PRIMORIS. Le logo du Dossier Pharmaceutique est la propriété du Conseil National de l Ordre des Pharmaciens.

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1 Le logo du Dossier Pharmaceutique est la propriété du Conseil National de l Ordre des Pharmaciens.

2 SOMMAIRE I. INTRODUCTION... 3 I.1. Comment cela fonctionne?... 3 II. PRÉ-REQUIS... 4 III. PARAMETRAGE DU DP (le jour du démarrage)... 5 IV. Ajustement des paramètres de PRIMORIS... 7 V. Synoptique de la vente DP... 9 VI. CREATION D UN DP VI.1. Il existe un dossier pharmaceutique pour le patient VI.2. S il n existe pas de dossier pharmaceutique pour le patient VII. MISE-À-JOUR DU DP EN FIN DE VENTE VIII. CAS DE VENTE VIII.1. Refus d alimentation de la délivrance par le patient VIII.2. Saisir un produit non ordonnancé mais avec inscription au DP VIII.3. Gestion de l avance de Vignette VIII.4. Facture en attente IX. REFUS PONCTUEL D ACCÈS AU DP X. HISTORIQUE ASSURÉ XI. ACCES A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU DP DEPUIS LA FICHE CLIENT XI.1. Réimpression des attestations XI.2. Création XI.3. Edition XI.4. Suppression XII. Procédure en cas de défaut de connexion Internet XIII. CHANGEMENT DE CARTE CPS XIV. RECAPITULATIF DP Page 2 sur 24 Aout 2008

3 I. INTRODUCTION Le Dossier Pharmaceutique reprend, pour chaque patient, l ensemble des traitements médicamenteux réalisés les 4 derniers mois. Ces données sont collectées à partir des dispensations réalisées dans chaque pharmacie et centralisées chez l hébergeur de données de santé SANTEOS. Les données sont naturellement cryptées. A terme, ce réseau officinal permettra également au ministère de la santé de communiquer sur l ensemble du territoire en quelques minutes (retraits de lots et autres alertes sanitaires). I.1. Comment cela fonctionne? Chaque patient se fait expliquer les principes et intérêts du Dossier Pharmaceutique par son pharmacien. Ce dernier procède ensuite à sa création, sous réserve qu il ait recueilli l accord de l intéressé au préalable. Dès lors, chaque délivrance sera accompagnée d une recherche des interactions et viendra alimenter le dossier du patient. Sa consultation et sa mise à jour sont conditionnées par la présence de la carte VITALE du patient dans le lecteur. En effet, le refus reste un droit de l intéressé qui pourra, sur demande : S opposer à l ouverture de son DP S opposer ponctuellement à la consultation de son DP Obtenir la suppression de son DP S opposer à l inscription totale ou partielle des produits délivrés au DP L acceptation du Dossier Pharmaceutique vaut pour l ensemble des officines Françaises. Etant un outil strictement professionnel et partagé entre pharmaciens, le patient ne pourra pas le consulter directement. En revanche, il pourra demander à en prendre connaissance, sous la forme d une impression. Dans une première phase, seuls les noms des médicaments, quantité et date de délivrance seront visibles. A terme, ces informations seront complétées par les numéros de lots. En aucun cas le prix de vente et le nom de la pharmacie n apparaîtront. Les informations stockées au niveau de l hébergeur ne peuvent en aucun cas être stockées sur le serveur de la pharmacie. Page 3 sur 24 Aout 2008

