DISTRILOG 2 QUICK START

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1 DISTRILOG 2 QUICK START Version 1.0.x Beta Accès au service Tout d abord vous devez être titulaire du droit «Distrilog» d Accred pour pouvoir accéder au site. Ensuite, il suffit d employer votre butineur web préféré et de taper l adresse : Si vous n avez pas ouvert préalablement une page demandant une authentification Tequila (info : une page demandant de vous authentifier apparaîtra. Note : si vous appartenez à plusieurs unités, Tequila vous demandera pour quelle unité vous désirez vous authentifier, et ce même si vous vous étiez déjà authentifié préalablement. L authentification a une durée limitée sur Distrilog. Cette limite a été fixée à 20 minutes après le dernier affichage de page (temps de session). Au-delà de ce délai une réauthentification est nécessaire. Page principale (Home) 1

2 Sur la partie supérieure sont affichés votre identifiant actuel et le montant de vos dépenses. Ces informations sont visibles en permanence quel que soit la page de Distrilog affichée. La partie centrale contient des informations (pertinentes?) et la liste des derniers logiciels entrés dans le système. La partie gauche contient le menu principal. Son contenu peut varier en fonction de vos droits Accred ou de droits internes à Distrilog. Concepts de base Le Caddie Le caddie vous permet de faire une sélection des logiciels que vous voulez commander. Il est persistant et personnel, cela signifie que tant que vous n avez pas passé une commande ou que ne l avez pas volontairement vidé son contenu reste disponible, même après une fermeture de session. Exemple : Vous pouvez rajouter au contenu de ce caddie une «liste de logiciel préparée» : Détail d une liste : 2

3 Vous pouvez sauvegarder un caddie comme «Liste de logiciels préparée». Cette liste sera alors visible par toute personne de votre unité (par défaut) : Une machine Dans Distrilog 2, tout logiciel commandé doit être lié à une machine (un ordinateur ou autre). Ceci permet, à vous comme à nous, de vérifier et d éviter des commandes en double pour une machine. Il reste cependant possible de commander plusieurs fois le même logiciel pour une machine donnée selon le contexte et le type de licence dudit logiciel. L élément déterminant d une machine est son numéro d inventaire EPFL (étiquette jaune avec un code barre et le logo EPFL) : Un nom courant (vous permettant de repérer facilement la machine) vous est également demandé. Il est conseillé d utiliser le nom d ordinateur tel qu il est donné dans le système d exploitation de celui-ci. Vous pouvez également être plus précis, par exemple : «siipc99, PC de Julien» Le coût des logiciels Malheureusement, pour des raisons contractuelles ou techniques, il est difficile, impossible, voire interdit de donner le coût exact d un logiciel en francs suisses. Pour contourner le problème nous avons «inventé» une monnaie nommée «Crédit Distrilog» ou CrD, en abrégé. Le coût (en Crd) affiché d un logiciel ne représente donc pas un coût réel, mais la consommation d une ressource pour une personne ou une unité donnée. Principe de location Lorsque vous commandez un logiciel sur Distrilog, vous faites en réalité une demande de location. Il vous sera demandé annuellement et de façon groupée de signifier à Distrilog que vous utilisez toujours ces logiciels (cette confirmation ne vous demandera que quelques minutes par année!!!) Principe de validation Pour certains logiciels «couteux», il sera demandé à la personne effectuant la commande de faire valider celle-ci auprès d un validateur en fournissant un justificatif de l emploi de ces logiciels. Ce justificatif doit être rempli correctement et être le plus précis possible : «parce que j en ai besoin dans le cadre de mon travail» est un justificatif inacceptable et votre validateur devrait le refuser ; formulez-le, par exemple, comme ceci : «ce logiciel est le seul à prendre en compte la fonctionnalité d importation de fichiers P1N utilisé dans le cadre du projet MEMOALA en collaboration avec le groupe BPF» Résiliation d un logiciel commandé Lorsqu un logiciel est résilié dans le délai de grâce spécifié dans la fiche du logiciel, aucun CrD n est consommé. Audelà de ce délai, le montant est consommé jusqu à la prochaine période de location. 3

4 Commande d un logiciel Trouver un logiciel en naviguant dans Distrilog Dans le menu, à gauche, cliquez sur «Naviguer dans Distrilog». Une arborescence des logiciels disponibles s affichera : En ouvrant l arborescence, vous pourrez trouver le logiciel désiré (p. ex. ici Microsoft Office) : Trouver un logiciel avec le mini moteur de recherche Dans le menu, à gauche, cliquez sur «Rechercher un logiciel» et entrez la recherche désirée (p. ex. ici Office) : Sélectionner la version désirée En cliquant dans la colonne Infos, face à la plateforme choisie : 4

