QUELQUES NOTIONS DE BASE SUR OPenOffice.org Calc

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1 QUELQUES NOTIONS DE BASE SUR OPenOffice.org Calc Table des matières 1. AVIS AUX UTILISATEURS D'EXCEL LANCEMENT DE L'APPLICATION AFFICHAGE DE LA FEUILLE DE CALCUL FORMATAGE D'UNE ou d'un ENSEMBLE de CELLULES Les divers éléments de formatage des cellules Faire des calculs simples Utilisation dans une opération d'une référence absolue à une cellule LES FEUILLES DU CLASSEUR IMPRESSION Travailler avec plusieurs feuilles Zone d'impression Imprimer une feuille FAIRE UN DIAGRAMME (graphique) Enregistrer son fichier Classeur FORMATIONS DOCUMENTS...24 manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 1/24

2 1. AVIS AUX UTILISATEURS D'EXCEL Les personnes qui ont utilisé un tableur tel que Excel de Microsoft ne seront pas désorientées avec OpenOffice.org Calc tant il est évident que la présentation, les outils et fonctions de ces 2 logiciels sont très proches. 2. LANCEMENT DE L'APPLICATION AFFICHAGE DE LA FEUILLE DE CALCUL Tout d'abord: lancer l'application OO.o Calc, pour ce faire, 2 possibilités : Démarrer/Tous les Programmes/OpenOffice.org 2.3 et OpenOffice.org Calc ou si vous avez déjà un raccourci OpenOffice.org Writer (ou autre) sur votre bureau, vous cliquez sur l'icône correspondante, puis: Fichier/Nouveau/Classeur 1 Ce qui apparaît sur l'écran est une feuille d'un Classeur. Un Classeur peut avoir plusieurs feuilles: Feuille1, Feuille2, Feuille3 etc.. Le nom attribué par défaut à ce classeur nouveau est: Sans nom1. Lorsque vous enregistrerez votre travail (votre classeur) dans un Dossier, vous donnerez un nom personnalisé à votre fichier. Travailler avec un affichage minimum : Affichage/barres d'outils : cochez les cases : Formatage, Normal et Barre de formule 1 Désormais dans les documents le chemin pour atteindre l'élément d'un menu sera décrit de cette façon: des / séparant les différentes rubriques manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 2/24

3 Figure 1. Un autre conseil valable à chaque fois que vous travaillerez sur la feuille d'un Classeur: veillez à ce que vous ayez toujours en haut et à gauche de votre feuille: la colonne A et la ligne 1 manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 3/24

4 Figure 2. Actionnez les barres de défilement en vertical et en horizontal pour vous re-cadrer si nécessaire: 3. FORMATAGE D'UNE ou d'un ENSEMBLE de CELLULES 3.1 Les divers éléments de formatage des cellules Une cellule est définie par l intersection d une ligne et d une colonne, et possède des attributs de base et par défaut. Ces attributs sont modifiables en utilisant le menu: Format. Si vous souhaitez changer un ou plusieurs de ces attributs, une fois que la cellule ou les cellules ont été sélectionnées (dans le cas d'une seule cellule sélectionnée elle apparaît encadrée, si plusieurs cellules sont sélectionnées elles passent en inverse-vidéo), vous cliquerez sur la barre de menu>format>cellules. Dans l'utilisation courante le formatage des cellules se fera souvent par colonne ou par ligne, il conviendra donc de sélectionner le ou les colonnes pour lesquelles toutes les cellules seront formatées de la même façon. Exemple si dans ma colonne B toutes les cellules doivent contenir des valeurs montants, je formaterai ces cellules avec Nombre>Monétaire en déterminant le nombre de chiffres après la virgule ainsi que la monnaie utilisée : par exemple Nous voyons qu il y a 7 éléments ou "onglets" qui définissent le format de cellule: Nombres: spécifie une catégorie parmi une liste: monétaire, date pourcentage, texte Police : c est la Police de caractères (Arial, Courrier new )qui sera utilisée pour ce qui est ou sera écrit dans la cellule. En précisant gras, italique, ainsi que la taille des caractères manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 4/24

