Règlement intérieur février 2008

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1 Règlement intérieur février 2008

2 Règlement intérieur Le conseil de l Agence d évaluation de la recherche et de l enseignement supérieur Vu la loi de programme n 2OO6-450 du 18 avril 2OO6 pour la recherche et notamment son article 9, Vu le décret n du 3 novembre 2006 relatif à l organisation et au fonctionnement de l Agence d évaluation, de la recherche et de l enseignement supérieur et notamment son article 6, Vu la proposition du président de l Agence, Arrête le règlement intérieur ainsi rédigé. 2

3 Chapitre I er - Attributions et fonctionnement du conseil Section 1 - Attributions Article 1 er Le conseil assure la cohérence des procédures d'évaluation mises en œuvre dans les sections de l'agence. À ce titre, il précise, pour chaque section, le cadre, les objectifs, les critères et les modalités de déroulement de la procédure d'évaluation. Il veille à ce que les critères et les procédures mis en œuvre par l'agence prennent en compte la diversité de nature et de mission des structures et des formations évaluées ainsi que la diversité des champs disciplinaires. À cette fin, il délibère sur les guides de procédure et les carnets de visites. Il délibère en outre sur : 1 une charte de l'évaluation définissant les mesures propres à garantir la qualité, la transparence et la publicité des procédures d'évaluation et de notation ; 2 la politique de coopération européenne et internationale ; 3 la désignation des directeurs de section sur proposition du président de l'agence ; 4 un programme pluriannuel d'évaluation compatible avec les échéances des procédures de contractualisation des établissements avec l'état ; 5 la validation des avis des sections et des rapports de synthèse préparés par les sections au vu des rapports des comités d'évaluation ; le conseil peut confier la validation de ces avis et rapports à des formations spécialisées constituées en son sein pour chaque section et composées d'au moins cinq membres ; 6 le rapport annuel prévu à l'article L du code de la recherche. Article 2 Le conseil concourt à la définition des critères et modalités de constitution de la liste d experts de l Agence. Les membres du conseil peuvent proposer des personnalités à inscrire sur cette liste. Section 2 - Séances plénières du conseil Article 1 er - Fréquence des réunions Le conseil se réunit en séance plénière au moins cinq fois par an, sur convocation du président, le deuxième jeudi du mois considéré (sauf jours fériés). En cas d absence ou d empêchement du président, la convocation est adressée par le secrétaire général. Article 2 - Lieu de réunion Les séances ont lieu au siège de l agence. Article 3 - Ordre du jour L ordre du jour est arrêté par le président. Il est transmis par tout moyen aux membres du conseil, six jours au moins avant la séance, sauf en cas d urgence. En cas d absence ou d empêchement du président, l ordre du jour est adressé par le secrétaire général. Les membres du conseil peuvent faire au président des propositions de points à inscrire à l ordre du jour, au plus tard quinze jours avant la séance. 3

4 Article 4 - Présidence de séance en cas d absence du président En cas d absence ou d empêchement du président, le conseil est présidé par le doyen d âge. Article 5 - Quorum Le conseil ne peut valablement siéger que si la majorité de ses membres est présente. Le quorum est constaté en début de séance. S il n est pas atteint, le conseil est à nouveau convoqué dans un délai de quinze jours et délibère alors valablement, quel que soit le nombre de membres présents. Article 6 - Personnes invitées Le secrétaire général, les directeurs des sections, le chef de cabinet, les conseillers du président et le délégué à la qualité et à la coordination des études participent à titre consultatif aux séances du conseil. Le président peut inviter à participer à une séance du conseil, à titre consultatif, toute personne susceptible d éclairer un point inscrit à l ordre du jour. Article 7 - Votes en séance Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante. Les votes ont lieu à main levée sauf si le président de séance ou la majorité simple des membres présents demande un vote à bulletin secret. Celui-ci est de droit pour la désignation des directeurs de section. Le vote par procuration n est pas autorisé. Le secrétaire général procède au décompte des voix. Article 8 - Publicité des débats Les débats du conseil ne sont pas publics. Ils donnent lieu à un relevé de décisions qui est public. Section 3 - Groupe de travail Le conseil peut créer des groupes de travail à la demande du président qui en définit la composition et le mandat. Le rapport du groupe est communiqué au président et aux autres membres du conseil. Section 4 - Remboursement des frais Le remboursement des frais visés à l article 5 du décret du 3 novembre 2006 est subordonné à la remise des pièces justificatives. 4

5 Chapitre 2 Fonctionnement des sections Section 1 - Organisation L agence comporte trois sections. Article 1 - La section des établissements La section des établissements est placée sous l autorité d un directeur désigné par le conseil, sur proposition du président. Le directeur est nommé par le président pour un mandat de quatre ans renouvelable. Il est secondé par un délégué administratif. Il s appuie sur des délégués scientifiques et des chargés de projet. Article 2 - La section des unités La section des unités est placée sous l autorité d un directeur désigné par le conseil, sur proposition du président. Le directeur est nommé par le président pour un mandat de quatre ans renouvelable. Il est secondé par un délégué administratif et un coordonnateur. Il s appuie sur des délégués scientifiques et des chargés de gestion pour l évaluation. Article 3 - La section des formations La section des formations est placée sous l autorité d un directeur désigné par le conseil, sur proposition du président. Le directeur est nommé par le président pour un mandat de quatre ans renouvelable. Il est secondé par un délégué administratif et un coordonnateur. Il s appuie sur des délégués scientifiques et des chargés de gestion pour l évaluation. Section 2 - Le déroulement des évaluations Le cadre, les objectifs, les critères et les modalités des évaluations diligentées par les trois sections sont précisés, pour chacune d elles, par le conseil. 5

