ATELIER DE TRAVAIL RÉGIONAL LIONS POUR LES FEMMES. Guide de planification

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1 ATELIER DE TRAVAIL RÉGIONAL LIONS POUR LES FEMMES Guide de planification

2 ATELIER DE TRAVAIL RÉGIONAL LIONS POUR LES FEMMES Guide de planification Table des Matières Introduction...3 Objectif...4 À propos des ateliers de travail...4 Logistiques...5 Qui devrait y assister? Où devrait-t-il avoir lieu? Quand devrait-t-il être programmé? Quel est son budget? Quelles fournitures sont requises? Calendrier de planification et liste de vérification...6 Demande de financement...7 Lettre d invitation modèle...8 Carte d information modèle...9 Planification du programme...10 Le rôle de l animateur Avant l atelier de travail L atelier de travail : Programme modèle Après l atelier de travail Sujets suggérés Ressources Formulaire de demande de financement...15 Plan d action après l événement...17 Formulaire de rapport / remboursement...20 Règles de l apurement des comptes...23 Formulaire d état de frais...24 Atelier de travail régional Lions pour les femmes 1

3 Introduction Les femmes représentent le secteur démographique qui s accroît le plus rapidement au sein du Lions clubs International. Les femmes représentent maintenant 25 pour cent de l effectif Lions dans le monde par rapport à 13,7 pour cent en Bien que cela constitue un accomplissement remarquable, il reste encore beaucoup à faire. Puisque les femmes constituent 51 pour cent de la population mondiale, ne devraient-elles pas représenter un pourcentage semblable au sein de l effectif Lions dans le monde? La réalisation de ce but est essentielle au développement de la diversité, à l introduction de nouvelles perceptives de service pour les clubs, à l accroissement de l effectif Lions dans son ensemble et aux solutions que nous pouvons apporter aux besoins grandissants dans un monde qui a besoin, plus que jamais, de l aide des Lions. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 3

4 Objectif L accent mis sur l importance du recrutement de membres féminins a commencé en 2003 avec l Initiative sur l affiliation des femmes qui a démarré lors de l atelier de travail mondial pour les femmes. Des femmes des quatre coins du monde se sont rassemblées pour discuter de ce que les Lions peuvent faire pour recruter plus de femmes dans les clubs à travers le monde et comment les garder lorsqu elles sont devenues membres. Suite aux recommandations faites lors de l atelier de travail, le LCI a adopté un langage neutre qui respecte l égalité entre les sexes dans toutes les publications, mis en œuvre le Programme de subventions de colloques sur les familles et les femmes et créé le poste de président chargé du développement et de la participation des femmes (aujourd hui connu sous le nom de spécialiste de l effectif familial et féminin qui fait partie de l équipe chargée de la croissance des effectifs et des nouveaux clubs de l équipe mondiale de l effectif). Étant donné le succès de l atelier de travail mondial pour les femmes, le Lions Clubs International a organisé plusieurs ateliers de travail pour les femmes à travers le monde en 2010 et 2011 pour recueillir des idées au niveau régional sur la façon d inclure plus de femmes et de familles dans le mouvement Lions. L une des recommandations retentissantes proposée lors de chaque atelier a été de développer un Programme régional d ateliers de travail pour les femmes pour aider les Lions à reproduire ce type d atelier de travail au niveau local. À propos des ateliers de travail Ceux-ci devraient comprendre entre huit et quatorze participantes issues de différents niveaux de la direction et de l effectif Lions. Les ateliers de travail devraient se dérouler au cours d une ou deux journées dans un endroit pratique au sein de la région. Le Lions Clubs International pourra attribuer une subvention d un montant maximal de $US par atelier de travail et jusqu à $US par région constitutionnelle chaque année fiscale. Veuillez vous adresser au Service des programmes pour effectifs et nouveaux clubs au LCI pour savoir si ces fonds sont disponibles dans votre région. (Consultez la section Demande de financement, à la page 7.) En principe, les ateliers de travail devraient être des événements indépendants, toutefois, ils peuvent avoir lieu avant ou après un forum de région ou un congrès de district ou de district multiple. Comme les ateliers de travail parrainés par le LCI, l atelier de travail régional pour les femmes réunit un petit groupe de membres féminins de différents niveaux de l association pour : Explorer les facteurs qui se rapportent au recrutement et au maintien des effectifs féminins dans leur région spécifique du monde. Élaborer des stratégies pour augmenter le nombre de femmes membres dans les Lions clubs. Mettre au point des plans d action devant être mis en œuvre par les districts et les districts multiples dans leur région. 4