5 Figure 3. Effets de caractères : Permet de définir un "habillage des caractères" (relief, souligné,barré ou pas...) et la couleur de la Police (la couleur des caractères) Alignement: dire si le texte est cadré autant en horizontal qu en vertical au milieu, à gauche en haut, en bas Bordure: si l'on souhaite encadrer la ou les cellule(s) avec un trait de telle forme, de telle épaisseur et de telle couleur. Arrière-Plan: c est ce qui détermine la couleur et la texture du fond de la cellule. Protection: indique si l on veut protéger la cellule en écriture ( nous ne nous préoccuperons pas de cette fonction dans ce document) Exemple: Ma cellule contiendra un nombre, plus précisément un prix que je veux exprimer dans la monnaie Euro: par exemple, je souhaite que la valeur (le prix) soit centré dans ma cellule, qu il soit en gras, en rouge,de taille 12, et dans la police : Arial avec une bordure bleu foncé, et le fond de la cellule en jaune je clique sur la cellule par exemple C4 : je clique sur Format dans la Barre de menu je clique sur Cellule manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 5/24

6 je choisis l onglet nombre dans la liste proposée je choisis monétaire, avec symbole et 2 chiffres de décimales. Je choisis de mettre la monnaie exprimée en Euros : Français(France) Figure 4. J ai déterminé ce que contiendra cette cellule: un monétaire, maintenant les autres éléments du Format. je clique sur Alignement manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 6/24

7 Figure 5. je détermine l alignement de mon texte ou donnée aussi bien en vertical qu en horizontal. Je clique sur Police pour préciser la forme de caractères du texte, normal,gras, italique et la taille des caractères. Figure 6: Je clique sur Bordure pour encadrer éventuellement la (les) cellule(s) manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 7/24

8 Je choisis le: style Je détermine: la couleur Dans disposition des lignes je détermine si je veux encadrer les bords extérieurs de ma sélection (cas de plusieurs cellules sélectionnées), les bords de chaque cellule, seulement les bords verticaux ou horizontaux. Figure 7. Je clique sur Arrière-Plan pour donner une couleur au fond de cellule(s) Jaune dans mon exemple. Vous cliquez sur la couleur désirée. Attention: si vous avez une Police en noir et vous avez un arrière-plan de couleur noire Le résultat obtenu suivant les critères définis devrait être celui-ci manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 8/24

9 Figure 8: Dans l'exemple proposé nous avions sélectionné Une cellule. Si vous avez une colonne ou une ligne pour laquelle toutes les informations ou données seront de même nature: nombre, monétaire, date, pourcentage etc., sélectionnez la ou les colonnes, la ou les lignes ou toute une plage de cellules avant de définir le format. Il est possible de le faire après avoir entré les valeurs dans les cellules. Définissez des largeurs de colonnes et des hauteurs de lignes suffisantes pour "aérer" votre feuille. Menu: Format puis colonnes ou ligne et suivant le cas largeur ou hauteur. Sélectionnez avant cela une plage de colonnes et lignes. Toutes les opérations de formatage vues précédemment peuvent être exécutées à l'aide des boutons représentés par des icônes de la barre d'outils: Formatage Figure 9. En cliquant sur la petite barre indiquée par la flèche, puis en plaçant la souris sur Boutons visibles, vous obtenez la liste de toutes ces boutons. -Ceux qui sont cochés sont visibles; si vous souhaitez rendre visibles d'autres boutons sélectionnez la ligne correspondante : ce bouton sera visible sur votre barre d'outils. NB: ceci est vrai pour toutes les barres d'outils de toutes les applications : OO.o Writer, Calc, Base... Dans l'exemple ci-dessous, nous avons: manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 9/24