6 Chapitre 3 Les services de l Agence Section 1 - Services directement rattachés à la présidence Article 1 er - Le secrétariat général Le secrétariat général est composé d un secrétaire général et d un secrétaire général adjoint. Il a autorité sur l ensemble des services administratifs. Article 2 - Les conseillers du président Les conseillers du président sont au nombre de trois : le conseiller aux partenariats, le conseiller aux affaires internationales, le conseiller aux affaires juridiques. Article 3 - Le chef de cabinet Le chef de cabinet assiste le président notamment par la constitution de dossiers thématiques et prépare ses interventions. Il apporte son concours au secrétaire général en fonction de l actualité. Article 4 - Le délégué à la qualité et à la coordination des études Le délégué à la qualité et à la coordination des études est chargé de la coordination et de la mise en œuvre de la démarche qualité. Section 2 - Les services rattachés au secrétariat général Article 1 er - La délégation à la communication Le délégué à la communication propose et met en œuvre les politiques de communication interne et externe de l Agence. Article 2 - La délégation aux affaires internationales Le délégué aux affaires internationales, en liaison avec le conseiller du domaine, propose et met en œuvre la politique de l Agence en matière de relations internationales et notamment de relations avec les homologues étrangers de l Agence. Article 3 - Le service des systèmes d information Le responsable des systèmes d information propose et met en œuvre la politique de l Agence en matière de système d information, d équipement et de maintenance informatique. Il est assisté par un adjoint. Article 4 - Les services généraux Le responsable des services généraux est chargé de l aménagement des locaux, du fonctionnement du site, de la logistique, de l approvisionnement et de la sécurité. Article 5 - Le service budget - finances ressources humaines Le service budget finances ressources humaines est composé d une cellule finances et d une cellule ressources humaines. Le responsable du service est chargé de l animation et de la coordination des politiques budgétaires, financières et de ressources humaines de l Agence. Il est secondé pour chaque cellule par un adjoint. Section 3 - Le Comité de direction Article 1 er - Composition Le comité de direction (CODIR) réunit, autour du président, le secrétaire général, les trois directeurs, les trois conseillers, le chef de cabinet et le délégué à la qualité et à la coordination des études. Il peut se réunir en formation élargie au secrétaire général adjoint et à l ensemble des responsables de services. Article 2 - Fréquence des réunions Le CODIR se réunit en principe une fois par semaine, sur un ordre du jour fixé par le président. Une fois par mois, il se réunit en formation élargie. 6

7 Chapitre 4 - Les personnels Section 1 - Conditions générales Elles sont arrêtées par le conseil de l Agence. Article1 er - Recrutement 1.1 Personnels administratifs La liste et le profil des postes à pourvoir sont publiés sur le site de l Agence, sur le site des offres d emploi des ministères concernés et, le cas échéant, par voie de presse. L Agence recrute des fonctionnaires titulaires et des agents contractuels Les fonctionnaires titulaires Les fonctionnaires titulaires des ministères chargés de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche sont nommés à l administration centrale et affectés à l Agence. Ils sont gérés par l administration centrale, conformément à la convention de gestion signée le (en cours). Les fonctionnaires issus d autres administrations sont détachés ou mis à disposition des ministères et affectés à l Agence dans les mêmes conditions Les agents contractuels Le recrutement des agents contractuels s effectue dans le respect des conditions générales adoptées par le conseil de l Agence le 6 juin Ils sont gérés par l administration centrale, conformément à la convention de gestion précitée. 1.2 Enseignants-chercheurs et chercheurs Les enseignants-chercheurs et les chercheurs sont recrutés par le président après avis, le cas échéant, du directeur de la section concernée. Ils sont placés en délégation ou mis à disposition de l Agence. Article 2 - La rémunération 2.1 Personnels administratifs Les fonctionnaires titulaires Les fonctionnaires titulaires sont rémunérés en fonction de l indice afférent à leur grade et bénéficient du régime indemnitaire en vigueur aux ministères chargés de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche Les agents contractuels La rémunération des agents contractuels s appuie sur le référentiel annexé au présent règlement intérieur, qui fixe des fourchettes tenant compte, notamment, du niveau de l emploi occupé, du degré de responsabilité exigé, de l expérience acquise. 2.2 Enseignants-chercheurs et chercheurs Les enseignants-chercheurs et les chercheurs mis en délégation ou mis à disposition de l Agence continuent à être rémunérés en fonction de l indice afférent à leur grade. Ils peuvent bénéficier d une prime dans les conditions fixées par l arrêté du 15 mai