5 Logistique Qui devrait y assister? Sans vouloir inclure tout le monde, les participants devraient être représentatifs de la diversité culturelle des Lions de la région. Les directeurs internationaux en fonction et anciens, les équipes des gouverneurs de district, les responsables de l EME et de l EMF et d autres responsables Lions de la région devraient être en mesure d offrir des conseils quant aux personnes qui pourraient être invitées. Il serait utile de chercher à obtenir l avis de certains membres féminins particulièrement distingués de la région, cependant, l atelier de travail ne doit pas être considéré comme une réunion de la direction ou un événement prestigieux. Les points de vue et idées de Lions d affiliation récente et plus jeunes sont aussi valables et les invités pourraient inclure des Lions que vous connaissez personnellement. Où devrait-t-il avoir lieu? L atelier de travail devrait avoir lieu dans un hôtel ou dans un centre de conférence qui est bien situé dans la région ou dans un autre endroit facilement accessible. Demandez à d autres Lions qui ont organisé des réunions de plusieurs jours dans la région de recommander des sites fiables et économiques. Il sera peut-être nécessaire de réserver plusieurs chambres d hôtels pour les participants et les organisateurs. Prévoyez au minimum un service de thé et de café le matin puis collaborez avec un restaurateur pour assurer le service du déjeuner pendant que les participants sont en atelier. En fonction de votre budget, vous voudrez peut-être vous occuper de tous les repas pour favoriser un esprit d amitié et de coopération. Quand devrait-t-il être programmé? Lors de choisir une date, prévoyez une période de trois ou quatre mois pour le planning et le temps de préparation. (Consultez le Calendrier de planification et la liste de vérification, à la page 6.) Veillez à bien prendre en compte les fêtes nationales et religieuses et les dates qui pourraient entrer en conflits avec d autres événements importants du Lions Clubs International qui empêcheraient certains invités de participer. Quel est le budget? Le Lions Clubs International est en mesure d offrir une subvention maximum de dollars par atelier de travail. (Consultez la section Demande de financement, à la page 7.) Il sera peut-être nécessaire de trouver d autres sources de financement. Quelles fournitures sont requises? N oubliez pas les petits détails le jour de l événement. Ils sont très importants pour la réussite de l atelier de travail. Examinez la disponibilité des articles suivants : Badges nominatifs pour les participants et/ou cartes nominatives pliées en deux pour la table de réunion Bloc-notes, stylos, crayons Chevalet et tableau de papier ou blanc Carafes d eau et verres pour la table de réunion Ruban adhésif, ciseaux, feutres (marqueurs indélébiles et pour le tableau blanc) de différentes couleurs Autres fournitures de bureau selon le besoin Si des exposés audiovisuels feront partie de l atelier de travail, renseignez-vous pour savoir si les installations répondent à vos besoins ou s il faudra louer ou installer l équipement. Assurez-vous que tous les arrangements ont été confirmés par écrit avant l événement. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 5

6 6 Calendrier de planification et liste de vérification Vous pouvez utiliser cette liste pour vous guider au moment de planifier et d animer votre événement. Vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments selon vos besoins. Au moins trois mois à l avance Mettre en place un comité d organisation pour aider à planifier l atelier de travail. Fixer la date. Trouver un lieu / le confirmer par écrit. Déterminer le format de l atelier de travail et la liste des invités. Demander une subvention pour l atelier de travail. (Consultez la section Demande de financement, à la page 7.) Solliciter tout financement supplémentaire nécessaire de sources locales. Deux mois à l avance Demander à un Lion respecté par ses pairs de signer la lettre d invitation. Créer les invitations et les faire imprimer. Rédiger une liste d adresses pour les invitations. Rechercher / réserver un service de restauration et de boissons si l établissement ne l offre pas. Rechercher / réserver le matériel audiovisuel si l établissement ne l offre pas. Six semaines à l avance Mettre les invitations à la poste. Commencer à élaborer le programme. Commander les brochures et autres ressources nécessaires au LCI. Un mois à l avance Assurer personnellement le suivi auprès des organisations clés / particuliers que vous aviez invités. Acheter les fournitures nécessaires de grands tableaux de papier pour les séances de brainstorming, des feutres, stylos, bloc-notes, étiquettes, badges nominatifs, etc.