10 mis en place un Titre pour expliciter l'objet de cette feuille de classeur : FAIRE DES CALCULS Utiliser la ligne 5 pour dire à quoi se rapportent les données dans chaque colonne: Les Produits, Prix unitaire au kg... Nous avons spécifié quel est format du contenu des cellules correspondant à chaque colonne: Colonne B :Monétaire, colonne C: nombre... Figure 10: Il suffit d'entrer dans les cellules adéquates: les noms des produits, les valeurs des prix unitaires et des quantités. Les cellules correspondantes de la colonne : A payer ainsi que les Totaux et moyennes résultant de Formules ou Opérations seront remplies plus tard. Comment créer un Titre Sur une feuille de calcul nous pouvons définir un titre pour présenter les données et calculs. Afin de disposer d'un espace assez grand pour entrer notre titre, sans changer la largeur des colonnes et la hauteur des lignes, il est possible de "fusionner" des cellules de plusieurs colonnes et plusieurs lignes, et ainsi de considérer l'espace résultant comme une seule cellule, dans lequel le titre va être entré. Dans l'exemple ci-dessus (figure 10), les cellules appartenant aux colonnes B,C et D et aux lignes 2 et 3 ont été fusionnées. manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 10/24

11 1. Je sélectionne les cellules concernées en cliquant avec la souris sur la 1ère cellule(b2 dans l'exemple) et en glissant la souris (doigt maintenu) vers la dernière cellule à sélectionner: (D3 dans notre exemple); ces 6 cellules doivent apparaître en inverse-vidéo (noir) 2. je clique sur le bouton (icône) indiqué par la flèche (figure 10) ou je fais: Format/fusionner les cellules: les cellules sont fusionnées et lorsque l'on clique dans cet espace la cellule identifiée porte le N de Colonne la plus à gauche: B dans notre exemple, et le N de la ligne la plus haute : 2 dans notre exemple. 3. J'écris mon titre, je le formaterai ensuite (police, arrière-plan, bordure etc.) NOTA : Pour supprimer la fusion ou "scinder" les cellules, il suffit de re-sélectionner notre cellule : B2, puis de cliquer de nouveau sur la même icône indiquée par la flèche rouge. Utiliser les styles et formats De la même façon qu'avec Writer, sur une feuille de Calcul il est possible d'utiliser les styles et formatages pour définir l'apparence des zones de cellules. Sur une feuille de données comme celle qui est visualisée ci-après (figure 11), nous pouvons distinguer ce qui des Titres ou libellés des colonnes et Lignes et les données. Ainsi nous pouvons définir un style: Pour le titre : FAIRE DES CALCULS ==> style Titre Pour les libellés de colonnes : Produits, prix au Kg, etc.==> style Titre Pour les lignes de produits ; carottes, navets, etc...==> style Titre2 Pour les données: prix au kg, quantité ==> Style Données Et enfin pour les résultats : Totaux, Moyenne ==>Style Résultats Une fois la cellule ou la zone de cellule sélectionnée faire menu : Format >Styles et Formatage et choisir le style à appliquer. 3.2 Faire des calculs simples La feuille composée de cellules est appelée :Feuille de calcul, car effectivement la vocation d'un Tableur comme OO.o Calc est de donner des moyens de mise en place d'opérations simples ou plus sophistiquées (fonctions scientifiques, financières...). L'avantage est que la méthode de calcul étant définie, lorsque une ou plusieurs valeurs changent, les calculs sont refaits automatiquement. Dans l'exemple figure 10 si je change le Prix unitaire des navets, la somme en B12 sera recalculée automatiquement. De même le prix à payer dans la cellule D8 sera recalculé automatiquement. (le prix à payer étant le produit (multiplication) du Prix unitaire par la quantité (=B7*C7). Faire la SOMME de plusieurs valeurs :C'est faire la somme du contenu de plusieurs cellules. Dès que dans une cellule l'on commence par le signe = cela signifie qu'une opération, une formule ou fonction va être insérée : manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 11/24