8 Article 3 - Évolution des carrières 3.1 Les personnels administratifs Les personnels administratifs bénéficient des formations et des préparations aux concours prévues au plan annuel de formation de l Agence qui s appuie sur ceux des ministères chargés de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche. Le cas échéant, l Agence organise directement des formations Les fonctionnaires titulaires Les fonctionnaires titulaires poursuivent leur carrière dans leur corps d origine Les agents contractuels La rémunération est réévaluée en général tous les trois ans ou lors de la reconduction du contrat. Le pas d augmentation est fixé à 5% maximum sur trois ans. Dans le cas d évolutions majeures des fonctions occupées (notamment prise de responsabilités fonctionnelles, encadrement supérieur ), ce taux peut être porté à 10% au plus. En cas d augmentation en cours de contrat, cette dernière est plafonnée sur trois ans. Les propositions d évolution sont faites aux intéressés en lien avec les évaluations régulières des personnels conduites par l Agence. 3.2 Les enseignants-chercheurs et les chercheurs Les enseignants-chercheurs et les chercheurs poursuivent leur carrière dans leur corps d origine. Article 4 - Le régime disciplinaire L ensemble des personnels est soumis au régime disciplinaire applicable aux personnels des ministères chargés de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche. Section 2 - Aménagement et réduction du temps de travail Les personnels de l Agence bénéficient des dispositions concernant l aménagement et la réduction du temps de travail prévues à l annexe 1 du présent règlement. Section 3 - Accès aux locaux Le siège de l Agence est accessible, les jours ouvrables, de 8 heures à 20 heures sauf dérogation individuelle accordée par le président. Il est fermé, chaque année, sur décision du président, durant une semaine à l occasion des fêtes de Noël et durant deux semaines au mois d août. 8

9 Chapitre 5 La commission d appels d offres Conformément à la délibération du conseil de l agence du 13 septembre 2007, il est créé, au sein de l Agence, une commission d appel d offres à caractère permanent pour les marchés publics passés par elle. La composition de la commission d appel d offres est fixée comme suit : a) siège avec voix délibérative en tant que président de la commission : - le président de l agence, ou son représentant ; b) siègent avec voix délibérative en tant que membres : - le responsable des services administratif et financier ou son représentant ; - un représentant de la structure dont relève le marché faisant l objet de l appel d offres ; c) siègent avec voix consultative : - un représentant de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes ; - le comptable assignataire de l Agence ou son représentant pour les marchés publics dont le seuil dépasse euros TTC ; - toute personne qualifiée dont la présence sera jugée utile par le président. 9

10 Annexe 1 Aménagement et réduction du temps de travail Article 1 er - La durée du travail Conformément aux règles en vigueur à l administration centrale, la durée maximale du travail de référence est fixée à heures par an. L année compte 365 jours dont on déduit 113 jours (52 week-ends, soit 104 jours de repos hebdomadaires, 8 jours fériés en moyenne et la journée de la Pentecôte considérée comme restant fériée en contrepartie de la suppression d une journée d ARTT). NB : en conséquence de l'application de la loi n du 30 juin 2004, l'agent dispose de 45 jours qu'il peut prendre une fois dans l'année avec l'accord de son supérieur hiérarchique et en tenant compte des nécessités du service. Les jours fériés sont pris en compte de façon forfaitaire. Lorsque le nombre de jours fériés est supérieur à 8, les jours supplémentaires sont décomptés des heures. Conformément à la réglementation en vigueur, le nombre minimum de congés légaux est de 25 jours (cf. le décret n du 26 octobre 1984). Article 2 - Les horaires de travail Régime général Le temps de travail hebdomadaire, tel qu il ressort du cycle de travail, est de 38 h 15 mn. Les services fonctionnent cinq jours complets du lundi au vendredi. Les horaires sont les suivants : Arrivée : entre 8 h 30 et 9 h 30 Pause méridienne : 45 mn minimum Départ : 17 h 15 et 18 h 30 Des modulations peuvent être accordées par le responsable de service dans la limite des 38 h 15. Les horaires adaptés Des dérogations aux horaires de travail peuvent être accordées dans la limite d une demi-heure par jour aux agents ayant la garde d enfant(s) non encore scolarisé(s) dans l enseignement secondaire, lorsqu ils éprouvent des difficultés réelles à les faire garder le matin ou le soir. Les agents féminins peuvent bénéficier, à partir du troisième mois de la grossesse et dans la limite d une heure par jour, d horaires d arrivée et de départ plus souples, de manière à leur épargner des difficultés inhérentes au trajet entre leur lieu de travail et leur domicile aux heures d affluence. Le secrétaire général, après avis du responsable du service peut, sur demande motivée de l agent, accorder un horaire fixe personnalisé, dit horaire adapté qui respecte le volume annuel et hebdomadaire de l agent ainsi que la pause méridienne d au moins 45 minutes. Article 3 - Le temps de travail effectif La durée du travail effectif s entend comme le temps pendant lequel les agents sont à la disposition de leur employeur et doivent se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles (article 2 du décret du 25 août 2000). La pause méridienne se décompte du temps de travail. Tout personnel qui s absente pendant son temps de travail doit en avertir son responsable hiérarchique. 10

