MANUEL DE L'USAGER

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1 MANUEL DE L'USAGER Société G.R.I.C.S. (C) Copyright 2002

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3 DESCRIPTION DU MANUEL Le manuel de l'usager contient les 6 sections suivantes : 1 GUIDE FONCTIONNEL Le GUIDE FONCTIONNEL décrit les aspects fonctionnels de l'ensemble de l'application et donne une vue d'ensemble des différentes fonctions. Il définit l'objectif général, décrit le contexte et l'enchaînement des opérations de l'application. Non disponible actuellement. 2 GUIDE PRATIQUE Le GUIDE PRATIQUE décrit les aspects pratiques de chaque activité disponible; il vise aussi à aider l'utilisateur dans son travail à l'écran en illustrant chaque situation rencontrée lors d'une session. Il présente le format d'écran associé à chaque activité et résume les valeurs possibles, les règles à respecter et les touches permises. Il énumère les différentes opérations disponibles dans l'activité et indique, pas à pas, la marche à suivre pour les réaliser. 3 DESCRIPTION DES DONNÉES La DESCRIPTION DES DONNÉES décrit, en ordre alphabétique, les principales données véhiculées par l'application. Ce guide définit la donnée, indique sa longueur, énumère et explique les valeurs permises et mentionne, s'il y a lieu, la valeur par défaut ainsi que les règles de cohérence auxquelles elle est soumise.

4 4 DESCRIPTION DES RAPPORTS La DESCRIPTION DES RAPPORTS présente les divers rapports produits par l'application. Ce guide fournit un exemple et la description de chaque rapport ainsi que la provenance des données. 5 DESCRIPTION DES MESSAGES La DESCRIPTION DES MESSAGES regroupe, en ordre de numéros de message, les messages émis par l'application et qui nécessitent une explication plus détaillée. 6 GUIDE TECHNIQUE Le GUIDE TECHNIQUE couvre les divers aspects techniques de l'application : il précise les préalables physiques à son installation, décrit la structure physique de ses fichiers et explique certaines procédures particulières à effectuer dans le cadre de son utilisation. 7 GUIDE DE L UTILISATEUR : DÉCENTRALISATION Le manuel de l utilisateur décrit les aspects pratiques de l utilisation de PAIE -GRH dans un contexte de décentralisation. Conçu pour les utilisateurs d un lieu de travail, il énumère les différentes opérations pertinentes à ce contexte.

5 2 GUIDE PRATIQUE PAIE Septembre 2002

6 Le GUIDE PRATIQUE # Il fournit à l'utilisateur toute l'information se rapportant à une activité. # Il est structuré par fonction/activité, à l'image du dialogue interactif et il illustre chaque situation rencontrée dans le système. # La description générale fournit des informations à caractère pratique s'appliquant à toutes les activités du système. # La description de chaque activité comprend : La présentation générale - Objectif de l'activité. - Image d'écran. - Services offerts. - Référence au dictionnaire des données. - Référence au dictionnaire des rapports. Particularités - Contraintes et avertissements. - Description particulière des données : pour les données non décrites dans le dictionnaire des données ou qui ont des valeurs particulières. Les principes de traitement - Fonctionnement de l'activité.

7 1 Introduction 1 INTRODUCTION Ce guide est un document explicatif concernant l'utilisation du logiciel de gestion de la rémunération de la Société GRICS. L'utilisation du logiciel est grandement facilitée par la manipulation d'une souris et par l'affichage de fenêtres pour la présentation des informations. Ce guide est destiné à l'utilisateur pour lui permettre : # de connaître les informations véhiculées au niveau des fenêtres; # de savoir comment entrer, modifier et exploiter ses différentes informations. Guide pratique 2 1-1

8 1 Introduction CETTE PAGE EST VOLONTAIREMENT LAISSÉE EN BLANC PAIE

9 1.1 Présentation du logiciel 1.1 PRÉSENTATION DU LOGICIEL Le système de rémunération est développé dans l environnement Windows. Il est conçu pour répondre aux besoins des gestionnaires de la rémunération des employés du réseau scolaire. Il permet un accès direct aux informations consignées aux tables du système et aux dossiers des employés. De plus, un traitement rapide des opérations en «lot» permet les autres opérations inhérentes à la rémunération. Le système fait un usage très important du mode interactif. On peut, directement à l'écran, créer, modifier et consulter les diverses données emmagasinées dans le dossier de l'individu ou les différentes tables du système. Les fonctions du système nécessitant une sortie sur papier sont également supportées par des fenêtres interactives facilitant la soumission de ces travaux par des personnes non initiées à l'informatique. Guide pratique

10 1.1 Présentation du logiciel Le système est divisé en 8 fonctions : # Le dossier de l'employé [Alt] [D] La gestion du dossier constitue la principale fonction du système. Elle a comme objectif de maintenir à jour l'ensemble des données composant le dossier de l'employé. # Les tables [Alt] [T] Les tables constituent le premier groupe d'informations à compléter, compte tenu que plusieurs données véhiculées au dossier de l'employé y réfèrent pour fins de validation ou consultation PAIE

11 1.1 Présentation du logiciel # Le cycle de paie [Alt] [C] Les productions du cycle de paie sont les opérations les plus critiques d'un système de rémunération. On y retrouve entre autres : - le calcul, - l'imputation, - l'impression des listes post-paie. # Les listes [Alt] [L] Cette fonction permet d'imprimer différents rapports et listes dont le but est de faciliter la gestion des dossiers des employés. Les listes n'affectent jamais les données. # Les productions [Alt] [P] Cette fonction regroupe deux types de productions : - celles destinées à un organisme extérieur, par exemple :. rapport annuel à la CSST ou à la CARRA,. percos,. feuillets fiscaux. - celles modifiant des données, par exemple :. changement massif des salaires,. remboursement de la banque maladie monnayable. # Les outils [Alt] [O] Cette fonction permet au responsable du système de gérer efficacement l'application. Elle permet de définir la sécurité, de spécifier des paramètres d'édition, etc. Guide pratique

12 1.1 Présentation du logiciel # La gestion des ressources humaines [Alt] [G] La fonction gestion des ressources humaines (GRH) constitue les activités spécifiques aux gestionnaires afin d'assurer et de faciliter une bonne gestion. Certaines activités du système de Gestion des ressources humaines qui complètent le dossier de l'individu se retrouvent dans la fonction Dossier de l'employé. # Le menu fenêtre [Alt] [F] Cette fonction comporte divers outils visant à vous faciliter la tâche lors d'une session de travail. Il s'agit des utilitaires suivants : - L'accès à une fenêtre DOS en mode commande. - La sauvegarde de la position des fenêtres permet de conserver leurs positions lors des affichages subséquents. - La gestion des profils permet d'enregistrer les options et autres informations inscrites dans une fenêtre dans le but de les rapatrier ultérieurement. - La suite du menu présente la liste des fenêtres affichées dans la présente session. La barre d état, au bas de la fenêtre principale de PAIE, vous affiche le nom de la banque de données, le code de l utilisateur ainsi que le nom du profil de sécurité de l utilisateur. La barre d outils, au haut de la fenêtre principale de PAIE, affiche les icônes exprimant les actions permises. Ces actions sont représentées sous forme de symbole et non de texte PAIE

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