12 Exemple de SOMME de différentes cellules: Figure 11. Dans l'exemple ci-dessus nous nous proposons de mettre la Somme des prix unitaires au kg dans la cellule B12. Si la fonction recherchée n'apparaît pas dans la liste, vous devez cliquer sur le symbole :f(x) flèche bleue, dans Catégorie choisissez :Toutes; les fonctions sont rangées par ordre alphabétique. La fonction apparaîtra ensuite dans la fenêtre des fonctions récemment utilisées. 1. J'entre le signe = en B12, la fenêtre des fonctions propose entre autres, la fonction SOMME (flèche rouge) sélectionnez cette fonction. 2. Lorsque vous cliquez sur SOMME, en B12 vous obtenez =SOMME(), les parenthèses vont enserrer la plage de cellules qui va être utilisée pour effectuer cette somme. 3. Amenez la souris à la 1ère cellule:b7 dans notre exemple, et cliquez puis glissez-la vers le bas en maintenant le doigt appuyé(côté gauche): 4. Lorsque vous êtes à la dernière cellule: B9 dans notre exemple, vous relâchez la souris. Les cellules sélectionnées sont affichées en B12 et apparaissent dans les parenthèses: (B7:B9) signifie cellules de B7 à B9 comprise. Pour terminer vous pressez la touche Entrée du clavier. NOTA: Vous pouvez également écrire dans la cellule B12: = B7+B8+B9, l'utilisation de la fonction SOMME me semble plus pratique. manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 12/24

13 ASTUCE : Vous pouvez également faire la somme du contenu de plusieurs cellules en suivant cette procédure: 1. Cliquant sur 1ère cellule B7 dans notre exemple et tout en maintenant le doigt appuyé sur le côté gauche de la souris faire glisser jusqu'à la cellule dans laquelle sera entrée la somme: B12 dans notre exemple. 2. Relâchez la souris et cliquez sur le signe : 2 qui est sur la barre de formule voir flèche bleue figure 10. attention: ce signe n'apparaît pas si vous avez déjà entré le signe = dans une cellule. Cette méthode suppose que les cellules à additionner sont contiguës. Pour effectuer une autre fonction telle que: MOYENNE, vous procédez de la même manière, sauf que vous aurez sélectionné la fonction MOYENNE dans la liste. Différences entre une fonction ou formule et une opération Une Opération : est une suite de valeurs séparées par des signes ou opérateurs : exemple = NOTA : si je mets le signe = j'obtiens le résultat de l'addition :34 ; si je ne mets pas le signe = j'aurai : !!! (c'est compris comme du texte). Autre exemple d' Opération: =(50*12)/ Une Formule ou Fonction: une Moyenne, par exemple: =MOYENNE(C7:C9) ou une Somme: =SOMME(B7:B9) on indique le type de fonction : Somme, Moyenne ou autre et entre parenthèses les arguments de cette fonction: la plage de cellules. Les Fonctions : Il y a différents types: Fonction logique: =Si(D12>25;"trop cher";"ça va") si le contenu de D12 est supérieur à 25 alors le texte 'trop cher" est mis dans la cellule dans laquelle nous avons inséré la Fonction, sinon c'est le texte: "ça va". Fonction Mathématique : = RACINE(100) Fonction Financière, exemple : =DUREE(0,04;40000;45000) calcul le nombre de périodes nécessaires à un investissement pour atteindre une valeur nominale. et autres... Avertissement :Les fonctions : financières, Mathématiques, logiques etc. ont des arguments spécifiques. Ce n'est pas l'objet de ce document d'aide à des opérations basiques d'expliciter ces fonctions. 2 Le signe est la notation d'une somme en mathématiques manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 13/24