11 Article 4 - Les jours de congés annuels et assimilés 4.1 Le nombre de jours de congé Le nombre de jours de congé est de 35 (32 jours de congé annuel + 3 jours ARTT pris comme des congés). 4.2 Les jours de fractionnement À ces 35 jours de congé annuel et assimilé s ajoutent 2 jours de fractionnement. Ces dispositions sont applicables à tous les agents, y compris les agents à temps partiel. 4.3 Congés bonifiés et autres dispositions Les dispositions relevant du décret du 20 mars 1978 sur les congés bonifiés et celles du décret n du 26 octobre 1984, concernant les fonctionnaires et agents de l État autorisés exceptionnellement à cumuler leurs congés annuels pour se rendre dans leurs pays d origine ou pour accompagner leurs conjoints se rendant dans leurs pays d origine, s appliquent dans les mêmes conditions qu à l administration centrale. 4.4 Le report des jours de congé annuel et assimilé Les jours de congé (dont les 3 jours ARTT gérés comme des jours de congé) sont pris normalement au cours de l année. Toutefois, ils peuvent être pris au plus tard jusqu au 30 avril de l année suivante sous réserve de l accord du secrétaire général. À compter du 1 er mai de l année suivante, les congés non pris sont perdus ou mis sur le CET à la demande de l agent formulée avant le 31 décembre de l année précédente. 4.5 Congés pour fermeture Les jours de fermeture des locaux, soit une semaine à Noël et deux semaines en août, sont décomptés des congés. Article 5 - Les jours ARTT 5.1 Le nombre de jours ARTT Les agents disposent de 8 jours ARTT. Ils sont utilisables dans les mêmes conditions que celles des congés ; les demandes d absence au titre de l utilisation de jours ARTT doivent être déposées à l avance par l agent, en respectant le délai de prévenance raisonnable, et être validées par le supérieur hiérarchique. 5.2 L acquisition des jours ARTT Les jours ARTT s acquièrent dès l arrivée dans un service de l administration centrale au prorata du temps à y passer jusqu à la fin de l année civile. Les règles applicables concernant les périodes qui ouvrent droit à l acquisition de jours ARTT sont les mêmes que celles qui concernent l ouverture des droits aux congés. Toutes les périodes considérées comme du temps de travail effectif ouvrent droit à l acquisition de jours ARTT, y compris les périodes de congé de maladie. Les périodes de congé pour maternité ou adoption, de congé de paternité, de congé pour formation syndicale et de congé d accompagnement d une personne en fin de vie ouvrent droit également à l acquisition de jours ARTT. Cependant, les périodes qui ne sont pas assimilables à du temps de travail effectif n ouvrent pas droit à jours ARTT : il en est ainsi par exemple des périodes de disponibilité, de congé parental, de congé de longue maladie, de congé de longue durée. 5.3 Le report des jours ARTT Il n y a pas de report. Il s agit d une modalité particulière d organisation du temps de travail sur l année et ainsi, les jours ARTT doivent être pris avant le 31 décembre de l année et ne peuvent faire l objet d aucun report sur l année n+1. Les jours ARTT peuvent alimenter le compte épargne temps. Article 6 - Le compte épargne temps Tous les personnels, titulaires et contractuels, affectés à l AERES bénéficient des dispositions prévues par l administration centrale concernant le compte épargne temps. 11

12 Article 7 - Les agents à temps partiel 7.1 La définition Le travail à temps partiel est garanti par la loi n du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l État. Le travail à temps partiel, temps choisi par les agents concernés, est un droit attribué individuellement sous réserve des nécessités de service. 7.2 L organisation des jours de repos Le temps choisi dans le cadre du temps partiel et le temps collectif arrêté dans le cadre de l ARTT doivent se concilier de la même façon que se concilient actuellement ces deux notions. Les conséquences du temps partiel sur le nombre de jours de congé annuel, de jours d aménagement et de réduction du temps de travail sont présentées dans le tableau ci-dessous, pour un temps partiel pris sous forme de journée(s) ou de demi-journée(s) dans la semaine (si l agent travaille à durée réduite chaque jour, le décompte des congés annuels est le même que celui des agents travaillant à temps plein) : Quotité de travail 100% 90% 80% 70% 60% 50% Jours de congés Jours ARTT 8 7 6, Jours de fractionnement Les agents à temps partiel annualisé S agissant des agents qui ont choisi le temps partiel annualisé, les principes sont les suivants. Pour chaque agent, la répartition annuelle des jours de travail doit être définie avec précision en prenant en compte le nombre de jours de congé. Cette répartition doit être arrêtée chaque année avant le début de la période au titre de laquelle est accordé le temps partiel et doit conduire à la réalisation de l horaire annuel afférent à la quotité de travail choisie par l agent : Quotité de travail 90% 80% 70% 60% 50% Heures annuelles Jours de congés Le calcul du nombre d heures à effectuer dans l année est fixé au prorata de la quotité de temps partiel choisie sur la base d une durée annuelle de travail effectif, soit heures. En conséquence, les agents à temps partiel annualisé ne bénéficient pas de jours ARTT. La durée hebdomadaire peut varier d une période à l autre, mais ne doit pas dépasser la moyenne légale. L organisation du service peut s effectuer dans le cadre de la semaine, du mois et du trimestre et doit être fixée en accord avec le secrétaire général, après avis du responsable du service, au regard de l intérêt et du bon fonctionnement du service. Article 8 : Les autorisations d absence Les autorisations d absence sont accordées à titre individuel par le secrétaire général. 8.1 Les autorisations générales d absence Elles recouvrent : les activités liées à des mandats politiques (exercice de fonctions électives publiques) ; les activités syndicales et de représentations institutionnelles (CAP, CTP, CHS ) ; les activités mutualistes. 12

