DEMANDES DE FINANCEMENT

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1 DEMANDES DE FINANCEMENT Destinataires : Expéditeur : Intergroupes/Groupes de Services Bureau des Services mondiaux Objet : Demande au fonds d aide aux délégués pour participer au Conférence d affaires du Bureau des Services Mondiaux (CBSM) 2014 La Conférence d affaires du bureau des Services mondiaux (CBSM) aura lieu du 28 avril au 3 mai 2014 à Albuquerque, Nouveau-Mexique, USA. Les intergroupes de toutes les régions qui veulent envoyer des délégués à la Conférence peuvent remplir une demande de financement au fonds d aide aux délégués. Le fonds d aide aux délégués a été mis sur pied pour gérer les fonds prévus, conformément à la politique 1993c (révisée en 1994, 2001 et 2002), pour payer certains des frais engagés par les délégués qui assistent à la Conférence d affaires du bureau des Services mondiaux. Les délégués qui sont choisis pour recevoir cette aide financière proviennent de tous les intergroupes OA dans toutes les régions. Au nom de l unité, nous encourageons les intergroupes à envoyer des délégués à la Conférence d affaires du bureau des Services mondiaux. Il est extrêmement important de renforcer le mouvement des OA à l échelle mondiale et d entendre la voix de tous les membres de la collectivité des OA à la Conférence. Les décisions prises à la Conférence affecteront tous les membres OA pour des années à venir, et l apport de tous les groupes et intergroupes est nécessaire si nous voulons que ces décisions puissent vraiment représenter OA dans son ensemble. Si votre intergroupe désire recevoir une aide financière pour envoyer un délégué à la conférence des Services mondiaux en avril-mai 2014, veuillez remplir la demande de financement au fonds d aide aux délégués. La demande dûment remplie, y compris le bilan financier, doit parvenir au bureau des Services mondiaux avant le 1 er novembre Les demandes reçues après cette date ne seront pas considérées. Les demandes peuvent être acheminées par la poste, par télécopieur ou par courriel à l adresse indiquée au bas de la page 5. On accordera la priorité aux intergroupes qui n ont pas été en mesure d envoyer des délégués aux congrès précédents. Pour les lignes directrices détaillées, veuillez vous référer à la page 2. Les demandeurs seront informés du niveau de financement offert en décembre Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le bureau des Services mondiaux. Nous attendons avec impatience la réception de votre demande de financement au fonds d aide aux délégués et nous avons hâte de rencontrer votre délégué au congrès d Albuquerque.

2 Allocation du fonds d aide aux délégués Manuel de référence du conseil d administration, article VII, Événements des Services mondiaux, sous-partie C-19, Allocation de fonds d aide aux délégués 1) Les contributions au fonds d aide aux délégués (DSF) sont accumulées annuellement. Si le montant du fonds n atteint pas $, il sera majoré jusqu à au moins $ par le budget des Services mondiaux. 2) Les subventions ne seront accordées qu aux intergroupes ou aux groupes de services qui ont besoin d un appui financier pour envoyer un délégué au CBSM. 3) Les demandes au fonds d aide aux délégués seront allouées prioritairement comme suit : a. Les intergroupes et les groupes de services qui n ont jamais envoyé de délégués au congrès du BSM. b. Les intergroupes et les groupes de services qui n ont été représentés qu à un seul autre congrès du BSM, à la condition que le même délégué y assiste pour une deuxième fois. c. Les intergroupes et les groupes de services qui n ont pas envoyé de délégués depuis assez longtemps. La priorité sera accordée aux intergroupes ou aux groupes de services qui n ont jamais bénéficié d une aide pour leurs délégués. 4) Les délégués qui recevront un appui du fonds d aide aux délégués se verront attribuer un montant jusqu à un maximum des coûts prévus pour une chambre (en occupation double) et pour les repas, plus le coût du transport jusqu au site du BSM. de la Conférence. 5) Le rapport financier et la contribution financière de l intergroupe serviront de base pour établir le montant des allocations. 6) Dans le cas où il y aurait une circonstance atténuante, le groupe de services peut joindre une lettre à sa demande et demander la suspension des lignes directrices régissant la priorité des allocations. La lettre doit énoncer clairement la raison pour laquelle le groupe veut qu on lui accorde une attention particulière. 7) Aucune somme du fonds d aide aux délégués ne sera accordée pour un deuxième délégué provenant d un intergroupe ou d un groupe de service qui est déjà représenté au congrès. 8) Dans l esprit de la Septième Tradition, à savoir, que chaque groupe OA doit subvenir entièrement à ses besoins, on demande, dans la mesure du possible, que chaque intergroupe ou groupe de services qui font une demande de financement, fournisse tout au moins une partie des dépenses du délégué avec les moyens financiers dont il dispose, ou effectue une levée de fonds au sein des groupes de services de leur région pour aider à défrayer les dépenses de leur délégué au CBSM. 9) Chaque intergroupe ou groupe de services doit également demander de l aide financière à leur région ou à leur groupe de services représentatif, avant, et en plus de demander de l aide au fonds d aide aux délégués. Le fonds d aide aux délégués est déterminé à envoyer le plus de délégués possibles provenant des intergroupes et des groupes de services au CBSM selon les disponibilités financières. Cela est très faisable, surtout lorsque l aide financière et les levées de fonds proviennent de plusieurs niveaux au sein de la Fraternité. Page 2

