une première tranche de 40% est considérée comme une avance. Le montant de l avance est donc proportionnel au montant total de la subvention et est stipulé dans l arrêté de subvention. 2. Le solde sera liquidé selon les mêmes conditions, tel que décrit au point 6.1.1, et donc après l achèvement du projet et l introduction du dossier complet de décompte final. 6.2 quand sera liquidé le montant de la subvention? La Cellule Égalité des Chances fait parvenir au bénéficiaire une déclaration de créance aux moments suivants: Une déclaration de créance relative au montant de l avance (première tranche) est jointe à la décision officielle d octroi de la subvention; Le bénéficiaire reçoit une déclaration de créance relative à la liquidation de la tranche unique ou du montant du solde (en cas de liquidation en deux tranches) après évaluation par l administration du dossier de décompte final. Afin de recevoir le montant de subvention octroyé, le bénéficiaire doit fournir une déclaration de créance datée et signée à la Direction de la Comptabilité du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale A partir du moment de l envoi de la déclaration de créance, le bénéficiaire devra compter au minimum un mois avant que le montant de la subvention soit sur son compte. Un exemplaire du matériel de promotion utilisé ou du produit final (publication, rapport, DVD, etc.) qui est le résultat du projet. Ce guide des subventions est également disponible sur 13

14 GUIDE DES SUBVENTIONS 6.3 quel montant sera liquidé? L entièreté du montant de la subvention octroyée, mentionnée dans l arrêté de projet, n est liquidée que si le bénéficiaire peut prouver les dépenses réellement effectuées et si celles-ci sont acceptées par la Cellule Égalité des Chances. Pour être acceptées, les dépenses doivent répondre aux conditions suivantes: Les dépenses acceptées sont inférieures au montant approuvé de la subvention: le montant de la subvention liquidé sera réduit au montant des dépenses acceptées; Les dépenses acceptées sont inférieures au montant déjà liquidé dans la première tranche: le solde qui excède les dépenses acceptées est réclamé au bénéficiaire. Les dépenses directement attribuables au projet sont destinées à l exécution du projet; Seuls les frais pour les catégories de dépenses mentionnées dans l arrêté de projet ou la convention sont admissibles. C est pourquoi il est important de prêter attention, pendant la rédaction du budget, aux catégories de dépenses pour lesquelles une association désire demander une subvention de projet; Les dépenses ont été effectuées par le bénéficiaire; Les dépenses réellement effectuées ainsi que leur paiement ont lieu entre la date de début et de fin du projet, comme stipulé dans l arrêté de projet; Les dépenses font l objet de pièces justificatives qui répondent aux conditions de forme tel que mentionné dans le rapport financier (dans la partie «Formulaires» de ce guide des subventions). Suivant l importance des dépenses acceptées, le bénéficiaire a droit au montant de subvention suivant: Les dépenses acceptées sont égales ou supérieures au montant approuvé de la subvention: le bénéficiaire reçoit l entièreté du montant de la subvention, comme stipulé dans l arrêté de projet; 14

15 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 7. avez-vous encore des questions? Si vous avez encore des questions, n hésitez pas à nous contacter. Nous vous aiderons avec plaisir. Ci-dessous, vous trouverez nos coordonnées: Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale Direction des Ressources Humaines et de l Égalité des Chances Cellule Égalité des Chances City Center Offices Boulevard du Jardin Botanique 20, 1035 BRUXELLES Secrétariat: Fax: Mail: egalitedeschances@mrbc.irisnet.be Si vous souhaitez de plus amples informations sur l égalité des chances et la diversité, vous pouvez consulter notre site internet à l adresse suivante: Ce guide des subventions est également disponible sur 15

16 i. formulaire de demande de subvention GUIDE DES SUBVENTIONS Dénomination de l association... Dénomination du projet... Montant de subvention souhaité renseignements généraux ConCernant votre association 1.1 Statut juridique Dénomination exacte et complète de l association Adresse du siège social Adresse de correspondance Adresse du site internet (si d application) Numéro de compte (avec IBAN et BIC) (au nom de l association) Faites une description des objectifs généraux de votre association Faites une description de l expertise et de l expérience de votre association dans la réalisation de ce projet Votre association est-elle subventionnée par d autres instances publiques?! Non! Oui - Si oui, laquelle? dénomination de l instance publique montant nature de la subvention 16