14 Le fait de faire référence au contenu des cellules amène la capacité de ré-évaluation dynamique des résultats si une donnée change. Dans les exemples ci-dessus = est l'addition de constantes mais: =SOMME(B7:B9)... est l'addition de variables. Lorsque je fais référence à une cellule: B7 par exemple, si le contenu de cette cellule change la fonction SOMME (ou autre) est recalculée automatiquement et le nouveau résultat est affiché. Les signes d'opérations (opérateurs): Additionner : + =45+12 ; =B7+B8 Soustraire : - =45-12 ; =B7-B8 Multiplier : * =45*12 ; =B7*C7 Diviser : / =45/12 ; =B7/3 ; =B7/C7 Attention à la priorité des opérateurs si vous écrivez dans une cellule l'opération suivante : =18+26/2 vous obtenez : 31 ; 18 est ajouté au résultat de 26/2 soit : 13 mais si vous écrivez: =(18+26)/2 vous obtenez: 22 car on additionne 18 et 26 avant de diviser par 2 Conclusion: pour maîtriser l'ordre des calculs mettez des parenthèses. Autre exemple d' Opération : une multiplication. Dans notre exemple - figure 11, la colonne D libellée "A payer" nous allons faire le produit du prix unitaire par le prix au Kg et ce pour chaque article : carottes, navets Vous entrez le signe = avec le clavier dans la cellule D7 2. Vous cliquez sur la cellule B7 (prix unitaire) 3. Vous introduisez l'opérateur: le signe * de multiplication 4. Vous cliquez sur la cellule C7 5. Vous appuyez sur la touche Entrée du clavier pour terminer. La valeur calculée: 7,31 est affichée en D7 mais vous voyez dans la barre de formule qu'en D7 il y a la formule: = B7*C7 qui indique que c'est le contenu de B7 qui est multiplié par le contenu de C7, et que par conséquent si le prix unitaire ou le poids change, le calcul est réactualisé automatiquement. Pour les autres opérations : Soustraire, Diviser vous appliquerez la même procédure. manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 14/24

15 Copier et Coller des cellules comportant des formules ou fonctions Dans notre exemple figure 11, l'opération réalisée en D7 est identique dans les cellules D8 et D9: c'est toujours le prix unitaire qui doit être multiplié par le poids. Nous pouvons donc refaire la même chose que précédemment mis sur la ligne 8 puis la ligne 9. Plus rapide: la copie de cellules. 1. Vous cliquez sur la cellule D7 dans laquelle il y a la formule : =B7*C7 2. Puis vous faites "Copier" 3. Vous sélectionnez les cellules D8 et D9- elles passent en inverse- vidéo- et vous faites "Coller", vous constatez que les formules ont été recopiées dans les cellules, avec mise à jour relative à la ligne courante: =B8*C8 et = B9*C9 ASTUCE : Il existe un moyen plus rapide de faire la même opération de recopie d'une cellule vers d'autres cellules contiguës. Dans notre exemple : 1. Vous cliquez sur la cellule D7 dans laquelle il y a la formule : =B7*C7, 2. Vous amenez la souris sur le coin droit et en bas une petite croix apparaît 3. Vous glissez la souris vers le bas (le doigt maintenu appuyé sur le côté gauche) jusqu'à la dernière cellule pour laquelle la formule doit être copiée. NB: Gardez à l'esprit qu'une feuille de calcul doit être construite de la façon la plus souple, la plus dynamique possible afin qu'une modification d'une ou plusieurs données n'impliquent pas le recalcule des différentes opérations, et que ces calculs soient applicables à d'autres cas de figures similaires. Si l'on prend l'exemple d'une feuille de paie, les calculs pour arriver au résultat: net à payer sont toujours les mêmes: Taux horaire, salaires de base, retenues, cotisations, primes etc... d'un employé à l'autre, seules les données changent. Lorsque j'ai défini ma méthode de calcul pour un employé A en feuille1 de mon classeur, je peux copier cette feuille dans les autres feuilles, je n'aurai seulement qu'à entrer les données adéquates pour chaque employé B, C etc Utilisation dans une opération d'une référence absolue à une cellule. Nous avons vu que lorsque nous copions une cellule comportant une formule telle que = B7*C7 et que nous la collions vers d'autres cellules, les références aux cellules étaient relatives à la ligne en cours. =B7*C7 devient =B8*C8 et =B9*C9... manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 15/24