13 8.2 Les autorisations d absence pour motif familial Soins à un enfant malade Des autorisations d absence peuvent être accordées aux personnels pour soigner un enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde. Les bénéficiaires doivent établir l exactitude matérielle des motifs invoqués par la production d un certificat médical ou de toute autre pièce justifiant la présence d un des parents auprès de l enfant. L âge limite des enfants pour lesquels ces autorisations d absence peuvent être accordées est de 16 ans, aucune limite d âge n étant fixée pour les enfants handicapés. La durée annuelle ne doit pas être supérieure à : Quotité de travail 100% 90% 80% 70% 60% 50% Nombre de jours si les 2 parents peuvent bénéficier du dispositif Nombre de jours si 1 seul parent peut bénéficier du dispositif Événements familiaux - Mariage ou PACS : 5 jours ouvrables. - Décès ou maladie très grave du conjoint, des père et mère, des enfants ou de la personne liée par un PACS : 3 jours (plus un délai de route éventuel de 48 heures). - Des autorisations d absence peuvent également être accordées en cas de cohabitation avec une personne atteinte de certaines maladies contagieuses (variole - diphtérie - méningite cérébro-spinale). - Congé paternité pour les naissances ou adoption : 11 jours consécutifs (non fractionnable) étendu à 18 jours en cas de naissances multiples. (pour mémoire - cf. supra section 5.2 -, il s agit d un congé et non d une autorisation d absence). - Congé d adoption : il peut être réparti entre la mère et le père adoptif lorsque les deux conjoints travaillent. Pour le 1 er ou le 2 e enfant, la durée du congé d adoption est de 10 semaines. À partir du 3 e enfant, le congé est porté à 18 semaines. 8.3 Les autres motifs d autorisations d absence - Fêtes religieuses : selon leur confession, les agents peuvent obtenir des autorisations d absence, dans la mesure où leur absence demeure compatible avec le fonctionnement normal du service. Le calendrier est précisé chaque année par la direction générale de l administration et de la fonction publique et fait l objet d une diffusion au sein de l Agence. - Participation à un concours de recrutement ou à un examen professionnel. - L absence doit normalement précéder immédiatement la première épreuve du concours : toutefois, à la demande du candidat, elle peut se situer avant une autre épreuve ou être fractionnée, (une partie pour les épreuves écrites, une partie pour les épreuves orales), étant entendu que la durée totale de l absence ne peut pas dépasser deux jours. - Visites médicales organisées au titre de la médecine du travail ou de prévention ainsi que les soins effectués sous le contrôle des services médicaux des ministères chargés de l éducation nationale et de l enseignement supérieur pendant les heures de travail. - Examens médicaux prévus par les textes (avant titularisation, par exemple, ou examens médicaux antérieurs ou postérieurs à l accouchement). - Consultations à caractère social avec l accord du supérieur hiérarchique, pendant les heures de travail et sur le lieu de travail. 13

14 Annexe2 Conditions de rémunération Les fourchettes présentées ci-dessous proposent une répartition par niveau de responsabilité. Elles sont à moduler en fonction de l'expérience et du niveau de rémunération antérieur de la personne recrutée. La rémunération de départ peut être réévaluée à l'occasion du renouvellement du contrat, voire en cours de contrat. Les augmentations peuvent être au plus de 5% sur 3 ans sauf cas particulier de prise majeure de responsabilité, l'augmentation pouvant alors atteindre 10%. Il est précisé pour chaque niveau le type de fonctions envisagées, sans que la liste ait valeur d'exhaustivité. Niveau 1 IB INM Montant annuel brut Responsabilités fonctionnelles Chargé de mission Responsable du Service Informatique Informaticien de haut niveau Contrôleur de gestion et assimilé Adjoint au secrétaire général et assimilé Bac + 5 et au-delà Niveau 2 IM Montant annuel brut Encadrement supérieur Chargé d'études Coordonnateur d'évaluation Responsable de service (RH, Financier, etc.) 660 à à Délégué administratif Fonctions informatiques Bac + 4, Bac + 5 Niveau 3 IM Montant annuel brut Encadrement intermédiaire, adj. resp. de service Fonctions informatiques intermédiaires Chargé de gestion pour l'évaluation Assistant de direction 458 à à Fonction documentaire Bac +3 / Bac +4 Niveau 4 IM Montant annuel brut Secrétariat Gestion administrative et financière Technicien Web, PAO, bâtiment, etc. 348 à à Bac à Bac +2 Niveau 5 IM Montant annuel brut Accueil Logistique 281 à à Fonctions d'appui NB : valeur du point indiciaire au 1 er février 2007 : 54,4113 euros. 14