7 Demander le financement Dès que le côte logistique essentiel aura été mis au point, vous pourrez solliciter un financement en vous adressant au Lions Clubs International. Un montant maximum de $US est disponible pour chaque atelier de travail et jusqu à $US par région constitutionnelle pour chaque année d exercice. Une région ne peut recevoir qu un financement à tous les deux ans. Les fonds sont versés selon le principe du premier venu, premier servi. Prenez contact avec le Lions Clubs International avant d envoyer votre demande afin de savoir si les fonds sont disponibles dans votre région. Si les fonds ne sont pas disponibles dans votre région, vous pourrez introduire une demande après le 1er mars, au cas où des fonds seraient disponibles dans d autres régions. Pour solliciter des fonds, il est nécessaire de remplir et transmettre le formulaire de demande (page 15), de fournir un budget détaillé (page 16), un ordre du jour préliminaire et la signature du gouverneur de district ou l équivalent. La demande de financement sera évaluée et une réponse sera donnée dans les 30 jours qui suivent la date de sa réception. Les fonds approuvés seront remboursés après l événement, à condition que le Service des programmes pour effectifs et nouveaux clubs reçoive la documentation requise conformément aux règles de l apurement des comptes (page 23). Veuillez utiliser le Formulaire de rapport / remboursement et l état de frais standard dans ce guide pour demander le remboursement de vos frais (pages 21 et 24). Les demandes doivent être reçues au moins trois mois avant la date de l événement. Seuls les ateliers de travail approuvés au préalable seront remboursés, lorsque la documentation pertinente aura été transmise. Aucun état de frais ou dépense non approuvés ne seront pris en considération une fois que l événement sera terminé. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 7

8 Lettre d invitation modèle L envoi de lettres d invitations signées par un Lion bien connu et respecté dans votre région aidera à optimiser le nombre de réponses et la participation. Cher Lion, Au nom du président international (nom), je voudrais vous inviter à participer à un programme spécial qui contribuera à façonner l avenir des Lions clubs dans (pays ou régions représentés à l atelier de travail). L augmentation du nombre de femmes dans nos clubs et des possibilités qui leur sont offertes de servir est vitale pour l association et notre région, ainsi que pour les personnes que nous servons. Pour aider à relever ce défi, un atelier de travail régional Lions pour les femmes aura lieu à (site) les (dates). L atelier de travail réunira entre 8 et 14 Lions des (districts et districts multiples) pour analyser les différents aspects du recrutement et du service des effectifs féminins, élaborer des stratégies pour augmenter le nombre de femmes dans les clubs et rédiger des plans d action à réaliser par les districts et districts multiples. En tant que participant, vous aurez la possibilité de discuter de questions spécifiques concernant le service des effectifs féminins dans votre région et de poser des questions. Des conférences et ateliers de travail semblables ont produit des changements positifs au sein du Lions Clubs International. En 2003, un groupe de 14 grandes figures féminines du mouvement Lions s est réuni lors d une Conference qui a eu lieu à Chicago. C est ce qui a marqué, en réalité, le début de l initiative du développement des effectifs familiaux et féminins et qui a permis d augmenter le pourcentage de femmes dans les Lions clubs de 10% en 2003 à 25% aujourd hui. En 2010 et 2011, les ateliers de travail régionaux de partout dans le monde ont élaboré des plans d action pour augmenter la participation des femmes dans ces régions constitutionnelles. Étant donné que les cultures et les conditions varient à travers le monde, voire même au niveau des régions constitutionnelles, l association est de l avis qu il est temps maintenant de focaliser l initiative à un niveau régional. Voici comment vous pouvez nous aider. Que votre carrière Lions soit longue et distinguée ou que votre affiliation soit de récente date, votre point de vue est important et votre voix sera entendue. Les ateliers de travail régionaux pour les femmes ont le soutien total du Conseil d administration du Lions Clubs International et sont appuyés aux plus hauts niveaux de l association. J espère que vous profiterez de cette opportunité unique en son genre. Veuillez répondre à (nom et coordonnées) avant le (date) pour nous faire savoir si vous comptez participer à l atelier de travail. Cordialement, (Un Lion distingué) 8