5 Par exemple, ici, Microsoft Windows, une information détaillée s affiche : Il se peut, selon le logiciel, qu une ou plusieurs options s affichent en-dessus du bouton «Ajouter au caddie», comme le choix de la langue, par exemple. Si ce choix n est pas affiché, cela indique qu il n est pas significatif quant à la licence d utilisation. Si ce logiciel correspond à ce que vous désirez, ajoutez-le au caddie au moyen du bouton idoine. Une fois que votre caddie est rempli des logiciels désirez, vous pouvez Passer commande des logiciels dans le caddie Sur la page du Caddie, que vous pouvez afficher à tout moment en cliquant sur «Mon caddie» dans le menu à gauche, cliquez sur le bouton commander : 5

6 Le système vous affiche la première étape, où il s agit de spécifier sur quelle(s) machine(s) vous aller installer le(s) logiciel(s). S il s agit d une nouvelle machine il vous suffit de compléter le formulaire affiché. Si la machine (ou un groupe de machines) existe déjà, sélectionnez-là dans la liste déroulante (p. ex. ici «TCLINE2») : Dans l étape 2, il vous sera demandé de confirmer votre commande (le coût total en Crd est mis en évidence) : 6

7 Si un logiciel au moins demande une validation, le formulaire affichera alors des inscriptions supplémentaires vous demandant de remplir un justificatif ainsi que de choisir un validateur : N oubliez pas d être le plus exhaustif possible dans votre justificatif, c est sur cette base uniquement que le validateur pourra accepter ou refuser votre demande! Si vous êtes vous-même le validateur de votre groupe, votre commande sera validée automatiquement, cela ne doit pas vous empêcher de donner un justificatif correct! Pour la gestion de la validation, voir le point «Validation» plus loin dans ce document. Consultation des logiciels commandés Cliquez dans «Mes Logiciels», dans le menu, à gauche. Vous pouvez afficher par No de commande (trié par date inverse, par exemple) : 7

8 Ou par machine : Par exemple, le détail d une commande, puis le détail d une machine : En cliquant sur «Détail» en face d un logiciel, vous atteindrez la page d information permettant d installer le logiciel : (le site ici est en mode «démo», le vrai code de licence ne s affiche donc pas!) 8

9 Résilier un logiciel Dans la liste des logiciels affichés selon une commande ou selon une machine, cliquez sur le lien «SUPPRIMER!!!» en regard du logiciel devenu inutile. Rappel : Lorsqu un logiciel est résilié dans le délai de grâce spécifié dans la fiche du logiciel, aucun CrD n est consommé. Au-delà de ce délai, le montant est consommé jusqu à la prochaine période de location. Gestion des machines En cliquant sur «Machines de mon unité», dans le menu à gauche, vous pouvez voir les machines qui sont actuellement enregistrées dans Distrilog au niveau de votre unité. Vous pouvez, dans le même formulaire, rajouter une nouvelle machine : Groupes de machines Un groupe de machines est un ensemble de systèmes dont la configuration est identique ou très proche et dont la gestion des logiciels demande une fonctionnalité commune, par exemple, une salle de cours, un laboratoire etc. 9

10 Un groupe de machines est repéré par le préfixe «GRP:» ajouté à son étiquette. Une commande liée à un groupe de machines appliquera la commande à chacune des machines incluse dans groupe. Dans le formulaire juste ci-dessus, il y a un bouton «Afficher les groupes de machines» Vous pouvez ici créer un nouveau groupe de machines ou en modifier un existant : La visibilité du groupe de machine est liée à l unité. 10