4 II. PRÉ-REQUIS Pour disposer du DP, vous devez impérativement remplir les conditions suivantes OBTENIR L ACCORD DU CNOP Vous devrez aussi leur indiquer votre date de démarrage. DISPOSER AU MINIMUM DE LA VERSION «6.76R2» DE PRIMORIS Vous pouvez vérifier ce point en vous rendant au menu principal de PRIMORIS et en vérifiant la version inscrite en bas. UNE CONNEXION ADSL PROFESSIONNELLE SECURISEE Le CNOP, ainsi que CIP - PHARMAGEST recommandent fortement l utilisation d un fournisseur d accès à Internet professionnel et sécurisé. UN LOGICIEL ANTI-VIRUS + UN FIREWALL PROFESSIONNEL Sur tous les postes WINDOWS de l officine se connectant à Internet N.B. : L offre Internet OFFISECURE du groupe Pharmagest Interactive / CIP répond aux impératifs du CNOP. Informations : Certains systèmes trop anciens risquent de ne pas supporter l activation du DP, dans ce cas nous vous demandons de bien vouloir prendre contact avec votre service commercial au Page 4 sur 24 Aout 2008

5 III. PARAMETRAGE DU DP (le jour du démarrage) Allumez tous les postes et lecteurs Sesam Vitale de la pharmacie. Installez vous sur le poste étant équipé de votre carte CPS. Ce poste est généralement utilisé pour valider les lots Sésam Vital. Rendez-vous dans votre logiciel PRIMORIS au menu Fichier / Paramètres / Vente / Ordonnance / Paramètres Dossier Pharmaceutique Saisissez O puis validez par F10. Un message d avertissement bloquant vous indique de vérifier que tous vos postes sont bien allumés. Confirmez cette vérification. Le programme va interroger chaque lecteur de l officine. Si vous obtenez le message suivant : cela signifie qu au moins un des lecteurs est inaccessible. Continuez la procédure d activation mais un des lecteurs pourra poser problème lors de la consultation des DP Saisissez ensuite le code confidentiel de votre CPS. Vous devez le saisir sur le clavier du poste. Attention vous ne devez plus taper le code sur le lecteur. Les données de votre carte CPS apparaissent. Validez par Entrée. Puis validez par F10. Page 5 sur 24 Aout 2008

6 Votre DP est maintenant initialisé Quittez le logiciel sur tous les autres postes puis, au login, retapez pharma. Lorsque vous relancez les postes, vous commencez par initialiser vos lecteurs en tapant le code de la carte CPE ou CPS sur le clavier du poste. Vous ne devez plus taper le code sur le lecteur. Page 6 sur 24 Aout 2008

7 IV. Ajustement des paramètres de PRIMORIS Certains paramètres du logiciel PRIMORIS doivent être initialisés pour la gestion du DP. Ces modifications sont optionnelles mais vivement conseillées. a) Vente ordonnance (Il est conseillé d appliquer les paramètres ci-dessous, à la mise en place du DP ) Fichiers / Paramètres / Vente / Ordonnances/ Paramètres vente ordonnances Début Vente Ordonnance 1 Saisie Malade PRIMORIS dialogue avec le serveur du DP afin d identifier le patient et lancer toutes les actions adéquates. Afin d optimiser le temps total de la vente, il est vivement conseillé de commencer la vente par l appel du patient. Ainsi on profite du temps de la délivrance des produits, pour interroger le serveur du DP et traiter les informations récupérées. Nombre de Jours Recherche Inter. Histo. 120 (jours) Dans le cadre de l utilisation normale du DP, lors de la vente, PRIMORIS récupère les délivrances des quatre derniers mois du patient, présentes sur le serveur du DP. Les interactions portent donc entre les produits de la délivrance en cours, les produits de l historique ET les produits transmis par le serveur du DP. Validez par F10 pour atteindre la page 2/3 Numéro Facture Ordonnance Payante O(ui) Dans le cadre d une utilisation optimale, la mise à Oui de ce paramètre est nécessaire afin que chaque vente puisse être identifiée par un numéro unique, même s il s agit d une ordonnance payante sans délégation de paiement. Validez par F10 pour atteindre la page 3/3 Nombre Jours Alerte de Délivrance 30 (jours) Au même titre que les interactions, le logiciel est en mesure de lancer un contrôle de délivrance entre les produits en cours de tarification, les produits de l historique et les produits transmis par le serveur du DP. Page 7 sur 24 Aout 2008