9 Carte d information modèle Inclure une carte réserver la date permet de donner toutes les informations utiles dans un format clair et pratique et peut aider à augmenter le nombre de réponses et la participation. Quoi : Quand : Où : Atelier de travail régional pour les femmes du Lions Clubs International (Date) et (date) Premier jour (heure) à (heure) Deuxième jour (heure) à (heure) (Nom du site) (Lieu) Confirmation Pour le (date) de présence : (Nom) (Coordonnées de la personne à contacter) Les détails sur le voyage, le logement et autres informations seront fournis dès la confirmation de votre participation. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 9

10 Planification du programme Le rôle de l animateur Les ateliers de travail régionaux Lions pour les femmes seront présidés par un animateur. Les organisateurs de l atelier de travail peuvent aussi jouer le rôle d animateur ou faire appel à un Lion qui a plus d expérience. (Remarque : Les Lions qui sont membres de l équipe mondiale chargée de l effectif et de l équipe mondiale chargée de la formation ou les diplômés de l Institut de formation des animateurs possèdent souvent les compétences et l expérience relatives à l animation de groupe.) Le rôle de l animateur est semblable à celui d un président de réunion mais comporte aussi d autres aspects importants. Les animateurs ne doivent pas contrôler ou diriger la discussion; ils doivent plutôt faciliter une discussion ouverte et aider le groupe à parvenir à des conclusions sur les sujets qui sont discutés. Les animateurs ne doivent pas donner leur avis personnel ou soutenir un point de vue ou un autre dans la discussion. Pour que l atelier de travail soit efficace, voici quelques conseils pour l animateur ; Commencer et terminer les séances de l atelier à l heure. Veiller à ce que chacun ait l opportunité de se faire entendre. Noter toutes les idées sur un tableau de papier, tableau blanc ou ordinateur. Veiller à ce que l équipement audiovisuel soit en bon état et prêt à être utilisé. Aider le groupe à établir la priorité des sujets en cours de discussion. Proposer des exercices et des activités qui favoriseront la discussion. Garder la discussion sur le sujet. Les caractéristiques d un animateur d atelier efficace comprennent : Bien organisé et préparé Bon auditeur En mesure de faire la synthèse et le résumé des idées discutées Bon conférencier Enthousiaste envers les services rendus par les femmes sein du mouvement Lions Fait preuve de souplesse face aux problèmes et cas d urgences Peut comprendre les membres du groupe et sait quand une pause est nécessaire ou quand il convient de ne pas tenir compte de l horaire pour continuer la discussion Bien informé sur le Lions Clubs International Avant l atelier de travail Envisager de donner aux participants un devoir à faire à la maison avant l atelier. Cela peut leur donner une idée de ce qui est attendu d eux et les préparer pour les sujets qui seront traités. Les exercices peuvent être aussi fondamentaux que répondre à des questions personnelles toute simples ou plus complexes tels que recueillir des informations et des exemples relatifs aux sujets de l atelier de travail.