17 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 2. Coordonnées du responsable de projet! Madame! Monsieur 2.1 Nom de famille Prénom Fonction Tél Fax description de votre projet 3.1 Quelle est la durée totale de votre projet? Prévoyez une période de minimum trois mois entre la date d introduction de la demande et la date de commencement du projet. Tenez compte de la période de préparation et de clôture du projet Date de début Date de fin Un événement est-il prévu dans le cadre de votre projet?! Oui - si oui, où et à quel moment?! Non Date de l événement Adresse de l événement Quel(s) public(s)-cible(s)/thématique(s) ce projet vise-t-il? Public(s)-cible(s)/thématique(s) De quelle manière (telle que décrite au point 1.1 du guide des subventions) inscrivez vous votre projet dans le(s) groupe(s)-cible(s)/thématique(s) de la politique régionale en matière d égalité des chances? Groupe(s)-cible(s)/thématique(s): Motivation: Dans quel(s) objectif(s) stratégique(s) (tel que décrit au point 1.2 du guide des subventions) s inscrit le projet pour lequel vous introduisez cette demande? Priorité(s): Motivation:... Ce guide des subventions est également disponible sur 17

18 GUIDE DES SUBVENTIONS 3.6 Faites une brève description de votre projet Décrivez votre plan d approche Quelles activités seront organisées pendant quelle période (durant l entièreté du déroulement du projet)? Qui s occupera de la réalisation et combien de temps le membre du personnel et/ou un tiers y consacrera-t-il? Indiquez toutes les activités dans le planning et faites une évaluation du timing la plus précise possible. période/phase activités exécutées par temps ConsaCré Comment voulez-vous faire la promotion de votre projet auprès du public-cible visé? Quelles initiatives de communication prévoyez-vous pour toucher votre public-cible? Quelle portée (géographique) visez-vous? Importance de la créativité des initiatives de communication mais aussi la manière de définir votre projet. 3.8 Dans votre projet, prêtez-vous attention aux critères suivants tels que décrits au point 3.3 du guide des subventions? Attention portée à la dimension de genre (groupe/accompagnement/offre/infrastructure)! Oui - Si oui, expliquez:...! Non Attention portée à l accessibilité (accessibilité, utilisabilité, compréhensibilité)! Oui - Si oui, expliquez:...! Non 18

19 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE Attention portée au développement durable (lieu/accessibilité/restauration/communication/ matériel/événements en marge)! Oui - Si oui, expliquez:...! Non Attention portée au caractère novateur/lancement du projet pilote! Oui - Si oui, expliquez:...! Non Attention portée à l originalité! Oui - Si oui, expliquez:...! Non 3.9 Quels résultats et effets concrets visez-vous dans le cadre de ce projet? Désignez-les de manière claire. Définissez de manière réaliste les résultats pertinents en fonction des objectifs visés Le projet aboutit-il à un résultat, un produit final ou à un service concret?! Oui - Si oui, décrivez:...! Non (cfr ) Décrivez les (autres) résultats/effets que vous visez Les résultats/effets, décrits en 3.9.2, sont-ils mesurables?! Oui - Si oui, décrivez:...! Non Ce guide des subventions est également disponible sur 19

20 GUIDE DES SUBVENTIONS 3.10 Avec quelles organisations collaborerez-vous? Décrivez leur contribution au sein du projet. Mentionnez séparément chaque organisation travaillant avec d autres groupes-cibles Organisations actives dans les mêmes groupes-cibles dénomination de l organisation ContriBution Organisations actives dans d autres groupes-cibles dénomination de l organisation ContriBution 3.11 Indiquez les autres instances auprès desquelles vous avez demandé une subvention dans le cadre de ce projet. dénomination de l instance montant 3.12 Veuillez indiquer si les documents suivants sont joints au formulaire de demande:! Oui! Oui! Oui! Oui!!!! Non Un budget complet du projet Non Statuts de votre association Non Bilan comptable et comptes de résultats récents Non Rapport d activité de l année précédant l année de la demande 20