8 b) Paramètres de la fiche «Vendeur» Allez au menu Fichiers/ Vendeurs Afin d optimiser la détection des interactions, il est recommandé de positionner au minimum le niveau de chaque opérateur à : «4 Association défavorable avec». sur tous les vendeurs. Page 8 sur 24 Aout 2008

9 V. Synoptique de la vente DP Ce schéma récapitule les différentes étapes d une vente faisant l objet d un dossier Pharmaceutique Appel du client Consultation du DP sur le serveur DP non actif DP actif Touche F5 Creation du DP Le DP devient actif Abandon Aucune information envoyée Refus du patient Envoi du refus sur le serveur Recupération des données sur le serveur Le client refuse l'interrogation de son DP SAISIE DES PRODUITS Touche ESC D Enregistrement produit Hors DP Contrôle des interactions Validation de la vente Envoi des infos au DP si DP actif Page 9 sur 24 Aout 2008

10 VI. CREATION D UN DP Dès que l opérateur lit la carte VITALE d un client dans son lecteur, le système vérifie sur le serveur SANTEOS s il existe un DP (sauf avis contraire stipulé par le patient). L accès au dossier pharmaceutique est autorisé par le client. Cette recherche s effectue à partir du NDP (Numéro du Dossier Pharmaceutique), obtenu à partir des données de la carte vitale : le nom, le prénom, la date et rang de naissance, la clé du NIR ainsi que le numéro de série de la carte. Page 10 sur 24 Aout 2008

11 VI.1. Il existe un dossier pharmaceutique pour le patient L opérateur est informé de l existence d un dossier pharmaceutique pour le patient, et de sa prise en compte, par la présence du témoin «DP Actif» : Lorsque vous validez la saisie des produits délivrés, le logiciel recherche les interactions possibles entre les produits appartenant à l ordonnance en cours et ceux délivrés précédemment par l officine. En même temps, si le patient ne s y est pas opposé, le logiciel va télécharger les 4 mois de délivrance présents sur le site du DP. Ensuite il recherche automatiquement les interactions possibles. Ces deux types d interactions apparaissent donc dans la même fenêtre d «Interactions de l ordonnance». A l issue de la saisie des médicaments, le programme affiche les éventuelles interactions. Les médicaments transmis par le DP sont également pris en compte. Facture délivrée par la pharmacie (Information trouvée dans l historique du patient) Facture délivrée par une autre pharmacie (Information issue du serveur du DP). Page 11 sur 24 Aout 2008

12 Il en est de même pour le contrôle des délivrances A chaque ligne saisie, le programme affiche les éventuelles alertes de délivrance. Les médicaments transmis par le DP sont également pris en compte. Médicament délivré par la pharmacie Médicament délivré par une autre pharmacie Page 12 sur 24 Aout 2008

13 VI.2. S il n existe pas de dossier pharmaceutique pour le patient Le logiciel propose sa création. L opérateur saisit la réponse du patient. VI.2.1. Le patient consent à la création de son DP Tapez Entrée sur Création DP. Un document s édite que vous remettez à votre patient. Ce dernier en prend connaissance et le conserve. Une fois la demande de création du DP validée, le dossier est créé sur le serveur SANTEOS. Sont transmises toutes les spécialités pharmaceutiques, remboursables ou non, délivrées sur l ordonnance. Page 13 sur 24 Aout 2008

