LE COURTAGE PRÊT AVEC OCLC 08 octobre Schéma de fonctionnement du prêt sans courtage. 4

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1 TABLE DES MATIÈRES Contexte. 2 Fonctionnement du prêt avec OCLC pour les établissements ayant plusieurs services de PEB. 2 Avec ou sans courtage.. 2 Fonctionnement du courtage.. 2 Le rôle du courtier. 3 Construction des files de prêteurs.. 3 Schéma de fonctionnement du prêt sans courtage. 4 Schéma de fonctionnement du prêt avec le courtage. 5 Le schéma du courtage avec OCLC. 5 Sommaire du courtier. 6 Sommaire du courtage 6 Recherche avancée.. 7 Configuration générale du courtage. 7 Demande d annulation par l emprunteur. 7 Caractéristiques des demandes.. 8 Affichage abrégé de la demande 8 Demande affichage détaillé. 8 Recherche d une demande de courtage avec le numéro de demande initial de l emprunteur... 9 Annexes Annexe 1 : Éléments du Sommaire du courtage 12 Annexe 2 : Nouvelles actions visibles dans le détail des demandes Version initiale : 15 avril 2013

2 Contexte : Le courtage est une fonctionnalité de VDX qui permet de rediriger les demandes de prêt entrantes vers le ou les services de PEB qui possèdent le document. L'emprunt d'une bibliothèque Colombo à un prêteur OCLC ne fait jamais appel au mécanisme de courtage. Le courtage ne sera utilisé que pour les demandes de prêt en provenance d OCLC-WCRS. Le courtage peut être utilisé par les établissements qui ont plusieurs services de prêt entre bibliothèques. Fonctionnement du prêt avec OCLC pour les établissements ayant plusieurs services de PEB : Avec ou sans courtage : Sans courtage : Les établissements qui ont plusieurs services de PEB peuvent prêter aux bibliothèques OCLC sans utiliser le courtage. En effet, une université peut décider de ne pas implanter le courtage. Les demandes de prêt seront alors totalement gérées à partir d un seul prêteur VDX, et ce, même si les documents se trouvent dans une autre localisation Colombo de l université qui est prêteuse dans VDX (modèle utilisé à l Université de Montréal). Avec courtage : Les bibliothèques Colombo, comme la quasi-totalité des bibliothèques membres d OCLC, ne possèdent qu un seul sigle OCLC et cela, même s il existe plusieurs services de PEB pour leur établissement. Le courtage permet d acheminer les demandes de prêt OCLC vers le ou les services de PEB d un même établissement qui possèdent le document. Fonctionnement du courtage : Le courtage implique un courtier. Le courtier est l intermédiaire entre l emprunteur et le prêteur. Le courtage dans VDX est en partie automatisé. Pour comprendre la notion de courtier nous invoquerons le domaine des assurances. Le courtier reçoit une demande d assurance d un client et ensuite l achemine à plusieurs compagnies d assurance. Le courtier gère donc les communications avec plusieurs compagnies et à la fin, envoie un contrat (d une seule compagnie) qui satisfait la demande d assurance initiale; ou informe le demandeur qu il ne peut pas obtenir de contrat aux conditions demandées. Le client ne fait affaire qu avec un seul interlocuteur. Ce modèle est similaire pour le courtage des demandes sous VDX. Du point de vue de l emprunteur OCLC, celui-ci ne fait affaire qu avec un seul interlocuteur : l Université A. 2 Version initiale : 15 avril 2013

