Création de liens entre notices Version :

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2 Table des matières 1. A quoi servent les liens entre notices? Les liens entre notices d autorité renvois Comment créer les liens? Comment créer les liens manuellement? Comment créer les liens automatiquement? Comment corriger les liens?...7 ii

3 Chapitre 1. A quoi servent les liens entre notices? Les liens permettent d établir des points d accès aux notices soit par une caractéristique éditoriale commune (même collection), soit par un thème commun (liens sujet), soit par un auteur commun (lien auteur). Le lien entre les notices s établit par le numéro identifiant (numéro PPN) des notices dans le Sudoc. Il affiche dans les notices les zones vedettes des notices qui leur sont liées. Ce qui permet la mise à jour automatique de l ensemble des notices liées. La commande REL affiche les notices liées entre elles, à l intérieur d un même TYPE DE NOTICE : les notices bibliographiques liées entre elles : si on affiche une notice de collection (ex : Le guide du routard), la commande REL affiche la liste des monographies de cette collection les notices d autorités liées entre elles : si on affiche une vedette matière (ex : Restaurants), la commande REL affiche la liste des vedettes matières liées par une relation hiérarchique à celle-ci. La commande REL TT affiche les notices bibliographiques liées à une notice d autorité : si on affiche une notice d autorité auteur, la commande REL TT affiche la liste des monographies qu il a écrites ou auxquelles il a collaboré, ainsi que celles dont il est le sujet Les liens entre notices d autorité renvois Ces liens sont l équivalent des renvois «voir aussi» dans un catalogue traditionnel : renvoi vers un terme lié (related term, RT) renvoi vers un terme générique (broader term, BT) Les liens de renvoi sont crées en insérant le n PPN de la notice cible dans la zone (5XX) pertinente de la notice d origine. Un renvoi du type «voir» ne prend pas la forme d un lien mais est directement inséré dans la notice d'autorité (information textuelle dans la zone pertinente). La procédure pour l établissement des liens entre notices d'autorité est la suivante : 1. Créez un lot contenant les deux notices 2. Sélectionnez la notice d origine. 3. Utilisez la commande MOD ou le bouton WinIBW équivalent. 4. Collez le n PPN dans la zone pertinente. 1

4 5. Valider la notice : appuyez sur ENTREE ou bien utilisez le bouton WinIBW équivalent. 2

5 Chapitre 2. Comment créer les liens? Pour lier les notices, les sous-champs des zones 4XX, 6XX ou 7XX à lier sont remplacés par un souschamp unique $0 ou $3 dans lequel est indiqué le PPN de la notice cible. Après validation de la notice, le lien génère l expansion du point d accès de la notice cible correspondant à la forme d autorité retenue. Exemple de liens : Accès TITRE 410 du routard$x devient avec l insertion du PPN de la notice de collection : 410 ##$ ($0 + n PPN de la notice de collection) puis devient après validation : Création de liens entre notices 410 du routard, ISSN Accès SUJET 607 ##$aréunion$xguides$2rameau devient avec l insertion des n PPN des notices rameau : 607 ##$ $ $2rameau ($3 + n PPN de la notice rameau) puis devient après validation : 607 ##$ @Réunion$ Guides$2rameau Si une vedette composée de plusieurs termes n'existe pas dans une seule notice d'autorité, on peut lier chaque terme successivement à une autorité différente. Par exemple on établit trois liens pour "Commerce- -Italie--16 e siècle". Après validation, les n PPN et les expansions se succèderont pour former la vedette liée. Accès AUTEUR 702 ##$ajosse$bpierre$4651 devient avec l insertion du n PPN de la notice autorité auteur : 702 ##$ X$4651 ($3 + n PPN de la notice d autorité) puis devient après validation : 702 #1$ XJosse, Pierre ( )$4651 3

6 2.1. Comment créer les liens manuellement? 1. Affichez la notice cible à lier Création de liens entre notices Copier son n PPN à partir du menu Edition Copier PPN. 2. Affichez la notice bibliographique en modification (commande MOD) qui doit comporter le lien 3. Après les indicateurs de la zone concernée, saisissez le $3 et collez le n PPN : 4. Valider la notice : Appuyez sur ENTREE ou bien utilisez le bouton Entrée de WinIBW. Le lien est établi et génère l expansion du point d accès de la notice cible Comment créer les liens automatiquement? Pour le bon fonctionnement de cette procédure, il faut absolument que soit cochée «Ecran d édition : Exécuter la commande dans une nouvelle fenêtre en cas d édition en cours» dans le menu Options / Préférences / Généralités. 1. Affichez la notice bibliographique en modification (commande MOD) qui doit comporter le lien 2. Avec votre curseur, sélectionnez les termes de recherche DE GAUCHE A DROITE depuis le premier $ (y compris les codes de sous-zone). Veillez à placer votre curseur au bon endroit sinon la sélection sera mal interprétée. 3. Pour effectuer la recherche, sélectionnez la fonction Baguette Lien et choisissez l'une des options suivantes : Rechercher exactement (ou touche de fonction MAJ + F9) si vous avez sélectionné les termes exacts 4

7 Rechercher tronquée (ou touche de fonction F9) si vous avez sélectionné une partie des termes. La recherche s effectue dans une nouvelle fenêtre et affiche une liste abrégée des notices cibles potentielles ou la seule notice cible. 4. Si aucune notice ne vous convient, fermez la fenêtre Vous êtes de nouveau sur la notice bibliographique en cours de modification. Suite à de multiples recherches, vérifiez bien dans Menu Fenêtre que vous n avez pas trop de fenêtre ouverte car cela peut occasionner des messages d erreur. 5. Si vous trouvez la notice correspondant à votre recherche, affichez-la et sélectionnez la fonction Baguette Lien - Coller (ou F11) 5

8 Le logiciel WinIBW retourne à la notice d origine et y substitue les termes sélectionnés par le n PPN de la notice cible, précédé de $0 en zones 4XX et de $3 en zones 6XX et 7XX. 6. Valider la notice : Appuyez sur ENTREE ou bien utilisez le bouton WinIBW correspondant. Le lien est établi et génère l expansion du point d accès de la notice cible 6

9 Chapitre 3. Comment corriger les liens? Un lien erroné peut être corrigé en remplacent le n PPN de la notice incorrecte par le n PPN d une notice correcte. Dans le cas des notices d autorité doublonnes, le n PPN de la notice à supprimer doit être remplacé dans toutes les notices liées à celle-ci par le n PPN de la notice qui sera conservée. Cette opération est facilitée par l utilisation de trois scripts dans la procédure suivante 1. Affichez la notice d autorité à supprimer et identifiez-la avec <F8>. 2. Affichez la notice à conserver et identifiez-la avec <F7>. 3. Constituez le lot des notices liées à la notice à supprimer : à partir de la notice à supprimer, cela peut être fait avec REL TT. 4. Sélectionnez la fonction Baguette Lien Corriger Liens (ou CTRL+MAJ+F12) qui remplacera le n PPN identifié par <F8> par le n PPN identifié avec <F7> dans toutes les notices du lot, en ignorant les notices d autorité éventuellement présentes. La commande générera des exemplaires avec une zone 830 (contenu ##$axxxxx) au cas où votre bibliothèque n aurait pas encore créé d exemplaire pour une notice donnée, sans quoi il ne serait pas possible de modifier la notice bibliographique. 7