11 L atelier de travail : Programme modèle L exemple de l emploi du temps suivant peut vous guider dans la planification de votre atelier de travail. Il peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques de votre région. Premier jour 1. Paroles de bienvenue 15 minutes Remercier les participants Logistique et aspects internes emplacement des toilettes, les heures de pauses et du déjeuner Établir les règles de base de courtoisie et de respect Aperçu global de l ordre du jour 2. Un aperçu sur les femmes au sein du Lions Clubs International 15 minutes S assurer que tous les participants sont sur la même longueur d onde quant aux informations de base relatives aux femmes dans le Lions club. Se servir du dépliant Historique des femmes dans le mouvement Lions et de l exposé en PowerPoint correspondant pour avoir un historique et des faits récents. Les statistiques locales sur l effectif se trouvent dans le Rapport cumulatif et le Registre des effectifs. 3. Activité pour faire connaissance 15 minutes Les activités pour faire connaissance sont utilisées pour créer un environnement d apprentissage personnel convivial par le biais d activités de groupe favorisant la prise de contact. (Remarque : Vous trouverez des activités pour faire connaissance, des exercices concrets favorisant l esprit d équipe et des jeux amusants en recherchant le document PDD 263.FR sur le site Web du LCI. Les activités ont été conçues pour la formation des responsables Lions mais peuvent facilement être adaptées au cadre des ateliers de travail régionaux pour les femmes. 4. Passer en revue les devoirs faits à la maison avant l atelier, le cas échéant 15 minutes 5. Choisir et établir la priorité des thèmes de discussion à partir d une liste préétablie (voir les Sujets suggérés, page 14) 30 minutes 6. Pause 15 minutes 7. Premier sujet de discussion, groupe au complet 15 minutes 8. En petits groupes (composés de deux à quatre femmes chacun) étudier le sujet plus en profondeur et suggérer des étapes à suivre 30 minutes 9. Les petits groupes présentent un rapport sur les discussions et les étapes à suivre 30 minutes Recueillir et enregistrer les idées développées. 10. Déjeuner 1 heure 11. Deuxième sujet de discussion, groupe au complet 15 minutes 12. En petits groupes (composés de deux à quatre femmes chacun) étudier le sujet plus en profondeur et suggérer les étapes à suivre 30 minutes 13. Les petits groupes présentent un rapport sur les discussions et les étapes à suivre 30 minutes Les idées développées sont recueillies et enregistrées. 14. Pause 15 minutes 15. Troisième sujet de discussion, groupe au complet 15 minutes 16. En petits groupes (composés de deux à quatre femmes chacun) étudier le sujet plus en profondeur et suggérer des étapes à suivre 30 minutes 17. Les petits groupes présentent un rapport sur les discussions et les étapes à suivre 30 minutes Recueillir et enregistrer les idées développées. 18. Clôture 15 minutes Récapitulation de la première journée Passer en revue l emploi du temps de la deuxième journée Atelier de travail régional Lions pour les femmes 11

12 L atelier de travail : Programme modèle L exemple de l emploi du temps suivant peut vous guider dans la planification de votre atelier de travail. Il peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques de votre région. Deuxième journée 1. Paroles de bienvenue 15 minutes Rappels sur la logistique et les aspects internes Passer en revue les résultats de la première journée Aperçu de l ordre du jour de la deuxième journée 2. Exercice feux de signalisation, expliqué et discuté 15 minutes Basé sur les feux de signalisation rouges, jaunes et verts, les petits groupes dressent des listes dans trois catégories : Vert choses que les Lions devraient COMMENCER à faire pour attirer et retenir des effectifs féminins. Jaune choses que les Lions devraient CONTINUER à faire. Rouge choses que les Lions devraient CESSER de faire. 3. Les petits groupes présentent leur liste sur les catégories vert, jaune et rouge 30 minutes Les listes sont recueilles et enregistrées et un accent spécial est mis sur les points que plusieurs groupes ont en commun. 4. Pause 15 minutes 5. Discussion de l ensemble du groupe pour résumer les résultats 1 heure Créer des plans d action spécifiques. (Utiliser le Plan d action après l atelier de travail régional Lions pour les femmes à la page 17.) Inclure des commentaires et idées complémentaires et poser des questions pour les discussions futures. 6. Clôture 15 minutes Remercier tous les participants et les organisateurs. 7. Déjeuner et départs 12

13 Après l atelier de travail Envoyer un mot à tous les participants de l atelier les remerciant de leur temps et de leurs idées et en saluant le travail qu ils ont fait au nom de tous les Lions de la région. Rédiger un rapport sur les enseignements tirés de l atelier de travail et l adresser à tous les participants pour des corrections et commentaires. Adresser le rapport définitif, ainsi que le plan d action recommandé, à l équipe ou aux équipes de votre gouverneur de district, aux membres de l Equipe Mondiale de l Effectif du district et du district multiple et à d autres responsables Lions, selon le cas. Le joindre au Formulaire de rapport / remboursement. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 13