3 10) Les montants non alloués du fonds d aide aux délégués seront reportés à l année suivante. Questions examinées par le comité d aide aux délégués Lors de l examen des demandes, le comité d aide aux délégués se penche sur les questions suivantes : 1) Frais d inscription des délégués. 2) Coûts de transport raisonnables à destination et en provenance du congrès du BSM. 3) Date limite pour l envoi des demandes. Veuillez noter qu OA ne subventionne ni les excursions, ni les activités et dépenses des conjoints ou toute autre activité à l extérieur de la Conférence du BSM. Les subventions octroyées du fonds d aide aux délégués seront annoncées en décembre Un courriel sera acheminé aux délégués dont les adresses courriel figurent sur la liste des demandeurs, et des lettres seront acheminées à l adresse des intergroupes qui y apparaissent également. Puisque les demandes de financement excèdent habituellement les fonds disponibles, une liste d attente est créée. Il est primordial que chaque intergroupe avise le BSM de son intention d accepter la subvention à la date indiquée dans la lettre d octroi. Si le BSM ne reçoit aucune réponse, la subvention sera octroyée à un autre intergroupe figurant sur la liste d attente. Page 3

4 DEMANDE DE FINANCEMENT AU FONDS D AIDE POUR LES DÉLÉGUÉS Notre intergroupe aimerait faire une demande au fonds d aide pour les délégués et envoyer un délégué au congrès annuel du bureau des Services mondiaux, à Albuquerque, Nouveau-Mexique, USA. Veuillez imprimer lisiblement Nom de l intergroupe N o de l intergroupe Adresse Ville Pays Personne-ressource Adresse Ville Pays Nom du délégué Signature et titre de l agent de l intergroupe/groupe de service N o de la région État/Province Code postal Téléphone Courrier électronique État/Province Code postal Téléphone du délégué Courrier électronique du délégué L intergroupe/groupe de service a-t-il déjà envoyé un délégué au CBSM? Oui Non Si la réponse est «oui», spécifiez à quel moment? Le délégué qui fait une demande a-t-il déjà assisté au CBSM Oui Non Si la réponse est «oui», spécifiez à quel moment? Le délégué qui fait une demande sera-t-il votre seul délégué au CBSM cette année? Oui Non L intergroupe/groupe de service assiste-t-il à l assemblée régionale? Oui Non TABLEAU DE RÉPARTITION DU FONDS D AIDE Dépenses totales prévues pour les délégués au CBSM 2014: (Détails à la page 5 de la demande.) Moins le montant versé par l intergroupe/groupe de service: Moins les montants versés d autres sources : (Intergroupes voisins, région, levée de fonds, groupes de services, etc.) La somme demandée au fonds d aide aux délégués : _ $ ( ) $ ( ) _ (NOTA : L intergroupe/groupe de service doit joindre son dernier rapport financier afin de s assurer que sa demande soit étudiée. Le formulaire à la page pourrait vous être utile.) Page 4

5 DÉPENSES PRÉVUES POUR LES DÉLÉGUÉS Dépenses: Tarif aérien Frais de route (Nombre de miles x.51 ) Stationnement longue durée Transport jusqu à l hôtel Chambre d hôtel (maximum de 395 $)* Repas (maximum de 245 $)* Frais d inscription (99 $) Autres : (Veuillez indiquer le détail des dépenses sur une feuille distincte) TOTAL : Les coûts sont basés sur une chambre à occupation double. Si un délégué choisit d être seul dans sa chambre, il doit payer la différence entre le coût d une occupation simple et la moitié du coût d une occupation double. Le coût prévu pour une chambre en occupation double pour cinq nuits (y compris les taxes) s élève à 395,00 $ par personne. Le coût prévu pour les repas, pendant cinq jours s élève à 245,00 $. À L USAGE EXCLUSIF DU BSM Dernière date à laquelle l intergroupe a été représenté au congrès : Date de la dernière subvention : Le questionnaire du programme a-t-il été retourné par le passé : Oui Non Demande : Approuvée Refusée Liste d attente Raisons du refus : Montant de la subvention : l inscription au congrès.) (NOTA : Les montants d argent seront disponibles au cours de Intergroupe/groupe de service/délégué contacté par: Les demandes dûment remplies doivent parvenir au BSM au plus tard le 1 novembre Bureau des Services mondiaux Sarah Armstrong Fonds d aide aux délégués Boîte postale 44020, Rio Rancho, Nouveau-Mexique USA Tél. : Téléc. : sarmstrong@oa.org Page 5

6 RAPPORT FINANCIER DE L INTERGROUPE/GROUPE DE SERVICE Un rapport financier de la période allant du 1 er janvier 2013 au 30 septembre 2013 doit accompagner votre demande de subvention. Vous pouvez utiliser le format ci-dessous. Montant en caisse au 1 er janvier 2013 Plus Sources des revenus : Contributions Levée de fonds Assemblées Ventes Autres Moins Dépenses payées : Loyer Services publics Bulletin d information Voyage Littérature Autres Montant en caisse au 30 septembre 2013 Moins le montant de la réserve prudente Veuillez énumérer tous les engagements financiers en suspens : Montant total en caisse au 30 septembre 2013 Page 6