15 Annexe 3 Charte régissant l'usage des technologies de l'information et de communication Préambule Par "système d'information" s'entend l ensemble des ressources matérielles, logicielles, applications, bases de données et réseaux de télécommunications pouvant être mis à disposition par l AERES. L informatique nomade, tels que les assistants personnels, les ordinateurs portables, les téléphones mobiles est également un des éléments constitutifs du système d'information. Par «AERES», s'entend tout service de l Agence d évaluation de la recherche et de l enseignement supérieur. Par «utilisateur», s'entend tout personnel ayant accès, dans le cadre de l exercice de son activité professionnelle, aux ressources du système d'information quel que soit son statut. Ainsi sont notamment désignés : - tout agent titulaire ou non titulaire concourant à l exécution des missions de l AERES (personnels administratifs, délégués scientifiques ) ; - tout prestataire 1 ayant contracté avec l AERES. Le bon fonctionnement du système d information suppose le respect des dispositions législatives et réglementaires qui s imposent, notamment le respect des règles visant à assurer la sécurité, la performance des traitements et la conservation des données. La présente charte définit les règles d'usages et de sécurité que l'aeres et l'utilisateur s'engagent à respecter : elle précise les droits et devoirs de chacun. La charte est accompagnée d'une annexe juridique qui rappelle les dispositions législatives en vigueur pour son application. Elle peut être complétée par des guides d'utilisation définissant les principales règles pratiques d'usage. Engagements de l'aeres L'AERES porte à la connaissance de l'utilisateur la présente charte. L AERES met en œuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité du système d information et la protection des utilisateurs. L'AERES facilite l accès des utilisateurs aux ressources du système d'information. Les ressources mises à leur disposition sont prioritairement à usage professionnel mais l'aeres est tenue de respecter la vie privée de chacun. Engagements de l'utilisateur L'utilisateur est responsable, en tout lieu, de l'usage qu il fait du système d'information auquel il a accès. Il a une obligation de réserve et de confidentialité à l égard des informations et documents auxquels il accède. Cette obligation implique le respect des règles d éthique professionnelle et de déontologie 2. Les utilisateurs ont une responsabilité particulière dans l'utilisation qu'ils font des ressources mises à leur disposition par l'aeres. En tout état de cause, l'utilisateur est soumis au respect des obligations résultant de son statut ou de son contrat. 1 Le contrat devra prévoir expressément l'obligation de respect de la charte. 2 Notamment le secret médical dans le domaine de la santé. 15

16 Article 1 - Champ d'application Les règles d'usage et de sécurité figurant dans la présente charte s'appliquent à l'aeres ainsi qu'à l ensemble des utilisateurs. Les usages relevant de l'activité des organisations syndicales sont régis par une charte spécifique qui complète le présent document. Article 2 - Conditions d'utilisation des systèmes d'information 2.01 Utilisation professionnelle / privée Les communications électroniques (messagerie, internet ) sont des outils de travail ouverts à des usages professionnels administratifs et pédagogiques et peuvent constituer le support d'une communication privée. L utilisation résiduelle du système d'information à titre privé doit être non lucrative et raisonnable, tant dans sa fréquence que dans sa durée. En toute hypothèse, le surcoût qui en résulte doit demeurer négligeable au regard du coût global d exploitation. Cette utilisation ne doit pas nuire à la qualité du travail de l'utilisateur, au temps qu'il y consacre et au bon fonctionnement du service. Toute information est réputée professionnelle à l'exclusion des données explicitement désignées par l'utilisateur comme relevant de sa vie privée. Ainsi, il appartient à l'utilisateur de procéder au stockage de ses données à caractère privé dans un espace de données prévu explicitement 3 à cet effet ou en mentionnant le caractère privé sur la ressource 4. La sauvegarde régulière des données à caractère privé incombera à l'utilisateur Continuité de service : gestion des absences et des départs Aux seules fins d assurer la continuité de service, l'utilisateur prévoit avec sa hiérarchie les modalités d accès aux ressources du système d information nécessaires à la bonne marche du service en son absence. Si, en cas d absence non planifiée et pour des raisons exceptionnelles, un utilisateur se trouve dans l obligation de communiquer ses codes d accès 5 au système d information, il doit procéder, dès que possible, au changement de ces derniers ou en demander la modification à l'administrateur. L utilisateur est responsable de son espace de données à caractère privé. Lors de son départ définitif du service ou de l'établissement, il lui appartient de détruire son espace de données à caractère privé, la responsabilité de l'administration ne pouvant être engagée quant à la conservation de cet espace. Les mesures de conservation des données professionnelles sont définies avec le responsable désigné au sein de l'aeres. Article 3 - Principes de sécurité 3.01 Règles de sécurité applicables L AERES met en œuvre les mécanismes de protection appropriés sur les systèmes d'information mis à la disposition des utilisateurs. L'utilisateur est informé que les codes d accès constituent une mesure de sécurité destinée à éviter toute utilisation malveillante ou abusive. Cette mesure ne confère pas aux outils informatiques protégés un caractère personnel. 3 Pour exemple, cet espace pourrait être dénommé "_privé_". 4 Pour exemple, "_privé_nom_de_l_objet_" : l objet pouvant être un message, un fichier ou toute autre ressource numérique. 5 Identifiants, mots de passe, dispositifs d accès logique ou physique (carte à puce, clés de sécurité ). 16

