Couverture PDF-Contrat IncaMail Software integrated

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1 Couverture PDF-Contrat IncaMail Software integrated Pour passer le contrat IncaMail, veuillez remplir les champs suivant et le renvoyer signé en double à l adresse prévue à cet effet. Les détenteurs d une SuisseID peuvent signer le contrat sous forme numérique et l envoyer par boîte aux lettres sécurisée. Adresse: Boîte aux lettres sécurisée: Swiss Post Solutions AG Sägereistrasse Glattbrugg Nom entreprise/administration selon extrait du registre du commerce: Adresse: Adresse de facturation: Interlocuteur Prénom Nom: Numéro de téléphone: Adresse Logiciel commercial: (p. ex. Abacus, SAP etc.) Partenaire d intégration: L adresse d expédition: (p. ex. payroll@xy.ch) V03.00

2 Contrat IncaMail Software Integrated entre Poste CH SA Wankdorfallee Berne Adresse pour la correspondance: selon chiffre 18 ci-après désignée par la Poste et ci-après désigné par le client concernant IncaMail Software Integrated V03.00

3 Table des matières 1 Objet du contrat Éléments du contrat Étendue des prestations / Descriptif du produit Logiciel commercial Intégration dans le logiciel IncaMail EAI... 4 IncaMail MGI Destinataires Distribution, ouverture de messages et de quittances, délais de retrait Conditions de participation Disponibilité et support Disponibilité Support Pour toute question technique... 6 Pour les destinataires de messages IncaMail Devoirs de collaboration du client Recours à des tiers Délais Rétribution Déploiement Transactions Exclusion de la compensation Facturation Effet juridique des messages transmis sous forme électronique Réserve du droit étranger Protection des données Garantie et responsabilité Violation des droits protégés de tiers Entrée en vigueur et résiliation Effet de la résiliation Modification du contrat Interlocuteurs For et droit applicable Exemplaires Signatures Poste CH SA V / 11

4 1 Objet du contrat Le présent contrat régit la fourniture de prestations de services par la Poste dans le domaine d IncaMail, la plateforme pour l'échange électronique sécurisé et confidentiel de messages (Secure ing). Le client obtient l accès à la plateforme IncaMail dans le but d expédier directement des messages électroniques sécurisés à partir d'un logiciel commercial. 2 Éléments du contrat Les droits et obligations des parties sont réglés de manière exhaustive dans le présent contrat. Les Conditions générales des parties sont exclues. 3 Étendue des prestations / Descriptif du produit 3.1 Logiciel commercial Pour que l'envoi de courriers électroniques sécurisés par IncaMail soit possible directement depuis un logiciel commercial, le fabricant du logiciel commercial doit avoir intégré IncaMail comme canal d'expédition dans son logiciel (p. ex. avec un module de logiciel approprié). Une liste des logiciels commerciaux (fournie sans engagement) comportant cette intégration peut être consultée à l'adresse Il incombe au client de clarifier avec le fabricant du logiciel commercial si son logiciel est compatible avec la version correspondante d'incamail. Un éventuel changement de logiciel commercial (voire même une mise à jour) peut mettre le client dans l'impossibilité d'utiliser IncaMail. Il appartient au client d utiliser un logiciel commercial qui soit toujours compatible avec IncaMail. Au moment de la conclusion du contrat, le client utilise le logiciel commercial suivant (indiquer également la version) : 3.2 Intégration dans le logiciel Il existe en principe les interfaces suivantes, qui sont décrites plus précisément aux chiffres et : - IncaMail EAI (Enterprise Application Integration) - IncaMail MGI (Mail Gateway Integration) Il incombe au client de clarifier avec le fabricant du logiciel commercial avant la conclusion du présent contrat quel type d intégration d IncaMail celui-ci a choisi (EAI ou MGI). Les devoirs de collaboration du client, définis aux chiffres et 3.2.2, dépendent de l interface que le fabricant du logiciel commercial a intégrée IncaMail EAI Cette interface permet d envoyer directement à IncaMail les courriers électroniques sécurisés à partir du logiciel commercial. Le client doit configurer IncaMail une fois pour toutes de la façon suivante : 1. Enregistrement de l adresse d expédition (adresse ) sur 2. Communication de l adresse d expédition à helpdesk@swisssign.com. 3. Intégration de l adresse d expédition dans le logiciel commercial selon les instructions du fabricant du logiciel commercial selon le 3.1. Poste CH SA V / 11

