DOPAE DOssiers Pour l Admission des Élèves. Guide Technique DOPAE EPLE

Transcription

1 DOPAE DOssiers Pour l Admission des Élèves Guide Technique DOPAE EPLE L application DOPAE est un gestionnaire de publipostage qui vous permet d éditer : - les fiches de dialogues (phase d orientation), - les dossiers d admission (phase d affectation) avec des champs pré-remplis (comme l encart «Identité de l élève»)à partir des données élèves issues de la BEA. L accès est réservé : - aux chefs d établissements et - aux personnels de l Education Nationale (ayant reçu une délégation). Connexion Accès externe par OTP via ou via Arena Saisir l identifiant (login) et le mot de passe de votre webmel académique Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 1 sur 9

2 Page d accueil Menu Outils Ces symboles permettent d'ouvrir/fermer les outils disponibles. En cliquant sur la flèche bleue, vous accéder à la fonctionnalité de recherche d élève dans la BEA. Il vous est proposé deux types de documents pour réaliser vos publipostages : Générer des fiches de dialogue Générer des dossiers d affectation ou d admission Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 2 sur 9

3 1. Générer des fiches de dialogue Cliquez sur le menu à gauche «Générer des fiches de dialogues» Choisissez la fiche de dialogue, puis cliquez sur «Ce document» dans la colonne action (pour information : l étape 2 n apparaît pas, vous passez directement à l étape 3) Choisissez votre division dans le menu déroulant «Choisissez» Puis cliquez sur [Suivant ] Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 3 sur 9

4 Vous pouvez sélectionner vos élèves de 2 façons : - sélection individuelle : vous sélectionnez quelques élèves avec la touche CTRL (cf image 1) - sélection globale : sélectionner tous vos élèves avec la souris ou la touche Shift (cf image 2) Puis cliquer sur [Suivant ] afin de valider votre choix. Il est possible, à tout moment, de revenir en arrière grâce au bouton [ Précédent] et de faire une nouvelle sélection. Image 1 Sélection individuelle Image 2 Sélection globale Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 4 sur 9

5 Cette étape permet, avant impression des PDF, de récapituler votre demande. Vous pouvez imprimer vos documents en recto verso. Il vous suffit de cocher «activer». Puis cliquez sur [Générer les dossiers!]. Le bouton [Voir les dossiers déjà générés seulement ] permet de : - vérifier la liste des dossiers édités précédemment, - accéder à la dernière étape sans générer les nouveaux dossiers des élèves sélectionnés. Un message de confirmation apparaît Cliquez sur «OK» Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 5 sur 9

6 Cette dernière étape affiche le résultat du publipostage. Les dossiers qui viennent d être créés s affichent ainsi que les éventuelles demandes précédentes. - Chaque fichier peut être supprimé individuellement à l aide du bouton [Suppr.] - Tous les fichiers d une même division peuvent être supprimés à l aide du bouton [Supprim. section] - Tous les fichiers d une même division peuvent être imprimés en lot à l aide du bouton [Imprimer tous les PDF de cette section!] (attention, les pages sont imprimées les unes à la suite des autres ; si vous utilisez une imprimante en mode recto-verso et que le nombre de pages de chaque demande est impair, il sera impossible de séparer chaque demande si vous n'avez pas cochée l'option recto-verso décrite plus haut!) - En bas de page, le bouton [Tout archiver] vous permet de télécharger un fichier zippé contenant tous le(s) dossier(s) généré(s). Attention! Afin d'éviter l'encombrement des serveurs académiques par de nombreux fichiers PDF de grosse taille, chaque document ne sera disponible que durant la journée de sa création. Tout document antérieur sera automatiquement supprimé. Puisque vous pouvez recommencer à tout moment l'édition de dossiers, n'hésitez pas à supprimer vous-mêmes les documents que vous venez de traiter (impression, archivage). Vous n'êtes pas obligé de produire tous vos dossiers lors d'une unique session de travail. Tout au long de la même journée, vous pouvez vous reconnecter au service, et retrouver les dossiers que vous avez déjà créés. Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 6 sur 9

7 Dans cette étape, vous pouvez imprimer vos documents : - Sur des feuilles individuelles A4 recto/verso - En livret A3(impression individuelle ou collective) Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 7 sur 9

8 2. Générer des dossiers d admission Dans le menu latéral gauche, cliquez sur «Générer des dossiers d admission» Choisissez le dossier, puis cliquez sur Ce document Cliquez sur [Suivant ] (pour information : l étape 2 n apparaît pas, vous passez directement à l étape 3) La procédure est similaire à celle des fiches de dialogues (cf. p.3 à 6). Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 8 sur 9

9 3. Voir les documents du jour Cliquez dans le menu latéral gauche sur «Voir les documents du jour» Cette interface vous permet de voir l ensemble des documents générés lors de votre journée. Vous y retrouvez aussi bien vos fiches de dialogues que vos dossiers d admission. Pour les différencier, les documents se terminant par Fxx sont les Fiches de dialogue, ceux finissant par Dxx sont les Dossiers d admission. Rectorat de Créteil/DSI-SAIO/MG-Prébac Mars 2015 Page 9 sur 9