Rapport de stage. qui s est déroulé du 28 août au 22 octobre 2006 au. Travail réalisé par Leïla Chouhmat ID3B

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1 Rapport de stage qui s est déroulé du 28 août au 22 octobre 2006 au Travail réalisé par Leïla Chouhmat ID3B Haute Ecole de Gestion Information et documentation Genève 2006

2 Partie A La création du Forum suisse pour l étude des migrations et de la population (SFM) date de Son activité principale est la recherche scientifique dans le domaine des migrations et des questions démographiques, cela au niveau national et international. L organe suprême du SFM est le conseil de fondation qui est secondé dans ses activités par le conseil scientifique. Le SFM est un institut indépendant, rattaché à l Université de Neuchâtel. Des négociations sont en cours avec l'université pour son intégration complète. Le Centre de documentation et la bibliothèque Il s agit de la principale bibliothèque suisse spécialisée dans les migrations. Le centre de documentation et la bibliothèque ont vu le jour dès En effet ceux-ci se sont révélés nécessaire dès la création du centre de recherche. Le centre de documentation a été conçu comme une infrastructure d'importance nationale, qui devait combler le manque d'une bibliothèque spécialisée dans les migrations en Suisse. Aujourd'hui le centre de documentation participe au réseau "Guichet virtuel sur la Suisse" de la Bibliothèque nationale, comme bibliothèque suisse de référence sur le thème des migrations internationales. Buts et missions : Sauvegarder la «mémoire» de l'immigration et de la recherche sur l'immigration en Suisse Rassembler ce qui a été publié sur le thème des migrations et autres phénomènes liés Mettre à disposition des chercheurs et des autres personnes actives dans l'espace public (journalistes, délégués à l'intégration, enseignants, etc.) une documentation et des informations spécifiques et actuelles. Politique d acquisition La bibliothèque du SFM acquiert systématiquement toutes les publications scientifiques dans le domaine des migrations en Suisse, ainsi que les livres ayant pour thème les politiques d'immigration, d'asile et d'intégration dans les pays suivants: Allemagne, Autriche, France, Grande-Bretagne, Italie et Pays-Bas.

3 Elle se dote également des ouvrages de référence dans le domaine des migrations et, par ailleurs, de documents spécifiques dans le cadre de projets de recherche. Le catalogue de la bibliothèque, en ligne sur le site du SFM, permet la consultation de nombreux documents stockés en format PDF. Le site propose également un vaste bouquet de liens vers les articles des revues auxquelles le SFM est abonné ainsi que des liens vers ses propres publications. De plus, il est possible d accéder aux ressources en ligne de l Université de Neuchâtel et du Consortium des bibliothèques universitaires suisses. Fonds documentaire Plus de ouvrages (monographies, ouvrages collectifs, articles scientifiques, rapports annuels, annuaires, littérature grise, CD-ROM, cassettes VHS, DVD, etc.), dont quelque 5000 titres sur l'immigration en Suisse Plus de 2500 documents en format PDF Langue des ouvrages: anglais (40%), allemand (26%), français (24%), italien (5%) Période couverte: de la fin du 19e siècle aux nos jours Plus de 1000 titres s'y ajoutent chaque année Le catalogue du SFM Le centre de documentation a choisi de créer lui-même son catalogue et non de se munir d un système de gestion de bibliothèque commercial ou open source. C est avec le logiciel de base de données Microsoft Access que le catalogue a été construit. Cette solution garanti une large marge de manœuvre et permet d adapter le catalogue aux nouveaux besoins à n importe quel moment. Cependant il est indispensable de posséder un certain niveau de connaissances en informatique afin de parvenir à une utilisation optimale. Le catalogue est constitué d environ notices. Il est séparé en 3 parties : Catalogage des documents Catalogage des périodiques Catalogage matières Il y a plusieurs utilisations possibles du catalogue :

4 Version web (OPAC) Accessible en ligne, il est régulièrement mis à jour par le responsable du centre de documentation. Une exportation hebdomadaire des fichiers est réalisée à l aide d un logiciel FTP. Elaboration de listes bibliographiques Il est également possible d établir pour les usagers ainsi que les collaborateurs du SFM des listes bibliographiques contenant pour certaines un bref résumé de l ouvrage/article (Word, PDF). Ces dernières sont expédiées soit par soit directement imprimées. EndNote Le centre de documentation est doté du logiciel de gestion de bibliographies «EndNote». Les notices du catalogue sont donc intégrées et disponibles via cet outil. Le personnel : Responsable du centre de documentation : Giovanni Casagrande, lic. phil. M. Casagrande est chargé de la gestion du centre de documentation ainsi que de la bibliothèque du SFM. Bibliothécaire : Martine Schaer Ses activités principales sont le catalogage, la gestion du prêt interbibliothèques et les commandes des ouvrages. Les usagers : Le fait que le centre de documentation du SFM gère la principale bibliothèque suisse spécialisée dans les migrations est de plus en plus connu des personnes et institutions souhaitant se documenter sur tous problèmes liés aux phénomènes migratoires. Le centre reçoit de nombreuses demandes de la part de personnes actives dans la recherche, étudiant(e)s, journalistes, enseignant(e)s, membres des administrations communales et cantonales, etc. Ces demandes s'ajoutent aux nombreuses requêtes (recherches bibliographiques, commandes de documents, adresses, etc.) quotidiennes des collaboratrices et collaborateurs du SFM. Sans oublier tous les internautes qui utilisent le catalogue en ligne pour

5 s'informer au sujet des titres publiés sur tel ou tel sujet lié aux migrations sans devoir contacter directement le SFM. Le catalogue de la bibliothèque figure dans tous les répertoires en ligne des bibliothèques suisses spécialisées. Le besoin d'un centre de documentation spécialisé est prouvé aussi par l'existence de centres analogues dans les autres pays, avec lesquels il est en contact et échange de la documentation. Projet important : Le centre de documentation souhaite faciliter et garantir à long terme l accès aux documents numériques mis à disposition sur internet pour les usagers et sur l intranet pour les collaborateurs du SFM. Pour mener à bien ce projet il a été nécessaire de modifier la base de données Access du catalogue. Un nouveau champ pour le DOI 1 a été intégré. D autre part, l url des fichiers PDF précédemment catalogué a du être remplacé par le DOI. Cela concernait plus de 350 documents. J ai eu l occasion d assister aux modifications apportées par Giovanni Casagrande puis celui-ci m a chargé d introduire rétrospectivement le DOI. Description du travail accompli lors du stage Pré-catalogage et catalogage d'articles de revues et de monographies en format papier + PDF Insertions, corrections de liens hypertextes et de résumés dans la base de données Access utilisée pour le catalogage Insertion rétrospective du DOI dans la base de données Access Réception des revues et newsletters, catalogages et classement Réalisation des cotes et équipement des ouvrages Réalisation des pages de gardes pour les dossiers Rangement des monographies et map (dossier papier) etc. Commandes d articles, de monographies et de dvds en ligne sur internet (fournisseurs : Subito, Amazon.de, abebooks) 1 DOI (Digital Object Identifier) : proposé par l American Association of Publishers (AAP). Il s agit d un identifiant unique et persistant (ne change jamais) d un document qui permet de le retrouver online quel que soit l URL où il se trouve.

6 Gestion du prêt interbibliothèques (réservations, réceptions, prolongations, retours) Recherche d information et élaboration d un dossier concernant la gestion et le stockage des périodiques électroniques (v. ANNEXE) Accueil des usagers avec Giovanni Casagrande Observation du travail de Giovanni Casagrande et Martine Schaer Correspondances ( s, poste)