17 Les niveaux d'accès ouverts à l'utilisateur sont définis en fonction de la mission qui lui est conférée. La sécurité des systèmes d'information mis à sa disposition lui impose : - de respecter les consignes de sécurité, notamment les règles relatives à la gestion des codes d accès ; - de garder strictement confidentiels son (ou ses) code(s) d accès et ne pas le(s) dévoiler à un tiers (sauf cas prévus en section 2.02) ; - de respecter la gestion des accès, en particulier ne pas utiliser les codes d accès d un autre utilisateur, ni chercher à les connaître. Par ailleurs, la sécurité des ressources mises à la disposition de l'utilisateur nécessite plusieurs précautions : de la part de l'aeres : - veiller à ce que les ressources sensibles ne soient accessibles qu aux personnes habilitées, en dehors des mesures d organisation de la continuité du service mises en place par la hiérarchie (cf. section 2.02) ; - limiter l'accès aux seules ressources pour lesquelles l'utilisateur est expressément habilité ; de la part de l'utilisateur : - s'interdire d'accéder ou de tenter d'accéder à des ressources du système d'information pour lesquelles il n a pas reçu d habilitation explicite ; - ne pas connecter directement aux réseaux locaux des matériels autres que ceux confiés ou autorisés par l AERES ; les utilisateurs souhaitant utiliser leur matériel propre sont invités à prendre contact avec le service des systèmes d information ; - ne pas installer, télécharger ou utiliser sur le matériel de l'aeres des logiciels ou progiciels dont les droits de licence n ont pas été acquittés, ou ne provenant pas de sites dignes de confiance, ou sans autorisation de sa hiérarchie ; - se conformer aux dispositifs mis en place par l'aeres pour lutter contre les virus et les attaques par programmes informatiques Devoirs de signalement et d'information L'AERES doit porter à la connaissance de l'utilisateur tout élément susceptible de lui permettre d'apprécier le niveau de risque encouru dans l'utilisation du système d'information. L'utilisateur doit avertir sa hiérarchie dans les meilleurs délais de tout dysfonctionnement constaté ou de toute anomalie découverte, telle une intrusion dans le système d information, etc. Il signale également à la personne responsable du site toute possibilité d'accès à une ressource qui ne correspond pas à son habilitation Mesures de contrôle de la sécurité L'utilisateur est informé : - que pour effectuer la maintenance corrective, curative ou évolutive, l'aeres se réserve la possibilité de réaliser des interventions (le cas échéant à distance) sur les ressources mises à sa disposition ; - qu'une maintenance à distance est précédée d'une information de l'utilisateur ; - que toute information bloquante pour le système ou générant une difficulté technique d acheminement à son destinataire sera isolée, le cas échéant supprimée. L'AERES informe l'utilisateur que le système d information peut donner lieu à une surveillance et un contrôle à des fins statistiques, de traçabilité réglementaire ou fonctionnelle, d optimisation, de sécurité ou de détection des abus, dans le respect de la législation applicable. Les personnels chargés des opérations de contrôle des systèmes d information sont soumis au secret professionnel. 17

18 Ils ne peuvent divulguer les informations qu'ils sont amenés à connaître dans le cadre de leurs fonctions : - lorsque ces informations sont couvertes par le secret des correspondances ou qu identifiées comme telles, elles relèvent de la vie privée de l'utilisateur ; - qu elles ne mettent en cause ni le bon fonctionnement technique des applications, ni leur sécurité ; - qu'elles ne tombent pas dans le champ de l'article 6 40 alinéa 2 du code de procédure pénale. Article 4 - Communications électroniques 4.01 Messagerie électronique L'utilisation de la messagerie constitue l'un des éléments essentiels d'optimisation du travail, de mutualisation et d échange de l'information au sein de l'aeres. Adresses électroniques L'AERES s'engage à mettre à la disposition de l'utilisateur une boîte à lettres professionnelle nominative lui permettant d émettre et de recevoir des messages électroniques. L aspect nominatif de l'adresse électronique constitue le simple prolongement de l'adresse administrative : il ne retire en rien le caractère professionnel de la messagerie. L adresse électronique 7 nominative est attribuée à un utilisateur qui la gère sous sa responsabilité. Une adresse électronique, fonctionnelle ou organisationnelle, peut être mise en place pour un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs pour les besoins de l AERES. La gestion d adresses électroniques correspondant à des listes de diffusion institutionnelles, désignant une catégorie ou un groupe d'«utilisateurs», relève de la responsabilité exclusive de l'aeres : ces adresses ne peuvent être utilisées sans autorisation explicite. Contenu des messages électroniques Tout message est réputé professionnel sauf s'il comporte une mention particulière et explicite indiquant son caractère privé 8 ou s'il est stocké dans un espace privé de données. Pour préserver le bon fonctionnement des services, des limitations peuvent être mises en place : dans ce cas, les termes en sont précisés dans un guide technique d'utilisation de la messagerie qui est porté à la connaissance des utilisateurs. Sont interdits les messages comportant des contenus à caractère illicite quelle qu'en soit la nature. Il s'agit notamment des contenus contraires aux dispositions de la loi sur la liberté d'expression ou portant atteinte à la vie privée d'autrui. Émission et réception des messages L'utilisateur doit s assurer de l identité et de l exactitude des adresses des destinataires des messages. Il doit veiller à ce que la diffusion des messages soit limitée aux seuls destinataires concernés afin d éviter les diffusions de messages en masse, l'encombrement inutile de la messagerie ainsi qu'une dégradation du service. Statut et valeur juridique des messages Les messages électroniques échangés avec des tiers peuvent, au plan juridique, former un contrat, sous réserve du respect des conditions fixées par les articles à du code civil. L'utilisateur doit, en conséquence, être vigilant sur la nature des messages électroniques qu il échange, au même titre que pour les courriers traditionnels. 6 Précisé dans l annexe juridique (obligation faite à tout fonctionnaire d informer sans délai le procureur de la République de tout crime et délit dont il a connaissance dans l'exercice de ses fonctions ). 7 Pour exemple, l'adresse est de la forme prénom.nom@aeres-evaluation.fr. 8 Pour exemple, les messages comportant les termes ("privé") dans l'objet ou sujet du message. 9 Issus de la loi n du 21 juin 2004, ces articles fixent certaines obligations pour la conclusion des contrats en ligne. 18