5 3.2.2 IncaMail MGI Cette interface permet de transférer à IncaMail les courriers électroniques sécurisés à partir du logiciel commercial en utilisant l infrastructure de messagerie existante du client. A cet effet, le client relie son infrastructure de messagerie à IncaMail par un canal crypté (TLS). Le client configure son infrastructure de messagerie existante de telle manière que les courriers électroniques normaux continuent d être expédiés et reçus par le biais de sa propre infrastructure et que seuls les courriers électroniques IncaMail sont transmis à IncaMail par une liaison cryptée. Les messages IncaMail entrants sont transmis par le biais d une liaison sécurisée et cryptée à l infrastructure de messagerie du client. Le client est responsable de l intégrité et de la confidentialité des messages au sein de son propre réseau c.-à-d. pour les messages entrants à partir de l infrastructure de messagerie (en règle générale à partir du Gateway) du client et pour les messages sortants jusqu à la remise à la plateforme IncaMail par la liaison sécurisée. Afin que la Poste puisse procéder à l activation, le client doit remplir correctement et intégralement la check-list «IncaMail Implementation Checklist» et la renvoyer à la Poste. Cette liste se trouve sous le lien qui suit Destinataires Pour pouvoir recevoir des courriers électroniques sécurisés, le destinataire concerné doit disposer d'une adresse enregistrée chez IncaMail. La Poste recommande au client d'inviter ses correspondants (notamment les collaborateurs du client pour l'envoi de documents salariaux) à enregistrer au préalable leur adresse électronique sur IncaMail. Le contrôle et la gestion des adresses destinataires se font dans le logiciel commercial et incombent au client. 3.4 Distribution, ouverture de messages et de quittances, délais de retrait Si le destinataire d'un IncaMail est inscrit auprès d'une autre plateforme de courrier électronique sécurisée, laquelle est interopérable avec IncaMail, le message du client resp. de l'expéditeur peut être transmis à l'autre plateforme et sort ainsi du domaine de responsabilité de la Poste. Les éventuelles quittances sont remises au client resp. à l'expéditeur par la Poste sur la base d'une confirmation de l'autre plateforme. La remise des messages est assurée 7 jours par semaine. Pour l envoi IncaMail du client à l adresse professionnelle de ses collaborateurs ou à d autres détenteurs d une adresse qui appartient à l infrastructure de messagerie du client, la Poste recommande d activer l option «Personnel». Le client prend connaissance du fait que seule l activation de cette option permet de garantir que le message (p. ex. décompte de salaire) ne se retrouve dans la boîte aux lettres du destinataire sans être crypté. Il relève de la responsabilité du client de sauvegarder sur son système les messages et quittances envoyés et reçus par IncaMail à d'éventuelles fins de preuve de sorte que leur contenu resp. l'échange de messages survenu puisse être, le cas échéant, reconstitué sans aucun doute possible. Une connexion Internet est impérative pour l'ouverture de messages et de quittances. Il relève de la responsabilité du client de disposer d'une connexion Internet opérationnelle et suffisamment dimensionnée. Par ailleurs, les remises ne peuvent être effectuées qu'à des adresses valables et à des systèmes de destinataires fonctionnant correctement. Pour certains types d'envois (à l'heure actuelle les recommandés Swiss Post), le délai d'ouverture des messages est fixé à 7 jours. Après 7 jours, le destinataire ne peut plus ouvrir ces messages s'ils n'ont pas été ouverts auparavant. L'expéditeur et le destinataire reçoivent une notification. Chaque jour compte pour le calcul des délais de retrait et de disponibilité, samedis, dimanches et jours fériés inclus. Poste CH SA V / 11