14 VI.2.2. Le patient ne consent pas à la création de son DP Tapez Entrée sur Refus création. Le logiciel enregistre le fait que le patient a refusé la création de son dossier pharmaceutique. Le compteur de refus s incrémente et la date de refus est mémorisée. Le patient est maintenant identifié sur le serveur du DP. Son DP a un statut refusé. Si la création du DP avait déjà fait l objet d un déni par le patient, le message de création affiché diffère. Il informe l opérateur sur le nombre de refus enregistrés et la date de dernière opposition. Au delà de 3 oppositions, la création du DP ne sera plus proposée au patient pendant 6 mois. Lorsque le dossier pharmaceutique n a pas été alimenté depuis 60 mois, il est automatiquement supprimé du serveur SANTEOS. Il peut également avoir été supprimé à la demande du patient (cf : suppression du DP sur requête du patient). Le message de création affiché précise alors qu il s agit d une nouvelle proposition de création, suite à une suppression du DP demandée par le patient ou due à une inactivité depuis plus de 60 mois. VI.2.3. Le patient ne souhaite pas répondre pour le moment Tapez Entrée sur Abandon Le logiciel ne peut enregistrer ni consentement, ni refus. Il convient donc de choisir l option «Le patient décidera ultérieurement de la création éventuelle de son DP». Page 14 sur 24 Aout 2008

15 VII. MISE-À-JOUR DU DP EN FIN DE VENTE En fin de vente, le système effectue la mise à jour du DP en y intégrant les médicaments délivrés. Cette actualisation s effectue selon les règles retenues pour l inscription à l ordonnancier en ce qui concerne le cas des avances et des attentes. En cas d absence de connexion survenant en fin de vente, le dossier est placé en file d attente. Il y restera jusqu à l existence d une connexion réussie et pendant un délai maximum de 24 heures. Passé ce délai, ces données sont perdues. Page 15 sur 24 Aout 2008

16 VIII. CAS DE VENTE VIII.1. Refus d alimentation de la délivrance par le patient Celui-ci peut avoir autorisé l accès à son DP, en consultation, tout en ayant refusé son alimentation avec la nouvelle délivrance. Dans ce cas, au cours de la tarification il est possible d interdire la procédure de mise à jour pour UN ou PLUSIEURS médicaments. Lors de la saisie du produit faites «Echap D» pour choisir l option «Alimentation / Refus d alim. (Ligne hors DP)». * Pour désactiver la fonction, on enclenche à nouveau «Alimentation / Refus d alim. (Ligne hors DP)». En fin de vente, on édite une attestation de refus d alimentation qu il remet à son patient. Impression du document de refus Une fois les produits décochés et la saisie validée, le logiciel vous invite à éditer le document de refus correspondant. En cas de refus, la consultation du DP fera apparaître la mention «Dossier pharmaceutique incomplet» en recherche d interactions, Page 16 sur en 24 consultation de l historique Aout 2008 de délivrances et en édition du DP.

17 VIII.2. Saisir un produit non ordonnancé mais avec inscription au DP Lors d une vente ordonnance, si une personne vous demande une spécialité en dehors de la prescription ou de toute prescription, vous avez la possibilité de la saisir dans la tarification ordonnance mais en la passant en «Hors Prescription» (touche F7) VIII.3. Gestion de l avance de Vignette Le produit est considéré comme étant délivré au patient. Si l avance a été réalisée avec lecture carte SV On remonte l information sur le serveur du DP. Le plus souvent l avance est réalisée sans lecture carte SV On ne remonte aucune donnée sur le serveur du DP. VIII.4. Facture en attente Les produits sont délivrés au patient Si la vente a été réalisée avec lecture carte SV On remonte l information sur le serveur du DP Le plus souvent la vente est réalisée sans lecture carte SV On ne remonte aucune donnée sur le serveur du DP. Les produits ne sont pas délivrés au patient Si la vente a été réalisée avec lecture carte SV On ne remonte aucune donnée sur le serveur du DP. Le plus souvent la vente est réalisée sans lecture carte SV On ne remonte aucune donnée sur le serveur du DP. Page 17 sur 24 Aout 2008