16 Figure 12: Si dans mon exemple je me propose de calculer le prix avec TVA, c'est à dire le prix TTC, la TVA étant la même partout, je peux mettre cette valeur de TVA dans une cellule par exemple en F6 (voir figure ci-dessus) donc au lieu d'écrire en E7: = D7+(D7*0,196) je puis écrire: = D7+(D7*F6). Si ma valeur de TVA devait changer je mettrais la nouvelle valeur en F6 et tous les calculs seraient automatiquement actualisés. C'est souple, c'est super OUI MAIS! ( il y a toujours un OUI MAIS...) En faisant un copier/coller (ou en glissant la souris) de la formule: = D7+(D7*F6) je constate que mes valeurs en E8 et E9 n'ont pas changé???? élémentaire mon cher Watson! regardez les formules en E8 et E9, il y a: = D8+(D8*F7) et = D9+(D9*F8) en F7 et F9 il y a rien ce qui équivaut à 0. Si D7 devient automatiquement D8 puis D9 en faisant le "coller", il n' y a aucune raison pour que la cellule de départ: F6 contenant la valeur de TVA ne suive pas les lignes et ne devienne pas F7 puis F8...mais la valeur n'est entrée que dans F6, alors comment faire? Eurêka! la solution : vous entrez un signe $ devant la lettre indiquant la colonne : $F et un $ devant le n de ligne: $6 -ce qui donne la formule: =D7+(D7*$F$6) la référence à F6 devient une référence absolue qui ne changera pas lorsque vous ferez une opération de copier/coller de cellules. ASTUCE: Au lieu de taper les $, vous pouvez, plus rapidement, une fois que vous avez cliqué sur F6 appuyez simultanément sur les touches: MAJ+F4, les signes $ sont ajoutés, votre référence relative est devenue une référence absolue. manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 16/24

17 4. LES FEUILLES DU CLASSEUR IMPRESSION 4.1 Travailler avec plusieurs feuilles Lorsque vous ouvrez un nouveau classeur, il vous est proposé par défaut, 3 feuilles libellées: feuille1, feuille2, feuille3. Figure 13. Renommer une feuille Pour plus de clarté vous souhaitez donner un nom à une feuille contenu. plus explicite du 1. Cliquez droit sur la feuille voulue: feuille1 par exemple, et dans la liste qui s'affiche choisissez : renommer en cliquant sur la ligne correspondante. 2. Une fenêtre apparaît dans laquelle le nom: feuille1 apparaît, faites "Suppr" au clavier et donnez un nouveau nom à la feuille: Mon Panier, par exemple. Attention : Les caractères autorisés pour définir le nom d'une feuille sont les suivants : lettres, nombres, espaces et caractère de soulignage. Si vous devez faire référence à une cellule dans une autre feuille que celle où vous entrez une formule, pensez à la renommer avant d'y faire référence. 3. faites OK ==> votre feuille de calcul a été renommée. Supprimer une feuille Cliquez droit sur la feuille à supprimer choisissez: Supprimer la feuille. Insérer une feuille 1. Cliquez droit sur un des onglets de feuilles voir figure Choisissez Insérer une feuille 3. Cette fenêtre s'ouvre : manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 17/24