21 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 3.13 Lisez attentivement les informations ci-dessous avant de signer le formulaire de demande! 1. Je m engage à faire mention du logo de la Cellule Égalité des Chances et l Iris de la Région de Bruxelles-Capitale dans toutes les communications (promotion, publication, etc.) en lien avec le projet. Si mon association possède un site internet, j indique sur celui-ci le lien du site internet de la Cellule Égalité des Chances ( 2. Je prends acte des directives en matière de développement durable comme décrit au point du guide des subventions. 3. Au nom de mon organisation, je déclare, lors de la réalisation de ce projet, ne discriminer personne sur base de son sexe, son âge, son orientation sexuelle, son état civil, sa naissance, sa fortune, ses convictions religieuses ou philosophiques, ses convictions politiques, sa langue, son état de santé, son handicap, ses caractéristiques physiques ou génétiques, son origine sociale, sa nationalité, sa prétendue race, sa couleur de peau, son origine nationale ou ethnique, son ascendance ou ses convictions syndicales. Cela vaut tant pour les membres du personnel internes que pour les tiers, les visiteurs, les collaborateurs externes, Date:...Signature:... Nom + Fonction:... BUDGET DU projet Dénomination de l association... Dénomination du projet... Subvention demandée... recettes recettes assurées recettes attendues subvention demandée total SUBVENTIONS Région de Bruxelles-Capitale Commission Communautaire Flamande Commission Communautaire Française Communauté Flamande Communauté Française Région Wallonne Commune(s) bruxelloise(s) Autres SPONSORING, FINANCEMENT PRIVÉ RECETTES (provenant du projet) FONDS PROPRES AUTRES RECETTES TOTALES Ce guide des subventions est également disponible sur 21

22 GUIDE DES SUBVENTIONS dépenses I. Loyers et charges locatives II. Frais de promotion et de publication III. Frais administratifs IV. Frais de véhicule et de déplacement V. Rétributions de tiers/sous-traitants, honoraires VI. Frais de personnel VII. Amortissements et investissements VIII. Autres (ex. frais liés à l accessibilité) DÉPENSES TOTALES montant demandé total estimé Conditions de forme relative au budget: 1. Le budget doit être en équilibre: le montant total des dépenses prévues doit être identique au montant total des recettes prévues. 2. Le budget doit être une image réaliste des activités décrites dans le projet et doit être le plus détaillé possible. Ne faites pas une estimation trop prudente. 3. Un budget ne peut comprendre que des frais qui sont directement liés au projet. 4. Justifiez succinctement le montant demandé par catégorie de budget. Si nécessaire joignez des calculs et des clés de répartition (obligatoire pour les frais de personnel, les frais administratifs et les amortissements). CONSEIL: Réfléchissez bien aux catégories de dépenses pour lesquelles vous demandez un subside. Après une éventuelle approbation de votre projet, ces catégories de dépenses seront reprises dans l arrêté ou dans la convention. Par conséquent, lors du décompte final, après l'exécution du projet, seules ces catégories de dépenses pourront être prises en compte. Pour de plus amples explications sur chacune de ces catégories de dépenses, voir les pages 6 et 7 du guide des subventions. 22

23 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE ii. formulaire pour la préparation du rapport financier Dénomination de l association... Dénomination du projet... Subvention accordée Cf. arrêté de projet... Début du projet Cf. arrêté de projet... jj/mm/aa Fin du projet Cf. arrêté de projet... jj/mm/aa But: Vous pouvez utiliser ce document comme instrument lors du décompte des recettes et des dépenses. Les pièces justificatives (factures, etc.) sont à indiquer dans le tableau dans l ordre chronologique et par catégories de dépenses. La date de paiement de chaque pièce justificative est également à indiquer dans le tableau. Des dépenses ne peuvent être introduites que dans le cadre des catégories de dépenses mentionnées dans l arrêté de projet ou dans la convention. Par conséquent, vous n indiquez rien dans les catégories de dépenses qui ne sont pas d application dans le cadre de votre projet. rappel: Seules les dépenses réellement effectuées pendant la durée du projet entrent en ligne de compte c.à.d. que les dates des pièces justificatives mais également les dates de leurs paiements (mentionnées sur les extraits de compte ou dans le journal de caisse en cas de paiement comptant) se situent entre la date de début et de fin du projet. Ces dépenses doivent être directement attribuables à la réalisation du projet. Ce guide des subventions est également disponible sur 23