3 Dans les demandes de courtage, il y a toujours 3 types d interlocuteurs. Leurs rôles sont différents. Le courtier et le prêteur appartiennent tous les deux à la même université. Emprunteur. La bibliothèque OCLC qui fait une demande de prêt à une université Colombo. Courtier. Le courtier est une localisation Colombo qui reçoit une demande de prêt et produit automatiquement une demande d emprunt pour des prêteurs VDX. Le terme désigne aussi le personnel de PEB qui agit pour cette localisation. Prêteur. Une bibliothèque Colombo qui reçoit les demandes de prêt du courtier. Le rôle du courtier : Le courtier ne peut faire que trois (3) actions dans le scénario que nous proposons : Ajouter des prêteurs à une demande pour laquelle le LocDoc n aurait pu identifier de prêteur. Répondre «Doc non fourni» pour une demande sans file de prêteur et qui ne peut être remplie par aucun prêteur de l université. Répondre Refus de conditions à une Réponse Sous condition du prêteur (quitte à rajouter auparavant ce prêteur dans la file). ATTENTION L'usager courtier ne peut faire de demande d emprunt pour lui-même. Le personnel qui désire faire une demande d emprunt devra effectuer sa demande avec un autre compte que celui du courtier. Le Bureau de l Université sera configuré comme courtier. Le Bureau est la localisation dont le code est Q 00 (par exemple QSH00 pour l Université de Sherbrooke, QMM00 pour l Université McGill). C est donc cette localisation qui recevra la demande de prêt originale d OCLC. Cette demande de prêt d OCLC ne sera jamais vue par les bibliothèques prêteuses. Elle va automatiquement générer une demande d emprunt chez le courtier. Le sommaire du courtier est donc un sommaire d emprunteur. Si besoin est, il est possible pour le courtier de consulter la demande originale de prêt reçue dans VDX. Cependant, aucune action n est possible avec cette demande de prêt. Les universités devront désigner le personnel de PEB qui aura accès aux demandes d emprunt du courtier. Construction des files de prêteurs : Afin de construire des files de prêteurs, VDX utilise LocDoc. Ce dernier interroge le catalogue de l université en se basant sur les numéros ISBN et ISSN ou une combinaison du titre/auteur/date de publication. (Rappel : Les caractères diacritiques dans les champs titre/auteur en provenance d OCLC sont incorrectement codés par OCLC). Le service Web SFX n est pas utilisé pour construire les files. Une configuration de LocDoc prêteur doit nécessairement être configurée chez tous les prêteurs pour traiter les demandes dont le type de service est Copie. Aucune action ne sera déclenchée automatiquement par ce LocDoc prêteur sinon l ajout de la cote à la liste de cueillette. 3 Version initiale : 15 avril 2013

4 Schéma de fonctionnement du prêt sans courtage (Interactions ISO) Normalement, les prêteurs Colombo d une université peuvent être contactés directement par des emprunteurs ISO. 4 Version initiale : 15 avril 2013

5 Schéma de fonctionnement du prêt avec le courtage (Interactions ISO) Le schéma du courtage avec OCLC: La demande d emprunt du courtier utilise LocDoc afin de créer une file de prêteurs chez les bibliothèques prêteuses de l Université A. La demande est automatiquement envoyée au premier prêteur de la liste (créée selon les règles en vigueur de Colombo (façon aléatoire ou dernier recours)) ou demeure à l état créée, dans le sommaire du courtier, sans file de prêteur. Lorsqu un prêteur répond qu il envoie le document, la réponse est transmise au courtier qui la relaie automatiquement à l emprunteur. Tous les autres messages entre emprunteur et prêteur seront automatiquement relayés par le courtier. Lorsque le dernier prêteur de la file envoie une réponse Doc non fourni, VDX transmet automatiquement à l emprunteur cette réponse. La demande est donc terminée à la fois chez le courtier et chez le prêteur et disparaît de leur sommaire. Si plusieurs prêteurs envoient la réponse Doc non fourni, seule la raison invoquée par le dernier prêteur est transmise à l emprunteur. 5 Version initiale : 15 avril 2013

