Les réunions efficaces

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1 Les réunions efficaces Vue d ensemble Objectifs Aider les parents élus à retirer le maximum de leur engagement. Offrir des outils efficaces quant à la gestion de réunions. Démystifier le «code de procédures». Les faits La direction d école n a pas la présidence des rencontres du conseil d école. On peut convoquer une assemblée générale des parents en tout temps durant l année si le besoin s en fait sentir. Le quorum, c est le nombre de participants présents permettant de tenir une réunion, selon les statuts de l organisme. Partir du bon pied Conseils pratiques : Commencer à l heure (ça devrait aider pour finir à l heure). Finir à l heure (peu de parents seront en désaccord avec cela). Permettre à chacun d exprimer son point de vue. Éviter de parler de choses qui ne sont pas à l ordre du jour. Éviter de discuter des cas individuels. Être certain d avoir couvert tous les aspects qu il fallait couvrir. Garder un niveau de convivialité et de détente permettant de rendre la réunion la plus

2 agréable possible. Permettre les échanges de points de vue sans générer des conflits stériles et inutiles. Réunion régulière du conseil d école C'est la réunion (souvent une fois par mois) à laquelle vous vous êtes engagés d'assister comme parent élu. La réunion porte sur des aspects informatifs, formatifs, à discuter, à suivre, à étudier et à décider. C'est là où se passe la majeure partie du travail du conseil d'école. Rôle de la présidence A une vision précise des objectifs de la rencontre, car c'est elle qui permettra de les atteindre efficacement. Connaît bien les dossiers afin de concentrer ses efforts sur la bonne gestion de la réunion. Prépare l'ordre du jour. Veille à inclure les dossiers d'information et de consultation en provenance de la direction de l'école, en plus des dossiers soumis par les parents. Voit à effectuer les suivis ou à s assurer que les suivis sont faits. Rôle du ou de la secrétaire À l'origine, ce mot signifiait «responsable des secrets». De nos jours, le rôle de secrétaire est malgré tout souvent perçu comme ennuyant. C'est pourtant un rôle clé, que l'on peut rendre stimulant et valorisant en bonifiant le poste de fonctions importantes, mais souvent oubliées. Il est aussi souvent souhaitable de cumuler le rôle de trésorier et celui de secrétaire. Rédige le procès-verbal. Trésorier ou trésorière

3 Le trésorier joue un rôle, non seulement de gestion, mais aussi de vérification pour toutes les questions impliquant des sommes d'argent. Gère les fonds du conseil d école. Fournit un rapport financier sur une base régulière au conseil d'école, au moins à l'assemblée générale. Informe le conseil d'école des fonds disponibles et de la situation financière en général. Rôle de la direction de l école N est pas le président de la réunion. La direction de l'école tient le conseil d'école au courant de la façon dont elle a accepté, refusé ou mis en œuvre les recommandations que le conseil d'école lui a présentées. Donne le suivi opérationnel aux actions et aux décisions que le conseil d école a recommandées. Convocation C est le document qui : Communique la logistique de la réunion (date, heure, lieu). Communique l ordre du jour proposé (permet aux participants d avoir une bonne idée du «menu»). Ordre du jour L ordre du jour est le programme de la rencontre. Tout ordre du jour devrait incorporer les aspects suivants : 1. 1.Ordre du jour

4 2. Adoption de l ordre du jour 3. Vérification du quorum 4. Présentation des invités 5. Adoption du procès-verbal de la réunion précédente 6. Affaires découlant du procès-verbal 7. Dossiers demandant que le conseil d école prenne position 8. Dossiers reçus pour information 9. Autres questions 10. Évaluation de la réunion 11. Levée de la séance Même si elle n est pas couverte par les codes de procédures, l évaluation de la réunion vaut son pesant d or pour vous aider à faire des réunions efficaces, plaisantes et rencontrant les objectifs de tous et chacun. Prévoyez toujours une période d évaluation en fin de réunion : Quels sont les aspects que vous avez aimés durant la réunion? Quels sont les aspects que vous aimeriez voir améliorer à l avenir? Avez-vous des suggestions pour rendre les prochaines réunions plus efficaces et plus agréables? Écrire les réponses dans le procès-verbal, afin que ces évaluations et ces suggestions soient présentes à la prochaine réunion pour mieux les incorporer et en tenir compte. Procès-verbal Il fait le lien de réunion en réunion. Si l ordre du jour nous présente «le menu», le procès-verbal nous dit donc ce que le repas a réellement été! Le procès-verbal doit être conservé car il atteste des décisions du conseil d école.

5 Un bon procès-verbal suit la structure d'organisation de l'ordre du jour et pour chaque point, expose ce qui s'est passé lors de la réunion. Il devrait donner le lieu, l'heure et la date de la réunion et inclure une liste des présences, en indiquant les absences justifiées (participants ayant avisé de leur absence). On devrait inclure l'ordre du jour, les rapports, les présentations ou les autres documents au procès-verbal et les annexer avec un numéro de référence. On devrait refléter les débats et les discussions dans une forme concise, tout en rapportant le plus exactement possible la nature et le contenu des échanges. On devrait écrire textuellement les propositions et indiquer le nom de la personne qui a proposé et celui de celle qui a appuyé. Chaque proposition devrait avoir un numéro (format suggéré : jour/mois/année/rang). Chaque proposition et chaque amendement devraient présenter les résultats du vote ou du consensus, et indiquer clairement «adoptée» ou «rejetée» dans l'une des marges du procèsverbal. On approuvera la version définitive du procès-verbal à la réunion suivante. On devrait noter les suivis, les décisions remises à une date ultérieure ou les renvois devant les comités permanents ou spéciaux. Quelques trucs qui peuvent aider : Revenez toujours au procès-verbal en cas de discussions ou de points de vue différents sur ce qui s'est passé lors d'une réunion antérieure. Ayez toujours les procès-verbaux des 3-4 réunions antérieures sous la main au moment de la réunion courante. Ne sacrifiez pas l'exactitude à la concision. Utilisez le style télégraphique mettant en valeur les aspects clés et évitez le verbiage. Code des procédures

6 Le code Morin est le code de procédures le plus utilisé. Il est possible de tenir des réunions efficaces sans faire appel à un code formel. Cependant, il est important de s entendre sur des règles de fonctionnement de base qui devraient inclure : Le rôle des membres, leur mandat, le processus en cas de démission ou de vacance et l élection des officiers (présidence, vice-présidence, secrétaire, trésorier). Le type de réunion (régulière ou spéciale), la convocation et l ordre du jour, le quorum, le calendrier des réunions (date, heure, lieu, durée). Les règles de procédures pour diriger les débats (droit de parole, s adresser au président, etc.), les propositions, la prise de position et le vote. Des indications quant au procès-verbal (contenu, adoption, distribution, conservation), à l'adoption du plan d'action, à la rédaction et à la présentation du rapport annuel. Références Ministère de l Éducation 900, rue Bay, Édifice Mowat Toronto (Ontario) M7A 1L2 Téléphone : (416) Sans frais : 1 (800) Télécopieur : (416) Courriel : Internet : Liens Ministère de l Éducation de l Ontario

7 V. MORIN, Procédure des assemblées délibérantes (1987), quatrième édition française, Beauchemin Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de ce module, faites parvenir un courriel à Parents partenaires en éducation.

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