14 Sujets modèles (suggérés) Les questions suivantes sont sensées vous aider à dresser une liste de sujets pour d éventuelles discussions lors de votre atelier de travail. Cette liste n est pas complète et aucune question n est obligatoire. Assurez-vous d inclure des sujets qui sont spécifiques à votre région. Quel genre de femmes souhaitez-vous inviter pour servir à vos côtés dans un Lions club? Quelles qualités possèdent-elles? Où sont-elles? Comment peut-on les rejoindre? Est-ce que l acquisition de nouvelles compétences telles que la prise de parole en public ou les compétences de chef de file représente une raison importante pour les femmes de rejoindre le mouvement Lions? Discuter : Comment les Lioness peuvent-elles être encouragées à devenir des Lions à part entière? Quel genre d actions sociales intéressent le plus les femmes? Les programmes familiaux tels que le Programme d affiliation familiale et le Programme des lionceaux sont-ils importants pour les femmes et peuvent-ils favoriser leur recrutement? Est-ce que le Lions Clubs International propose suffisamment de ressources telles que les brochures et les présentations PowerPoint et audio-visuelles pour favoriser le développement de l effectif féminin? Jusqu à quel point les ressources actuellement disponibles sont-elles efficaces? Si les femmes représentent 51 pour cent de la population mondiale, est-ce qu elles devraient refléter ce pourcentage au sein de l effectif Lions? Est-ce que ce but est réaliste? Est-il important pour l association d atteindre ou de se rapprocher de ce but? Comment peut-on inciter des clubs majoritairement masculins à inviter des membres féminins? Quelles mesures les clubs peuvent-ils prendre pour garder les nouveaux membres féminins? Est-ce qu elles diffèrent de celles qui sont utilisées pour maintenir les nouveaux membres masculins? Le fait d avoir un père, un grand père ou un autre membre de la famille qui a été Lion semble être un facteur important qui influence les femmes à s affilier au Lions club. Que peut faire l association et les clubs individuels pour profiter de cet avantage? Est-ce que le coût les droits d affiliation et les cotisations influencent les femmes quant à l affiliation au Lions club? Est-ce que les cotisations internationales sont trop élevées? Est-ce que les cotisations locales sont trop élevées? Comment répondre aux questions sur les cotisations? Quel rôle doivent jouer les femmes qui sont Lions dans le recrutement d autres femmes dans leurs clubs? Quelle sorte de récompense les clubs et les Lions doivent-ils recevoir pour avoir joué un grand rôle dans l accroissement de l effectif féminin? Quel type de publicité serait susceptible d atteindre le plus grand nombre de femmes qui pourraient devenir membre d un Lions club? Comment la fonction de spécialiste des familles et des femmes au sein de l Équipe Mondiale de l Effectif peut-elle être améliorée? Est-ce que la structure de la direction des Lions clubs rend l affiliation plus attractive, moins attractive pour les femmes ou ni l un ni l autre? Comment pourrait-on modifier la structure de la direction pour la rendre plus attractive? Est-ce que les réunions de Lions club et la façon dont elles sont conduites rendent l affiliation plus attractive, moins attractive pour les femmes ou ni l un ni l autre? Comment pourrait-on modifier les réunions pour les rendre plus attractive? Comment peut-on inciter les conjointes des Lions à devenir membres du Lions club? Comment les Lions clubs peuvent-ils être plus attractifs pour les jeunes femmes? Dans quels endroits inattendus pourrait-on trouver des femmes qui pourraient être des membres potentiels de Lions clubs? 14

15 Atelier de travail régional Lions pour les femmes Demande de financement Lion organisateur (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) Nom : Titre : Nom du club : District : C ourriel : Pays : Adresse : Ville : État/Province : Code postal : Précisions sur l atelier de travail Titre de l atelier de travail : Date de l atelier de travail : District / DM : Lieu : Nom de l animateur : Montant des fonds sollicités : Nombre prévu de participants : Veuillez décrire la nécessité de se pencher sur la question de l effectif féminin dans votre région. Veuillez décrire les manifestations prévues pour l atelier de travail, en particulier le format, les conférenciers, le recrutement des effectifs, les activités supplémentaires etc. Expliquez en détail les buts de l atelier de travail. Comment les activités de l atelier de travail contribueront-elles à l accomplissement de ces buts? Est-ce que l atelier de travail se tiendra en conjonction avec un autre événement? Dans l affirmative, veuillez le décrire. Joindre un ordre du jour avec une liste des activités et des conférenciers En raison du nombre limité de places et des réponses potentiellement longues, envisager de placer le signal pour utiliser plus de papier avant les questions. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 15