6 3.5 Conditions de participation Le client garantit la véracité des données transmises au moment de la conclusion du contrat. Si ces données sont amenées à changer (en particulier l'adresse de domicile), le client veillera à les actualiser immédiatement pour la Poste. De par l'utilisation d'incamail, le client déclare être d'accord pour que son adresse de domicile soit transmise à l'expéditeur ou au destinataire d'un message, en raison des adresses électroniques utilisées avec IncaMail. Le client atteste ne posséder aucune adresse de domicile ni de facturation aux Etats-Unis d'amérique (USA). Une inscription à IncaMail pour la réception de messages est possible pour les individus et les entreprises domiciliés aux USA, mais pas pour l'envoi. La Poste peut, sans aucune indication de motifs, refuser une demande d'inscription ou n'autoriser qu'un accès restreint à IncaMail à certains clients (p. ex. uniquement la réception de messages). 4 Disponibilité et support 4.1 Disponibilité La Poste garantit une disponibilité de la plateforme IncaMail (sans les fenêtres planifiées de maintenance) d au moins 99,5% par année (7x24h). Font exception les pannes ou dérangements qui sortent du contrôle de la Poste ou qui sont dus à un cas de force majeure. En outre, la Poste ne peut pas garantir la disponibilité d Internet. La plateforme est considérée comme disponible lorsqu elle est active sans limitation et dotée de toutes ses fonctions. Pour déterminer la disponibilité susmentionnée, les pannes sont additionnées. Fenêtres de maintenance: il s agit d une période prévue et annoncée à l'avance pour exécuter les travaux de maintenance pour le service et au cours de laquelle la plateforme n est dès lors pas disponible. Les fenêtres de maintenance ne sont pas considérées comme panne dans le calcul de la disponibilité. Sont prévues à peu près une à deux grandes fenêtres de maintenance par trimestre d environ 4 heures chacune. Les maintenances prévues sont effectuées en dehors des heures d ouverture (00h15-07h00, week-ends et jours fériés généraux). 4.2 Support Pour toute question technique Le support pour les questions techniques (administration informatique) est joignable de la manière suivante: Disponibilité: Téléphone: du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00 (hors jours fériés généraux) (demander le 2 nd Level Support d IncaMail) Pour les destinataires de messages IncaMail Les destinataires de messages IncaMail du client s adressent au Service à la clientèle IncaMail. La Poste Suisse exploite à cet effet un centre d'appels conformément aux indications figurant sur le site Internet ( 5 Devoirs de collaboration du client Le client est tenu de fournir à la Poste toutes les données techniques requises pour l'activation d'incamail chez le client (voir chiffre 3). Poste CH SA V / 11

7 Le client s'engage, lors de l'utilisation d'incamail, à ne violer aucune obligation contractuelle ou légale et en particulier, à n'envoyer aucun message dont le contenu serait illicite, ni aucun spam ou virus. Le client est responsable de la conservation soignée, de l'utilisation correcte et de la qualité des mots de passe utilisés pour IncaMail ainsi que des certificats numériques utilisés avec IncaMail. Il change les mots de passe et révoque les certificats immédiatement lorsqu'il sait ou soupçonne qu'une personne non habilitée pourrait en avoir connaissance ou y avoir accès. Le client informe toutes les personnes auxquelles est accordé l'accès à IncaMail sur le fonctionnement d'incamail tel que décrit dans le présent contrat ainsi que sur les effets juridiques décrits aux chiffres 10 et 11. Le client a en outre l obligation d indiquer à toutes personnes les obligations de diligence relatives à l utilisation d IncaMail en vigueur conformément aux termes du présent contrat. Le client est responsable du respect de ces obligations et des dommages qu il provoque à la Poste du fait de l utilisation non conforme d IncaMail. Le client veille, conformément à l état actuel de la technique, à ce qu aucun virus, pourriel ou autre logiciel malveillant ne soit expédié depuis son domaine. Le client doit tenir compte des intérêts éventuels de la Poste resp. de la plateforme lors de la prise d éventuelles mesures anti-spam. Le client est lui-même responsable de la sécurité de la transmission des messages au sein de son réseau resp. de son système de messagerie électronique. Le client est responsable de l exactitude des adresses d expédition des messages transmis par IncaMail; la Poste n assume aucune responsabilité par rapport à la manipulation des adresses de l expéditeur. Le client consent à être cité en tant que référence par la Poste et par les sociétés du groupe. 6 Recours à des tiers La Poste est autorisée à faire appel à des tiers pour fournir ses prestations. 7 Délais Si la Poste est en retard dans la fourniture de ses prestations, le client doit lui fixer un délai approprié par écrit pour la fourniture ultérieure de la prestation. 8 Rétribution La Poste se réserve le droit de modifier ses prix et ses rabais. Les nouveaux prix et rabais sont communiqués 4 mois avant l expiration d une période contractuelle (12 mois) et entrent en vigueur au début de la période contractuelle suivante. 8.1 Déploiement Les prix suivants s appliquent à la mise en service client pour l expédition électronique de données confidentielles via IncaMail à partir d une application business: Prestation Prix en EUR hors TVA Mise en place Déblocage de compte pour l expédition IncaMail via logiciel de business. Mise en service d une adresse pour expédition incluse*. Small: pour petites entreprises jusqu à 500 collab. Medium: pour entreprises moyennes jusqu à collab. Large: pour grandes entreprises de plus de collab * Chaque adresse supplémentaire pour expédition est facturée à EUR hors TVA. Poste CH SA V / 11