6 Sommaire du courtier : Afin de pouvoir gérer correctement les demandes de courtage, un sommaire additionnel est disponible : Sommaire du courtage. Ce sommaire est aussi disponible sous l intitulé Page combiné du Sommaire par défaut et du courtage. Ce sommaire n affiche que les demandes d emprunt créées par VDX. Ce sommaire n est offert qu aux employés du courtage. Le personnel des bibliothèques prêteuses n y a normalement pas accès. Par défaut, le courtier possède les droits d un gestionnaire de bureau. Il peut accéder au sommaire du courtage qui est lié à la localisation «Bureau xxx» (exemple : Bureau Sherbrooke) en choisissant Pour gérer les demandes du bureau xxx dans le menu déroulant en bas, à gauche de l écran. Ce n est qu en choisissant l option Pour gérer les demandes du bureau xxx que le courtier peut faire apparaître la localisation Bureau xxx dans la boîte de droite. Une fois le Bureau xxx choisi, le sommaire du courtage peut s afficher. Sommaire du courtage 1 : 1 Voir l annexe 1 afin de consulter la définition des éléments du sommaire du courtage 6 Version initiale : 15 avril 2013

7 Recherche avancée : Dans la page de la recherche avancée, le courtier dispose de nouvelles options de recherche donnant accès aux demandes de courtage: Configuration générale du courtage Trois scénarios existent pour le courtage. L équipe Colombo n a retenu qu un seul scénario, les deux autres étant jugés inacceptables. VDX est configuré pour ne transmettre les messages entre le prêteur et l emprunteur que lorsque le document a été Expédié. Voici les principales caractéristiques 2 de ce fonctionnement : Prêteur : La Réponse sous condition ne fonctionne pas dans ce scénario: il y a un bogue qui empêche l envoi de la Réponse sous condition à l emprunteur. Si le courtier voit dans le sommaire Sous condition du prêteur, il doit répondre : Refus de conditions et peut-être ajouter le prêteur de nouveau dans la file. Si le dernier prêteur de la file répond Doc non fourni alors la demande se termine automatiquement chez le prêteur et le courtier. Dans le cas de la réponse Doc non fourni, seule la raison du dernier prêteur de la file est transmise à l emprunteur. Pour une demande avec laquelle LocDoc ne parvient pas à créer une file, celle-ci sera affichée sous la description Créée dans le sommaire et le courtier doit alors : Ajouter une liste de prêteurs et autoriser la demande, ou Faire la réponse Courtier: Réponse Non fourni. Il est possible à un courtier, pour une demande à l état Demandé, de faire une Modification locale demande afin d ajouter des prêteurs à la file. Demande d annulation par l emprunteur : (Problématique) La demande est automatiquement annulée pour l emprunteur (confirmation automatique par le courtier à partir de la demande initiale). Le courtier reçoit une demande d interruption. Il envoie automatiquement une demande d annulation chez le prêteur. Le prêteur DOIT confirmer l annulation. La demande chez le prêteur se termine. Chez le courtier, il reçoit la Confirmation de l annulation MAIS LA DEMANDE NE SE TERMINE PAS ET ELLE NE S AFFICHE PAS AU SOMMAIRE DU COURTAGE. Il faut la récupérer à partir du rapport Transactions 'À noter' nécessitant une intervention Emprunt ou de la recherche publiée Emprunt Transactions non-signalées et la terminer manuellement. 2 Voir l annexe 2 : Nouvelles actions visibles dans le détail des demandes 7 Version initiale : 15 avril 2013

8 Il faut noter aussi que lorsque l emprunteur fait sa demande d annulation avec une note : le courtier reçoit cette note mais pas le prêteur. Caractéristiques des demandes : Affichage abrégé de la demande : La demande d emprunt du courtier n affiche pas le numéro de l emprunteur OCLC dans l affichage court, ni le nom de l emprunteur OCLC. À la place, apparaît le numéro de demande VDX. Dans l illustration qui suit, on peut voir le symbole du prêteur : Chez le courtier : Affichage d une demande, qui n a pas de file : remarquez que l emprunteur et le prêteur sont tous les deux le Bureau : Demande affichage détaillé : Dans le détail de la demande, sous Service détails, il est possible de voir le nom de l emprunteur vis-àvis la ligne Demandé à l origine par De plus, sous Livraison, nous pouvons voir l emprunteur original : 8 Version initiale : 15 avril 2013