16 Budget proposé Location de la salle : Equipement audiovisuel : Impression (invitations, carnet de travail, etc.) : Affranchissement : Fournitures de bureau : Repas / boissons : Dépenses de l animateur : Autre (veuillez préciser) : Total : Signature du Gouverneur de district / Président de conseil Date Veuillez renvoyer ce formulaire, dûment rempli, au : Service des programmes des effectifs et des nouveaux clubs Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL États-Unis C ourriel : memberprog@lionsclubs.org Fax :

17 Atelier de travail régional Lions pour les femmes Plan d action après l événement (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) District / DM : Titre de l atelier de travail / Date : Découvertes essentielles des sujets discutés : Idées sur le programme : Plan d action 1 But : Priorité : Délais : Étape Qui en est chargé Date d achèvement Atelier de travail régional Lions pour les femmes 17

18 Plan d action 2 But : Priorité : Délais : Étape Qui en est chargé Date d achèvement Plan d action 3 But : Priorité : Délais : Étape Qui en est chargé Date d achèvement 18

19 Plan d action 4 But : Priorité : Délais : Étape Qui en est chargé Date d achèvement Plan d action 5 But : Priorité : Délais : Étape Qui en est chargé Date d achèvement Atelier de travail régional Lions pour les femmes 19

20 Atelier de travail régional Lions pour les femmes Formulaire de rapport / remboursement pour le colloque (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) Lion organisateur Nom : Titre : Nom du club : District : C ourriel : Pays : Adresse : Ville : État/Province : Code postal : Précisions sur l atelier de travail Titre de l atelier de travail : Date de l atelier de travail : District / DM : Lieu : Nom de l animateur : Liste des participants (nom et titre Lion) : Brève description de l événement : Succès et idées pour bonifier le programme Thème(s) traités : 20

21 Atelier de travail régional Lions pour les femmes Éléments clés à entreprendre, à poursuivre et à arrêter : Commencer Continuer Arrêter Autres découvertes/résultats clés : Plans d action élaborés : Signature de l organisateur Date Signature du Gouverneur de district / Président de conseil Date Veuillez retourner ce formulaire dûment rempli et accompagné des reçus et de l état de frais au : Service des programmes des effectifs et des nouveaux clubs Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL , États-Unis Courriel : memberprog@lionsclubs.org Fax : Les formulaires doivent être reçus au siège international dans les 30 jours qui suivent l événement. Seuls les ateliers de travail pré approuvés pourront être remboursés. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 21