18 IX. REFUS PONCTUEL D ACCÈS AU DP Lors de la lecture de la carte VITALE, le patient est en droit de refuser ponctuellement la consultation de son dossier pharmaceutique. Le logiciel enchaîne sur l impression d un document d attestation de refus. Ce dernier permet au patient de prendre conscience des préjudices que son refus pourrait entraîner. Ensuite, le système rappelle à l opérateur que ce document devra être remis au patient qui le conservera. L alimentation du DP se fera malgré ce refus. Page 18 sur 24 Aout 2008

19 X. HISTORIQUE ASSURÉ Après lecture de la carte VITALE, vous pouvez consulter un DP par le biais de l historique des ordonnances. N Fact. «DP» La facture est issue du site DP Page 19 sur 24 Aout 2008

20 XI. ACCES A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU DP DEPUIS LA FICHE CLIENT Un opérateur pourra également avoir accès à un DP à partir de la fiche client (et après lecture de sa carte vitale). Par la combinaison de touches Esc F9 Les fonctions suivantes sont alors accessibles : XI.1. Réimpression des attestations Vous pouvez réimprimer les documents de votre choix. XI.2. Création Permet de procéder à la création d un DP, sans qu il y ait délivrance de médicaments. Page 20 sur 24 Aout 2008

21 XI.3. Edition Permet de procéder à l impression des données du DP. Vous utiliserez cette option le plus généralement à la demande du client, avant une hospitalisation. XI.4. Suppression Faites F1 pour lancer l impression Permet de supprimer le DP du patient. Dès que vous sélectionnez cette option, le logiciel demande confirmation puis imprime une attestation de suppression. L attestation doit être remise au patient. Le logiciel affiche la demande de confirmation correspondante : Si le patient confirme l opération, le dossier pharmaceutique est supprimé. Redirection des éditions d attestation On peut rediriger l impression des documents liés au DP sur une autre imprimante que celle du poste. «Fichier Organismes Tables Associées Autres Codes Imprimés Facture Assuré» (touche F2) Page 21 sur 24 Aout 2008

22 XII. Procédure en cas de défaut de connexion Internet Le DP fonctionne grâce à une connexion Internet haut débit. En effet à chaque vente nous sollicitons le serveur du DP (SANTEOS) pour vérifier la présence ou non d un DP pour le patient En cas de problème de connexion Internet persistant (routeur hors d usage, coupure de la liaison pour des raisons extérieures à la pharmacie) la gestion du DP peut ralentir votre activité. Si vous tombez dans ce cas vous pouvez désactiver provisoirement la gestion du DP sur votre système. Pour ce faire allez au menu Fichier / Paramètre / Vente / Ordonnance / Paramètre dossier pharmaceutique Indiquez «Non» puis validez par F10. Relancez tous les postes de l officine. Une fois votre problème d Internet résolu, réactivez votre DP grâce à la procédure d installation. Page 22 sur 24 Aout 2008

23 XIII. CHANGEMENT DE CARTE CPS Fichiers/Paramètres/Ordonnances/2 Paramètres dossier pharmaceutique/2 Changement de carte PS 2 cas de figure peuvent se présenter : nouveau jeu de cartes CPS et CPE pour le pharmacien (cas des cartes expirées) ou mise à disposition d un nouveau jeu de cartes CPS et CPE pour un autre pharmacien (cas de cession d officine) On passe le paramètre «Dossier Pharmaceutique» à N. Les certificats DP sont supprimés. Les programmes spécifiques au DP sont stoppés. Pour pouvoir utiliser à nouveau le DP, il est indispensable de retourner dans l option précédente afin de réactiver le DP (mettre O). Page 23 sur 24 Aout 2008

24 XIV. RECAPITULATIF DP Au menu, prendre : Statistiques / Ventes / Récapitulatif DP On a la possibilité d effectuer une recherche o par date o par vendeur o par poste A l écran, on obtient le nombre de DP créés et le nombre de DP supprimés. Cette statistique ne peut explorer au maximum que les 90 derniers jours. Page 24 sur 24 Aout 2008