8 8.2 Transactions Genre de transaction Prix en EUR, hors TVA par Courrier électronique confidentiel 0.33 Recommandé (Swiss Post et egov) 1.20 Rabais La Poste octroie au client les rabais suivants sur le chiffre d affaires annuel sur la base du nombre de transactions de l année précédente: A partir d un chiffre d affaires annuel en EUR hors Rabais TVA % % % % % % % % % Le décompte est effectué tous les trois mois sur la base du nombre de transactions effectuées le trimestre précédent. 8.3 Exclusion de la compensation Le client n est pas autorisé à compenser les créances de la Poste par d éventuelles contre-créances. 9 Facturation La rétribution du déploiement selon le chiffre 8.1 est facturée après la signature du contrat. Les frais de transaction selon le chiffre 0 sont facturés par trimestre conformément au nombre de transactions. La facture est adressée à l'adresse suivante, comme stipulé au chiffre 18. Les factures sont payables dans un délai de 30 jours sur le compte mentionné sur la facture. Si le délai de paiement vient à expiration sans avoir été utilisé et qu'un rappel doit survenir par la suite, des frais de traitement de EUR 20.- (TVA comprise) seront facturés au client pour le 2 e rappel et pour toute autre action en vue du recouvrement. Sous réserve de faire valoir d'autres frais, notamment la totalité des frais de poursuite et de procès. Si à l'échéance du deuxième rappel (d'au moins 30 jours), la facture reste impayée et que le deuxième rappel a également été remis à l'interlocuteur du client tel que stipulé au chiffre 18 et accompagné d'une mention sur une possible interruption des services IncaMail en cas de non-paiement dans les délais impartis, la Poste peut, au terme de ce délai non utilisé, bloquer l'accès à IncaMail pour le client jusqu'à ce que la facture ait été entièrement payée. 10 Effet juridique des messages transmis sous forme électronique La détermination des effets juridiques des messages électroniques envoyés ou reçus par IncaMail dépend de la législation et de la jurisprudence des tribunaux. L'utilisation d'incamail, notamment à des fins de préservation des délais, survient ainsi exclusivement aux risques et périls du client. Il appartient au client de se renseigner, notamment en ce qui concerne ses relations avec les tribunaux et les autorités, si un Poste CH SA V / 11