18 Figure Cochez les options en fonction de vos choix ; position, nombre de feuilles à créer, nom (si seulement une seule feuille est créée). Une fois créée la feuille peut-être déplacée, en cliquant droit sur la feuille et en suivant les indications dans la fenêtre qui est présentée. Insérer une Image De la même façon que dans un texte, vous pouvez insérer une image sur votre feuille de calcul. Vous faites menu: image>à partir d'un fichier puis vous allez dans le répertoire (Dossier) dans lequel l'image (photo ou autre) que vous souhaitez insérer se trouve. L'image étant sélectionnée, vous cliquez sur Ouvrir. L'image se plage sur votre feuille de calcul, vous pouvez en changer la taille en jouant sur les "poignées" (petits carrés verts) qui définissent les contours de l' image. 4.2 Zone d'impression Imprimer une feuille Sur votre feuille il y a un grand nombre de colonnes et de lignes ce qui définit un grand nombre de cellules. Vos calculs n'utilisent qu'une partie de cette feuille : quelques colonnes et quelques lignes, c'est la partie utile. Si vous souhaitez imprimer votre feuille, il faut se limiter à cette seule partie utile. Procédure : 1. Vous sélectionnez toutes les cellules qui définissent cette partie utile 2. Vous faites menu : Format>Zone d'impression>définir. La zone sélectionnée est devenue la Zone d'impression. 3. Cliquez sur menu: Fichier>Aperçu vous avez l'aperçu de la page obtenue à l'impression. 4. Peut-être le format de vos données : nombre de colonnes, nombre de lignes n'est pas manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 18/24

19 compatible avec l'orientation papier. Dans ce cas cliquez sur Menu :Format> Page, et dans l'onglet: Page définissez l'orientation portrait ou paysage. 5. Retouchez éventuellement les marges : onglet Page 6. Si vous souhaitez une copie papier faites menu:fichier>imprimer 5. FAIRE UN DIAGRAMME (graphique) Avant de faire un graphique il faut définir sur une feuille les données qui seront utilisées pour renseigner ce graphique. Les données, ce sont des valeurs: nombres, monétaires, pourcentages. C'est aussi les titres des colonnes et lignes qui figureront sur le graphique comme légendes ou valeurs sur les axes. Dans l'exemple du graphique ci-dessous: figure 15 dans la colonne A, les ligne 3 à 14 indiquent les mois de relevés de températures : janvier, février...plutôt que d'écrire à chaque ligne le mois correspondant, il est plus rapide d'utiliser les Listes de tri. Les Listes de tri De base OO.O Calc propose plusieurs séries de listes, dont la liste des mois : janvier, février... Ces listes peuvent être visualisées : menu : Outils>options/OpenOffice.org Calc et listes de tri. Il suffit d'entrer la 1ère valeur de la liste et de tirer avec la souris vers les cellules consécutives suivant les colonnes ou les lignes. Exemple j'entre janvier dans la cellule A3, et je tire vers le bas en mettant ma souris sur le coin en bas et à droite, ainsi que décrit en page15. Vous pouvez créer votre propre liste de tri, par exemple : NOM, Prénom, Civilité,Adresse, Code Postal,VILLE. Menu : Outils>Options> cliquez sur le + devant OpenOffice.org Calc et sélectionnez: Listes de Tri Figure 15: manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 19/24

20 Faites: et entrez dans la zone : Entrées la liste désirée comme par exemple : NOM (faites Entrée pour passer à la ligne suivante) Prénom Civilité Adresse etc... Figure 16: Exemple de graphique simple Nous prenons un exemple de relevés de moyennes de températures. Figure 17. manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 20/24