9 Recherche d une demande de courtage dans VDX avec le numéro de demande initial de l emprunteur Vous pouvez trouver les demandes à l aide du numéro de l emprunteur OCLC. Vous devez d abord trouver la demande de prêt de l emprunteur et ensuite retracer la demande d emprunt du courtier. Faire la Recherche simple suivante : Cliquer ensuite sur le bouton Détails de la notice abrégée de la demande Dans la section Messages de la demande VDX copier le numéro sous la description Message Faire la Recherche simple suivante : 9 Version initiale : 15 avril 2013

10 Au moins deux demandes s afficheront à l écran o La demande d emprunt du courtier dans laquelle on trouve l historique complet de la demande, dans l éventualité où il y a plusieurs prêteur potentiels pour un même établissement. o La demande de prêt active au niveau de l établissement. 10 Version initiale : 15 avril 2013

11 Si la demande est allée chez plus d un prêteur dans un même établissement, les demandes s afficheront toutes à l écran. 11 Version initiale : 15 avril 2013

12 ANNEXE 1 : Éléments du Sommaire du courtage: Créée Demandé Interrompu Annulation demandée Messages du prêteur Messages de l emprunteur Sous condition (du prêteur) Sous condition (à l emprunteur) Document expédié du prêteur Réception document par le courtier Expédié à l emprunteur Réception document par l emprunteur Emprunteur demande de renouvellement Renouv demandé avec le prêteur Prêteur: Renouv accordé Prêteur: Refus renouveler Avis échéance au prêteur Avis échéance par l emprunteur Rappel par prêteur Rappel à l emprunteur Retourné par l emprunteur Réception doc retourné par le courtier Retourné au prêteur Réception doc retourné par le prêteur La demande de PEB n est pas amorcée La demande a été transmise à un prêteur Les demandes que l emprunteur a terminées Les demandes que le courtier a annulées sans doute à la suite d une demande d annulation par l'emprunteur Le prêteur a envoyé une note au courtier L emprunteur a envoyé une note au courtier Le prêteur a envoyé un sous condition au courtier Le courtier a envoyé un sous condition à l emprunteur Le prêteur a envoyé au courtier le message Expédié Le courtier a envoyé au prêteur le message Reçu Le courtier a envoyé le document à l'emprunteur L emprunteur a fait parvenir au courtier la réception du document L emprunteur a demandé au courtier une demande de renouvellement du prêt Le courtier a demandé au prêteur s il permet le renouvellement du document Le prêteur informe le courtier qu il accepte de renouveler le prêt du document Le prêteur informe le courtier qu il refuse de renouveler le prêt du document Le prêteur envoie au courtier un avis d échéance Le courtier envoie à l emprunteur un avis d échéance Le prêteur envoie au courtier le message de Rappel Le courtier envoie à l emprunteur un message de Rappel L emprunteur envoie au courtier le message Retourné Le courtier envoie à l emprunteur le message Réception doc retourné Le courtier envoie au prêteur le message Retourné Le prêteur envoie au courtier le message Réception doc retourné 12 Version initiale : 15 avril 2013

13 ANNEXE 2 : Nouvelles actions visibles dans le détail des demandes : Les actions suivantes peuvent apparaître dans l historique des messages des demandes du courtier. Elles sont le résultat des messages automatiquement relayés entre le prêteur et l emprunteur. Ces actions ne sont pas disponibles au personnel de PEB qui fait le courtage : Courtier: Réponse Auto Sous condition Courtier: Déclaration Endommagé Emprunt Courtier: Déclaration Endommagé Courtier: Rapport Courtier: Refus conditions Courtier: Acceptation conditions Courtier: Déclaration Perdu Courtier: Déclaration Perdu Emprunteur Le courtier a retransmis un conditionnel du prêteur à l emprunteur Le courtier a retransmis un message Endommagé de la part de l emprunteur Le courtier a retransmis un message Endommagé Le courtier a reçu un message de l emprunteur Le courtier a retransmis une réponse de l emprunteur pour un conditionnel Le courtier a retransmis de l emprunteur au prêteur la réponse à un conditionnel Le courtier a retransmis une Déclaration Perdu Le courtier a retransmis une Déclaration Perdu de la part de l emprunteur 13 Version initiale : 15 avril 2013