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23 Règles de l apurement des comptes 1. Budget Les ateliers de travail régionaux Lions pour les femmes seront remboursés jusqu au montant maximum approuvé par le Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs. Les dépenses pouvant être prises en considération pour le remboursement ne pourront être encourues qu après l approbation du financement de l atelier de travail régional Lions pour les femmes. 2. Présentation des états de frais a. Formulaires officiels Le remboursement des dépenses doit se faire au moyen du formulaire d état de frais de l atelier de travail régional pour les femmes, accompagné du Formulaire de rapport/ remboursement pour l atelier de travail régional pour les femmes. Les frais doivent être correctement répartis, les montants dans les colonnes doivent être totalisés et s accompagner des reçus détaillés originaux, selon le cas. Les exemplaires envoyés par fax ou courriel sont acceptables, sauf avis contraire. b. Signatures Le formulaire d état de frais et de rapport/ remboursement doit être signé par le Lion organisateur et le gouverneur du district ou président du conseil. c. Date limite Dès l achèvement de l atelier de travail, le formulaire d état de frais et de rapport/ remboursement doit être envoyé dans les 30 jours qui suivent l atelier au Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs au LCI. Si les états de frais sont reçus plus de 120 jours après l atelier de travail, aucun remboursement ne sera autorisé. 3. Dépenses remboursables Les dépenses autorisées comprennent la location des salles, l équipement audiovisuel, les frais d impression et d affranchissement, les fournitures de bureau, les repas et boissons pendant l atelier de travail, les frais de l animateur et les diverses fournitures. Les dépenses autorisées pour l animateur sont les suivantes : Honoraires de l animateur Le LCI remboursera le coût des services rendus par l animateur. Une facture et un exemplaire du paiement sont requis. Don monétaire / cadeau à l animateur à la place du paiement pour services rendus, le LCI remboursera un tel don ou cadeau jusqu à un maximum de 100 $US. Transport de l animateur Le LCI prendra en charge le prix du transport de terre dans le cadre de l atelier de travail, y compris les kilomètres parcourus (25c. US par kilomètre) ou le prix réel du train, bus et des trajets en taxi etc. Le LCI ne remboursera pas le prix du billet d avion. Frais de logement de l animateur Le LCI remboursera le prix d une chambre d hôtel au tarif standard pour une personne. Frais de repas de l animateur Le LCI remboursera le prix des repas (le cas échéant) à l arrivée à l atelier de travail, pendant l atelier et jusqu au départ de l atelier de travail. Pourboires de l animateur Le LCI remboursera les pourboires d un dollar US au maximum par bagage et 10% du prix du taxi. Les dépenses suivantes ne sont pas remboursées : boissons alcooliques, assurance médicale, frais divers du conférencier, téléphone, blanchisserie / pressing, location de vidéos, assurance de voyage, autres dépenses personnelles, les dépenses qui ne sont pas correctement documentées et celles qui dépassent les limites du budget. 4. Remboursement Le remboursement sera libellé à l ordre du district ou du district multiple qui en fait la demande. Dans les pays où le LCI est titulaire de comptes bancaires, les fonds peuvent être déposés dans la monnaie locale de la personne qui fait la demande, ou en dollars US, au taux de change en vigueur durant le mois au cours duquel l atelier de travail a lieu. 5. Avis sur la couverture d assurance médicale Le Lions Clubs International n offre aucune assurance médicale à ses effectifs, qu ils voyagent pour les affaires de l association ou pas. Pour cette raison, lorsque vous voyagez pour vos affaires personnelles ou pour l association, il est prudent de vous munir d une assurance médicale adéquate. De nombreux contrats d assurance en groupe pour les particuliers ne couvrent pas l assuré en dehors de son pays, ni même parfois à l extérieur de sa ville ou de sa province. Cela est le cas de l assurance américaine Medicare, qui ne s applique qu aux États-Unis, et il fort probable que de nombreux contrats d assurance médicale individuelle ou fournie par le gouvernement aient des restrictions semblables. Il s agit d une question personnelle qui varie selon les cas particuliers, donc veuillez vous assurer d examiner soigneusement votre situation et celle de votre famille et de vos amis. Atelier de travail régional Lions pour les femmes 23

24 Atelier de travail régional Lions pour les femmes Formulaire d état de frais 24 Toutes les dépenses liées à l atelier de travail régional Lions pour les femmes doivent être accompagnées d un formulaire de rapport/remboursement. Veuillez consulter le Guide de planification de l atelier de travail régional Lions pour les femmes pour connaître les dépenses autorisées. Dépenses liées au programme Dépenses de l animateur Repas des participants/animateur (une liste des participants est requise) Automobile* Impression Affranchissement, Fournitures Frais divers Totaux Location de l établissement Équipement Ligne aérienne, Taxi Parking, Péage Logement Autre 50c.US par mille 31c.US par kilomètre Nombre de miles Date Petit-déjeuner Déjeuner Dîner Total Détailler et joindre tous les reçus originaux. Veuillez utiliser un état de frais par devise et noter la devise utilisée. Ne pas effectuer de conversion. *Pour le remboursement des kilomètres parcourus, une carte virtuelle attestant la distance parcourue doit être jointe. Je déclare qu à ma connaissance toutes les dépenses mentionnées ont été encourues en réalité et sont conformes aux règles de l association concernant le remboursement des dépenses liées à l Atelier de travail régional Lions pour les femmes. Je comprends que le fait de signer cet état de frais signifie qu il fait désormais partie des dossiers officiels de l association et peut être examiné par les personnes qui ordinairement ont le droit d effectuer de telles inspections. À L USAGE DU LCI Lion organisateur Date Devise Total Taux Total en $US District/DM Signature du Gouverneur de district / Président de conseil Si plus d un seul district présentent cet état de frais, veuillez préciser le montant devant être remboursé à chaque district.

25 Service des programmes des effectifs et des nouveaux clubs Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL États-Unis Courriel : memberprog@lionsclubs.org Téléphone : Télécopie : MP-102.FR 6/13