9 échange électronique de correspondances est autorisé et quelles conditions il doit respecter. S'agissant du respect des délais, il y a lieu de tenir compte que des retards peuvent survenir en cas de transmission électronique. Le client prend connaissance que certains messages requièrent une signature manuscrite pour être juridiquement recevables, et que l'absence de celle-ci ne remplit pas certaines obligations de forme légales ou contractuelles dans certains cas et ne permet pas de déclencher les effets juridiques envisagés. Il relève de la responsabilité du client de pourvoir les messages et/ou les annexes afférentes envoyés par IncaMail d'une signature électronique (qualifiée) si celle-ci est souhaitée ou nécessaire. 11 Réserve du droit étranger Les effets juridiques mentionnés dans le présent contrat sont basés sur le droit suisse. Le client prend connaissance du fait que l'échange de données avec signature qualifiée et/ou cryptées en dehors de la Suisse relève des systèmes juridiques étrangers et que des effets divergents, ou le cas échéant plus ou moins étendus, peuvent en découler par rapport au droit suisse. En outre, l'échange de messages cryptés est soumis, dans certains pays, à des restrictions légales. Il incombe au client de se renseigner à ce sujet. 12 Protection des données Lors du traitement des données, la Poste et les tiers mandatés par ses soins pour la fourniture de prestations de services respectent la Loi suisse sur la protection des données. 13 Garantie et responsabilité La Poste décline toute responsabilité quant au fonctionnement et à la compatibilité de produits tiers qu'elle n'a pas installés elle-même. La Poste décline également toute responsabilité quant au fonctionnement régulier de systèmes de tiers, notamment d'internet, du logiciel utilisé par le client ou de toute autre plateforme de courriers électroniques (spécifiques au destinataire). Les parties répondent de tout dommage causé à l autre partie à moins qu elles prouvent n avoir commis aucune faute. La responsabilité pour une négligence légère est exclue. Les parties assument sans aucune restriction la responsabilité en cas de dommages causés à des personnes. La Poste décline toute responsabilité quant aux dommages causés au client ou à des tiers par le contenu d'un message, en particulier les virus. Au cas où des tiers feraient valoir des prétentions contre la Poste suite à des dommages résultant du contenu de messages électroniques envoyés par le client ou de l'utilisation par ce même client contraire aux termes du contrat ou illicite d'incamail, le client s'engage à indemniser intégralement la Poste. La Poste informe immédiatement le client lorsque de telles prétentions sont émises. 14 Violation des droits protégés de tiers Si l'utilisation d'incamail par le client venait à enfreindre des droits protégés ou tout autre droit de tiers, la Poste s'engage en cas de responsabilité, à indemniser intégralement le client en fonction des prétentions afférentes pour autant que le client ne viole aucune clause du présent contrat et qu'il se conforme à la restriction géographique du champ d'application d'incamail stipulée dans le contrat. Le client informe immédiatement la Poste de toutes prétentions formulées par des tiers à ce titre. Si des tiers font valoir des prétentions contre le client, la Poste devra adopter l'une des deux solutions suivantes: remplacer la prestation par une prestation équivalente qui ne viole aucun droit de tiers ou faire en sorte que le client puisse continuer d utiliser la prestation. 15 Entrée en vigueur et résiliation Le présent contrat, conclu pour une durée indéterminée, prend effet à sa signature par les deux parties. Poste CH SA V / 11

10 Le client peut résilier le contrat par écrit ou par IncaMail (recommandé Swiss Post) pour la fin d'une période contractuelle moyennant un préavis de 3 mois donné pour la fin d'un mois. La Poste peut résilier le contrat par écrit ou par IncaMail (recommandé Swiss Post) pour la fin d'un mois moyennant un préavis de 6 mois. Si le contrat est résilié par la Poste, les frais annuels versés d avance par le client lui seront remboursés au pro rata temporis. Les relations contractuelles peuvent être dissoutes avec effet immédiat en cas d infraction répétée aux obligations contractuelles par le client en dépit d un rappel de la Poste ainsi que pour justes motifs. 16 Effet de la résiliation Au terme du préavis, les possibilités d'accès au compte IncaMail et de décryptage des messages et des quittances expirent. Par conséquent, il est de la responsabilité du client de décrypter et de sauvegarder tous les messages et quittances cryptés avant l'échéance du préavis s'il souhaite pouvoir y accéder ultérieurement. 17 Modification du contrat Les modifications du présent contrat requièrent la forme écrite et le consentement des deux parties contractuelles. La signature électronique qualifiée (SuisseID, voir art. 14, alinéa 2 bis CO) est valable au même titre que la signature manuscrite des parties. 18 Interlocuteurs Prénom Nom Téléphone Adresse de facturation, voire adresse de correspondance si différente de l'adresse contractuelle conformément à la couverture Adresse de facturation: La Poste Centrale Swiss Post Solutions SA (centrale) helpdesk@swisssign.com Adresse pour la correspondance: Swiss Post Solutions SA Sägereistrasse Glattbrugg 19 For et droit applicable Le for judiciaire exclusif est à Berne. Le droit suisse est applicable, à l'exclusion des règles de conflit de lois du droit international privé et à l'exclusion de la convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises du 11 avril Exemplaires Le présent contrat est établi en deux exemplaires. Chaque partie en reçoit un exemplaire signé. Poste CH SA V / 11

11 21 Signatures Poste CH SA Lieu, date Lieu, date Signature 1 Signature 1 Signature 2 Signature 2 V03.00