21 RAPPEL : Un graphique possède 2 axes : L'axe horizontal axe des x ou axe des abscisses ; dans notre exemple ce sont les Mois L'axe vertical axe des Y ou axe des Ordonnées : dans notre exemple ce sont les températures Nous supposons que vous avez entré les valeurs de températures (les données), et ce pour les 2 années : 2004 et Sélectionnez la zone de données colonnes A, B et C et lignes 2 à 14 incluse 2. faites menu : Insertion>Diagramme ou cliquez sur l'icône sur la barre d'outil pointée par la flèche. 3. Un diagramme de la forme colonne (par défaut) apparaît. Choisissez le type de diagramme qui sied le mieux à votre graphique; dans notre exemple c'est le type ligne qui est le plus adapté: Figure choisissez la forme "lignes" sélectionnée sur la figure16 -votre graphique se présente sous la forme choisie. 5. En faisant Suivant>> vous constatez que la plage de données a été mise à jour et que la case : Première colonne comme étiquette a été cochée. De fait sur mon diagramme je souhaite avoir les indications des Mois sur mon axe d'abscisse => x. 6. en faisant Suivant> vous avez la possibilité de donner un nom plus spécifique aux données que contient une colonne: la colonne B qui contient les moyennes de températures en 2004 peut être ainsi renommée: 2004, idem pour la colonne C ==> 2005 manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 21/24

22 Figure 19. en cliquant sur la zone pointée par la flèche (figure 17) une petite fenêtre apparaît vous invitant à indiquer la plage pour le nom: vous cliquerez alors en B2 (où se trouve 2004) de même pour la colonne C à laquelle vous donnerez le nom: Ainsi sur votre graphique le nom des lignes ou courbes: B et C sera remplacé par 2004 et Pour visualiser tous les mois: Janvier à décembre sur l'axe des x,, sélectionnez tout le graphique et avec les "poignées" agrandissez-le en tirant vers la droite. Le graphique étant crée il est toujours possible de changer les propriétés des objets composant le graphique. 1. Cliquez sur le graphique - des "poignées" (petits carrés verts) apparaissent 2. Cliquez droit et faites: Éditer 3. cliquez sur un objet du graphique par exemple: une ligne, elle est sélectionnée puis cliquez droit et choisissez :Propriétés de l'objet 4. Modifiez le style, la couleur, la largeur du trait. NB : Il est possible de mettre son diagramme (graphique) sur une autre feuille que celle des données, ce qui a le mérite de clarifier son classeur. Pour cela il suffit: de se mettre sur la feuille sur laquelle sera créé le graphique de cliquer sur l'icône graphique (ou menu:insertion>diagramme) De choisir la forme: lignes, camembert ou autre...(ici lignes) et au moment de définir les données de revenir sur la feuille contenant les données et de sélectionner la plage de données A3:C14 dans notre exemple Le processus est identique à celui décrit précédemment manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 22/24

23 5.1 Enregistrer son fichier Classeur Comme il a été dit en début, OpenOffice attribut un nom par défaut au nouveau classeur: sans nom1. Après avoir rempli votre ou vos feuilles du classeur vous devez enregistrer votre travail sur le disque avec un nom de fichier personnel, faites: Menu>fichier>enregistrez sous définissez votre nom de fichier : mon_panier par exemple puis le type : le type détermine l'extension qui sera ajoutée au nom de fichier. Si vous optez pour : Classeur Open Document [.ods] votre fichier portera le nom complet: mon_panier.ods; l'extension.ods signifie que ce fichier ne pourra être ouvert qu'avec OpenOffice.org Calc Si vous choisissez : Microsoft Excel 97/2000 [.xls] ce fichier pourra être ouvert soit avec OpenOffice.org Calc soit avec Microsoft Excel Sauf cas particulier, ne tenez pas compte des autres types proposés. Il est à noter cependant que la liste importante de différents format de fichiers montre la capacité d'openoffice à proposer des solutions pour travailler dans d'autres environnement logiciels. manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 23/24

24 6. INFORMATIONS DOCUMENTS Auteur : FRICARD Claude Adresse fricard.claude@wanadoo.fr Document crée le : 11/03/2008 Dernière modification : 13/04/10 manips base Calc.odt 11/03/08 Retour au sommaire Page 24/24