11 Gestion d une identification différente Si vous êtes titulaire du droit «SubstitutionDistrilog» d Accred, vous avez la possibilité de de gérer les logiciels (consultation, commande, suppression) pour une autre personne en prenant son identité pour l unité (ou l'une des unités) liée(s) à ce droit. L utilisation de ce droit doit rester exceptionnelle, c est la raison pour laquelle il n est rattaché à aucun rôle et n est donc pas «visible» pour les accréditeurs. Seuls les super administrateurs de l'accréditation peuvent attribuer ce droit. La demande pour son obtention doit être envoyée à l'adresse accred@epfl.ch, en précisant le nom et le numéro Sciper de la personne, ainsi que le nom de l'unité ou le niveau dans l'arborescence EPFL, pour lesquels ce droit doit être attribué. Dans le cas où vous disposez de ce droit, une option supplémentaire apparaît dans le menu à gauche «Gérer une ID différente». Pour pouvoir utiliser cette option, vous devez connaître le No SCIPER de la personne (cette limitation est voulue, car seul le No SCIPER élimine toute ambiguïté). Vous pouvez le rechercher dans l annuaire de l EPFL ( Entrez le No SCIPER et validez. La page Principale de Distrilog s affiche, mais avec une différence fondamentale dans l indication d identification : Vous êtes maintenant identifié comme la personne choisie et vous pouvez effectuer toutes les opérations standards sur Distrilog (à l exception des fonctionnalités administratives spécifiques de Distrilog) Pour quitter ce mode, cliquez sur le menu «Gérer une ID différente» à gauche : 11

12 Validation Si vous êtes titulaire du droit «ConfirmDistrilog» vous êtes un Validateur dans le sens de Distrilog. En tant que tel un utilisateur (Demandeur) peut effectuer une demande de validation pour un logiciel coûteux. Votre rôle est de vérifier le besoin réel du logiciel en tenant compte du justificatif que le Demandeur vous a donné. Les justificatifs trop simples ou incomplets doivent être systématiquement refusés. (par ex. «Parce que j en ai besoin dans le cadre de mon travail» ou bien «Pour l installer sur mon ordinateur» ou encore «Pour faire de jolies images») Lorsqu un demandeur vous sollicite pour la validation d un logiciel, vous recevrez un courriel avec un lien vers une page web. Ce courriel a comme sujet «DISTRILOG : Demande de validation pour». Sur cette page web est affiché le(s) logiciel(s) demandé(s), sur quelle machine(s) il sera(seront) installé(s) ainsi que le justificatif du demandeur. Vous devez choisir le refus de la demande (Non) ou son acceptation (Oui) avec un commentaire éventuel pour le demandeur puis cliquer sur le bouton «Envoyer votre réponse au demandeur» : Le système enverra alors la réponse au demandeur sous forme d un courriel. 12

13 Logiciels de Distrilog sur les machines privées Règle de base : IL EST STRICTEMENT INTERDIT D INSTALLER UN LOGICIEL DE DISTRILOG SUR UNE MACHINE PRIVÉE!!! Exception 1 : La suite Microsoft Office, pour autant que vous l utilisiez sur votre machine professionnelle de l EPFL. Exception 2 : La machine privée en question a été rentrée dans l inventaire de l EPFL, car elle est utilisée dans but professionnel. Quelles conditions doit remplir une machine privée pour être entrée dans l inventaire de l EPFL? 1. C est un équipement n appartenant pas à l EPFL 2. Sur lequel on désire installer des logiciels fournis par l EPFL (pas seulement par Distrilog) 3. Qui est utilisé professionnellement dans le cadre de l EPFL 4. Qui est géré par un membre du personnel de l EPFL (pas un étudiant) Comment commander un logiciel? Distrilog exigeant un numéro d inventaire, il faut entrer (ou faire entrer par le responsable d inventaire de votre unité) cette machine dans ledit inventaire et lui coller la fameuse étiquette jaune, ensuite, commander le logiciel sur Distrilog comme normalement. Vous trouverez des infos sur l inventaire sur le site Problèmes d étiquette? Si votre machine a été entrée dans l inventaire, mais qu elle ne possède pas d étiquette jaune ou qu elle a été perdue, que faire? Demander au responsable d inventaire de votre unité de vous donner une étiquette jaune ou de vous redonner le numéro de l étiquette déjà attribuée. 13

14 Table des matières Accès au service... 1 Page principale (Home)... 1 Concepts de base... 2 Le Caddie... 2 Une machine... 3 Le coût des logiciels... 3 Principe de location... 3 Principe de validation... 3 Résiliation d un logiciel commandé... 3 Commande d un logiciel... 4 Trouver un logiciel en naviguant dans Distrilog... 4 Trouver un logiciel avec le mini moteur de recherche... 4 Sélectionner la version désirée... 4 Passer commande des logiciels dans le caddie... 5 Consultation des logiciels commandés... 7 Résilier un logiciel... 9 Gestion des machines... 9 Groupes de machines... 9 Gestion d une identification différente Validation Logiciels de Distrilog sur les machines privées Règle de base : Exception 1 : Exception 2 : Quelles conditions doit remplir une machine privée pour être entrée dans l inventaire de l EPFL? Comment commander un logiciel? Problèmes d étiquette?