19 Stockage et archivage des messages Chaque utilisateur doit organiser et mettre en œuvre les moyens nécessaires à la conservation des messages pouvant être indispensables ou simplement utiles en tant qu éléments de preuve. À ce titre, il doit notamment se conformer aux règles définies dans la présente charte et, le cas échéant, dans le ou les guides d'utilisation établi par le service ou l'établissement Internet Il est rappelé qu Internet est soumis à l ensemble des règles de droit en vigueur. L utilisation d Internet (par extension Intranet) constitue l'un des éléments essentiels d'optimisation du travail, de mutualisation et d'accessibilité de l'information au sein et en dehors de l'aeres. L'AERES met à la disposition de l'utilisateur un accès Internet chaque fois que cela est possible. Internet est un outil de travail ouvert à des usages professionnels (administratifs et pédagogiques) : il peut constituer le support d'une communication privée telle que définie en section 2.02 dans le respect de la législation en vigueur. En complément des dispositions légales en vigueur et au regard de la mission de l'aeres, la consultation volontaire et répétée de sites à contenus de caractère pornographique depuis les locaux de l'aeres est interdite. Publications sur les sites internet et intranet de l AERES Toute publication de pages d information sur les sites internet ou intranet de l AERES 10 doit être validée par un responsable de site ou responsable de publication nommément désigné. Aucune publication de pages d information à caractère privé (pages privées ) sur les ressources du système d information de l AERES n est autorisée, sauf disposition particulière précisée dans un guide d utilisation établi par l AERES. Sécurité L'AERES se réserve le droit de filtrer ou d'interdire l'accès à certains sites, de procéder au contrôle a priori ou a posteriori des sites visités et des durées d'accès correspondantes. Cet accès n'est autorisé qu'au travers des dispositifs de sécurité mis en place par l'aeres. L'utilisateur est informé des risques et des limites inhérents à l'utilisation d'internet par le biais d'actions de formations ou de campagnes de sensibilisation Téléchargements Tout téléchargement de fichiers, notamment de sons ou d images, sur Internet doit s'effectuer dans le respect des droits de la propriété intellectuelle tels que définis à l'article 6. L'AERES se réserve le droit de limiter le téléchargement de certains fichiers pouvant se révéler volumineux ou présenter un risque pour la sécurité des systèmes d'information (virus susceptibles d altérer le bon fonctionnement du système d information de l'aeres, codes malveillants, programmes espions ). Article 5 - Traçabilité L'AERES est dans l'obligation légale de mettre en place un système de journalisation 11 des accès Internet, de la messagerie et des données échangées. L'AERES se réserve le droit de mettre en place des outils de traçabilité sur tous les systèmes d'information. Préalablement à cette mise en place, le prestataire de l'aeres procédera, auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, à une déclaration qui mentionnera notamment la durée de conservation des traces et durées de connexions, les conditions du droit d accès dont disposent les utilisateurs, en application de la loi n du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n du 8 août À partir des ressources informatiques mises à la disposition de l utilisateur. 11 Conservation des informations techniques de connexion telles que l'heure d'accès, l'adresse IP de l'utilisateur 19

20 Article 6 - Respect de la propriété intellectuelle L'AERES rappelle que l utilisation des ressources informatiques implique le respect de ses droits de propriété intellectuelle ainsi que ceux de ses partenaires et, plus généralement, de tous tiers titulaires de tels droits. En conséquence, chaque utilisateur doit : - utiliser les logiciels dans les conditions des licences souscrites ; - ne pas reproduire, copier, diffuser, modifier ou utiliser les logiciels, bases de données, pages Web, textes, images, photographies ou autres créations protégées par le droit d auteur ou un droit privatif, sans avoir obtenu préalablement l autorisation des titulaires de ces droits. Article 7 - Respect de la loi informatique et libertés L'utilisateur est informé de la nécessité de respecter les dispositions légales en matière de traitement automatisé de données à caractère personnel, conformément à la loi n du 6 janvier 1978 dite «Informatique et Libertés» modifiée par la loi n du 6 août Les données à caractère personnel sont des informations qui permettent - sous quelque forme que ce soit - directement ou indirectement, l identification des personnes physiques auxquelles elles s appliquent. Toutes les créations de fichiers comprenant ce type d informations et demandes de traitement afférent, y compris lorsqu'elles résultent de croisement ou d'interconnexion de fichiers préexistants, sont soumises aux formalités préalables prévues par la loi «Informatique et Libertés». En conséquence, tout utilisateur souhaitant procéder à une telle création devra en informer préalablement les services compétents qui prendront les mesures nécessaires au respect des dispositions légales. Par ailleurs, conformément aux dispositions de cette loi, chaque utilisateur dispose d un droit d accès et de rectification relatif à l ensemble des données le concernant, y compris les données portant sur l utilisation des systèmes d information. Ce droit s exerce auprès du responsable hiérarchique du service ou de l'établissement dont il dépend. Article 8 - Limitations des usages En cas de non-respect des règles définies dans la présente charte et des modalités définies dans les guides d'utilisation établis par le service ou l'établissement, la «personne juridiquement responsable» pourra, sans préjuger des poursuites ou procédures de sanctions pouvant être engagées à l encontre des personnels, limiter les usages par mesure conservatoire. Par «personne juridiquement responsable», on entend : toute personne ayant la capacité de représenter l AERES. Tout abus dans l'utilisation des ressources mises à la disposition de l'utilisateur à des fins extraprofessionnelles est passible de sanctions. Article 9 - Entrée en vigueur de la charte La présente charte est annexée au règlement intérieur de l AERES. 20