24 GUIDE DES SUBVENTIONS CaTéGOrIE DE DépENSES: 1. loyers et Charges locatives Loyer qui doit être payé à des tiers pour l usage dépenses sont prouvées par des factures. de salles, locaux, appareils et infrastructures. Ces pièces justificatives payé le date fournisseur description montant date SOUS-TOTAL 2. frais de promotion et de publication Frais dans le cadre de la communication du projet, la promotion des activités du projet et l annonce des résultats par le biais de publications, etc. Ces dépenses doivent être prouvées par des factures. pièces justificatives payé le date fournisseur description montant date SOUS-TOTAL 24

25 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE 3. frais administratifs Frais de fonctionnement directement attribuables au développement du projet à savoir: l achat de matériel de bureau, les frais d envoi, etc. Bien qu il soit parfois difficile d apporter une preuve, il est nécessaire de fournir des factures, tickets de caisse, etc. Les frais de fonctionnement qui ne sont qu en partie attribuables au projet, doivent être justifiés sur base d une clé de répartition motivée et acceptable (% ou fraction). pièces justificatives payé le date fournisseur description Clé de répartition montant à affecter date SOUS-TOTAL Motivez au moyen de calculs la (ou les) clé(s) de répartition que vous utilisez. La motivation doit montrer un lien clair et logique entre les frais introduits et les frais totaux: frais de véhicule et de déplacement Les frais de déplacement du personnel dans le cadre des activités faisant partie du projet. En ce qui concerne les frais de véhicule: les demandes d indemnités kilométriques doivent mentionner la date du déplacement, la destination et le nombre de kilomètres parcourus. L indemnité kilométrique maximale doit rester dans une marge raisonnable. Les barèmes (0,32 /km pour l année 2011) utilisés par la Région de Bruxelles-Capitale peuvent vous servir de base. Ces frais sont justifiés au moyen de factures, demandes d indemnités kilométriques, preuves de transport, etc. pièces justificatives payé le date nom du membre du personnel description (avec mention du fournisseur) montant date SOUS-TOTAL Ce guide des subventions est également disponible sur 25

26 GUIDE DES SUBVENTIONS 5. rétribution de tiers/sous-traitants, honoraires Dépenses liées à la sous-traitance de tiers pour des activités ayant lieu dans le cadre du projet, à savoir: orateurs, traducteurs, formateurs, restauration, etc. Les prestations des tiers doivent être facturées en détails en mentionnant: le nom du prestataire, la date de la prestation, la nature des services et, si nécessaire, le nombre d heures. Le bénévolat peut être introduit sur base des modalités prévues dans la législation belge (indemnité forfaitaire ou indemnité pour les frais engagés). Ces indemnités sont prouvées au moyen de factures ou notes de frais au nom du bénévole. pièces justificatives payé le date fournisseur / nom du Bénévole description montant date SOUS-TOTAL 6. frais de personnel Frais liés au personnel qui possède un contrat de travail avec l association qui a introduit la demande. Les frais salariaux sont calculés et prouvés au moyen de fiches de salaires mensuelles et individuelles. Les frais de personnel, qui ne sont qu en partie admissibles dans le cadre du projet, doivent être justifiés sur base d une clé de répartition motivée et acceptable (% ou fraction). pièces justificatives (fiches de salaire) payé le date nom du membre du personnel description (nature + pour quelle période) Clé de répartition montant à affecter date SOUS-TOTAL 26

27 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE Motivez au moyen de calculs la (ou les) clé(s) de répartition que vous utilisez. La motivation doit montrer un lien clair et logique entre les frais introduits et les frais totaux:... amortissements et investissements Les dépenses destinées aux biens d investissement utiles pour l organisation des activités liées au projet et donc achetés spécifiquement dans le cadre de ce projet. La totalité du prix d achat du bien d investissement ne peut être déclarée, mais bien la valeur d amortissement en rapport avec la durée du projet et calculé sur base de la durée totale d amortissement (selon les pratiques comptables habituelles). L achat du bien d investissement doit être justifié au moyen d une facture. pièces justificatives payé le n date fournisseur description montant (a) date CalCul de l amortissement n durée du projet (en mois) (B) période totale d amortissement (en mois) (C) montant à admettre [(a)*(b)] / (C) SOUS-TOTAL autres Les frais liés à l accessibilité de votre projet appartiennent à cette catégorie pour e.a. les personnes avec un handicap. Cela concerne tant les frais visant à augmenter l accessibilité, l utilisabilité que la compréhensibilité. Ces frais sont à prouver au moyen de factures. Remarque: les frais liés aux travaux d infrastructure pour l accessibilité aux bâtiments ne sont pas admissibles. pièces justificatives payé le date fournisseur description montant date SOUS-TOTAL Ce guide des subventions est également disponible sur 27

28 GUIDE DES SUBVENTIONS Résumé des dépenses: Après avoir complété les catégories de dépenses qui s appliquent à votre projet, vous pouvez retranscrire les sous-totaux dans le tableau ci-dessous. Ensuite calculez le total général de vos dépenses. dépenses sous-totaux I. Loyers et charges locatives II. Frais de promotion et de publication III. Frais administratifs IV. Frais de véhicule et de déplacement V. Rétributions de tiers/sous-traitants, honoraires VI. Frais de personnel VII. Amortissements et investissements VIII. Autres TOTAL GÉNÉRAL recettes: Résumé des recettes: Veuillez indiquer dans le tableau ci-dessous l ensemble des recettes que vous avez obtenues dans le cadre de votre projet. Il peut s agir par ex. des recettes faisant suite à votre projet, liées à la livraison des biens et des services contre paiement. Par exemple: les frais d inscription, les entrées, la vente de publications, etc. Veuillez également mentionner les subsides et allocations émanant d autres services publics ou instances particulières. recettes montants Subventions Région de Bruxelles-Capitale Commission Communautaire Flamande Commission Communautaire Française Communauté Flamande Communauté Française Région Wallonne Commune(s) bruxelloise(s) Autres Sponsoring, financement privé Recettes (provenant du projet) Fonds propres Autres TOTAL GÉNÉRAL 28

29 pour DES projets DaNS le DOmaINE DE l égalité DES ChaNCES ET DE la DIVErSITé EN région DE BrUxEllES-CapITalE DOCUmENTS À joindre: Indiquez si les documents suivants ont été joints au dossier de liquidation:! Oui! Oui! Oui!! Non Deux exemplaires du rapport financier Non Un exemplaire d un bilan comptable et comptes de résultats récents! Non un exemplaire des pièces justificatives accompagnées par des preuves de paiement qui répondent aux exigences de forme mentionnées ci-dessous: Conditions de formes des pièces justificatives: Les pièces justificatives sont classées par catégorie de dépenses et dans l ordre chronologique. Une copie de la preuve de paiement (extrait de compte) est mise en annexe de chaque pièce justificative. Il est inscrit de manière indélébile sur chaque pièce justificative originale qu il s agit d une dépense financée par une subvention de la Région de Bruxelles-Capitale. Ensuite, vous faites une copie de la pièce justificative avec la mention «certifié conforme». Cette copie certifiée conforme est jointe au rapport financier. Le demandeur tient les pièces justificatives originales ainsi que les preuves de paiement qui s y rapportent à la disposition dans sa comptabilité pour un éventuel contrôle sur place. Je déclare que les données fournies sont exactes et conformes à la réalité. Date:... Signature:... Nom + Fonction:... Ce guide des subventions est également disponible sur 29